Dans le monde des affaires, les factures sont les gardiens du score. Elles comptabilisent les points - ou les dollars - gagnés, en veillant à ce que vous et vos clients connaissiez le score et respectiez les règles pour être payés.

Une facture est un document qui indique ce qu'un client a acheté et le montant qu'il doit. Et, tout comme il existe de nombreux types d'entreprises, il existe de nombreux types de factures. Chacun d'entre eux a son propre rôle à jouer pour aider les entreprises à suivre leurs ventes et à se faire payer correctement.

Dans cet article, nous verrons pourquoi chaque type de facture est important pour votre entreprise et quand il convient de les utiliser. À la fin de l'article, vous saurez choisir la bonne facture pour chaque situation.

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Types de factures pour les transactions à instance unique

En tant que chef d'entreprise, vous avez souvent affaire à des ventes ou à des services ponctuels. Ce type de facture a tendance à être court et simple.

Examinons trois types de factures formelles, parfaites pour les transactions rapides :

Facture de vente

Il s'agit de la facture standard à laquelle la plupart des gens pensent lorsqu'ils entendent le mot "facture". Vous l'envoyez après avoir fourni un service ou expédié un article. Une facture de vente est une demande officielle de paiement et comprend tous les détails importants. Il s'agit notamment de :

• Votre entreprise
• Informations sur le client
• Date d'échéance du paiement
• Comment payer 
• Un numéro de facture
• Une liste détaillée de ce que le client a acheté
• Combien coûte chaque article ?
• Le montant total dû

Facture pro forma

Une facture pro forma est un aperçu de la facture finale. Vous l'envoyez avant d'effectuer le travail ou d'expédier les marchandises. Elle indique au client ce qu'il peut s'attendre à payer. Elle est très utile pour aider les clients à établir leur budget ou pour les expéditions internationales lorsque les douanes ont besoin de connaître la valeur des marchandises.

Facture en souffrance

Parfois, les clients oublient de payer à temps. C'est à ce moment-là que vous envoyez une facture en souffrance. Il s'agit d'une note de rappel officielle. Elle indique le montant initial dû, les éventuelles pénalités de retard et le nouveau total (si des pénalités de retard sont ajoutées).

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Types de factures envoyées dans le cadre d'un projet en cours

Votre entreprise peut être amenée à travailler sur des projets de grande envergure qui prennent beaucoup de temps à réaliser. Dans ce cas, vous souhaiterez souvent facturer les clients au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Examinons quatre types de factures qui vous permettent d'être payé tout au long d'un projet de longue durée :

Facture d'immobilisation

Il s'agit d'une sorte de frais de réservation. Le client l'envoie au début d'un projet pour s'assurer de vos services. Cette pratique est courante chez les avocats, les consultants et les agences. Le client paie d'avance et vous soustrayez ce montant de la facture finale. C'est un excellent moyen de s'assurer que vous disposez de fonds initiaux pour commencer le travail.

Facture provisoire

Il s'agit d'une facture de contrôle. Vous l'envoyez à différentes étapes d'un projet important. Elle décompose le coût total en tranches plus petites et plus faciles à gérer. Cela vous aide à maintenir un flux de trésorerie régulier et permet au client d'échelonner ses paiements. Elle est idéale pour les projets de construction et les missions de conseil à long terme. 

Feuille de temps Facture

Si vous facturez à l'heure, c'est la facture qu'il vous faut. Elle présente une liste détaillée des heures que vous et vos employés avez travaillées et de ce que vous avez fait pendant cette période. Il s'agit en quelque sorte d'un journal de bord de votre travail avec les prix qui y sont attachés. Les avocats, les indépendants et les consultants utilisent souvent ce type de facture. Elles peuvent être émises à la fin du travail ou à intervalles réguliers. 

Facture finale

C'est la grande finale des factures. Vous l'envoyez lorsque le projet est complètement terminé. Elle inclut tout solde restant dû par le client après soustraction des paiements précédents.

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Types de factures émises sous forme de notes de service

Il arrive que vous deviez apporter des modifications après avoir envoyé une facture. Les factures mémo vous permettent d'ajuster la facture originale si nécessaire.

Examinons trois types courants de factures pour mémoire :

Note de crédit

Une note de crédit réduit le montant qu'un client vous doit. Vous l'envoyez lorsque vous avez surfacturé un client ou que vous devez le rembourser. Par exemple, vous pouvez utiliser une note de crédit si un client retourne un article ou si vous avez fait une erreur sur la facture originale. La note de crédit indique le montant que vous déduisez de la facture.

Facture de débit

Une facture ou une note de débit augmente le montant qu'un client vous doit. Vous l'utilisez lorsque vous avez sous-facturé un client ou que vous devez ajouter des frais à une facture existante. Cela peut se produire si vous fournissez un produit ou un service que vous avez oublié de facturer. La facture de débit indique le montant supplémentaire que le client doit payer.

Facture mixte

Une facture mixte comprend à la fois des crédits et des débits sur le même document. Vous pouvez l'utiliser lorsque vous devez apporter plusieurs ajustements à une facture originale. Par exemple, une facture mixte peut indiquer des frais pour des services supplémentaires et des crédits pour des articles retournés, le tout sur un seul document. Ce type de facture vous permet d'équilibrer plusieurs modifications sans avoir à envoyer plusieurs documents.

Vous cherchez le bon modèle de facture? Avec Invoice Simple, vous pouvez télécharger l'un de nos modèles de facture gratuits et faciles à utiliser pour commencer. Si vous avez besoin d'une facture plus personnalisée pour votre entreprise, consultez notre générateur de factures en ligne pour créer facilement une facture personnalisée et professionnelle.

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Autres types de factures

Ces factures n'entrent dans aucune des catégories précédentes mais peuvent néanmoins être utiles à votre entreprise :

Facture commerciale

Les factures commerciales sont essentielles pour le commerce international. Elles contiennent des détails sur les marchandises expédiées, leur valeur et les conditions de paiement de la vente. Les fonctionnaires des douanes utilisent ces informations pour déterminer les droits et taxes à l'importation.

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Facture récurrente

Si vous fournissez des services ou des abonnements continus, cette facture est un élément essentiel de votre processus de paiement. Elle permet de facturer automatiquement les clients à des intervalles déterminés, par exemple tous les mois ou tous les ans. Cela permet de gagner du temps et de garantir des paiements réguliers pour des services tels que les abonnements à des salles de sport ou à des logiciels.

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Types d'offres de prix

Les clients souhaitent souvent avoir une idée de vos prix avant de faire appel à vos services, en particulier pour des travaux plus importants. C'est à cela que servent les devis. Ils aident les clients à comprendre combien ils devront payer avant de décider d'acheter et de recevoir leur première facture.

Voici quelques-uns des différents types de devis que vous pouvez proposer :

• Devis produit. Il s'agit d'une liste de prix pour des produits spécifiques qu'un client souhaite acheter. Il comprend des détails tels que les noms des produits, les quantités, les informations relatives à la logistique et à la livraison, ainsi que le coût total.
• Devis de service. Ce devis indique le coût des services que vous fournirez. Il peut inclure des tarifs horaires, une estimation du temps nécessaire à l'exécution du travail et d'éventuels frais supplémentaires.
• Devis à prix fixe. Il s'agit d'un prix fixe pour l'ensemble d'un projet, indépendamment du temps ou des ressources utilisés. Il convient parfaitement aux clients qui veulent savoir exactement ce qu'ils devront payer à l'avance.
• Demande de devis (RFQ). Ce document est utilisé lorsqu'un client vous demande de lui fournir un devis détaillé pour ses besoins spécifiques. Il est courant dans les transactions interentreprises.

N'oubliez rien ! Voici une bibliothèque de modèles pour vous aider à créer des devis professionnels. N'hésitez pas à les télécharger, à les modifier et à les utiliser.

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES - Comment facturer en ligne en 5 étapes faciles

5 bonnes pratiques pour créer des factures et des devis professionnels

La création de factures et de devis de qualité ne se limite pas à l'établissement d'une liste de prix. Il s'agit d'instaurer un climat de confiance et de donner à votre entreprise une image professionnelle.

Voici cinq conseils utiles pour vous aider à créer des factures et des devis de qualité :

1. Utilisez un langage clair et formel. Cela permet à vos clients de comprendre facilement toutes les informations dont ils ont besoin.
2. Incluez votre marque. Cela permet aux clients de reconnaître rapidement les documents émanant de votre entreprise.
3. Soyez transparent en ce qui concerne les prix. Cela permet d'instaurer la confiance et d'éviter les malentendus.
4. Proposez plusieurs options de paiement. Il est ainsi plus facile pour les clients de vous payer à temps.
5. Utilisez un logiciel de facturation. Il vous aide à créer efficacement des documents précis et de qualité professionnelle.

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Créer des devis et des factures instantanément

Il existe de nombreux types de factures, mais cela ne doit pas compliquer votre processus de facturation, à condition d'utiliser les bons outils.

La facturation se fait en quelques minutes et non en quelques heures. Créez des devis et des factures sur la route ou à la maison. Ajoutez rapidement des détails tels que des remises, des instructions de paiement, des dates d'échéance, des photos, des signatures, des détails d'expédition et bien plus encore. Transformez ensuite vos devis en factures en un seul clic.