Lorsque les clients paient en retard, il se peut que vous ayez à jongler avec les factures et à lutter pour rester dans la course. Il existe pourtant une solution simple pour éviter que les factures impayées ne s'accumulent : les conditions de paiement.

Les conditions de paiement précisent exactement quand et comment les clients vous paieront. En fixant dès le départ des dates d'échéance et des méthodes de paiement transparentes, vous facilitez la tâche des clients en leur permettant de payer à temps et vous aidez votre petite entreprise à rester sur la bonne voie.

Apprenez à mettre en place et à gérer des conditions de paiement adaptées à votre entreprise et à vos clients. Assurez la fluidité et la prévisibilité de vos flux de trésorerie.

Quelles sont les conditions de paiement ?

Les conditions de paiement sont les règles que vous et vos clients acceptez de respecter. Elles font partie de chaque facture que vous envoyez et précisent exactement la date d'échéance du paiement, les modalités de paiement et ce qui se passe en cas de retard.

Les conditions de paiement constituent un contrat amical entre vous et vos clients. Elles répondent à des questions importantes telles que :

• Quelle est la date d'échéance du paiement ?
• Quels sont les modes de paiement acceptés ?
• Existe-t-il des réductions en cas de paiement anticipé ?
• Allez-vous facturer des frais de retard ?
• Avez-vous besoin d'un acompte pour commencer les travaux ?

Des conditions de paiement bien rédigées mettent tout le monde d'accord. Vos clients savent exactement quand et comment payer leurs factures, et vous savez quand vous attendre à être payé, ce qui vous aide à mieux gérer votre trésorerie.

De bonnes conditions de paiement sont particulièrement importantes pour les entreprises de services et les sociétés qui vendent des articles de grande valeur. Elles vous donnent une base juridique pour recouvrer l'argent si les clients ne paient pas à temps. De plus, elles vous aident à planifier en vous indiquant exactement quand l'argent sera versé.

9 Conditions de paiement standard

Les modalités de paiement varient d'une entreprise à l'autre. Examinons les modes de paiement les plus courants et les circonstances dans lesquelles il convient de les utiliser :

1. Conditions de paiement net

L'un des moyens les plus simples et les plus courants de traiter les paiements de factures consiste à utiliser des conditions de paiement net. Ces conditions fixent simplement une date limite de paiement en jours. Une facture nette 30, par exemple, signifie que le client a 30 jours pour payer. En fait, le paiement net 30 est un type de facture courant parce qu'il donne aux clients suffisamment de temps pour payer la facture tout en préservant votre trésorerie.

Vous pouvez utiliser la fenêtre de paiement de votre choix lorsque vous utilisez des conditions de paiement net. Vous pouvez choisir un délai plus court, comme net 15, ou plus long, comme net 60 ou net 90.

De nombreuses factures à conditions de paiement net incluent des remises pour inciter à un paiement rapide. Par exemple, une facture nette 30 2/10 signifie que votre client bénéficie d'une remise de 2 % s'il paie dans les 10 jours. Cela incite les gens à payer plus rapidement.

2. Fin de mois (EOM)

Avec les conditions EOM, toutes les factures sont dues à la fin du mois, quelle que soit la date à laquelle vous les envoyez. Il est ainsi plus facile de savoir quand vous serez payé, mais le délai dont disposent les clients pour payer la facture varie.

3. Avance de fonds (CIA)

Parfois, vous devez être payé avant de commencer le travail. Les conditions de l'ICA protègent votre petite entreprise en obligeant les clients à payer la facture à l'avance. Elles conviennent parfaitement pour :

• Nouveaux clients
• Grands projets
• Commandes personnalisées
• Emplois à haut risque

4. Échéance à la réception

Avec les conditions de paiement à réception, les clients paient dès qu'ils reçoivent votre facture. Il s'agit d'un paiement "net 0", c'est-à-dire d'un paiement immédiat. Ces conditions de paiement vous permettent d'être payé plus rapidement, mais elles n'offrent pas beaucoup de souplesse aux clients.

5. Livraison contre remboursement (CND)

Avec les conditions CND, les clients doivent payer leur dernière commande avant de recevoir la suivante. C'est un bon choix pour les clients réguliers qui vous commandent souvent. Par exemple, si vous livrez des fournitures tous les lundis, ils doivent payer la livraison de la semaine dernière avant de recevoir la commande de cette semaine. Cela permet d'éviter l'accumulation de factures impayées et de conserver des clients réguliers.

6. Ligne de crédit (LOC)

Certaines petites entreprises proposent à leurs clients de confiance une ligne de crédit. Cela leur permet d'effectuer des achats et de payer plus tard, généralement avec des délais de paiement fixes. C'est un excellent moyen d'instaurer la confiance, mais vous devez être sélectif dans le choix des clients auxquels vous offrez une ligne de crédit afin d'éviter les problèmes de trésorerie.

7. Conditions de paiement récurrent

Si vous fournissez des services continus, il est judicieux d'établir des calendriers de paiement réguliers. Vous pouvez prévoir des périodes de paiement telles que des acomptes mensuels, des paiements trimestriels ou des abonnements annuels. Ces modalités stabilisent votre trésorerie et rendent vos revenus plus prévisibles.

8. Paiements échelonnés

Les paiements pour les grands projets sont souvent mieux répartis entre les différentes étapes. Par exemple, vous pouvez demander

• 30% pour commencer
• 30% à mi-parcours
• 40% à l'achèvement

Cela permet de gérer les risques et de maintenir les liquidités tout au long du projet. Veillez simplement à discuter des étapes avec vos clients et à définir clairement ce qui est considéré comme une étape dans vos conditions de paiement.

9. Modalités de paiement personnalisées

Il arrive que les conditions standard ne soient pas adaptées à vos besoins et à ceux de vos clients. Dans ce cas, vous pouvez créer des conditions de paiement personnalisées pour des situations particulières. Vous pouvez choisir de combiner certaines des conditions de paiement ci-dessus ou d'ajouter des conditions supplémentaires, par exemple :

• Paiements fractionnés pour les commandes importantes
• Ajustement des paiements saisonniers
• Remises basées sur le volume
• Délais de paiement personnalisés pour les gros clients

Comment faire figurer les conditions de paiement sur une facture ?

Lorsqu'il s'agit d'être payé à temps, une facture bien rédigée fait le gros du travail à votre place. Voyons ce qu'il faut inclure et où le mettre :

Éléments essentiels

Chaque facture doit contenir ces informations clés sur les conditions de paiement :

• La date d'émission de la facture 
• Un numéro de facture pour le suivi des paiements
• Le montant total dû
• Date d'échéance du paiement (comme net 30 ou EOM)
• Options de paiement (par exemple, carte de crédit ou virement bancaire ACH)
• Des instructions claires pour effectuer les paiements
• Frais de retard éventuels
• Remises pour paiement anticipé, si vous en proposez
• Coordonnées en cas de questions ou de préoccupations
• Informations supplémentaires ou demandes personnalisées

Où placer vos termes

Inscrivez vos conditions de paiement à un endroit où elles sont faciles à trouver. Les endroits les plus courants sont les suivants :

• Juste en dessous des coordonnées de votre entreprise
• Près du montant total dû
• Au-dessus de la liste des options de paiement
• Dans une case clairement identifiée "Conditions de paiement

Faites figurer tous les détails du paiement sur une seule page. Cela évite toute confusion et vous permet d'être payé plus rapidement.

ARTICLE CONNEXE - Comment énoncer les conditions de paiement d'une facture (avec un exemple de libellé)

Exemples de conditions de paiement

Lorsque vous essayez de comprendre les conditions de paiement, les exemples peuvent vous aider à consolider votre compréhension. Voici quelques exemples quotidiens qui illustrent la manière dont vous pouvez rencontrer les conditions de paiement dans la vie courante :

Entreprise d'aménagement paysager : 2/10 Net 30 Conditions de paiement

Une entreprise d'aménagement paysager utilise les termes "net 30" pour les contrats d'entretien courant. Elle envoie des factures mensuelles le premier de chaque mois pour des services réguliers. Pour encourager un paiement rapide, elle utilise :

• Un escompte de 2 % pour les paiements reçus dans les 10 jours
• Une pénalité de retard de 1,5 % pour les soldes dépassant 30 jours.
• La possibilité de mettre en place des paiements mensuels automatiques par ACH

Cette structure fonctionne parce qu'elle donne aux gestionnaires immobiliers le temps de traiter les paiements, tout en maintenant un flux de trésorerie régulier.

Service de nettoyage de bureaux : Conditions de paiement EOM

Un service de nettoyage simplifie les choses en facturant les clients à la fin du mois pour les services du mois en cours. La structure de paiement comprend

• Toutes les factures doivent être payées au plus tard le dernier jour du mois suivant.
• Une réduction de 5 % pour les clients qui paient à l'avance tous les trimestres
• Facturation automatique pour éviter les retards de paiement
• Une pause dans les services lorsqu'un paiement est en retard de 15 jours

Ce système permet à l'entreprise de gérer plusieurs clients tout en offrant des incitations pour les paiements dans les délais.

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES - Les 9 éléments essentiels d'une facture pour une petite entreprise

4 conseils pour gérer efficacement les conditions de paiement

Fixer des conditions de paiement n'est que la première étape. Vous devez mettre en place un bon système pour vous assurer qu'elles fonctionnent. Voici quelques conseils pour vous aider à mieux gérer les paiements :

1. Suivez vos finances

Surveillez de près vos flux de trésorerie. Déterminez quels sont les clients qui paient toujours à temps et quels sont ceux qui ont souvent besoin de rappels. Étudiez ce qui fonctionne dans votre secteur : Vos conditions de paiement sont-elles trop strictes ? Trop souples ? 

L'analyse de ces informations vous aide à décider si vous devez adapter les conditions de paiement de vos factures pour certains clients, offrir des remises pour paiement anticipé ou mettre à jour votre politique en matière de frais de retard.

2. Communiquer clairement

Un message clair aujourd'hui permet d'éviter les problèmes de paiement demain. Assurez-vous que vos clients comprennent parfaitement vos conditions avant de commencer le travail. Envoyez des rappels de paiement amicaux à l'approche de la date d'échéance. 

En cas de retard de paiement, assurez un suivi rapide, tout en gardant un ton professionnel. Consignez toute discussion sur le paiement afin de disposer d'une trace en cas de litige ultérieur.

3. Assurer la sécurité

Protégez les informations de paiement de vos clients en utilisant des systèmes de traitement sécurisés et en respectant toutes les lois relatives au traitement des paiements. Maintenez vos mesures de sécurité à jour et sauvegardez régulièrement vos dossiers de paiement. Vous protégez ainsi vos clients et vous-même, tout en renforçant la confiance dans votre petite entreprise.

4. Utiliser les bons outils

Investissez dans un logiciel de facturation de qualité pour assurer le suivi des paiements. Mettez en place des rappels automatiques pour les dates d'échéance et des alertes pour les factures en retard. Il est ainsi plus facile de savoir qui doit quoi et quand vous pouvez espérer être payé. Un suivi régulier vous permet également de repérer les habitudes de paiement et d'adapter les conditions si nécessaire.

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES - 6 conseils pour la facturation des clients qui vous aideront à être payé plus rapidement 

Invoice SimpleLe logiciel de traitement des paiements d'EMCS facilite les choses

Soyez payé plus rapidement en combinant des conditions de paiement intelligentes avec une facturation en ligne facile.

Avec Invoice Simplevous pouvez offrir à vos clients des options de paiement en ligne flexibles. Envoyez des factures numériques par courrier électronique, par SMS ou en partageant manuellement un lien. Vous pouvez également permettre à vos clients de vous payer instantanément à partir d'une facture papier en activant le code QR de Invoice Simple Payments. Vos clients peuvent scanner le code QR avec leur téléphone et payer en ligne. C'est aussi simple que cela.