Vous brûlez l'huile de minuit, vous faites la course contre la montre pour traiter les salaires. Tout en travaillant, vous rêvez de diriger une entreprise où les chèques de paie de vos employés apparaissent comme par magie à temps, à chaque fois.

Ce n'est pas un rêve - cela fait partie de ce qu'offre l'externalisation de la paie. De l'organisation des dossiers des employés à la conformité fiscale, l'externalisation permet à de nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille, d'économiser du temps et de l'argent.

Dans cet article, nous verrons comment externaliser la gestion des salaires et quels en sont les avantages et les inconvénients. Nous examinerons également les coûts impliqués, ce que l'on peut attendre des prestataires et quelques conseils pour tirer le meilleur parti de ce service.

Définition de l'externalisation des salaires

Commençons par définir ce qu'est exactement l'externalisation de la gestion des salaires. 

Tout d'abord, réfléchissez à ce qu'implique la gestion des salaires. Il ne s'agit pas seulement de faire des chèques. Il s'agit de déterminer le montant de la rémunération de chaque employé et de s'assurer que tout le monde est payé à temps. Il s'agit également de prélever le montant exact pour les impôts et autres déductions. L'externalisation est le fait pour une entreprise d'engager une autre entreprise pour effectuer un travail spécifique à sa place. 

En associant ces deux idées, on obtient l'externalisation de la gestion des salaires. Il s'agit simplement du fait qu'une entreprise engage une autre société pour s'occuper de tout ou partie de ses tâches liées à la paie. Ces services se chargent généralement de calculer les salaires, de traiter les paiements, de s'occuper des retenues fiscales et de créer des rapports de paie. Ils peuvent également contribuer à la gestion des avantages sociaux et au suivi des congés.

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Comment fonctionne l'externalisation des salaires ?

Le processus commence généralement par une évaluation. La société d'externalisation examinera la manière dont votre entreprise gère actuellement les salaires. Elle cherchera à comprendre vos barèmes de rémunération, les types de salariés que vous employez et les règles ou avantages particuliers que vous offrez.

Après cet examen initial, vous devrez décider de la part de votre travail de paie que vous souhaitez externaliser. Certaines entreprises choisissent de tout externaliser, ce que l'on appelle l'externalisation complète. D'autres préfèrent conserver certaines tâches en interne et externaliser le reste, ce que l'on appelle la co-sourcing.

L'étape suivante consiste à se préparer à transférer les tâches liées à la paie. Il s'agit de rassembler toutes les informations relatives à la paie et de s'assurer qu'elles sont exactes et à jour. Vous devrez fournir de nombreux détails sur vos employés. Il s'agit notamment de leurs taux de rémunération, de leurs informations fiscales et de toute déduction ou avantage particulier.

Lorsque vous choisissez un prestataire de services de paie, il est essentiel d'en choisir un qui respecte toutes les règles et réglementations relatives à la paie en vigueur dans votre région. Veillez à ce qu'il ait de bons antécédents en matière de confidentialité et de sécurité des informations relatives aux salariés.

Une fois que vous avez choisi un prestataire, élaborez ensemble un plan de gestion des salaires de votre entreprise. Il s'agit de vos "conditions d'engagement". Cet accord décrit exactement ce que le prestataire fera pour vous, quand il le fera, et comment et quand vous le paierez.

Enfin, remettez toutes les informations nécessaires à votre nouveau partenaire de paie. Il les utilisera pour commencer à gérer les salaires pour vous, ce qui vous permettra de vous concentrer sur d'autres aspects de votre activité.

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7 avantages de l'externalisation des salaires

Passons en revue les avantages qui incitent de plus en plus d'entreprises à tirer parti de la tendance à l'externalisation de la gestion des salaires :

1. Gain de temps. L'externalisation de la paie vous fait gagner beaucoup de temps. Au lieu de faire des calculs et de remplir des formulaires, vous pouvez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux, c'est-à-dire gérer votre entreprise. C'est particulièrement utile si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et que vous n'avez peut-être personne pour s'en occuper en interne. Il se peut aussi que vous n'ayez tout simplement pas la bande passante nécessaire. Ce n'est pas grave, c'est comme si vous faisiez tondre votre pelouse par quelqu'un d'autre pour pouvoir passer plus de temps à jardiner.
2. Sécurité des données des employés. Les bonnes sociétés de paie disposent de systèmes solides pour assurer la sécurité des données personnelles de vos employés. Mais n'oubliez pas que cela n'est pas garanti. Il est important de choisir un prestataire qui prend la sécurité des données au sérieux.
3. Réduire les erreurs. Les professionnels de la paie font ce travail tous les jours. Ils sont moins susceptibles de commettre des erreurs qu'une personne qui ne s'occupe de la paie qu'une fois de temps en temps. Cela signifie moins de maux de tête pour vous et vos employés.
4. Économies de coûts. Croyez-le ou non, l'externalisation peut souvent vous faire économiser de l'argent. Vous n'aurez pas besoin d'acheter un logiciel de paie coûteux ni de former votre personnel à son utilisation. De plus, vous êtes moins susceptible de commettre des erreurs coûteuses pouvant entraîner des amendes et des pénalités qu'une société de gestion de la paie.
5. Meilleure conformité réglementaire. Les lois sur la paie peuvent être délicates et sujettes à des changements. En faisant appel à des experts, vous avez plus de chances de rester du bon côté de ces règles sans avoir à devenir vous-même un expert en droit de la paie.
6. Accès à l'expertise. Les prestataires de services de paie se tiennent au courant des dernières lois et des meilleures pratiques. Ils peuvent vous offrir des conseils précieux et des informations auxquelles vous n'auriez peut-être pas accès en interne.
7. Évolutivité. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, un bon service de paie peut facilement gérer un plus grand nombre d'employés sans que vous ayez à embaucher du personnel supplémentaire ou à payer des mises à jour logicielles coûteuses.

7 inconvénients de l'externalisation des salaires

Si l'externalisation de la paie présente de nombreux avantages, elle n'est pas toujours facile à mettre en œuvre. Examinons quelques inconvénients potentiels à prendre en compte avant de prendre votre décision :

1. Une surveillance réduite. Lorsque vous externalisez, vous confiez à quelqu'un d'autre la gestion d'une partie importante de votre entreprise. Vous avez moins de contrôle sur le processus quotidien. Si quelque chose ne va pas, vous risquez de ne pas vous en apercevoir tout de suite ou de ne pas pouvoir y remédier comme vous le souhaiteriez.
2. Toujours responsable des erreurs. Même si c'est le prestataire qui fait le travail, vous restez responsable des erreurs de gestion de la paie. Vous devrez travailler avec le prestataire pour résoudre les problèmes.
3. Risque de baisse de la sécurité des données. Une fois que vous avez confié vos données à un fournisseur, vous n'avez plus aucun contrôle direct sur la façon dont elles sont protégées. Si vous choisissez un fournisseur dont les pratiques de sécurité sont médiocres, les informations de vos employés peuvent être en danger.
4. Perte du savoir institutionnel. Lorsque la paie est gérée en interne, votre équipe apprend à connaître vos besoins et vos particularités en matière de paie. L'externalisation signifie que ces connaissances sont détenues par une entreprise extérieure.
5. Problèmes de communication. Vous pouvez être confronté à des retards ou à des malentendus lorsque vous essayez d'apporter des modifications ou d'obtenir des informations sur votre feuille de paie. Il ne suffit pas de se rendre au bureau des salaires de votre entreprise.
6. Dépendance à l'égard du prestataire. Si votre service de paie a des problèmes techniques ou fait faillite, cela peut entraîner de graves perturbations pour votre entreprise. Assurez-vous de disposer d'un plan de secours.
7. Augmentation potentielle des coûts. Si l'externalisation permet de réaliser des économies, certains prestataires peuvent augmenter leurs prix au fil du temps. Assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement de la tarification avant de signer avec un fournisseur. C'est particulièrement vrai si vous dirigez une petite entreprise dont les liquidités sont limitées.

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Le coût de l'externalisation des salaires

Le prix de l'externalisation de la paie dépend des besoins de votre entreprise et de sa taille. Différents prestataires facturent leurs services à des tarifs différents.

Bien qu'elle puisse sembler coûteuse au premier abord, l'externalisation est souvent moins onéreuse que la constitution d'une équipe de paie en interne. Vous n'avez pas à payer de salaires, d'avantages sociaux ou de logiciels coûteux.

Quel est le résultat final ? En général, vous pouvez vous attendre à payer entre 30 et 100 dollars par employé chaque mois pour des services d'externalisation de la paie.

Qu'attendre des prestataires de services d'externalisation de la paie ?

Lorsque vous vous associez à un prestataire de services d'externalisation de la paie, vous obtenez bien plus que quelqu'un qui calcule les chiffres. Voici un aperçu des offres les plus courantes :

• Saisie des salaires. Le prestataire s'occupe de toutes les retenues obligatoires sur le salaire des employés.
• Rapports personnalisés. Obtenez des informations détaillées sur votre paie chaque fois que vous en avez besoin.
• Tenue des dossiers. Le prestataire tient à jour les dossiers des employés.
• Déclaration des nouveaux employés. Le prestataire signale les nouveaux employés aux organismes compétents.
• Soutien à la clientèle. Obtenez de l'aide quand vous en avez besoin.
• Intégration au système. Le prestataire peut relier la paie à votre système comptable.
• Déduction fiscale. Le prestataire s'occupe des charges sociales en votre nom.
• Accès des employés. Les travailleurs peuvent consulter leurs informations salariales en ligne à tout moment.
• Tâches de fin d'année. Le prestataire s'occupe des formulaires W-2 et des autres tâches administratives de fin d'année.

Conseils de pro pour l'externalisation de la paie

Prêt à franchir le pas de l'externalisation de la paie ? Voici quelques conseils pour vous aider à en tirer le meilleur parti :

• Planifiez à l'avance. Donnez-vous suffisamment de temps pour vous préparer.
• Vérifiez les références et les avis. Choisissez un fournisseur qui a de bons antécédents.
• Communiquer clairement. Assurez-vous que votre prestataire est au courant de toute situation particulière en matière de rémunération.
• Examinez-les régulièrement. Vérifiez vos rapports de paie pour détecter rapidement les problèmes.
• Formez votre équipe. Formez soigneusement votre personnel à l'utilisation du nouveau système.

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