Les retards de paiement des clients créent-ils des problèmes de trésorerie pour votre petite entreprise ?

Ce problème courant peut limiter votre capacité à gérer les dépenses quotidiennes. Heureusement, il existe un moyen d'obtenir rapidement l'argent qui vous est dû grâce à l'affacturage. 

L'affacturage permet de transformer un obstacle financier en un tremplin pour la croissance. Voici comment. 

Qu'est-ce que l'affacturage ?

L'affacturage consiste pour les petites entreprises à vendre leurs factures impayées à une société d'affacturage pour obtenir rapidement des liquidités. La société paie à l'avance à l'entreprise une partie de la valeur de la facture, généralement entre 70 % et 96 %, et reçoit le reste lorsque le client paie la facture (moins une commission). 

Cet arrangement aide les entreprises à maintenir un flux de trésorerie régulier pour leurs besoins quotidiens. L'affacturage de factures est également appelé affacturage de créances ou affacturage de dettes.

Comment fonctionne l'affacturage ?

Voici une explication simple du fonctionnement de l'affacturage :

• Tout d'abord, rien ne change dans la façon dont vous gérez votre petite entreprise. Vous continuez à fournir des produits ou des services à vos clients comme vous le faites habituellement.
• Après avoir livré les produits ou les services, vous envoyez des factures à vos clients pour l'argent qu'ils vous doivent. Ces factures sont appelées "comptes clients" et sont considérées comme un actif car elles représentent des liquidités futures.
• Vous vendez ensuite ces factures impayées à une société d'affacturage. Cette société achète vos factures et vous accorde une avance de trésorerie.
• La société d'affacturage se charge d'encaisser les paiements de vos clients au lieu de vous. Vos clients paieront alors la société d'affacturage.
• Une fois que la société d'affacturage a encaissé les paiements de vos clients, elle vous envoie le reste de l'argent, moins ses frais de service.

Avant de commencer, vous accepterez des conditions spécifiques avec la société d'affacturage, y compris les frais et le montant des liquidités que vous recevrez à l'avance. Lisez et comprenez ces conditions dans le contrat d'affacturage pour éviter les surprises.

ARTICLE CONNEXE - Qu'est-ce que l'affacturage ?

15 erreurs d'affacturage que toute entreprise devrait éviter

Les problèmes de trésorerie figurent en tête de liste des difficultés rencontrées par les chefs d'entreprise. Les clients qui sont en retard dans leurs paiements, ou qui ne les paient pas du tout, grugent votre résultat net. 

L'affacturage peut résoudre ce problème et simplifier la gestion du financement de votre entreprise. En connaissant les erreurs les plus courantes auxquelles les entreprises sont confrontées lorsqu'elles recourent à l'affacturage, vous pourrez les éviter.

Erreur n° 1 : affacturage avant la prestation de services

Ne demandez des avances de fonds aux sociétés d'affacturage qu'après avoir fourni les services. Les sociétés d'affacturage vérifient chaque facture pour s'assurer que les services ont bien été fournis. Si ce n'est pas le cas, vous ne recevrez pas d'avance. 

Erreur n° 2 : Ne pas comprendre les conditions de paiement

Assurez-vous de bien comprendre chaque partie de votre contrat avec la société d'affacturage. Si vous omettez certains détails, vous risquez d'être confronté à des coûts cachés ou à des problèmes ultérieurs. Demandez toutes les informations relatives à l'affacturage à votre prêteur et prenez le temps de lire les petits caractères. Comprenez tous les termes relatifs aux frais, aux calendriers de paiement et aux durées des contrats. Vous devez savoir exactement ce que vous acceptez. 

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Erreur n° 3 : Utiliser l'affacturage pour des projets à long terme 

L'affacturage est utile pour les besoins de liquidités rapides ou les factures dont vous savez qu'elles ne seront pas payées à temps. Mais il n'est pas idéal pour les projets à long terme. Le financement à long terme est généralement assorti de taux d'intérêt moins élevés que l'affacturage pour petites entreprises. Il est préférable d'explorer des options telles qu'un prêt commercial ou une ligne de crédit, qui offrent généralement des conditions favorables.

Erreur n° 4 : Mise en place tardive des processus comptables

Mettez en place vos pratiques comptables dès le démarrage de votre entreprise. Une comptabilité efficace vous aide à gérer les factures et les flux de trésorerie. Elle facilite également la collaboration avec une société d'affacturage, car vos dossiers financiers sont en ordre. Le fait de retarder cette mise en place peut entraîner de la confusion et des problèmes financiers par la suite.

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Erreur n° 5 : Ne pas fournir les documents nécessaires 

Fournissez immédiatement tous les documents requis à votre société d'affacturage. Ces documents prouvent que vos factures sont valables et que les services sont complets. Les documents manquants retardent le processus d'affacturage des petites entreprises, ce qui retarde votre accès aux liquidités.

Erreur n° 6 : Envoyer des paiements au mauvais endroit 

Veillez toujours à ce que les paiements des clients soient envoyés à la bonne adresse ou au bon compte. Les erreurs peuvent entraîner des pertes de fonds ou des problèmes de confidentialité. Dans les grandes entreprises, le mauvais service peut même recevoir votre facture - vérifiez donc les coordonnées.

Erreur n° 7 : Se laisser abuser par des frais cachés

Lisez tous les petits caractères de votre contrat d'affacturage pour comprendre le taux d'affacturage réduit, c'est-à-dire les frais que vous payez pour le service. Soyez attentif aux autres coûts cachés potentiels, y compris les frais liés aux vérifications de solvabilité, au service mensuel ou au remboursement anticipé. Assurez-vous de bien comprendre toutes les modalités de paiement et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Erreur n° 8 : Ne pas tenir les clients informés

Parlez à vos clients de l'utilisation d'une société d'affacturage. Expliquez-leur pourquoi vous avez choisi de travailler avec une société d'affacturage, ce que cela signifie pour eux, et donnez-leur le nom de la société. Informez-les avant que la société d'affacturage ne les contacte. Une telle ouverture permet d'éviter toute confusion et de préserver la solidité de vos relations, même en cas d'impayés.

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Erreur n° 9 : Ne pas demander d'avances de fonds 

En tant que chef d'entreprise, vous devez connaître le montant des liquidités que vous recevrez à l'avance de la société d'affacturage. Vérifiez si ce montant est suffisant pour répondre à vos besoins immédiats. Si ce n'est pas le cas, vous risquez de manquer d'argent pour vos activités quotidiennes.

Erreur n° 10 : Envoyer les factures en retard

Envoyez vos factures dès que votre produit est livré ou que votre service est terminé. Si vous tardez à le faire, vous risquez de perturber votre trésorerie. Les clients ont souvent leurs propres cycles de paiement et si votre facture arrive en retard, elle risque de ne pas être prise en compte dans le cycle en cours, ce qui retardera votre paiement.

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Erreur n° 11 : Ne pas tenir compte de la nécessité d'un plan de sauvegarde

S'appuyer uniquement sur l'affacturage peut s'avérer risqué pour une entreprise. Cela est particulièrement vrai si la société d'affacturage modifie ses conditions de paiement ou s'il y a des problèmes avec l'approbation des factures. Prévoyez un plan de secours (comme un prêt commercial ou une ligne de crédit) pour la gestion des flux de trésorerie si l'affacturage ne répond plus à vos besoins.

Erreur n° 12 : Ignorer l'impact sur les relations avec les clients

Certaines entreprises ne réfléchissent pas à la manière dont l'affacturage peut affecter leurs relations avec leurs clients. Soyez honnête lorsque vous faites appel à une société de financement, car les clients peuvent être inquiets ou confus lorsqu'ils sont contactés par un tiers pour un paiement.

Erreur n° 13 : Ne pas prévoir la fin du contrat d'affacturage 

Sachez ce qui se passe lorsque le contrat d'affacturage prend fin. Y a-t-il des frais de clôture ? Qu'advient-il des factures impayées ? Avoir toutes les réponses à ces questions peut vous aider à mettre en place une stratégie de sortie qui vous évitera de vous endetter.

Erreur n° 14 : Ne pas utiliser de système de facturation

Le fait de ne pas utiliser un système de facturation peut entraîner une désorganisation des dossiers financiers et des retards de paiement. Un système de facturation fiable, tel que Invoice Simple, vous aide à gérer les factures afin qu'elles soient envoyées à temps et qu'elles fassent l'objet d'un suivi précis. Ce processus est utile lorsque vous travaillez avec une société d'affacturage afin d'éviter les complications dans le traitement des paiements.

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Affacturage de factures : Ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire

L'affacturage vous permet d'obtenir la majeure partie de votre fonds de roulement dès maintenant, au lieu d'attendre que les clients paient leurs factures. Mais il y a beaucoup de choses à prendre en compte avant de décider si cette solution convient à votre entreprise. Voici ce qu'il faut faire et ne pas faire lorsque l'on envisage de recourir à l'affacturage pour les petites entreprises.

Faire :

• Réapprovisionner les stocks. Utilisez les liquidités rapides de l'affacturage pour maintenir votre stock afin de ne jamais manquer de ce dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre entreprise.
• Payez vos employés. Les fonds immédiats de l'affacturage peuvent vous aider à payer les salaires à temps. Cela permet à votre équipe d'être satisfaite et de disposer d'une main-d'œuvre fiable.
• Réparer l'équipement. Si l'équipement a besoin d'être réparé, vous pouvez utiliser les fonds de l'affacturage pour couvrir ces coûts, évitant ainsi des temps d'arrêt dans vos opérations.
• Développez votre entreprise. L'affacturage peut vous fournir le capital commercial dont vous avez besoin pour investir dans le développement de votre entreprise. Utilisez-le pour pénétrer de nouveaux marchés ou intensifier vos efforts de marketing.

Ne le faites pas :

• Ne recourez pas à l'affacturage si vous n'avez pas beaucoup de clients. L'envoi de factures à quelques clients seulement est plus risqué pour la société d'affacturage.
• Ne négligez pas l'impact sur vos relations avec vos clients. L'entreprise que vous choisirez sera chargée de percevoir les paiements de vos clients. Si elle est trop sévère, elle risque de mécontenter les clients.
• Ne négligez pas les éventuels coûts supplémentaires. Si un client ne paie pas, vous devrez peut-être payer l'argent vous-même, surtout si vous n'avez pas choisi l'affacturage sans recours. (Dans ce cas, la société d'affacturage couvre la perte si la facture n'est pas payée). Les clients à haut risque, tels que ceux qui ont une faible cote de crédit, peuvent également entraîner des frais plus élevés.
• Ne perdez pas le contrôle de la facturation. Étant donné que la société d'affacturage s'occupe de l'encaissement des factures, vous ne contrôlez pas cette partie de votre activité. Veillez à ce que la société d'affacturage traite les clients de manière équitable afin de maintenir de bonnes relations.

L'utilisation judicieuse de l'affacturage peut réellement aider votre petite entreprise à mieux gérer son argent. Assurez-vous de bien comprendre les avantages et les inconvénients avant de prendre votre décision.

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