Si vous vous êtes déjà demandé comment créer une agence de voyages, cet article est fait pour vous. Il s'agit d'un guide complet pour les entrepreneurs en herbe, avec des conseils pour démarrer votre activité dès aujourd'hui. 

Vous découvrirez étape par étape les éléments essentiels de la création d'une agence de voyages, notamment : 

• Création d'un plan d'entreprise 
• Comprendre les licences et les certifications 
• Estimation des coûts de démarrage 
• Mise en place d'une présence en ligne ou physique 
• Commercialisation de votre entreprise 

Vous obtiendrez également des conseils sur la gestion des clients et l'envoi des factures. Vous trouverez également des conseils pour configurer votre logiciel de comptabilité afin de facturer vos clients et de générer des revenus. 

Plongeons dans le vif du sujet.  

Pourquoi créer une agence de voyages ? Avantages et opportunités 

Créer sa propre agence de voyages présente de nombreux avantages. Tout d'abord, cela vous permet de travailler pour vous-même. Vous avez généralement vos propres horaires et vous n'avez pas à rendre compte à un patron. 

De nombreux aspirants agents de voyage envisagent de créer une agence de voyage à partir de leur domicile afin de ne pas avoir à se préoccuper des déplacements ou de la gestion d'un bureau physique.  

Vous pouvez également exercer ce métier sans diplôme d'études supérieures. Toutefois, des cours de commerce, de géographie ou de langues étrangères sont un plus. 

Si vous aimez voyager, le métier d'agent de voyage sera sans aucun doute intéressant. Vous pouvez en apprendre davantage sur les différentes destinations et même obtenir des réductions pour vos propres vacances. 

Pendant une dizaine d'années, au début des années 2000, les agences de voyage sont tombées en désuétude. Cela s'explique en grande partie par l'avènement de l'internet et de l'auto-réservation de vols et d'hôtels. Mais finalement, cette interconnexion mondiale a entraîné un énorme boom des voyages.  

Aujourd'hui, les agences de voyage font un retour en force. De nombreuses personnes souhaitent effectuer des voyages longs et complexes qu'elles ne peuvent pas organiser elles-mêmes. Ou bien ils veulent être assistés en cas de problème. Pensez par exemple à des vols annulés ou à des hébergements surréservés. 

Selon le Bureau américain des statistiques des transports, 1,6 % des vols américains ont été annulés entre janvier et septembre 2024. Près de 40 % ont été retardés au cours du premier semestre. 

Compte tenu des histoires d'horreur concernant les problèmes de voyage, tant aux États-Unis qu'à l'étranger, il y a certainement un besoin d'aide en matière de rebooking. Heureusement, les perspectives pour les agents de voyage sont bonnes, l'emploi devant croître de 3 % aux États-Unis au cours de la prochaine décennie. 

Création d'un plan d'affaires pour une agence de voyages 

Pour créer une agence de voyages, vous devez disposer d'un plan d'entreprise, comme pour toute autre entreprise. Ce plan vous servira de feuille de route lors du démarrage de votre entreprise. Il vous sera également demandé si vous souhaitez obtenir un prêt commercial ou une ligne de crédit. 

Les plans d'affaires sont tous structurés de la même manière. Mais les détails sont spécifiques à votre secteur d'activité et à votre entreprise : 

• Résumé - une vue d'ensemble de votre entreprise et des raisons pour lesquelles vous l'avez créée 
• Étude de marché - vos clients types et la concurrence des agences de voyage 
• Structure de l'entreprise - si vous avez des employés et comment vous vous êtes constitué en société 
• Services offerts - ce que vous offrez à vos clients et vos tarifs 
• Projections financières - comptes de résultat 
• Objectifs de l'entreprise - pour le démarrage et pour les cinq prochaines années 

Consultez un expert-comptable (CPA) lors de l'élaboration des aspects fiscaux du plan d'affaires de l'agence de voyages. Votre expert-comptable peut également vous aider à remplir vos déclarations d'impôts. 

ARTICLE CONNEXE: Déclarations fiscales des petites entreprises : Tout ce que les propriétaires d'entreprise doivent savoir 

Licences, permis et frais de démarrage pour les agences de voyage 

Aucune licence d'agence de voyage n'est actuellement exigée aux États-Unis. Toutefois, certains États et certaines municipalités exigent que vous vous enregistriez en tant qu'agent de voyage. 

Prévoyez-vous de vendre des voyages à forfait sur d'autres marchés anglophones ? Vous devrez obtenir une licence et une caution au Royaume-Uni et dans certaines juridictions canadiennes. Aucune licence n'est requise en Australie. Il est toutefois recommandé d'obtenir une accréditation, par exemple auprès de l'Australian Federation of Travel Agents (AFTA). 

De même, la certification et la formation d'agent de voyage sont fortement recommandées aux États-Unis. Voici quelques exemples de qualifications que vous pourriez souhaiter obtenir : 

• L'Institut du voyage 
• Association internationale des compagnies de croisière 
• Association mondiale des voyages d'affaires 
• Société américaine des conseillers en voyages 
• Association des voyagistes des États-Unis 
• Association américaine du tourisme 

Avez-vous l'intention de réserver des voyages internationaux ? Dans ce cas, vous devez demander l'accréditation de l'Association internationale du transport aérien (IATA). Cette accréditation vous donne également accès au plan de facturation et de règlement (BSP) de l'IATA pour réserver des billets d'avion. 

Il convient de noter que les accréditations susmentionnées sont indispensables si vous souhaitez exercer en tant qu'agent de voyages indépendant. Mais deux autres options s'offrent à vous : 

• Franchise d'agence de voyage- partie d'une marque existante, qui peut ou non disposer de sa propre accréditation. 
• Travailler avec une agence d'accueil- une organisation faîtière qui dispose de sa propre accréditation 

Vous seul pouvez décider du modèle d'entreprise qui vous convient le mieux. 

C'est un bon endroit pour mentionner les coûts de démarrage pour les nouvelles agences de voyages. En fonction de votre mode de fonctionnement et de votre situation géographique, vous devez tenir compte de ces dépenses potentielles : 

• Frais de licence ou d'enregistrement 
• Accréditation et cours 
• Assurance des entreprises (cyber, responsabilité civile, etc.) 
• Logiciel de voyage et d'itinéraires 
• Logiciel de gestion de la relation client (CRM) 
• Logiciel de comptabilité et de facturation 
• Matériel et fournitures de bureau 
• Honoraires du comptable ou de l'avocat 
• Frais de constitution 
• Publicité 
• Divertir et socialiser 
• Besoins en espace physique (loyer, mobilier, etc.) 
• Service de répondeur pour les contacts en dehors des heures de bureau 

Comment créer une agence de voyage physique ou en ligne ? 

Pour attirer des clients, vous devez être présent en ligne. Vous pouvez également souhaiter disposer d'un emplacement physique. Parlons d'abord de votre activité en ligne. 

Vous devez disposer d'un site web comprenant les pages suivantes : 

• Page d'accueil contenant des informations générales sur votre entreprise et votre proposition de vente unique (PVA) ou ce qui vous distingue des autres. 
• Page d'accueil avec vos antécédents et vos qualifications 
• Page des services avec une liste des services que vous proposez (tarification facultative) 
• (Facultatif) page de témoignages et d'avis de clients satisfaits 
• Page de contact avec des informations sur la façon de vous joindre 
• (Facultatif) page de blog pour informer les lecteurs sur les voyages 

Veillez à ce que le site contienne un grand nombre de mots que vos clients idéaux utiliseraient lorsqu'ils recherchent un conseiller en voyages en ligne. C'est ce qu'on appelle l'optimisation pour les moteurs de recherche (SEO). 

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES: Le guide simple pour créer le site web de votre petite entreprise 

Vous devez également être présent sur les médias sociaux. Plutôt que d'essayer de gérer des comptes sur toutes les plateformes, choisissez-en deux où vos clients sont le plus susceptibles de se retrouver. Créez un profil ou une page d'entreprise plutôt qu'un profil personnel. 

N'oubliez pas non plus de créer des comptes sur quelques sites d'évaluation. Un profil sur Google Reviews ou Yelp permet aux clients de laisser des commentaires afin d'attirer d'autres clients. 

Enfin, vous pouvez faire de la publicité en ligne. Selon l'endroit où se trouvent vos clients, il peut s'agir d'annonces Google ou Facebook, ainsi que d'annonces dans les médias locaux. 

Disposer d'un emplacement physique peut s'avérer coûteux. Mais cela peut en valoir la peine si vous pouvez générer un trafic piétonnier important. Par exemple, avoir un bureau dans un grand immeuble de bureaux ou au centre de la ville peut s'avérer payant. Encore une fois, il s'agit d'être là où se trouvent vos clients. 

L'objectif principal d'une présence physique est de faire savoir aux gens que vous êtes là et ce que vous faites. Veillez à ce que la signalisation identifie l'entreprise et à ce qu'elle soit attrayante pour les clients. De belles affiches de voyage, comme au 20e siècle, sont toujours un excellent moyen d'attirer les visiteurs ! 

Gestion des clients et envoi de factures 

Vos clients comptent sur vous lorsqu'ils voyagent. Par conséquent, la façon dont vous les gérez fait partie intégrante de votre succès et de vos évaluations. N'oubliez pas que les commentaires peuvent vous apporter de nouvelles affaires et plus de revenus. 

Suivez ces conseils pour réussir dans ce domaine : 

• Veillez à ce que vos clients puissent vous joindre 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Sachez qu'en raison du décalage horaire, vous pouvez parfois recevoir des appels d'urgence au milieu de la nuit. 
• Il faut toujours assurer un suivi immédiat des clients potentiels et des questions des clients existants. 
• Conservez un système de dossiers pour chaque client ou voyage de groupe afin de rester organisé et de tout documenter. 
• Utilisez un logiciel de facturation comme Invoice Simple pour rationaliser la facturation. C'est pratique pour les clients et cela permet d'augmenter la rapidité des paiements. 

Conseils pour le marketing et le développement de votre agence de voyage 

Attendez-vous à devoir faire un peu de marketing pour développer votre agence de voyages, surtout au début.  

Voici quelques stratégies de marketing d'agence de voyage que vous pouvez utiliser pour attirer de nouveaux clients : 

• Déterminez le type de client avec lequel vous souhaitez travailler (particuliers, entreprises, familles, personnes âgées, etc.) Vos antécédents, votre lieu de résidence et vos intérêts personnels peuvent influer sur cette décision. 
• Établissez des contacts là où vos clients sont susceptibles de se trouver. Il peut s'agir d'églises, de clubs sportifs, de centres pour personnes âgées et de parcs de bureaux. 
• Si c'est votre préoccupation première, demandez-vous d'où vient le plus d'argent dans le travail d'agence de voyage. Les voyages médicaux, les voyages de luxe ou les voyages de noces sont peut-être des spécialités qui vous conviennent. 
• Si votre marché passe peu de temps en ligne, envisagez d'utiliser le marketing imprimé, comme les brochures. 
• Offrez une remise aux nouveaux clients, si possible, ou des récompenses aux clients existants qui vous recommandent. 

Les premières étapes de la création d'une agence de voyages 

Vous êtes impatient de créer votre agence de voyages ? Suivez ces étapes pour vous lancer dès aujourd'hui : 

• Commencez par satisfaire aux exigences légales ou officielles. Il s'agit notamment de l'obtention d'une licence, de l'enregistrement et de la constitution d'une société. Il se peut que vous deviez le faire en même temps que votre plan d'entreprise. 
• Une fois votre agence officiellement établie, ouvrez un compte bancaire professionnel. Vous devez séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise. 
• Réfléchissez aux domaines dans lesquels vous pourriez occuper une niche dans l'industrie du voyage. Parlez-vous couramment une langue étrangère ou avez-vous de l'expérience dans l'hôtellerie ? Vous avez beaucoup voyagé pour des loisirs tels que la pêche, l'équitation ou la photographie ? Utilisez ces centres d'intérêt pour trouver des clients qui vous ressemblent et résoudre leurs problèmes de voyage. 
• Établissez des relations dans le secteur avec les hôtels, les compagnies aériennes, les croisiéristes, les sociétés de location de voitures, etc. Cela vous sera utile lorsqu'un client aura une urgence ou une demande spéciale. 
• Veillez à étudier la concurrence dans votre région ou votre créneau. Que font-ils de bien ? Que pourriez-vous améliorer ? 
• Essayez d'automatiser le plus grand nombre possible de processus administratifs à l'aide d'un logiciel. Par exemple, votre logiciel de comptabilité devrait vous permettre de créer des modèles de factures afin d'éviter de créer de nouvelles factures pour chaque client. 

ARTICLE CONNEXE: Modèles de factures pour les agences de voyage