Comment rédiger un e-mail de facture en souffrance (et faire face au ghosting)

En tant que freelance ou chef d'entreprise, il y a de fortes chances que vous ayez dû envoyer au moins une fois un courriel de facture en souffrance ou un rappel de paiement. En fait, 54 % des entreprises subissent actuellement des retards de paiement en raison de problèmes liés à la pandémie.

Il peut être difficile de trouver la bonne formulation, mais avec un peu d'aide, vous pouvez facilement rédiger un message qui incitera vos clients à payer.

Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils sur la manière de rédiger un courriel de facture en souffrance qui vous permettra d'être payé plus rapidement. Nous vous fournirons même des exemples d'e-mails pour vous assurer que votre communication est claire et efficace.

Qu'est-ce qu'un courriel de facture en souffrance ?

Un courriel de facture en souffrance est un message de rappel que vous envoyez à un client qui n'a pas payé sa facture dans les délais convenus. Ce type d'e-mail est aussi parfois appelé "avis de retard de paiement" ou "e-mail de facture en souffrance".

L'envoi d'un courrier électronique concernant une facture en souffrance peut attirer efficacement l'attention de votre client et l'inciter à prendre des mesures.

Le meilleur moment pour envoyer un courrier électronique concernant une facture en souffrance varie en fonction de votre situation personnelle et des conditions de paiement que vous avez convenues avec votre client. Il est toujours préférable de privilégier le plus tôt possible. Vous vous assurerez ainsi que votre facture ne se perdra pas dans la masse et que vous serez payé en temps voulu.

LIRE LA SUITE : Facture ou facture : une facture est-elle la même chose qu'une facture ?

Comment rédiger un courriel concernant une facture en souffrance (avec exemples)

Demander de l'argent (même si on vous le doit) peut être un sujet difficile à aborder. Pourtant, vous avez fourni le travail et vous méritez d'être payé. Étant donné que 49 % des factures sont en souffrance, le suivi de vos clients est essentiel pour maintenir votre entreprise à flot.

La première étape consiste à envoyer un courriel de suivi dès que le paiement est en retard. Il est préférable de le faire dans le cadre de votre fil de discussion initial, afin que tout soit regroupé en un seul endroit. Si le fait de répondre à votre fil d'e-mails existant ne fonctionne pas, il est temps d'envoyer un e-mail de suivi séparé.

Plus vous le faites tôt, plus vous avez de chances d'être payé rapidement. Si vous ne savez pas quoi dire, ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider.

Etiquette des courriels en retard

Avant de vous lancer dans la rédaction d'un modèle d'e-mail relatif à une facture en souffrance, il est important de comprendre quelques règles d'étiquette :

• Restez professionnel. Ce n'est pas le moment de se laisser aller à l'émotion ou à la colère, car cela ne ferait qu'aggraver la situation.
• Indiquez clairement ce qui est dû et la date d'échéance du paiement. Indiquez le numéro et la date de la facture, afin qu'il n'y ait pas de confusion sur ce que l'on vous demande de payer.
• Soyez direct. Allez droit au but et évitez de tourner autour du pot.
• Proposez une solution. S'il a des difficultés à effectuer ses paiements, proposez-lui une solution de rechange, comme le fractionnement des paiements ou le report de la date d'échéance.

Soyez créatif avec votre ligne d'objet

Avec le grand nombre d'e-mails qui inondent chaque jour nos boîtes de réception, il peut être difficile de faire remarquer son message. C'est pourquoi il est important de rédiger une ligne d'objet claire et attirant l'attention pour votre courriel concernant les factures en souffrance.

Voici quelques exemples de lignes d'objet efficaces pour les courriels concernant des factures en souffrance :

• "Facture #12345 - Paiement en retard".
• "Urgent : Facture #12345 en souffrance"
• "Rappel - La facture n° 12345 requiert votre attention".

LIRE LA SUITE : Qu'est-ce que le rapprochement des factures ?

Exemples de courriels de factures échues

Vous pouvez adopter différentes approches pour assurer le suivi d'une facture en souffrance, en fonction des conditions de paiement et/ou de l'importance du retard de paiement.

Si vous écrivez un courrier électronique relatif à un retard de paiement en guise de suivi général après la date d'échéance de la facture, un courrier électronique simple et direct suffira.

Modèle d'e-mail de date d'échéance récente

Objet : Facture #12345 - Paiement en retard

Bonjour [Nom du client],

J'espère que vous allez bien. Je voulais juste faire un suivi avec vous au sujet de la facture #12345 d'un montant de [$Amount]. Le paiement était dû le [Date] et est maintenant en retard. J'ai joint la facture pour vous faciliter la tâche.

Lorsque vous en aurez l'occasion, j'apprécierais une réponse confirmant le paiement et vérifiant que vous avez reçu la facture. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide concernant les options de paiement, n'hésitez pas à me le faire savoir.

Je vous remercie pour le temps que vous m'avez accordé,

[Votre nom]

Modèle d'e-mail pour les retards de paiement

Si la facture est très en retard, vous pouvez être plus direct dans votre langage afin d'obtenir une réponse et/ou un paiement.

Objet : Urgent : Facture #12345 en souffrance

Bonjour [Nom du client],

J'espère que vous allez bien. Je vous écris pour faire le suivi de la facture n° 12345 d'un montant de [$Amount]. Le paiement était dû le [date] et est maintenant en retard de [durée]. Je joins votre facture pour référence.

Je comprends qu'il y a parfois des imprévus et que les paiements peuvent être retardés. Si vous avez besoin d'aide pour effectuer le paiement ou si vous avez besoin de plus de temps, veuillez m'en informer afin que nous puissions trouver une solution.

Pouvez-vous envoyer une réponse confirmant le paiement et vérifiant que vous avez reçu la facture ?

Je vous remercie pour le temps que vous m'avez accordé,

[Votre nom]

Modèle de courriel d'avis final

Si vous n'avez reçu aucune réponse à vos précédentes tentatives de recouvrement, il peut s'avérer nécessaire d'envoyer un avis de recouvrement. Ce type d'e-mail de facture en souffrance doit être réservé aux cas extrêmes où plusieurs tentatives de recouvrement sont restées infructueuses.

Objet : Rappel - La facture n° 12345 requiert votre attention

Bonjour [Nom du client],

Ceci est un message urgent concernant la facture #12345 d'un montant de [$Amount]. Le paiement était dû le [Date] et est maintenant en retard de [durée].

J'ai tenté de vous contacter à plusieurs reprises au sujet de cette facture, mais je n'ai pas reçu de réponse.

Conformément à notre accord initial, veuillez noter que des frais de retard supplémentaires de [montant] peuvent être appliqués pour chaque jour supplémentaire de retard de paiement. Si je ne reçois pas le paiement intégral au plus tard le [date], je me réserve le droit de faire recouvrer ce compte.

Veuillez me contacter dès que possible.

[Votre nom]

[Bonus : Voir notre modèle de facture].

Comment gérer le silence radio des factures ?

Si vous avez envoyé un courriel concernant une facture en souffrance et que vous n'avez toujours pas reçu de réponse de la part du client, vous pouvez prendre quelques mesures pour l'inciter à vous répondre.

Appelez-les (et soyez humains)

Tout d'abord, essayez de les appeler. S'il ne répond pas ou si vous tombez sur sa boîte vocale, laissez-lui un bref message lui indiquant que vous assurez simplement le suivi d'une facture et qu'il est prié de vous rappeler. Cette touche personnelle peut être juste ce dont ils ont besoin pour se rappeler qu'ils vous doivent de l'argent.

Il est important d'être humain dans vos interactions. Cet e-mail de facture en souffrance n'est probablement qu'une petite partie de votre relation avec le client. Si vous souhaitez maintenir une bonne relation de travail avec eux, il est important de gérer cette situation d'une manière qui ne nuise pas à cette relation.

Envoyer une lettre certifiée (ou un autre type de notification officielle)

Si vous avez essayé de téléphoner et que vous n'avez toujours pas de réponse, la prochaine étape consiste à envoyer une lettre certifiée. Cette mise en demeure suscite généralement une réponse du client, ne serait-ce que pour vous informer qu'il l'a reçue.

À ce stade, vous pouvez également faire appel à une agence de recouvrement. Si vous décidez de suivre cette voie, faites vos recherches et ne travaillez qu'avec une agence réputée.

Que faire si vous vous faites complètement ignorer ?

Malheureusement, il arrive que vous fassiez tout ce qu'il faut et que vous vous fassiez quand même éconduire par un client. Si cela se produit, ne le prenez pas personnellement - il est courant pour les entreprises de toutes tailles d'être confrontées à des retards de paiement.

Engager une action en justice

Si un client ignore officiellement vos demandes de paiement, vous pouvez engager une action en justice. Un avocat peut envoyer une lettre officielle en votre nom. Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez intenter une action en justice. Il s'agit toutefois d'une solution de dernier recours, car elle risque de nuire à vos relations avec le client (et de coûter cher).

Adhérer à une association professionnelle

Si vous êtes aux prises avec des retards de paiement, envisagez d'adhérer à une association professionnelle. Une association commerciale est une organisation qui représente les intérêts d'une industrie ou d'un groupe d'entreprises particulier. Ces organisations disposent généralement de ressources utiles pour les entreprises confrontées à des problèmes tels que les retards de paiement.

Par exemple, la National Association of Realtors (NAR) est une association professionnelle qui représente les agents et les courtiers immobiliers aux États-Unis. L'organisation fournit à ses membres des ressources telles que la formation, le soutien marketing et la défense des intérêts.

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Vérifier les options d'affacturage

Si vous avez vraiment du mal à joindre les deux bouts, vous pouvez envisager l'affacturage. Il s'agit pour une entreprise de vendre ses factures à un tiers à un taux réduit afin d'obtenir l'argent immédiatement.

Bien que cette option puisse être utile dans certaines situations, il est important de se rappeler qu'elle comporte certains risques. Assurez-vous de bien comprendre toutes les conditions avant d'aller de l'avant.

Naviguer dans les courriels de factures en souffrance

Quelle que soit la voie que vous décidez d'emprunter, n'oubliez pas que vous disposez d'options en ce qui concerne les factures en souffrance. En suivant ces conseils simples et en utilisant nos exemples d'e-mails de factures en souffrance comme guide, vous pouvez être certain que vous faites tout ce qui est en votre pouvoir pour recouvrer le paiement rapidement et efficacement.

Pour plus d'informations sur la gestion des factures impayées, consultez notre blog avec des conseils sur les factures impayées pour les freelances et les PME.

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