La vie d'un entrepreneur indépendant ou d'un freelance peut être extrêmement gratifiante. Vous êtes votre propre patron, vous fixez vos horaires de travail et vous avez la possibilité de passer plus de temps avec les personnes qui comptent le plus pour vous. Toutefois, cela ne va pas sans une série de défis que les salariés n'ont jamais à relever.

L'un de ces défis consiste à gérer le paiement de vos biens ou de vos services. En règle générale, les entrepreneurs indépendants et les freelances envoient un document appelé facture à leurs clients pour demander le paiement. Mais parfois, les factures sont appelées "notes". La question qui se pose est la suivante : une facture est-elle une note ? Et si ce n'est pas le cas, quelle est la différence entre une facture et une facture ? Nous allons le découvrir.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document commercial daté qui enregistre les détails d'une transaction entre un acheteur et un vendeur. L'acheteur et le vendeur peuvent être des particuliers ou des entreprises. Les factures sont des éléments essentiels de la comptabilité des entreprises, et des copies de chaque facture sont généralement conservées par toutes les parties à la transaction, parfois à des fins fiscales.

Tout d'abord, elle doit indiquer qu'il s'agit d'une facture - le mot "facture" doit y figurer clairement. En général, les factures comportent un numéro de facture, qui est une chaîne unique de lettres et/ou de chiffres utilisée à des fins d'organisation et d'identification.

En outre, les factures contiennent des informations de contact et des conditions de paiement. Par exemple, la facture peut exiger de l'acheteur qu'il effectue un paiement dans les 30 jours suivant la réception de la facture et peut prévoir des frais de retard.

Les factures indiquent ce qui a été acheté (l'unité), la quantité de chaque produit ou service acheté, le coût de chaque unité et les autres dépenses, telles que les frais d'expédition et de manutention et les taxes correspondantes. Enfin, elle indique le montant total dû par l'acheteur.

Les entreprises, les entrepreneurs indépendants et les propriétaires d'entreprise peuvent choisir d'envoyer une facture au moment de l'achat ou de la livraison du produit ou du service, ou sous la forme d'un relevé de fin de mois. Un relevé de fin de mois détaille toutes les transactions en cours et le montant total dû.

Ce système est généralement préféré par les free-lances et les entrepreneurs qui ont des clients réguliers ou des projets à long terme. Par exemple, si un rédacteur indépendant travaille avec un client sur six articles au cours du mois, la facture de fin de mois comprendra :

• Les détails des six articles
• Le coût par article
• Frais supplémentaires éventuels

Le montant total dû pour cette période de facturation d'un mois

Autrefois, les factures étaient créées à la main sur papier. Toutefois, les entreprises étant de plus en plus numérisées, la facturation électronique - égalementappelée "e-facture" - est privilégiée. Un vendeur peut envoyer des factures électroniques par courrier électronique ou par l'intermédiaire de son système comptable.

Que comprend une facture ?

Les factures doivent contenir des informations différentes selon le pays dans lequel vous opérez et le lieu où se trouve votre client. Par exemple, les États-Unis n'ont pas de taxe nationale sur les ventes comme la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Par conséquent, si vous faites des affaires aux États-Unis, consultez les lois de l'État et les lois fédérales.

Malgré quelques différences au niveau des taxes et autres exigences, les factures contiennent généralement toujours les informations suivantes :

• Coordonnées du vendeur ou de l'entreprise, y compris le nom, l'adresse et les informations de contact (courriel et numéro de téléphone)
• Coordonnées de l'acheteur, y compris son nom (ou sa raison sociale) et son adresse
• Date de la facture
• Numéro de facture
• Détails des produits ou services achetés, y compris le nombre d'unités (qui peut être mesuré en nombre d'heures travaillées, par exemple) et le coût par unité.
• Conditions de paiement, y compris la date d'échéance et les pénalités de retard
• Méthode de paiement et détails, tels que carte de crédit ou virement bancaire
• Taxes applicables
• Montant total dû

Qu'est-ce qu'un projet de loi ?

Les termes "facture" et "facture" sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais il existe des différences nuancées entre les deux. Pour en savoir plus sur le débat entre facture et facture, il convient donc de définir clairement ce qu'est une facture.

Semblable à une facture, une note est un document commercial envoyé par un vendeur à un acheteur, détaillant le montant dû par l'acheteur pour les produits ou les services reçus. La facture est émise avant l'envoi du paiement, elle constitue un enregistrement de la transaction et sert à rappeler à l'acheteur qu'il doit effectuer un paiement. En général, le paiement est attendu dès réception ou peu de temps après.

Jusqu'à présent, tout va bien. Maintenant, introduisons un troisième acteur dans le mélange : l'acte, l'acte de vente et la facture. Nous avons déjà établi qu'une facture et un acte de vente ne sont pas toujours la même chose (nous examinerons les principales différences ci-dessous), mais qu'en est-il de la facture et de l'acte de vente? Après tout, le mot "facture" est utilisé dans les deux cas.

Alors qu'une facture vise à percevoir le paiement d'un acheteur, un acte de vente est un document juridique qui fournit la preuve du transfert de marchandises ou de biens d'une personne (ou d'une entreprise) à une autre. Il confirme que le vendeur a cédé la propriété et les droits d'un bien à l'acheteur.

Quel est le rôle d'un reçu ? Examinons brièvement les notions de facture et de reçu. Une facture est une demande de paiement. En revanche, un reçu est une preuve de paiement. Les factures sont généralement émises avant la réception du paiement, tandis que les reçus sont émis après la réception du paiement.

LIRE LA SUITE : Facture vs Reçu - Une facture est-elle la même chose qu'un reçu ?

Que contient une facture ?

Une facture contient généralement les mêmes informations qu'une facture, telles que les coordonnées de l'acheteur et du vendeur, la date d'émission, les détails des produits achetés ou des services rendus, les taxes applicables, les informations relatives au paiement et le montant total dû.

Différences entre les factures et les bordereaux

Les différences entre les factures et les bordereaux peuvent être classées en trois catégories principales : la perception, le délai de paiement et les détails inclus.

• Dans certains cas, la différence entre une note et une facture se résume à une question de perception. En tant qu'entrepreneur ou freelance, vous pouvez envoyer une facture à un client à la fin du mois. Votre client, quant à lui, peut appeler le document qu'il a reçu une facture. Il est tenu d'effectuer un paiement, ce qui signifie, à toutes fins utiles, que le résultat est le même que s'il recevait une note de restaurant ou sa facture de téléphone.
• En général, le délai de paiement d'une facture est plus court. C'est pourquoi les fournisseurs de services (par exemple, les fournisseurs d'électricité) ont tendance à envoyer des factures.
• Enfin, les détails figurant sur une facture sont davantage axés sur la tenue des registres et le suivi des stocks. C'est pourquoi les entreprises utilisent des numéros de facture uniques et, dans certains cas, incluent des codes de produits.

Le tableau ci-dessous résume les différences entre les effets et les factures.

Facture ou facture

DélaiEnvoyé après la réception des produits ou des services. Généralement envoyé après la réception des produits ou des services, mais peut être émis à n'importe quel moment du processus.

Exemples de factures

Quand faut-il envoyer une facture et quand faut-il envoyer une facture ? La réponse dépend de la situation.

Si vous dirigez une entreprise qui exige un paiement rapide, comme un fournisseur d'accès à Internet, un salon de coiffure ou un café, les factures peuvent être un meilleur choix. En revanche, si vous fournissez des services ou des produits qui nécessitent une fabrication ou une création, comme des meubles sur mesure ou le développement d'un site web, la facture peut s'avérer la meilleure solution.

Supposons que vous teniez un restaurant italien. Vos clients ne peuvent pas quitter le restaurant avant d'avoir payé leur repas. Vous exigez un paiement immédiat et n'acceptez que deux options de paiement : en espèces ou par carte. La facture est le meilleur choix. Une facture contiendrait plus d'informations que nécessaire.

Imaginons maintenant que le propriétaire d'un restaurant italien vous demande de réaménager l'intérieur de son établissement. Ce service implique un processus d'un mois avec de nombreux éléments mobiles - recherche de meubles, embauche et gestion de sous-traitants, etc. Il s'agit d'un engagement de temps important de votre part, c'est pourquoi vous pouvez émettre une facture pour un acompte de 50 % avant le début des travaux. Une fois les travaux terminés, vous établirez une deuxième facture détaillée indiquant tous les services rendus et les modalités de paiement.

Comment préparer une facture ?

Pour réussir en tant qu'entrepreneur ou free-lance, il faut un service client exceptionnel avant, pendant et après la vente d'un produit ou d'un service. Votre engagement en faveur de l'expérience client doit également s'étendre à la facturation.

Etiquette de facturation

Avant de préparer et d'envoyer une facture, assurez-vous que votre client s'y attend. S'il est surpris par votre facture, il risque d'être moins enclin à payer à temps. Voici comment cela peut fonctionner dans la pratique :

• Avant de conclure un accord avec un nouveau client, définissez vos attentes en matière de facturation. Faites-lui savoir que vous facturez à la livraison, à la fin du mois ou que vous demandez un acompte.
• Respectez vos promesses en matière de facturation. Si vous dites que vous ferez une facture à la fin du mois, ne l'envoyez pas le 15.
• Si vous n'avez pas encore établi et communiqué vos pratiques de facturation à un client, vous pouvez lui envoyer un bref courriel l'informant qu'une facture sera bientôt établie. S'il s'agit d'un client régulier, vous pouvez profiter de cette occasion pour établir vos pratiques de facturation pour l'avenir.

Préparation de la facturation

Les factures nécessitent de nombreuses informations spécifiques, et ces informations doivent être exactes. Pour éviter les erreurs de facturation, posez-vous les questions suivantes :

Qui paie ?

Il arrive que la personne avec laquelle vous traitez directement ne soit pas celle qui paie la facture. Dans certains cas, la personne avec laquelle vous êtes en contact examinera et approuvera votre facture avant de la transmettre à la personne ou au service concerné (par exemple, le service de la comptabilité). Dans d'autres cas, vous enverrez la facture directement à la personne chargée de vous payer. Assurez-vous de savoir à l'avance à qui envoyer la facture.

Quels types de paiement pouvez-vous accepter ?

Certains types de paiement sont faciles pour votre client, mais vous donnent du fil à retordre. D'autres vous simplifient la vie mais compliquent les choses pour votre client. La meilleure solution ? Accepter plusieurs options de paiement différentes, telles que la carte de crédit, le dépôt direct, le chèque et les services de paiement en ligne comme PayPal.

Quelles sont vos conditions de paiement ?

Les conditions de paiement indiquent à votre client la date à laquelle il doit payer. Certains secteurs d'activité ont l'habitude d'utiliser des conditions de paiement spécifiques, telles que 30 jours à compter de la réception (parfois écrit Net 30). Vous pouvez toutefois modifier vos conditions de paiement en fonction de vos besoins. Vous pouvez également proposer des incitations (telles que des remises) pour les paiements anticipés et facturer des frais de retard.

Ensuite, vous devez créer un numéro de facture unique. En général, les factures sont numérotées de manière systématique - par exemple :

• Séquentiellement, par exemple 000023, 000024
• Avec un code client, par exemple SMI0023, JON0024
• Avec la date, par exemple 0522-0023, 1022-0024

Choisissez un système qui vous semble logique et respectez-le.

Rassemblez ensuite les détails de la transaction. Vous pouvez utiliser comme point de départ les caractéristiques énumérées dans la section "Que comprend une facture ?

Enfin, il est temps d'assembler le tout. De nombreux entrepreneurs et free-lances utilisent un modèle de facture dans lequel ils peuvent saisir les informations pertinentes. Vous trouverez de nombreux modèles de factures en ligne ou préenregistrés dans votre logiciel de traitement de texte préféré.

Comment présenter les factures aux clients ?

En général, les factures sont envoyées par courrier électronique aux clients lorsque le travail est terminé. Toutefois, vous pouvez facturer les projets de plus longue durée ou les missions en cours à la fin de chaque mois.

Les factures sont généralement enregistrées au format PDF et jointes à un courriel bref et poli. Ne présentez pas votre facture sous la forme d'un document Word ou d'un autre format de fichier modifiable.

Si vous ne savez pas quoi écrire, voici un modèle simple d'e-mail de facturation :

Objet : Facture pour [détails du projet]

Bonjour [nom du client],

Veuillez trouver ma facture pour [projet] en pièce jointe à cet e-mail. Comme convenu, le montant total est de [montant total dû], payable par [votre mode de paiement préféré] au plus tard le [date d'échéance].

N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. Je vous remercie et me réjouis de travailler à nouveau avec vous.

[Signature, par exemple : "Bien à vous", "Meilleures salutations", etc.]

[Votre nom]

Navigation dans les factures

La facturation peut être difficile à gérer au début. Mais avec un système solide et organisé en place, vous pouvez vous assurer que vos clients vous paient intégralement et à temps. Commencez dès aujourd'hui à facturer en utilisant notre générateur de factures gratuit.