Dans le monde dynamique et complexe des affaires, la tenue d'un registre clair et complet des dépenses professionnelles est une pratique fondamentale qui peut faire ou défaire le succès de votre entreprise. La capacité à suivre efficacement les dépenses professionnelles n'est pas seulement une question de prudence financière, mais aussi un acte qui a un impact direct sur les performances globales de votre entreprise. 

Cependant, le suivi des dépenses professionnelles peut s'avérer un exercice fastidieux et difficile. Il n'est donc pas surprenant que 57 % des entreprises déclarent que le manque de visibilité est leur principale préoccupation en matière de dépenses. Les équipes financières et les responsables ne savent généralement pas ce qui a été dépensé jusqu'à la fin du mois, lorsqu'un nombre écrasant de demandes de remboursement affluent, d'où l'importance d'un suivi permanent des dépenses professionnelles. 

Mise en place d'un système centralisé

L'utilisation d'un système centralisé pour le suivi des dépenses de l'entreprise et l'organisation des tâches peut grandement améliorer l'efficacité, la précision et la gestion globale des opérations financières de votre entreprise. Le fait de tout regrouper en un seul endroit, dans le cadre d'un processus rationalisé, simplifie les efforts liés au suivi de nombreuses dépenses. 

En regroupant toutes leurs données relatives aux dépenses sur une plateforme unique, telle qu'un logiciel de comptabilité, les entreprises peuvent gagner en efficacité et en précision. Les logiciels de comptabilité, par exemple, éliminent le chaos des dossiers dispersés et simplifient le processus d'enregistrement, de catégorisation et d'analyse des dépenses. Au-delà de la rationalisation des opérations quotidiennes, une approche centralisée garantit également la conformité aux exigences réglementaires, en facilitant les audits et en minimisant les risques juridiques.  

L'organisation permise par les logiciels de comptabilité représente également une amélioration considérable par rapport à la gestion manuelle des documents, des reçus et des autres dossiers financiers. En fin de compte, l'utilisation d'un système centralisé augmente l'efficacité organisationnelle d'une entreprise, devenant ainsi un instrument essentiel pour assurer la santé financière, la transparence et le succès durable. 

Utilisation de feuilles de calcul ou de logiciels de suivi des dépenses 

Environ 30 % des entreprises utilisent encore des tableurs tels qu'Excel pour suivre leurs dépenses professionnelles. Toutefois, à mesure que l'adoption de logiciels de suivi des frais professionnels se généralise, l'utilisation de feuilles de calcul perd sensiblement de son efficacité. L'utilisation de feuilles de calcul offre une certaine souplesse, mais elle est limitée en termes d'automatisation et de fonctionnalités avancées. En revanche, un logiciel de facturation tout compris offre un suivi structuré, une automatisation, une collaboration et bien plus encore, ce qui en fait une solution complète pour une gestion efficace et précise des dépenses.  

Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de suivi des dépenses par rapport aux feuilles de calcul sont les suivants : 

• Gestion des erreurs : Des études montrent que 19 % des notes de frais contiennent une erreur. Les logiciels de comptabilité automatisés peuvent réduire considérablement le risque d'erreurs en supprimant la saisie manuelle des données. 
• Gestion du temps : La saisie et l'analyse de données dans des feuilles de calcul prennent beaucoup de temps. Lorsque vous utilisez un système comptable pour suivre les dépenses, ces longues tâches sont accomplies automatiquement. Le logiciel peut consolider les données et effectuer les analyses nécessaires, ce qui fait gagner du temps aux personnes qui soumettent les données, à celles qui les approuvent et aux équipes financières. 
• Sécurité : Les feuilles de calcul partagées sont facilement accessibles, ce qui constitue également un risque dangereux. Le stockage des données relatives aux frais professionnels dans un système comptable offre davantage de sécurité grâce au cryptage et à la limitation de l'accès à la feuille de calcul de suivi des frais. 

Quels sont les détails qu'il est important de suivre ? 

Pour suivre correctement les dépenses professionnelles, vous devez d'abord savoir quels sont les détails à suivre, notamment : 

• La date : Le jour, le mois et l'année sont des informations importantes 
• Montant : Quel est le montant dépensé ? 
• Vendeur : Qui a été payé 
• Catégorie de dépenses : Classer les dépenses dans les catégories appropriées (voyages, fournitures de bureau, services publics, etc.) 
• Numéro de reçu/facture : Joindre ou mentionner le numéro du reçu ou de la facture pour vérification. 
• Mode de paiement : Précisez si le paiement a été effectué en espèces, par carte de crédit, par chèque ou par un autre moyen. 
• Dépensier : Qui a fait la dépense 
• Détails du kilométrage : Pour les frais de déplacement, enregistrez le kilométrage, les lieux de départ et d'arrivée et l'objet du déplacement. 

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En savoir plus

Étape 1 : Savoir ce qui est considéré comme une dépense 

Voici quelques dépenses professionnelles courantes : 

• Frais de publicité et de marketing 
• Frais bancaires 
• Frais de traitement des cartes de crédit 
• Frais d'éducation et de formation des salariés 
• Programmes d'avantages sociaux 
• Location de matériel 
• Primes d'assurance 
• Frais de justice 
• Loyer ou frais de bureau 
• Fournitures de bureau 
• Frais de voyage d'affaires 
• Nourriture et boissons pour les voyages d'affaires ou les repas 
• Aliments et boissons fournis sur le lieu de travail 
• Dépenses Internet 

Étape 2 : Centraliser vos opérations bancaires et financières

La centralisation des comptes bancaires de l'entreprise est une autre étape importante dans le suivi des dépenses, et elle peut être avantageuse pour l'ensemble de votre entreprise. Les informations étant centralisées, il est beaucoup plus facile de suivre les dépenses de l'entreprise que d'essayer de gérer plusieurs comptes dans plusieurs banques.  

Gagner du temps et réduire les redondances est l'un des avantages de la centralisation des comptes bancaires. En effet, 63 % des entreprises disposant de plusieurs comptes ont reçu des factures en double, ce qui les a amenées à payer plusieurs fois la même chose. La centralisation des opérations bancaires peut aider à économiser l'argent gaspillé. 

Lorsque les opérations bancaires ne sont pas centralisées, votre entreprise risque également de passer beaucoup de temps à consolider les informations. Il s'agit non seulement d'une perte de temps, mais aussi d'un risque accru d'erreurs. La centralisation des comptes bancaires simplifie le processus de suivi des dépenses et peut accroître la productivité. 

Quelques moyens de centraliser les finances : 

• Mettre en place une équipe chargée de superviser et de coordonner toutes les activités de comptabilité de caisse dans l'ensemble de l'organisation. 
• Utiliser un logiciel de comptabilité 
• Intégrer les comptes bancaires et les cartes de crédit dans le logiciel 
• Créer des flux de travail que tout le monde doit suivre lors du suivi des dépenses à l'aide du logiciel. 

Étape 3 : Mettre en place un système de suivi des dépenses 

La mise en place d'un système de suivi des dépenses peut sembler une tâche ardue au départ. Il se peut que votre entreprise ait l'habitude de procéder autrement, ou que vous soyez une petite entreprise qui démarre et qui doit apprendre à suivre ses dépenses à partir de zéro. Bien qu'il nécessite un certain travail initial, une fois mis en place, le logiciel de suivi des dépenses portera ses fruits en améliorant le processus de facturation de votre entreprise. 

Choisir le bon logiciel ou outil de suivi des dépenses 

Voici les principales caractéristiques et considérations à prendre en compte lors de l'évaluation d'un logiciel de suivi des dépenses : 

• Interface conviviale : Une interface intuitive et conviviale qui permet une navigation facile et une adoption rapide par votre équipe. 
• Catégories de dépenses : Recherchez un logiciel qui vous permet de créer et de personnaliser les catégories de dépenses en fonction de vos besoins spécifiques. 
• La capture et l'attachement des reçus : La possibilité de capturer et de joindre des reçus sous forme numérique à l'aide d'appareils mobiles ou de scanners permet de rationaliser les notes de frais. 
• Automatisation : Le logiciel doit offrir des fonctions automatisées telles que la catégorisation des dépenses, la conversion des devises et le calcul des taxes. 
• Intégration : Envisagez un logiciel qui s'intègre à vos systèmes de comptabilité ou de gestion financière, ce qui facilite la synchronisation des données relatives aux dépenses et la rationalisation des flux de travail. 
• Application de la politique : Le logiciel doit vous permettre de définir et d'appliquer des politiques en matière de dépenses, afin d'éviter les dépenses inappropriées ou non conformes. 
• Rapports et analyses : Le logiciel doit avoir la capacité d'analyser les données et de fournir des informations. 
• Personnalisation : Le logiciel doit vous permettre de personnaliser les champs, les flux de travail et les rapports en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. 

Étape 4 : Rapprochement et rapport 

Le rapprochement des dépenses est une pratique essentielle de la gestion financière qui consiste à comparer et à aligner divers documents financiers afin d'en garantir l'exactitude, l'exhaustivité et la cohérence. Une fois le rapprochement effectué, les notes de frais constituent également une partie importante du processus de compilation et d'évaluation des données. 

Comment réconcilier les dépenses 

1. Comparez les relevés bancaires avec les documents internes de votre entreprise. 
2. Examinez les écarts, qui peuvent être dus à des différences de calendrier, à des erreurs de saisie des données ou à d'autres facteurs. 
3. Tenez compte des éléments en suspens en notant toutes les dépenses qui n'ont pas encore été réglées sur le relevé bancaire ou de carte de crédit, comme les chèques qui n'ont pas été encaissés ou les transactions en attente. 

Générer des rapports et identifier des tendances 

Une fois que les comptes de l'entreprise ont été rapprochés, il est temps de produire des rapports. Les rapports de dépenses permettent d'identifier, d'anticiper et de comprendre les tendances. Le suivi et le rapprochement des dépenses permettent d'éviter les erreurs, ce qui se traduit par des rapports plus précis. 

Le fait de disposer de rapports détaillés sur toutes les dépenses effectuées tout au long de l'année permet également d'organiser les choses au moment de la déclaration d'impôts. Au moment de la déclaration, des éléments tels que le revenu imposable de l'entreprise et les déductions fiscales de votre organisation seront facilement accessibles. 

Étape 5 : Stockage et sauvegarde des données 

La sauvegarde des données est un élément vital pour les entreprises et les particuliers dans un paysage numérique marqué par les pannes de matériel, les cybermenaces et les suppressions accidentelles. Même si vous utilisez un logiciel en nuage, il est important de disposer d'une autre sauvegarde numérique. 

Combien de temps dois-je conserver les reçus professionnels ? 

Les délais de conservation des reçus commerciaux varient en fonction de l'endroit où l'on se trouve. Les exigences varient d'un pays à l'autre et d'un État à l'autre aux États-Unis. L'IRS recommande de conserver les reçus commerciaux pendant au moins trois ans. Dans certains cas, il est également nécessaire de conserver les documents pendant sept à dix ans. 

Choisir une méthode de stockage sécurisée pour les documents financiers numériques 

La plupart des bases de données disposent de systèmes de sécurité pour le stockage des informations et les sauvegardes. Les logiciels de comptabilité sont également dotés de fonctions de sécurité telles que le cryptage. Même si vous n'utilisez pas de logiciel de suivi des dépenses, il est toujours important de stocker les sauvegardes en toute sécurité. Voici quelques méthodes idéales pour ce faire : 

• Utiliser des mots de passe forts et une authentification à deux facteurs pour accéder à tous les ordinateurs de l'entreprise. 
• Utiliser des pare-feu et des réseaux privés virtuels (VPN) 
• Limiter les supports externes tels que les clés USB 
• Se méfier des escroqueries et de l'hameçonnage  

Mise en place de sauvegardes régulières des données 

Vous devez mettre en œuvre une bonne stratégie de sauvegarde pour vous assurer qu'aucune donnée n'est perdue ou volée. Les sauvegardes doivent être effectuées au moins une fois par semaine, de préférence toutes les 24 heures, et conservées aussi longtemps que nécessaire. Conservez les sauvegardes aussi longtemps que la loi l'exige pour les impôts. Il est prudent de supprimer les sauvegardes lorsqu'elles sont devenues obsolètes et qu'elles n'ont pas été consultées depuis des mois, voire des années. 

Conseils et bonnes pratiques pour rationaliser votre processus de facturation 

Le suivi des dépenses est un processus à plusieurs niveaux. Entre jongler avec les comptes bancaires, conserver les reçus numériques et papier, identifier les dépenses professionnelles valables et bien d'autres choses encore, il est facile de s'égarer et de commettre des erreurs. Heureusement, il existe des moyens de faciliter le processus. 

Intégrer le suivi des dépenses à la comptabilité 

Le suivi des dépenses et la comptabilité doivent fonctionner harmonieusement. Des notes de frais qui peuvent être facilement partagées avec les comptables aideront toute entreprise à garder le contrôle. Veillez à mettre en place un bon système pour que les informations soient transmises sans problème au service comptable. 

Utiliser un scanner de reçus pour accélérer les transactions 

Le logiciel de suivi doit inclure un scanner de reçus ou être compatible avec celui-ci. L'intégration du logiciel et des scanners accélère le processus de saisie des informations contenues dans les reçus papier, et l'automatisation réduit les risques d'erreur humaine. 

Rester organisé et cohérent dans la tenue des dossiers 

Il est très important de tenir à jour tous les dossiers de dépenses. Réservez un peu de temps chaque semaine au suivi des dépenses et à l'établissement de rapports. L'enregistrement mensuel des dépenses est également une pratique courante, mais elle pose également des problèmes. L'enregistrement mensuel laisse les équipes financières avec une grande quantité de travail à faire en une seule fois à la fin du mois. La hâte de tout enregistrer avec précision peut entraîner davantage d'erreurs, sans que l'on ait le temps d'apporter des corrections. 

Évaluer et améliorer en permanence votre processus de gestion des dépenses 

Analysez et évaluez régulièrement votre processus de suivi des dépenses afin de détecter tout problème. Un flux de travail fluide n'améliore pas seulement l'entreprise sur le plan interne, mais aussi sur le plan externe. Les impôts et la comptabilité seront beaucoup plus rapides et plus simples si le flux de travail est constamment amélioré. 

Le suivi des dépenses professionnelles est un aspect à la fois crucial et difficile de la réussite de votre entreprise. Le processus comporte de nombreux éléments mobiles, mais il existe heureusement de nombreux conseils et guides utiles. Plus important encore, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité au lieu de feuilles de calcul peut vous aider à rester organisé et à fonctionner plus efficacement lorsque vous suivez les dépenses de votre entreprise. Cela vous permettra non seulement d'économiser du temps et de l'argent, mais aussi de fluidifier l'ensemble du processus.