Naviguer dans les finances de votre entreprise peut ressembler à l'exploration d'une ville inconnue. Un plan comptable bien conçu est la carte qui vous guide dans les rues sinueuses du paysage financier de votre entreprise. 

Un plan comptable répertorie tous les comptes financiers utilisés par votre entreprise. Il vous aide à comprendre chaque dollar qui entre et sort de votre entreprise.

Voici un exemple de plan comptable et les raisons pour lesquelles il est essentiel pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un plan comptable ?

Un plan comptable est une liste de tous les comptes financiers de votre entreprise, y compris les dépenses, les recettes et les actifs. Il vous aide à organiser et à suivre les entrées et sorties d'argent de votre entreprise. Il se présente généralement sous la forme d'une feuille de calcul, détaillant des éléments tels que les frais bancaires et les comptes clients.

Votre plan comptable fournit une structure logique pour trier et résumer tous les fonds de votre entreprise. Vous disposez ainsi d'une carte détaillée de vos activités financières. Vous pouvez tout voir au même endroit, ce qui vous aide à repérer les problèmes potentiels et à les résoudre avant qu'ils n'affectent vos finances.

Les plans comptables peuvent varier en fonction du secteur d'activité et de la structure de l'entreprise. Mais votre objectif est toujours de créer un aperçu précis des finances de votre entreprise, facile à comprendre en un coup d'œil. Le fait de bien faire les choses dès le départ vous permettra d'assurer une bonne tenue des comptes et la production de rapports.

Comment fonctionne un plan comptable ?

De nombreux logiciels de comptabilité s'appuient sur votre plan comptable pour automatiser votre comptabilité. Lorsque vous synchronisez vos données bancaires ou que vous soumettez un reçu, le logiciel vous propose un compte sur lequel l'enregistrer. Ces comptes ne sont pas des comptes bancaires à proprement parler, mais des catégories dans lesquelles s'inscrivent vos dépenses et vos recettes. Ce processus permet d'organiser vos finances et de s'assurer que chaque élément a sa place.

Chaque compte reçoit un numéro unique. Considérez ce numéro comme une adresse qui indique l'emplacement d'un compte dans le système d'archivage général. Il vous permet de retrouver facilement chaque élément et de vous y référer si nécessaire.

La plupart des plans comptables comprennent cinq types de comptes principaux :

• Les actifs sont les ressources que possède votre entreprise et qui ont une valeur monétaire, comme les liquidités, les stocks et les équipements.
• Le passif est constitué de vos dettes et obligations, telles que les emprunts, les comptes à payer et les impôts.
• Les capitaux propres sont l'investissement et les bénéfices non distribués du propriétaire, qui représentent sa participation dans l'entreprise.
• Le chiffre d'affaires est l'argent que vous gagnez en vendant des produits ou des services. En d'autres termes, c'est votre revenu.
• Les dépenses permettent de suivre les coûts de fonctionnement de votre entreprise. Les catégories de dépenses du plan comptable comprennent les salaires, les loyers et les fournitures.

Au fil du temps, les soldes de chaque compte s'accumulent. Cela vous permet de voir les totaux et les tendances d'un seul coup d'œil. Les données servent de base à la création d'états et de rapports financiers clés, tels que le bilan et le compte de résultat. Elles permettent d'organiser vos cycles comptables.

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L'importance d'un plan comptable

Un plan comptable bien organisé constitue l'épine dorsale de l'ensemble de votre système comptable. Avec un plan correctement structuré, vous pouvez :

• Maintenir des registres précis et organisés. Les transactions sont moins susceptibles d'être égarées ou saisies de manière incorrecte.
• Comprendre la santé financière de votre entreprise. Les soldes des comptes et leur évolution dans le temps permettent de dégager des tendances et de mesurer les performances.
• Simplifier la préparation des impôts. Les comptes s'alignent souvent sur les exigences en matière de déclaration fiscale. Il est ainsi plus facile de remplir les déclarations et de demander des déductions.
• Aide à l'analyse financière et à la prise de décision. Les données triées vous permettent d'examiner votre rentabilité, d'établir des budgets et d'identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts ou investir davantage.
• Rationaliser les rapports destinés aux investisseurs et aux prêteurs. Des données financières bien documentées renforcent la confiance et peuvent vous aider à obtenir des financements.

Comprendre la présentation d'un plan comptable

Voici un examen plus approfondi des principaux éléments de la plupart des plans comptables :

1. Comptes d'actifs

Les actifs sont les ressources que possède votre entreprise et qui ont une valeur monétaire :

• La trésorerie est l'argent qui se trouve sur les comptes bancaires de votre entreprise et qui est disponible.
• Les comptes clients représentent ce que les clients vous doivent en échange de biens et de services.
• Les stocks comprennent les matières premières, les travaux en cours et les produits finis.
• Les biens et équipements sont les terrains, les véhicules et les machines.
• Les dépenses prépayées sont des paiements anticipés pour des services futurs, comme les primes d'assurance annuelles.

2. Comptes de passif

Le passif est constitué de dettes et d'obligations que votre entreprise doit à d'autres :

• Les comptes fournisseurs représentent l'argent que vous devez aux fournisseurs pour les biens ou les services reçus.
• Les prêts aux entreprises sont des fonds empruntés auprès de banques, de cartes de crédit et d'autres prêteurs.
• Les impôts à payer comprennent l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les ventes et d'autres impôts.
• Les charges à payer sont des dépenses engagées mais non encore payées, comme les salaires ou les intérêts.
• Les recettes non acquises sont des paiements anticipés effectués par des clients pour des biens ou des services que vous n'avez pas encore livrés.

3. Comptes d'actions

Si vous êtes propriétaire de votre entreprise, les fonds propres représentent votre participation dans celle-ci. Il s'agit du montant restant après avoir soustrait le passif de l'actif. Les comptes de capitaux propres peuvent comprendre

• Le capital du propriétaire est l'investissement du propriétaire dans l'entreprise.
• Les bénéfices non distribués sont des bénéfices réinvestis dans l'entreprise au fil du temps.
• Les actions ordinaires comprennent les actions qui reviennent aux propriétaires d'une société.
• Les actions privilégiées comprennent les actions assorties de droits uniques sur les actifs et les bénéfices.

4. Comptes de recettes

• Le chiffre d'affaires est le revenu provenant de vos activités principales.
• Les recettes de services sont les revenus provenant de la prestation de services.
• Les revenus d'intérêts sont les sommes gagnées sur les comptes bancaires, les prêts ou les investissements.

Le chiffre d'affaires est l'argent que votre entreprise gagne en vendant des produits ou des services :

5. Comptes de dépenses

Les dépenses sont les coûts que vous devez payer pour faire fonctionner votre entreprise :

• Le coût des marchandises vendues comprend les coûts directs de production des marchandises ou de prestation des services.
• Les salaires et traitements constituent la rémunération des employés.
• Le loyer comprend les coûts de location d'un bureau, d'un commerce de détail ou d'un entrepôt.
• Les charges sont l'électricité, le gaz et les frais d'internet.
• L'amortissement désigne la diminution de la valeur d'un actif au fil du temps. Elle peut être due à l'usure ou à des mises à jour industrielles.
• Le marketing et la publicité comprennent les coûts de promotion de vos produits ou services.
• Les fournitures de bureau sont des consommables tels que le papier, les stylos et l'encre d'imprimante.
• Les frais de déplacement sont les coûts des voyages d'affaires, tels que les billets d'avion, l'hébergement et les repas.
• Les honoraires professionnels sont des paiements effectués à des avocats, des comptables et d'autres experts.

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Exemple de plan comptable

L'examen d'un exemple de plan comptable est un excellent moyen de voir comment il fonctionne et à quoi devrait ressembler le vôtre. Voici un exemple pour une petite entreprise d'aménagement paysager :

Numéro de compte	Nom du compte	Type	État financier	Équilibre
1000	Argent liquide	Actif	Bilan	$15,000
1100	Comptes débiteurs	Actif	Bilan	$7,500
1200	Equipement	Actif	Bilan	$45,000
1300	Véhicules	Actif	Bilan	$30,000
2000	Comptes à payer	Responsabilité	Bilan	$4,000
2100	Prêts à l'équipement	Responsabilité	Bilan	$25,000
2200	Prêts pour véhicules	Responsabilité	Bilan	$20,000
3000	Fonds propres	Fonds propres	Bilan	$48,500
4000	Recettes des services d'aménagement paysager	Recettes	Compte de résultat	$60,000
4100	Recettes d'entretien des jardins	Recettes	Compte de résultat	$18,000
5000	Salaires des employés	Dépenses	Compte de résultat	$32,000
5100	Maintenance des équipements	Dépenses	Compte de résultat	$3,500
5200	Carburant pour véhicules	Dépenses	Compte de résultat	$2,200
5300	Publicité et marketing	Dépenses	Compte de résultat	$1,800
5400	Fournitures de bureau	Dépenses	Compte de résultat	$600
5500	Utilitaires	Dépenses	Compte de résultat	$950

Chaque compte a un numéro à quatre chiffres. Le premier chiffre représente le type de compte : 1 pour les actifs, 2 pour les passifs, 3 pour les capitaux propres, 4 pour les recettes et 5 pour les dépenses.

Ce système de numérotation permet de localiser facilement des comptes spécifiques. Il permet également d'organiser le tableau au fur et à mesure que l'entreprise se développe et ajoute des comptes au fil du temps.

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5 bonnes pratiques pour la mise en place de votre plan comptable

Il n'existe pas de méthode unique pour établir un plan comptable. En revanche, le respect de quelques principes clés permet de créer un système logique et efficace, adapté à votre entreprise. Voici quelques conseils :

1. Restez cohérent. Établissez une structure claire et cohérente dès le départ et respectez-la. Des noms, des numéros et des catégories cohérents rendront vos comptes plus faciles à suivre.
2. Trouver l'équilibre. Créez suffisamment de comptes pour recueillir des informations financières significatives. Mais n'en créez pas trop pour ne pas encombrer votre tableau. Visez un nombre qui corresponde à vos besoins en matière de reporting et de prise de décision.
3. Pensez à l'avenir. Anticipez les besoins futurs de votre entreprise et prévoyez une marge de croissance. Réfléchissez aux nouveaux comptes dont vous pourriez avoir besoin en cas d'expansion, de diversification ou de réorientation. Un peu de prévoyance aujourd'hui peut vous éviter de gros maux de tête plus tard.
4. S'adapter à votre secteur d'activité. Si la plupart des plans comptables ont des éléments communs, le vôtre doit refléter les spécificités de votre secteur. Recherchez les flux de revenus, les types de dépenses et les normes de reporting spécifiques à votre domaine.
5. Révisez régulièrement votre plan comptable. Fixez un rythme, par exemple trimestriel ou annuel, pour évaluer votre plan comptable. Recherchez les sections sous-utilisées, les doublons et les sections obsolètes. Ensuite, consolidez-les ou supprimez-les pour que votre structure reste légère et à jour.

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Suivi des dépenses de l'entreprise

Les dépenses constituent une catégorie fondamentale de tout plan comptable, quelle que soit la taille ou le secteur d'activité de votre entreprise.

Avec Invoice Simple, le suivi des dépenses n'a jamais été aussi facile. Son outil de suivi des dépenses et des reçus vous permet de scanner n'importe quel reçu et de capturer automatiquement les informations clés. Toutes les données relatives aux dépenses sont prêtes à être exportées pour obtenir un plan comptable organisé et actualisé.