Un cahier des charges est comme la recette d'un projet. Il énumère tous les ingrédients (ou tâches) et les étapes nécessaires à la réalisation du travail, en indiquant à toutes les personnes concernées ce qu'elles doivent faire et quand elles doivent le faire. C'est la base d'un produit final réussi.

Mais comme une recette, un bon ou un mauvais cahier des charges peut faire ou défaire un projet. En l'absence d'instructions, de délais et de jalons précis, les gens risquent de se sentir perdus ou de commencer à dépasser le champ d'application initial. 

Voici comment rédiger un cahier des charges clair et efficace en tant qu'entrepreneur indépendant. 

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?

Dans le monde des affaires, un cahier des charges est un document qui décrit les détails d'un projet, y compris les tâches, les délais et les résultats attendus. Ce document aide toutes les personnes concernées à comprendre les détails et la portée du projet. Alors que le contrat lui-même décrit l'accord juridique qui sous-tend le projet, le cahier des charges va plus loin dans les détails.

Avant de créer un cahier des charges, vous devez rassembler toutes les informations nécessaires. Il s'agit notamment des besoins du client, de l'étendue du travail et de toute exigence spécifique. Le cahier des charges doit également décrire les produits à livrer ou les étapes prévues afin de vérifier si le projet progresse comme prévu. 

Le cahier des charges définit également les critères d'acceptation de ces produits. Par exemple, si vous créez un site web pour un client, le cahier des charges peut stipuler que le site doit comporter cinq pages. En consignant ces détails par écrit, vous et le client pouvez vous assurer que le travail répond aux normes convenues.

Un cahier des charges permet de s'assurer que tout le monde, des membres de l'équipe aux parties prenantes, est sur la même longueur d'onde tout au long du processus. Il réduit les malentendus et les conflits. Et il aide les projets à se terminer dans les délais et dans le respect du budget, ce qui permet d'obtenir de meilleurs résultats.

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Énoncé des travaux et étendue des travaux

L'étendue des travaux fait partie du cahier des charges. Il décrit les tâches et activités spécifiques nécessaires à la réalisation du projet. L'objectif est de s'assurer que le client ne demande pas plus que ce qui a été convenu.

La principale différence entre un cahier des charges et un cahier des charges est leur niveau de détail. Le cahier des charges comprend tout, des objectifs aux détails administratifs tels que les conditions de paiement et les obligations légales. En revanche, le cahier des charges se concentre davantage sur le "quoi" du projet que sur le "comment". 

Par exemple, pour un projet de développement de site web, le cahier des charges énumère des tâches telles que la conception de la partie frontale et la création des pages. Si le client vous demande de mettre également en place un système de commerce électronique, vous pouvez vous référer au cahier des charges et lui faire savoir que cela ne fait pas partie du plan. À partir de là, vous pouvez soit refuser les tâches supplémentaires, soit accepter de modifier le cahier des charges pour y inclure une compensation plus importante. 

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Comment rédiger un mémoire de travail 

Voici tout ce qu'il faut inclure dans un cahier des charges :

1. Présenter le projet

Commencez par présenter le projet. Rédigez un résumé rapide des attentes fondamentales et des personnes impliquées. Cela permet de voir d'un coup d'œil la portée et les objectifs du projet.

2. Définir la vision

Ensuite, définissez la vision du projet. Quel est l'objectif ? Qui en bénéficie ? Assurez-vous que tout le monde comprend l'objectif et les résultats attendus.

3. Définir les exigences du projet

Dressez la liste de toutes les exigences du projet, y compris les produits à livrer ou les produits finaux et ce à quoi ils doivent ressembler. S'il y a beaucoup de choses à livrer, il est utile de les détailler.

4. Définir le champ d'application

Définir clairement la portée du projet. Qu'est-ce qui est inclus et qu'est-ce qui ne l'est pas ? Cela permet d'éviter les dérives et de maintenir le projet sur la bonne voie.

5. Fixer la date limite 

Fixez un délai précis pour le projet. Quand le projet doit-il être achevé ? L'établissement d'un calendrier permet de maintenir l'attention de tous et de s'assurer que le projet reste dans les temps.

6. Attribuer les ressources clés

Identifiez et affectez les principales ressources nécessaires au projet. Allez-vous réaliser le projet seul ou avez-vous besoin de personnel ? Quels sont les outils et les matériaux nécessaires ? Les possédez-vous déjà ou le client doit-il prendre en charge un achat ? Il est essentiel de disposer des bonnes ressources pour assurer la réussite du projet.

7. Créer le calendrier

Créez un calendrier détaillé pour le projet. Divisez le travail en tâches plus petites et fixez des délais pour chacune d'entre elles. Il est également utile de prévoir un plan en cas de retard.

8. Préciser les conditions de paiement et les échéances

Indiquez clairement les modalités de paiement et les dates d'échéance. Comment le client vous paiera-t-il et quand ? Cela permet d'assurer la transparence et d'éviter les litiges en matière de paiement.

9. Inclure les exigences particulières

Indiquez toutes les exigences particulières liées au projet. Il peut s'agir de normes spécifiques, de certifications ou de mesures de sécurité à respecter. 

10. Accepter et signer

Enfin, faites signer l'accord par toutes les parties. Cette signature rend le cahier des charges juridiquement contraignant et confirme que tout le monde en accepte les termes et conditions.

Exemple de cahier des charges 

Voici un exemple de cahier des charges succinct pour un projet de développement web. Utilisez cet exemple comme modèle de cahier des charges pour votre propre entreprise. 

Développement d'un site web pour ABC Bakery

ABC Bakery a besoin d'un nouveau site web pour présenter ses produits, accepter les commandes en ligne et partager son histoire. Le développeur Natalie Berkeley concevra et lancera un site web convivial. Le développeur ne sera pas responsable de la maintenance après le lancement.

Ce projet vise à créer un site web moderne et réactif pour la boulangerie ABC, afin d'améliorer sa présence et ses ventes en ligne. L'objectif est d'avoir un site web visuellement attrayant, facile à naviguer et qui s'intègre aux systèmes d'inventaire et de commande existants.

Les exigences sont les suivantes 

• Une page d'accueil
• 12 pages de produits
• Un système de commande en ligne avec des paiements sécurisés
• Une section blog
• Une page de contact
• Capacités mobiles
• Conformité aux normes d'accessibilité ADA 

Le projet débutera le 1er juin et devra être achevé le 31 août avant 17 heures (heure de l'Est). 

Le calendrier comprend des étapes telles que 

• Approbation de la maquette (15 juin)
• Achèvement de la conception (15 juillet)
• Achèvement du développement (15 août)
• Tests finaux et lancement (31 août)

Le développeur n'acceptera pas plus de deux révisions par étape.

Le paiement sera divisé en trois versements : 30 % à l'avance, 40 % après l'achèvement de la conception et 30 % à l'achèvement du projet.

Signature et date du client : 

Signature et date du pigiste : 

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7 conseils pour rédiger un excellent mémoire de travail

Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger un cahier des charges clair et complet.

1. Soyez clair et précis. Précisez chaque détail, aussi petit soit-il, afin d'éviter toute confusion. Utilisez un langage simple pour que le cahier des charges soit compréhensible à la fois pour les lecteurs techniques et non techniques.
2. Présenter les principales parties prenantes et le projet. Indiquez clairement qui est impliqué et quel est son rôle. Cela permet d'établir la responsabilité dès le départ, car chaque partie prenante sait de quelles tâches elle est responsable. 
3. Inclure des exemples et des conseils pratiques pour plus de clarté. Des exemples concrets peuvent illustrer les attentes et les résultats attendus, facilitant ainsi la compréhension des objectifs par toutes les parties.
4. Préparer le cahier des charges à l'avance. Commencez tôt afin de disposer de suffisamment de temps pour une préparation minutieuse. Des documents rédigés à la hâte peuvent entraîner des oublis et des malentendus. 
5. Soyez cohérent. Utilisez une terminologie cohérente dans l'ensemble du document. La répétition vaut mieux que la confusion dans le langage contractuel.
6. Inclure des procédures. Décrivez les processus de prise de décision et de gestion des changements au cours du projet. Par exemple, si vous créez des bijoux sur mesure et que le client n'aime pas le modèle original, vous pouvez lui proposer une deuxième option dans le cadre du projet. Après cela, il devra payer pour les modifications supplémentaires.
7. Inclure tous les documents de référence pertinents. Veillez à ce que tous les documents de référence soient compris et accessibles à tous. Si le client inclut un lien vers les lignes directrices de sa marque, assurez-vous que vous pouvez y accéder avant de signer le cahier des charges.

Établir une norme de travail avec Invoice Simple

Un cahier des charges bien conçu prépare le terrain pour une exécution réussie du projet. Il réduit le risque de litiges et garantit l'achèvement du projet. Mais même après avoir simplifié le processus de votre projet, les frais généraux peuvent être difficiles à suivre. Avec Invoice Simple, le suivi des dépenses n'a jamais été aussi facile. L'outil de suivi des dépenses et des reçus vous permet de scanner n'importe quel reçu et de capturer les informations clés en un rien de temps. Toutes les données relatives à vos dépenses sont prêtes à être exportées dans un rapport récapitulatif chaque fois que vous en avez besoin.