Les factures sont le billet d'or pour se faire payer, tant pour vous que pour vos fournisseurs. Mais le temps précieux que vous passez à trier une multitude de factures peut vous détourner de votre travail. Pire encore, vous pouvez être confronté à des retards de paiement, ce qui entraîne des impayés. 

Comprendre les factures des fournisseurs permet d'éviter ces problèmes. Ainsi, vous effectuerez toujours vos paiements à temps et éviterez des coûts supplémentaires pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'une facture fournisseur ?

Une facture de fournisseur, ou facture de vendeur, est une facture établie par un fournisseur après qu'il a fourni des biens ou des services. Toutes les factures indiquent le coût total, les taxes incluses et les éléments non taxés. 

Une facture fournisseur permet de savoir combien d'argent le client doit. Cela signifie que si vous avez payé pour un bien ou un service, vous pouvez vous référer à la facture, ce qui évite les paiements tardifs ou incorrects. En outre, vous pouvez planifier votre trésorerie en conséquence afin de ne pas manquer le paiement. 

ARTICLE CONNEXE - Un guide pas à pas pour un traitement efficace des factures

Facture fournisseur et facture d'achat

Une facture fournisseur émane du vendeur ou du fournisseur. Elle énumère les biens ou les services que le fournisseur vous a fournis et le montant que vous devez payer. Cela permet au fournisseur de savoir ce qu'il a vendu et à vous de savoir combien vous devez.

Une facture d'achat est établie par le client, ce qui signifie que c'est vous qui la créez. Elle confirme ce que vous avez commandé et vérifie que vous avez tout reçu correctement. La date figurant sur cette facture doit être la même que celle à laquelle vous avez reçu votre commande. Elle indique également la date à laquelle vous prévoyez de payer. Ces informations doivent correspondre à celles figurant sur la facture du fournisseur afin d'éviter toute erreur de paiement.

ARTICLE CONNEXE - Bon de commande et facture : Les différences expliquées

Exemple de facture de fournisseur

Voici un modèle de facture fournisseur qui montre comment une facture peut être structurée :

Numéro de facture : 

Date de la facture : 

Informations sur les entreprises

• Nom de l'entreprise : Nom de l'entreprise
• Adresse : Ville, État, comté, code postal
• Informations de contact: Numéro de téléphone, courriel

Informations sur le fournisseur

• Nom du fournisseur : Nom de l'entreprise du fournisseur
• Adresse du fournisseur : 789 Supply Road, Colorville, CV 98765
• Informations de contact: Numéro de téléphone, courriel

Produits/services fournis

1. Description :

Quantité : 

Prix unitaire : 

Total :

2. Description :

Quantité : 

Prix unitaire : 

3. Description :

Quantité : 

Prix unitaire : 

Total :

Total :
Sous-total :
Taxe de vente :
Total dû :

Conditions de paiement : Indiquez la date d'échéance et les modes de paiement acceptés (chèque, carte de crédit, virement bancaire, etc.). 

Si vous êtes fournisseur, utilisez un modèle de facture gratuit. En utilisant toujours le même modèle, vous vous assurez que chaque facture que vous envoyez est claire et détaillée. De plus, il ajoute une touche de professionnalisme qui présente votre entreprise comme digne de confiance et sérieuse. C'est un excellent moyen d'instaurer la confiance parmi vos clients. 

Gestion des factures fournisseurs : 4 bonnes pratiques pour plus d'efficacité

Le traitement manuel des factures de fournisseurs peut entraîner des problèmes. Vous pouvez les perdre ou commettre une erreur en saisissant les données à la main. 

L'utilisation d'un logiciel de comptabilité pour automatiser la facturation change la donne. Voici pourquoi :

1. Un meilleur flux de travail. L'automatisation accélère le processus de gestion des factures en supprimant les étapes inutiles. Les documents circulent plus rapidement dans votre système. Et les étapes importantes comme l'obtention des approbations peuvent se faire en quelques clics.
2. Paiements dans les délais. Le fait de manquer un paiement peut nuire à la réputation de votre entreprise et à vos relations avec les fournisseurs. Un système automatisé assure le suivi de toutes vos factures et vous indique la date d'échéance de chacune d'entre elles afin que vous puissiez payer à temps. Vous pouvez même obtenir des remises en cas de paiement anticipé, en fonction de vos conditions nettes.
3. Réduction des coûts. L'automatisation de votre processus peut vous faire économiser de l'argent sur les coûts de gestion des factures. Une grande partie des coûts provient du travail supplémentaire nécessaire pour organiser, saisir les données et corriger les erreurs. L'automatisation réduit le temps que votre équipe consacre à ces tâches, ce qui permet de réduire les dépenses et de gagner du temps.
4. Préparé pour les audits. Les systèmes automatisés facilitent grandement la préparation des audits. Vous pouvez rapidement créer des rapports précis et accéder à tous les documents dont vous avez besoin, ce qui vous permet de répondre plus facilement aux demandes des auditeurs. 

ARTICLE CONNEXE - Comment énoncer les conditions de paiement d'une facture (avec des exemples de formulation)

4 conseils pour le traitement des factures des fournisseurs

Le traitement des factures s'améliore lorsque vous traitez efficacement les factures des fournisseurs. Voici quatre conseils pour vous aider :

1. Utilisez des outils de facturation automatisés. Passez à un logiciel qui traite les factures automatiquement, tel que Invoice Simple. Ces outils vous permettent de télécharger rapidement des factures, de les vérifier et de les envoyer pour approbation. Cela signifie moins de travail manuel et moins d'erreurs.
2. Éviter les erreurs de paiement. Veillez à ce que chaque facture corresponde au bon de commande afin d'éviter de payer deux fois la même chose ou de payer des articles incorrects. Les systèmes automatisés permettent de détecter ces erreurs avant qu'elles ne deviennent coûteuses.
3. Accélérer les approbations. Utilisez un logiciel qui permet à votre gestionnaire de budget d'approuver rapidement les paiements, même lorsqu'il n'est pas au bureau. Cela permet d'éviter les retards de paiement.
4. Suivez vos dépenses. Un bon logiciel vous permet de savoir combien vous dépensez et pour quoi. Il est ainsi plus facile de gérer votre argent et de répondre aux questions des fournisseurs concernant les paiements.

ARTICLE CONNEXE - Comptes débiteurs et comptes créditeurs : Différences et exemples

Simplifier la facturation avec Invoice Simple

La gestion des factures des fournisseurs est vitale pour le fonctionnement et la santé financière de votre entreprise. Invoice Simple peut vous aider. Cette plateforme conviviale et cette application mobile vous permettent de gérer efficacement la facturation, que vous soyez au bureau ou en déplacement. 

Ne laissez pas la gestion des factures vous ralentir. Avec Invoice Simple, vous pouvez rationaliser vos processus et faire avancer votre entreprise.