La gestion d'une entreprise nécessite beaucoup de paperasserie. Les bons de commande et les factures font partie des documents dont vous pouvez avoir besoin. 

Bien qu'ils soient indispensables à l'achat et à la vente de marchandises, ils ont des objectifs différents. Voici un guide sur les bons de commande et les factures. Apprenez quand et comment les rédiger afin de créer et d'envoyer ces documents avec succès. 

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Les bons de commande, parfois appelés P.O., sont des demandes officielles d'achat de biens ou de services. En tant qu'entreprise, vous pouvez en demander un lorsqu'un client souhaite vous acheter quelque chose. Le bon de commande indique les articles dont le client a besoin, leur nombre et la date à laquelle ils doivent être livrés. Il doit également contenir des informations sur le prix et la livraison.

Une fois approuvée, la commande devient un contrat juridiquement contraignant. L'acheteur doit payer le prix convenu, à condition que vous lui livriez les articles demandés. Le bon de commande constitue une trace écrite, tant pour vous que pour l'acheteur, qui permet de clarifier les choses en cas de problème et de conserver une trace de l'achat. 

Un bon de commande efficace doit comporter ces détails :

• Date d'achat. Il s'agit de la date à laquelle la commande a été passée. 
• Numéro de commande. Chaque facture a besoin d'un numéro unique. Le numéro de commande facilite la référence et le suivi de la commande.
• Informations sur la commande. L'acheteur doit expliquer exactement ce qu'il demande. Il doit inclure une description du produit et des services, la quantité souhaitée et le prix unitaire.
• Coordonnées de l'acheteur et du vendeur. L'acheteur doit noter ses coordonnées ainsi que les vôtres.
• Conditions de paiement. Précisez le montant, la date et les modalités de paiement de l'acheteur.
• Adresse de livraison. Expliquez où vous devez envoyer vos articles. 

ARTICLE CONNEXE - Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

Qu'est-ce qu'une facture de commande ?

Les factures sont des demandes de paiement. En tant que vendeur, vous envoyez une facture après la vente. Lorsque vous livrez des marchandises commandées par un acheteur, vous les facturez et demandez à l'acheteur de payer le montant convenu. 

Les acheteurs et les vendeurs ont besoin de factures à des fins comptables. Elles aident les acheteurs à suivre leurs dépenses et à documenter les achats déductibles des impôts. Pour les vendeurs, les factures constituent une preuve de la somme collectée. Les factures rappellent également aux acheteurs ce qu'ils doivent payer et quand ils doivent le faire.

Si vous rédigez une facture, voici quelques informations clés à inclure :  

• Numéro de facture. Chaque facture a besoin d'un numéro unique. Un système efficace de numérotation des factures vous permet de suivre et d'enregistrer l'achat. 
• Numéro de commande. Si la facture fait suite à un bon de commande, indiquez le numéro ici. Il confirme que le vendeur a honoré la commande comme il l'avait promis.
• Date de la facture. Il s'agit de la date d'émission de la facture. Vous avez besoin de cette information pour évaluer le délai de paiement de l'acheteur. 
• Montant total dû. Indiquez le montant dû. Inclure toute taxe ou remise. 
• Conditions de paiement. Expliquez quand et comment l'acheteur doit payer. Par exemple, vous pouvez exiger un paiement par carte de crédit ou en espèces. Votre facture peut également être libellée en net 30, ce qui signifie que l'acheteur dispose de 30 jours pour payer. 
• Détails de l'achat. Inclure une liste détaillée des articles achetés couverts par la facture. Cela permet d'éviter toute confusion concernant les paiements en suspens et les marchandises livrées. 
• Informations sur l'acheteur et le vendeur. Inscrivez le nom et les coordonnées de l'acheteur et les vôtres.

ARTICLE CONNEXE - Qu'est-ce qu'un numéro postal sur une facture ?

Comprendre les différences entre un bon de commande et une facture 

La principale différence entre ces deux documents est que les acheteurs envoient des bons de commande et les vendeurs des factures. Mais ils sont tous deux importants pour le processus d'achat car ils fournissent les détails de la commande pour les deux parties, offrant ainsi la documentation nécessaire pour un processus sans heurts. 

ARTICLE CONNEXE - Qu'est-ce qu'une facture de vente et comment en créer une en 5 étapes?

Bon de commande et facture : similitudes 

Pour comprendre ces documents, il est plus utile d'examiner leurs similitudes. Voici quelques informations qui figurent généralement sur les bons de commande et les factures :

• Informations sur l'acheteur et le vendeur. Ces deux formulaires indiquent qui est impliqué dans une transaction d'achat/vente.
• L'adresse de livraison. Elle indique l'endroit où l'acheteur souhaite que le vendeur envoie les articles achetés. C'est important au cas où une commande arriverait au mauvais endroit et que l'expéditeur doive revérifier l'adresse.
• Informations sur les articles vendus. Les bons de commande et les factures fournissent des détails spécifiques sur ce que l'acheteur a commandé. 
• Taxe de vente. Ils doivent indiquer si la taxe sur les ventes est due et quel en est le montant. 
• Numéros séquentiels. Les bons de commande et les factures comportent des numéros à des fins de suivi. Les numéros peuvent être différents, mais ils doivent correspondre aux systèmes comptables de l'acheteur ou du vendeur. 

3 raisons pour lesquelles les bons de commande sont importants pour votre entreprise

Pour bien comprendre le fonctionnement des bons de commande et des factures, il faut savoir pourquoi ils sont importants. Voici trois raisons pour lesquelles les bons de commande doivent faire partie de votre processus :

• Il s'agit d'un accord officiel. Lorsque vous acceptez un bon de commande, l'accord entre l'acheteur et le vendeur devient juridiquement contraignant. Vous devez fournir les biens ou les services souhaités et les acheteurs doivent les payer. Si l'un ou l'autre ne le fait pas, il existe une preuve de l'accord, ce qui rend les résolutions potentielles aussi claires et équitables que possible.
• Ils vous aident à suivre les commandes. Les acheteurs peuvent utiliser les bons de commande pour suivre ce qu'ils ont reçu de vous. Ils ne commettront pas d'erreur et ne passeront pas de commandes supplémentaires parce qu'ils ont oublié qu'ils avaient déjà acheté quelque chose. En tant que vendeur, vous pouvez suivre les commandes à venir et planifier votre calendrier de production en conséquence. 
• Ils simplifient la facturation. Les bons de commande facilitent la facturation. Vous pouvez voir exactement ce qu'un client a acheté et combien cela lui a coûté. Vous pouvez également inclure le numéro de commande sur la facture afin de retrouver facilement la commande originale si nécessaire. 

ARTICLE CONNEXE - Comment assurer le suivi des factures et des paiements : Un guide complet

Faciliter la facturation

La création de bons de commande et de factures prend du temps. La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez rationaliser le processus avec Invoice Simple. 

Invoice Simple vous permet d'enregistrer les éléments de la facture et les coordonnées du client au fur et à mesure que vous les saisissez. Lorsque vos clients vous achètent d'autres produits, vous n'avez pas à saisir les mêmes informations à plusieurs reprises. Et vous pouvez modifier les détails enregistrés à tout moment. Essayez Invoice Simple dès aujourd'hui pour voir comment ces fonctionnalités peuvent vous être utiles.