Toutes les entreprises, de la boulangerie du coin au géant de la technologie, ont un objectif commun : maximiser leurs profits. Mais pour y parvenir, il faut maîtriser l'art de la gestion des coûts d'exploitation.

Ces dépenses quotidiennes permettent à votre entreprise de fonctionner, mais elles peuvent aussi entamer votre résultat net si elles ne sont pas contrôlées. Comprendre ce que sont les coûts d'exploitation et comment les contrôler est essentiel pour tout chef d'entreprise désireux d'accroître sa rentabilité et d'assurer sa réussite à long terme.

Dans ce guide, vous apprendrez ce que sont les coûts d'exploitation et comment les calculer. Vous découvrirez les différents types de coûts auxquels votre petite entreprise peut être confrontée, ainsi que des stratégies pratiques pour les réduire.

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Coûts d'exploitation : Définition

Les coûts d'exploitation sont les dépenses quotidiennes qui permettent à votre petite entreprise de fonctionner. Ils comprennent tout, du réapprovisionnement en fournitures de bureau au loyer que vous payez pour votre espace de travail, en passant par des coûts moins évidents comme l'amortissement. Ils apparaissent dans votre compte de résultat, le rapport financier qui répertorie les recettes et les dépenses de votre entreprise sur une période donnée.

Quels sont donc les deux principaux types de coûts d'exploitation ? Tout d'abord, les coûts directs, également appelés coûts des marchandises vendues (COGS), sont les dépenses directement liées à la fabrication de votre produit ou à la prestation de votre service. Ils comprennent des éléments tels que les matières premières ou les heures de travail directes. 

Les coûts indirects couvrent des dépenses telles que le loyer, les services publics, les salaires et les fournitures de bureau. En d'autres termes, il s'agit de coûts qui couvrent les besoins opérationnels. 

Un sous-ensemble de coûts indirects appelé frais de vente, frais généraux et frais administratifs (SG&A) couvre les coûts liés à la gestion de l'entreprise qui ne sont pas directement liés à la production. Il s'agit notamment des salaires administratifs, des frais de marketing et de gestion des bureaux.

La composition des coûts d'exploitation peut varier en fonction du modèle d'entreprise. Une usine aura des coûts élevés pour les matières premières, les services publics et la main-d'œuvre directe. En revanche, une société de conseil dépensera davantage en salaires et en location de bureaux.

Il est essentiel de comprendre vos coûts d'exploitation, car ils ont un impact direct sur vos résultats. Plus vos coûts d'exploitation sont bas, plus vous faites de bénéfices. C'est pourquoi de nombreux chefs d'entreprise font de la réduction de ces dépenses une priorité absolue.

Mais attention : Trop réduire les coûts peut se retourner contre vous. Si vous faites l'impasse sur des éléments importants tels que des matériaux de qualité et des travailleurs qualifiés, votre entreprise risque d'en pâtir à long terme. L'essentiel est de trouver le bon équilibre entre la réduction des coûts et le maintien de la qualité qui incite les clients à revenir.

Types de coûts d'exploitation

Les coûts d'exploitation couvrent un large éventail de dépenses, mais ils ne comprennent pas tout. Des éléments tels que les paiements d'intérêts sur les prêts et les coûts d'investissement sont considérés comme des dépenses hors exploitation.

Ces coûts se répartissent en trois grandes catégories : les coûts fixes, les coûts variables et les coûts semi-variables. Détaillons-les.

Coûts fixes

Les coûts fixes constituent l'essentiel de vos dépenses d'exploitation. Ils ne changent pas, quelle que soit la quantité produite ou vendue. Considérez-les comme les factures que vous devez payer même si vous ne réalisez pas la moindre vente.

Les coûts fixes courants sont les suivants

• Location d'un bureau ou d'une usine
• Primes d'assurance
• Impôts fonciers
• Certains coûts de services publics comme l'enlèvement des ordures
• Services de sécurité
• Salaires du personnel permanent
• Amortissement

Par exemple, si vous payez un loyer de 5 000 dollars par mois, ce montant ne change pas, que vous vendiez 10 ou 1 000 produits.

Coûts variables

Les coûts variables sont les caméléons de vos dépenses d'exploitation. Ils varient en fonction de la quantité que vous produisez ou vendez. Plus vous vendez, plus ces coûts augmentent.

Voici quelques exemples de coûts variables :

• Matières premières pour la production
• Frais d'expédition
• Main-d'œuvre directe liée à la production
• Les factures de services publics qui fluctuent en fonction de l'utilisation (comme l'électricité pour un bureau)
• Matériaux d'emballage

Supposons que vous fabriquiez des t-shirts personnalisés. Plus vous imprimez de t-shirts, plus vous devrez acheter d'encre et de t-shirts vierges. Ce sont là quelques-uns de vos coûts variables.

Coûts semi-variables

Les coûts semi-variables constituent une catégorie hybride. Ils comportent une partie fixe que vous paierez quels que soient vos niveaux de production. Mais il y a aussi une partie variable qui évolue en fonction de l'activité ou de la taille de votre entreprise.

Voici quelques exemples de coûts semi-variables :

• Frais de voyage (vous pouvez avoir des frais de voyage fixes, mais plus vous voyagez, plus les frais augmentent)
• Entretien du matériel (l'entretien régulier est fixe, mais une utilisation accrue entraîne davantage de réparations)
• Certains coûts des services publics (vous pouvez avoir un tarif de base plus des frais pour une utilisation supplémentaire)

Si votre entreprise emploie d'autres personnes, vous devrez également gérer les salaires. Les coûts salariaux variables comprennent

• Commissions sur les ventes (un salaire de base plus une commission sur les ventes)
• Rémunération des heures supplémentaires (le salaire de base est fixe, mais les heures supplémentaires varient en fonction de la charge de travail)

Il est essentiel de comprendre les différents types de coûts d'exploitation pour gérer les finances de votre entreprise. Les coûts fixes vous donnent une base de référence pour savoir ce que vous devez gagner pour faire fonctionner votre entreprise. Les coûts variables vous aident à comprendre comment vos dépenses augmenteront au fur et à mesure que vous vous développerez. Les coûts semi-variables combinent des éléments des deux types de coûts, ce qui ajoute de la complexité mais aussi de la flexibilité à votre structure de coûts.

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Comment calculer les coûts d'exploitation avec la formule des coûts d'exploitation

Il est essentiel de savoir comment calculer vos coûts d'exploitation pour comprendre votre santé financière. Heureusement, il s'agit d'un processus simple qui utilise les informations de votre compte de résultat.

Voici la formule de base pour calculer les frais de fonctionnement :

Coûts d'exploitation = Coût des marchandises vendues (COGS) + Dépenses d'exploitation

Voici comment calculer vos coûts d'exploitation :

1. Déterminez le total des frais de vente et d'administration dans votre compte de résultat. Il comprend des éléments tels que les frais d'expédition, les matières premières et les coûts de main-d'œuvre directe.
2. Repérez vos dépenses d'exploitation plus loin dans le compte de résultat. Elles comprennent des éléments tels que le loyer, les services publics, les salaires et les fournitures de bureau.
3. Additionnez ces deux nombres.

Ce calcul simple vous donne une idée claire de ce que coûte le fonctionnement de votre entreprise. Il est utile pour fixer les prix, planifier les budgets et trouver des moyens de réduire les coûts.

Voyons comment les coûts d'exploitation sont pris en compte dans les entreprises réelles. Nous examinerons deux exemples différents de coûts d'exploitation pour voir comment ils se décomposent.

Exemple 1 : Boulangerie de quartier

Imaginez une petite boulangerie spécialisée dans le pain et les pâtisseries artisanales. Voici un aperçu des finances mensuelles de l'entreprise :

• Coût des marchandises vendues (COGS). 3 000 $ pour les ingrédients et l'emballage
• Dépenses de fonctionnement. 4 500 $ pour le loyer, les services publics, les salaires et l'amortissement.
• Total des coûts d'exploitation. $7,500
• Recettes mensuelles. $12,000

En utilisant la formule des coûts d'exploitation, nous obtenons

Coûts d'exploitation = COGS + dépenses d'exploitation = 3 000 + 4 500 = 7 500

Si vous soustrayez vos coûts d'exploitation de vos recettes, vous pouvez calculer votre revenu net. Dans cet exemple, avec des coûts d'exploitation totaux de 7 500 $ et des recettes de 12 000 $, la boulangerie dégage un bénéfice net de 4 500 $ avant de tenir compte du salaire et des impôts du propriétaire.

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Exemple 2 : Fabricant de meubles sur mesure

Imaginons ensuite un petit fabricant de meubles en bois sur mesure. Voici ses chiffres annuels :

• COGS: 180 000 $ pour le bois, la quincaillerie et la main-d'œuvre directe
• Dépenses de fonctionnement. 210 000 $, y compris le loyer, les salaires, les services publics, les assurances, le marketing, les fournitures de bureau et l'amortissement.
• Total des coûts d'exploitation. $390,000
• Recettes annuelles. $450,000

En appliquant la formule, nous obtenons

Coûts d'exploitation = COGS + dépenses d'exploitation = 180 000 $ + 210 000 $ = 390 000

En soustrayant les coûts d'exploitation du revenu annuel total, le fabricant de meubles dispose d'un bénéfice avant impôts de 60 000 dollars.

Ces exemples montrent que les coûts d'exploitation varient considérablement d'un secteur à l'autre. La boulangerie a des marges bénéficiaires plus élevées mais un revenu global plus faible, tandis que le fabricant de meubles a plus de revenus et des marges plus serrées. Mais les deux entreprises doivent surveiller leurs coûts d'exploitation pour rester rentables.

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6 conseils pour réduire les coûts d'exploitation

Réduire vos coûts d'exploitation peut vous permettre d'augmenter vos résultats, mais il est essentiel de procéder avec prudence. Des réductions trop importantes ou dans les mauvais domaines pourraient nuire à votre productivité ou à vos ventes à long terme.

Voici quelques moyens intelligents de réduire vos dépenses de fonctionnement sans compromettre la santé de votre entreprise :

• Adoptez les solutions numériques. L'automatisation des tâches permet de gagner du temps et de réduire les coûts de main-d'œuvre. Il peut s'agir de la comptabilité, du calcul des salaires ou de la gestion des stocks. Les logiciels modernes peuvent souvent faire le travail de plusieurs employés, ce qui réduit vos charges salariales. En outre, ils permettent aux employés de se concentrer sur les tâches à fort impact qui ne peuvent pas être automatisées. 
• S'associer à des spécialistes. L'externalisation de tâches telles que l'assistance informatique ou le marketing à des experts peut s'avérer plus rentable que l'emploi d'un personnel à temps plein. Cette approche peut réduire vos frais de fonctionnement tout en améliorant potentiellement la qualité du service.
• Rationalisez vos opérations. Examinez régulièrement vos processus d'affaires pour trouver et corriger les inefficacités. Il peut s'agir de mettre à jour une technologie obsolète, de réorganiser votre flux de travail ou de s'attaquer à la charge de travail qui peut être automatisée.
• Examiner régulièrement les dépenses. Planifiez des examens périodiques de vos dépenses d'exploitation. Cette habitude vous permet de repérer les dépenses inutiles sans compromettre la croissance. Elle vous aide également à identifier les possibilités de réduction des coûts.
• Mettre en œuvre des mesures d'économie d'énergie. L'amélioration de votre efficacité énergétique peut vous permettre de réaliser des économies substantielles sur les coûts des services publics. Des changements simples comme l'utilisation d'ampoules LED ou de thermostats programmables peuvent faire une différence notable.
• Négocier avec les fournisseurs. Révisez et renégociez régulièrement les contrats avec vos fournisseurs. Le fait d'établir des relations solides et d'être un client fiable permet souvent d'obtenir de meilleurs tarifs ou de meilleures conditions.

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Suivi des dépenses de l'entreprise

La gestion de vos coûts d'exploitation commence par un suivi précis des dépenses.

Heureusement, le suivi des dépenses n'a jamais été aussi facile. Notre outil de suivi des dépenses et des reçus vous permet de scanner n'importe quel reçu et de saisir automatiquement les informations clés. Toutes les données relatives à vos dépenses sont prêtes à être exportées dans un rapport récapitulatif chaque fois que vous en avez besoin.