Maîtriser l'art de la création de factures vous permettra d'être un freelance plus performant. Vous impressionnerez vos clients par votre professionnalisme. Et vous serez payé plus rapidement.

Il existe différentes façons de rédiger une facture pour un travail en free-lance. Il y a également quelques éléments clés que vous devez inclure chaque fois que vous en produisez une.

Dans ce guide, nous couvrons tout ce que vous devez savoir sur la facturation en tant que freelance. Lisez la suite pour savoir comment rédiger une facture comme un freelance chevronné. Nous partageons également des conseils pour vous assurer que vos factures vous aident à générer un revenu fiable.

Pourquoi vous devez savoir comment rédiger une facture pour un travail en free-lance ?

Vous devez savoir comment rédiger une facture afin d'être payé à temps.

Votre facture est en quelque sorte votre ticket d'entrée pour générer un revenu. Ce document est une demande formelle de paiement pour des produits ou des services rendus. En tant que freelance, vous constaterez que plus vous maîtrisez la facturation, plus il vous sera facile d'obtenir des rentrées d'argent fiables.

En réalité, vos clients ne vous paieront probablement pas tout de suite. Il y a de fortes chances qu'ils soient aussi occupés que vous. Cela signifie que si vous payer prend du temps et de l'énergie, ils risquent de mettre cela de côté pendant quelques jours, voire quelques semaines.

Et si votre facture ne contient pas les informations correctes, ou si elle n'est pas formatée correctement avec des conditions de paiement raisonnables et des informations claires, vous risquez d'attendre encore plus longtemps.

Une enquête récente a révélé que 74 % des free-lances ne sont pas régulièrement payés à temps. Près de 60 % d'entre eux se voient réclamer 50 000 dollars ou plus pour un travail déjà effectué.

Malheureusement, les factures tardives et impayées peuvent entraîner des problèmes de trésorerie. Vous pouvez également être amené à passer du temps à poursuivre vos clients pour des retards de paiement. Mais lorsque vous savez comment rédiger correctement une facture, vous pouvez minimiser les retards de paiement et vous concentrer davantage sur le développement de votre activité de freelance.

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Comment créer une facture pour un travail en free-lance ?

Traditionnellement, les free-lances utilisaient des factures papier pour demander des paiements et suivre l'évolution de leurs revenus. Aujourd'hui, la quasi-totalité de la facturation des free-lances se fait par voie électronique.

Les factures numériques sont environ 70 % moins chères pour les petites entreprises. Elles sont également plus faciles à gérer car vous pouvez les stocker sous forme numérique.

Vous pouvez toujours imprimer vos factures et envoyer une copie papier à votre client. Mais pour créer une facture, vous commencerez par utiliser votre ordinateur portable ou un autre appareil numérique. À partir de là, vous pouvez choisir d'en créer une vous-même à l'aide d'un outil de création de documents, d'utiliser un modèle ou d'opter pour la facilité et d'utiliser un logiciel.

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Créez vous-même une facture

Vous pouvez utiliser des outils de création de documents courants tels que Google Docs ou Microsoft Word pour rédiger votre facture. Vous pouvez y ajouter du texte, votre logo ou d'autres détails, même s'il vous faudra peut-être un peu de travail pour obtenir la mise en forme souhaitée.

Cette option peut être intéressante si vous souhaitez une facture de base et que vous n'avez pas besoin d'un processus reproductible. En bref, si vous voulez créer quelque chose de simple et de rapide, et que vous ne vous souciez pas de son apparence, cette option fonctionne bien.

Cependant, votre facture risque de ne pas paraître professionnelle. De plus, il est facile d'oublier des détails importants lorsqu'on crée une facture à partir de zéro.

Commencez par un modèle de facture pour freelance

Deuxième option : les modèles.

Un modèle de facture a déjà un cadre en place. Il vous suffit de remplir les détails, puis d'envoyer votre message par courrier électronique, par la poste ou par tout autre canal de votre choix.

Les modèles de factures pour freelances sont très utiles, car ils contiennent toutes les données de base. Vous pouvez les enregistrer sous forme numérique, ce qui vous permet d'y accéder facilement lorsque vous devez créer une nouvelle facture. 

Mais vous pouvez rencontrer des problèmes. En utilisant uniquement des modèles, vous ne disposez pas d'un système centralisé pour faciliter le stockage. Vous devez créer un système manuel pour savoir quand vos factures sont payées et quand vous devez relancer vos clients. Si vous êtes un travailleur indépendant à temps plein ou si vous travaillez avec de nombreux clients, vous aurez besoin d'une solution plus efficace, comme un logiciel de facturation.

Utiliser un logiciel de facturation

L'utilisation d'un logiciel est probablement le moyen le plus rapide et le plus efficace d'établir une facture pour un travail indépendant.

Un logiciel de facturation dédié comme Invoice Simple vous permet :

• Remplir des factures préétablies
• Personnalisation selon les besoins, y compris la possibilité d'ajouter votre marque
• Fixer les conditions de paiement souhaitées
• Envoyez votre facture par voie électronique
• Stockez toutes vos factures dans un système sécurisé basé sur le cloud
• Envoyer des factures en déplacement à partir d'un appareil mobile
• Ajoutez des liens de paiement sécurisés pour permettre à vos clients de vous payer plus rapidement.

Vous bénéficierez également de fonctions d'automatisation.

• Les clients reçoivent des rappels automatiques pour vous payer.
• Vous recevez des notifications lorsque vos factures sont consultées ou payées.

Les logiciels de facturation nécessitent une légère courbe d'apprentissage. Mais à long terme, c'est la meilleure option pour les freelances professionnels. Il y a moins de travail et beaucoup plus de tranquillité d'esprit. 

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Ce qu'il faut inclure dans votre facture de freelance

Quelle que soit la méthode utilisée, votre facture doit contenir les bonnes informations pour vous aider à être payé. Les factures sont également utilisées pour les audits, le suivi et l'analyse financière, ainsi que pour la préparation des impôts.

En bref, il s'agit de documents importants dont votre entreprise a besoin pour bien fonctionner. Ainsi, que vous ayez une activité d'appoint en tant que freelance ou que vous construisiez une carrière de freelance à six chiffres, sachez que les petits détails ont leur importance.

Voici neuf éléments que toute facture d'un freelance doit posséder :

1. Informations sur l'entreprise

Indiquez les coordonnées de votre entreprise dans l'en-tête. Ces informations sont généralement placées dans le coin supérieur gauche.

Vous y inscrirez le nom de votre entreprise. Si vous n'avez pas enregistré de nom commercial, vous pouvez utiliser votre propre nom. Dans ce cas, vous êtes considéré comme un entrepreneur individuel. Vous pouvez toujours utiliser un nom commercial à des fins de marketing. Mais vous indiquerez votre nom (celui que vous utilisez pour déclarer vos impôts) sur la facture.

Si vous avez un nom commercial, indiquez les deux.

Vous inclurez également votre :

• Adresse postale
• Site web
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone

2. Logo

Si vous avez un logo, faites-le figurer sur votre facture à côté de vos coordonnées. Vous pouvez également personnaliser votre facture en utilisant les couleurs de votre marque.

Si vous n'avez pas de logo, ne vous inquiétez pas. Il n'est pas nécessaire pour créer une facture de freelance. Il ajoute toutefois une touche de professionnalisme et contribue à la création d'une marque.

3. Informations sur les clients

Les informations relatives au client figurent dans le coin supérieur droit. Indiquez les mêmes informations que celles que vous avez fournies pour votre entreprise :

• Nom de l'entreprise
• Nom du contact
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Courriel

Ces informations vous seront utiles pour vos archives internes.

4. Numéro de la facture

Chaque facture porte un numéro. Ce numéro vous permet, ainsi qu'à votre client, de suivre vos paiements.

Le numéro de la facture doit figurer en haut du document, généralement juste en dessous des coordonnées. Il doit également être chronologique. Ainsi, si votre dernière facture portait le numéro 022, la suivante devrait porter le numéro 023.

5. Date de la facture

La date de la facture, c'est-à-dire la date d'envoi, est un autre élément important pour l'archivage. Vous pouvez utiliser la date de la facture pour organiser vos factures. En cas de divergence avec votre client, vous pouvez vous référer à la facture en utilisant la date et le numéro de la facture.

6. Date d'échéance du paiement

Indiquez également la date d'échéance du paiement. Vous pouvez la fixer à la date de votre choix, mais il est courant de choisir 15, 30 ou 60 jours après l'envoi.

En général, les freelances demandent à être payés dans un délai de 30 jours ou moins. Les échéances plus longues sont une bonne option pour les paiements importants, et les échéances plus courtes conviennent pour les paiements plus modestes.

7. Détails du travail

Cette section est la viande et les pommes de terre de votre facture. Elle comprend

• Le service fourni
• Description du service
• Coût par unité
• Quantité
• Sous-total

Pour vous donner une idée de l'aspect de cette section, voici un exemple de détails concernant le travail d'un graphiste indépendant :

Service	Description	Coût	Quanité	Sous-total
Création de logo	Conception de 3 nouvelles options de logo	50 $/heure	3	$150
Conception d'illustrations	Création de graphiques uniques pour 2 posts sociaux	50 $/heure	2	$100

Prenez le temps d'examiner chaque ligne avant d'envoyer votre facture. Vous devez vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs. Les erreurs sont un moyen infaillible de créer des retards de paiement et des maux de tête pour vous et votre client.

8. Coût total

Une fois que vous avez dressé la liste de tous vos postes dans la section détaillant votre travail en free-lance, vous additionnez tous les sous-totaux pour obtenir le coût total de votre facture.

Avec un logiciel de facturation, les calculs sont faits pour vous. Si vous utilisez un modèle de facture pour freelance ou si vous créez votre propre facture, veillez à vérifier vos calculs deux fois !

9. Mode et conditions de paiement

Les conditions de paiement indiquent à votre client comment vous payer.

Si vous envoyez une facture numérique à l'aide d'un logiciel de facturation, vous pouvez donner à vos clients la possibilité de vous payer par voie électronique. Il lui suffit alors de cliquer sur un lien, d'entrer ses coordonnées et de payer en utilisant l'une des méthodes que vous autorisez, comme le virement bancaire ou la carte de crédit.

Vous pouvez également présenter d'autres options, telles que le paiement par chèque, en espèces ou par un service de paiement tel que PayPal ou Venmo.

C'est tout ce qu'il y a à faire. Vous pouvez maintenant envoyer votre facture et attendre votre paiement. Une fois que vous avez rédigé une facture pour votre travail en free-lance, vous pouvez utiliser le même processus pour toutes vos futures factures.

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4 conseils pour rédiger une facture pour un travail en free-lance

Vous vous demandez pourquoi vous n'êtes toujours pas payé à temps ? Les retards de paiement existent. Mais vous pouvez réduire le nombre de factures impayées et en retard grâce à ces conseils.

• Ajoutez des remises anticipées ou des pénalités de retard. Ces mesures inciteront les clients à vous payer à temps.
• Personnalisez vos factures. Un simple mot de remerciement ou un message personnel adressé à votre client peut contribuer à renforcer vos relations.
• Soyez cohérent. Ne changez pas le formatage que vous utilisez à chaque fois que vous facturez. Une présentation et un processus cohérents vous faciliteront la tâche, ainsi qu'à vos clients.
• Proposez à vos clients des moyens de paiement simples. Moins il faut de temps pour payer votre facture, plus vous serez payé rapidement.