Une facture pro forma est un projet de facture que les entrepreneurs et les indépendants peuvent envoyer à leurs clients avant de commencer un projet ou de demander un paiement. Une facture pro forma n'est pas une facture ; c'est simplement un moyen de calculer et d'informer le client du coût de la commande avant que le travail ne soit effectué.

Dans cet article, nous verrons ce qu'est une facture pro forma, pourquoi vous pouvez l'utiliser et comment en créer une à l'aide d'un modèle.

Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

Pro forma signifie en latin "pour la forme".pour l'amour de la forme". On peut considérer une facture pro forma comme une facture préliminaire.

Il s'agit d'un un document que les chefs d'entreprise et les clients utilisent pour établir et convenir des conditions d'une commande. La facture pro forma décrit le travail qui sera effectué et détaille le coût de la commande, ainsi que tous les frais supplémentaires, y compris les taxes et les frais applicables.

La facture pro forma fournit à votre client une estimation du montant qu'il peut s'attendre à payer et de la date à laquelle le paiement doit être effectué.de paiement.

Quel est l'objectif d'une facture pro forma ?

Une facture pro forma est un outil précieux pour fpour établir l'étendue du travail et les attentes entre vous et vos clients. Elle présente de nombreux avantages, notamment

• Clarté : Une facture pro forma établit ce qui est vendu et permet d'éviter toute confusion ou tout malentendu sur les coûts et le calendrier entre le vendeur et l'acheteur.
• Précision : Une facture pro forma permet à chacun d'examiner et de se mettre d'accord sur tous les aspects de la commande avant que le travail ne soit effectué.
• Rationalisation : Vous pouvez gagner du temps et convertir votre facture pro forma en facture finale une fois le projet terminé. Et une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez le réutiliser pour plusieurs commandes.
• Professionnalisme : L'envoi d'une facture pro forma montre que vous tenez à ce que vos clients se sentent à l'aise et acceptent les conditions du travail avant qu'il ne commence.
• Transactions plus aisées: Étant donné que les conditions ont déjà été convenues, une facture pro forma vous permet de bénéficier d'un processus de paiement plus fluide et plus rapide une fois la commande terminée. Pour les commandes internationales, une facture pro forma peut aider à faire avancer le processus douanier. Elle peut également permettre aux clients d'engager toutes les procédures d'autorisation ou de paiement nécessaires à l'exécution de la transaction finale.

Une facture pro forma sert en fin de compte d'estimation. Comme il ne s'agit pas d'une facture finale, une facture pro forma ne peut pas être utilisée à des fins fiscales ou comptables.

Le montant dû n'est pas enregistré dans les comptes créditeurs du client ni dans vos comptes débiteurs. Cette partie du processus n'intervient que lorsque vous soumettez une facture finale après l'achèvement du travail.

Qui prépare une facture pro forma ?

Après avoir discuté de la commande et convenu des détails, la personne qui fournit les biens ou les services - qu'il s'agisse d'un chef d'entreprise ou d'un travailleur indépendant - prépare la facture pro forma qu'elle transmet à ses clients.

Le client examine ensuite la facture pro forma et accepte les conditions ou en négocie de nouvelles. Une fois les conditions acceptées par toutes les parties, le travail peut commencer.

Si vous êtes chef d'entreprise ou indépendant, vous pouvez créer votre propre facture pro forma ou utiliser un modèle de facture. Nous y reviendrons plus tard !

Quand une facture pro forma doit-elle être établie ? Be émise ?

Une facture pro forma doit être émise après qu'un client s'est engagé à passer commande auprès de vous. Les détails de la vente ont été convenus, mais la commande n'a pas encore été exécutée. De cette manière, toutes les parties comprennent à l'avance les coûts et les délais.

Voici quelques exemples de cas où une facture proforma doit être émise :

• Si les marchandises sont expédiées à l'étrangerune facture proforma peut aider l'acheteur à demander une licence d'importation ou à organiser une inspection avant expédition.

• Si le paiement doit être effectué à l'avance pour des biens ou des services, une facture pro forma peut être utilisée pour négocier les détails de la transaction.
• Si les détails définitifs d'une commande doivent encore être confirmés, une facture pro forma peut permettre de faire avancer le processus.une facture pro forma permet de faire avancer le processus.
• Si un client souhaite confirmer que tous les frais sont exactsune facture pro forma peut être créée pour s'assurer que tous les frais de sa commande ont été correctement calculés.

Secteurs d'activité utilisant des factures pro forma

Les factures pro forma sont largement utilisées dans divers secteurs, notamment l'industrie manufacturière, la construction, le commerce de détail, le commerce international, etc. Les entreprises de ces secteurs utilisent les factures pro forma pour fournir aux clients une estimation du coût avant qu'ils ne passent leur commande.

Pour mieux comprendre pourquoi les factures pro forma peuvent être utiles dans certains secteurs, nous avons rassemblé ces exemples spécifiques :

• Construction: Une facture pro forma peut être utilisée pour indiquer les coûts des matériaux et de la main-d'œuvre. De cette manière, toutes les personnes impliquées dans le projet sont informées des coûts dès le départ.
• Consultation: Les consultants peuvent utiliser des factures pro forma pour estimer à l'avance l'étendue et le coût de leur travail pour les clients, afin d'éviter les surprises.
• Contrat: Comme dans le secteur de la construction, les entrepreneurs peuvent utiliser des factures pro forma pour fournir à leurs clients des estimations concernant la main-d'œuvre, les matériaux et les délais avant le début des travaux.
• Freelancing: Les freelances peuvent utiliser des factures pro forma pour estimer à l'avance les coûts et le calendrier pour leurs clients et peuvent facilement transformer le document en facture finale lorsque le projet est terminé.

Une facture pro forma est-elle juridiquement contraignante ?

Les factures pro forma ne sont que des estimations de coûts et ne constituent pas des accords juridiquement contraignants.

Bien qu'une facture proforma contienne une grande partie, voire la totalité, des mêmes informations qu'une facture normale, il s'agit toujours d'un devis qui n'a donc aucune valeur juridique.

Que faut-il inclure dans une facture pro forma ? Qu'est-ce qui est nécessaire ?

Il n'y a pas de règles fixes pour ce qui doit figurer sur une facture pro forma, bien que certaines informations soient courantes et recommandées.

En règle générale, lorsque vous créez une facture proforma, vous devez inclure les informations suivantes :

• le terme "facture pro forma" quelque part dans le document
• la date de création de la facture
• la date d'expiration de la facture
• les informations relatives à l'acheteur, y compris les adresses de facturation et d'expédition et le numéro de téléphone
• les informations relatives au vendeur, y compris le nom de l'entreprise, l'adresse et le numéro de téléphone
• les modalités de paiement
• le produit ou le service proposé
• la quantité
• date de livraison
• coût par article
• les réductions, le cas échéant
• tous les frais supplémentaires, tels que les taxes et les frais de livraison
• le prix total

Pour les envois internationaux, les informations figurant sur une facture pro forma et décrivant les marchandises (prix, poids, quantité, nature, etc.) permettront à la douane de déterminer les droits nécessaires.

Quelle est la différence entre une facture Proforma pro forma et une facture normale ?

La principale différence entre une facture proforma et une facture normale est que les factures proforma ne contiennent pas d'informations relatives au paiement.

Les factures pro forma sont utilisées pour fournir une estimation du coût avant de compléter la commande. Par conséquent, elles ne contiennent généralement pas d'informations relatives au paiement, telles que les coordonnées du compte bancaire ou de la carte de crédit.

Les factures ordinaires, quant à elles, sont envoyées une fois la commande terminée et indiquent ce qui a été acheté et le montant à payer. Elles contiennent toutes les informations nécessaires pour que les clients puissent payer leurs commandes.

Une facture normale peut être utilisée à des fins fiscales ou comptables, ce qui n'est pas le cas d'une facture pro forma.

La mise en place d'un système de paiement en ligne peut sembler compliquée à première vue. Mais un logiciel de facturation facile à utiliser s'occupe du travail difficile pour vous, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.

Comment rédiger une facture pro forma ?

Vous pouvez créer (ou rédiger) une facture pro forma à partir de zéro avec les détails de notre section "Que devez-vous inclure ? pour vous aider à démarrer. Or yous pouvez envisager d'utiliser d'utiliser l'un des Invoice Simple's existants modèles de factures pro forma.

L'utilisation d'un modèle de facture pro forma est un excellent moyen de rationaliser le processus, de garantir l'exactitude et de faire preuve de professionnalisme.

Vous pouvez rendre les choses encore plus faciles en utilisant notre outil de devis en ligne et en modifiant votre devis pour qu'il ressemble à une facture pro forma.. Ses fonctions de génération automatique accéléreront vos calculs.