Tout le monde a connu cette course de dernière minute pour trouver des ingrédients oubliés pour le dîner. Mais dans le monde des affaires, cette course impromptue aux fournitures de bureau peut nécessiter plus d'approbations que votre recette ne comporte d'étapes, et ce pour une bonne raison.

Une demande d'achat est une demande formelle d'achat de biens ou de services. Elle aide les entreprises à suivre et à contrôler les dépenses, en s'assurant que chaque achat est nécessaire et respecte le budget.

Voici un guide sur le fonctionnement des demandes d'achat, leur importance pour les entreprises et les étapes clés de leur création. 

Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?

Une demande d'achat est un document formel qui demande l'autorisation d'acheter des biens ou des services pour le compte d'une entreprise. 

Lorsqu'un employé doit effectuer un achat lié à son travail, il commence par remplir ce formulaire. Il peut s'agir de fournitures de bureau, de services professionnels ou d'équipements coûteux. La demande d'achat comprend des détails sur les articles nécessaires, leur coût et la raison de l'achat.

Il est important de comprendre qu'une demande d'achat n'est pas une commande pour acheter quelque chose à un fournisseur. Il s'agit plutôt d'une demande d'autorisation d'achat. C'est ce qui la différencie d'une commande.

La différence essentielle entre une demande d'achat et une commande est que la commande est le document officiel envoyé à un fournisseur pour acheter les articles. Il n'intervient qu'après l'approbation d'une demande d'achat. La demande d'achat est la phase de planification et le bon de commande est l'action.

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Pourquoi les demandes d'achat sont-elles essentielles pour votre entreprise ?

Qu'il s'agisse d'économiser de l'argent ou d'éviter les erreurs, les demandes d'achat jouent un rôle essentiel dans la bonne santé financière d'une entreprise. Voici quelques bonnes raisons d'utiliser les demandes d'achat :

• Accélérer les achats. Avec un système automatisé en place, les demandes d'achat accélèrent les achats et les rendent plus transparents. Au lieu de courir après les responsables pour obtenir leur approbation ou de traiter des piles de documents, tout passe par un processus numérique rationalisé. Cela signifie moins de temps à attendre et plus de temps à obtenir ce dont votre entreprise a besoin pour prospérer.
• Protection contre la fraude. En exigeant des informations détaillées et des approbations multiples, les demandes d'achat font qu'il est beaucoup plus difficile pour quelqu'un d'effectuer des achats non autorisés ou de jouer avec le système. Cette couche supplémentaire de sécurité permet de préserver l'argent de votre entreprise.
• Transparence accrue. Lorsque vous utilisez des demandes d'achat, il est facile de savoir qui achète quoi et pourquoi. Cette transparence permet à chacun de comprendre comment l'argent est dépensé. Elle permet également aux responsables de prendre plus facilement des décisions budgétaires éclairées.
• Évite les commandes en double. Vous est-il déjà arrivé d'acheter accidentellement un article en double ? Avec les demandes d'achat, cela risque beaucoup moins d'arriver. Le système garde la trace de ce que vous avez commandé, de sorte que vous ne vous retrouvez pas avec deux expéditions du même article occupant un espace précieux dans votre entrepôt.
• Formaliser le processus d'achat. En utilisant des demandes d'achat, vous créez une manière standard de demander les choses dont votre entreprise a besoin. Cela signifie que tout le monde suit les mêmes étapes, ce qui rend le processus d'achat plus organisé et plus efficace.
• Contrôle des dépenses. Les demandes d'achat permettent de contrôler le portefeuille de votre entreprise. En exigeant une approbation pour chaque achat, il est plus facile de respecter les budgets et d'éviter les dépenses inutiles. 
• Laisse une trace d'audit. Les demandes d'achat créent un enregistrement de chaque demande d'achat, de chaque approbation et de chaque commande. Cet enregistrement est utile pour le suivi des dépenses, la planification des budgets et la gestion d'éventuels audits.

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Que faut-il inclure dans un formulaire de demande d'achat ?

Un formulaire de demande d'achat bien conçu rassemble toutes les informations nécessaires en un seul endroit. Il permet à toutes les personnes impliquées dans le processus d'achat de comprendre exactement ce qui est demandé et pourquoi. 

Voici les principaux éléments à inclure dans un formulaire de demande d'achat :

• Date de la demande. Date à laquelle le formulaire a été rempli
• Numéro de la demande. Identifiant unique de la demande
• Coordonnées de l'employé. Nom et service de la personne qui demande l'achat
• Produits ou services demandés. Une description claire de ce qui est demandé
• Quantité. Combien d'articles ou quelle quantité d'un service est nécessaire ?
• Prix unitaire. Le coût de chaque article ou unité de service.
• Prix total. Le coût total de tout ce qui est demandé
• Raison de l'achat. Raison pour laquelle les articles ou les services sont nécessaires
• Informations sur le fournisseur. Le nom de l'entreprise auprès de laquelle vous souhaitez acheter.
• Détails de l'approbation. Noms et signatures des membres de l'équipe qui doivent approuver l'achat.

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Les 9 étapes du processus de demande d'achat

Dans une entreprise qui utilise des demandes d'achat, chaque achat passe par une série d'étapes. Découvrons le parcours d'une demande d'achat du début à la fin :

1. Identifier un besoin

Tout commence lorsqu'un employé ou un service de l'entreprise détermine qu'il a besoin d'acheter quelque chose à des fins professionnelles.

2. Soumettre le formulaire

L'employé ou un membre du service qui a besoin de l'article ou du service soumet un formulaire de demande d'achat. Ce formulaire contient tous les détails importants, comme ce dont il a besoin, son coût et la raison pour laquelle il en a besoin. 

3. Obtenir l'approbation du gestionnaire

Ensuite, le chef de service examine la demande. Il s'agit du premier des nombreux approbateurs qui doivent signer la demande d'achat avant de passer à un bon de commande. Le responsable vérifie si la demande est vraiment nécessaire et s'il y a suffisamment d'argent dans le budget. 

Si tout semble correct, ils l'approuvent et l'envoient à l'étape suivante. Dans une petite entreprise où il n'y a pas de chef de service, cette approbation peut venir du propriétaire de l'entreprise ou de la personne chargée des finances.

4. Vérifier l'alimentation en courant

Avant d'acheter quelque chose de nouveau, vous devez vous assurer que vous ne l'avez pas déjà. Dans une grande entreprise, le responsable de l'inventaire vérifiera le stock actuel. Dans une entreprise plus petite, le propriétaire ou la personne chargée des approvisionnements vérifiera si l'article demandé est déjà disponible.

5. Examen par les experts en matière d'achats

Si l'article n'est pas en stock, la demande est adressée au service des achats ou au responsable des achats de fournitures. Ces experts examinent attentivement la demande. Ils peuvent vérifier s'ils peuvent obtenir une meilleure offre auprès d'un autre fournisseur ou s'il existe une alternative plus rentable.

6. Obtenir un feu vert

Après examen, le service des achats (ou la personne chargée des achats) décide d'approuver ou non l'achat. S'il donne le feu vert, l'achat peut être effectué. Dans le cas contraire, il peut demander plus d'informations ou suggérer une solution différente.

7. Créer le bon de commande

Une fois l'approbation obtenue, le service des achats, le chef de bureau ou le propriétaire établit un bon de commande officiel. Il s'agit d'un document officiel envoyé au fournisseur pour lui indiquer exactement ce que l'entreprise souhaite acheter. Il comprend des détails tels que la quantité, le prix et les informations relatives à la livraison.

8. Recevoir les biens ou les services

Lorsque le fournisseur livre les articles, la personne ou l'équipe responsable de la réception des envois s'assure que tout est arrivé en bon état. Pour les services, elle confirme que le travail a été effectué comme demandé.

C'est également à ce moment-là que se déroule le processus de comparaison à trois. L'entreprise compare trois éléments : le bon de commande original (ce qui a été demandé), le rapport de réception (ce qui est effectivement arrivé) et la facture du fournisseur (ce qu'on lui demande de payer). Cette triple comparaison permet de détecter les erreurs et les divergences.

9. Payer la facture

Si tous les éléments de la triple concordance sont vérifiés, l'entreprise paie la facture. C'est la dernière étape du processus. L'argent quitte le compte de l'entreprise et va au fournisseur. Dans une grande entreprise, c'est généralement le service des comptes fournisseurs qui s'en charge. Dans une entreprise plus petite, il peut s'agir du propriétaire ou de la personne qui gère les finances de l'entreprise.

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4 conseils pour l'utilisation d'un logiciel de demande d'achat

Le logiciel de demande d'achat rend le processus d'achat beaucoup plus rapide et facile. Il réduit la paperasserie et les erreurs, et vous donne une vision claire des dépenses de votre entreprise. Voici quelques conseils pour commencer :

1. Comprendre votre processus actuel. Examinez attentivement la façon dont vous traitez les achats aujourd'hui. Cela vous aidera à trouver les domaines dans lesquels le logiciel peut améliorer les choses.
2. Comparez vos options. Il existe de nombreux logiciels différents. Consultez les principaux concurrents pour trouver celui qui correspond à vos besoins et à votre budget.
3. S'équiper. Une fois que vous avez fait votre choix, il est temps de le faire fonctionner pour vous. Sélectionnez et personnalisez les modèles et les flux de travail qui correspondent aux méthodes de travail de votre entreprise.
4. Mettre en œuvre la solution. Commencez à utiliser le logiciel dans vos activités quotidiennes. Formez votre équipe à son utilisation et soyez prêt à répondre aux questions pendant que tout le monde s'habitue au nouveau système.

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