Lorsque vous terminez un projet en freelance, votre travail n'est pas terminé. Vient alors la partie que beaucoup de freelances redoutent : la demande de paiement.

Une facture est votre facture officielle pour un travail en free-lance. Elle indique ce que vous avez fait, combien cela vous a coûté et quand vous devez être payé. Une bonne facture vous donne une image professionnelle et vous permet d'être payé plus rapidement.

Ce guide explique tout ce que vous devez savoir sur la facturation en tant que freelance. Découvrez toutes les parties que vous devez inclure, comment simplifier le processus de facturation avec des modèles et le meilleur moment pour les envoyer.

ARTICLE CONNEXE - Comment créer une facture dans Excel (avec des modèles gratuits)

Qu'est-ce que la facturation des freelances ?

Une facture est un document que vous envoyez après avoir terminé un travail pour un client. C'est à la fois un document de référence, un support juridique et une carte de visite professionnelle, le tout réuni en un seul et même document. Mais contrairement aux grandes entreprises qui disposent de services de facturation sophistiqués, la plupart des free-lances s'occupent eux-mêmes de tout cela.

Les meilleures factures de freelance ou d'indépendant remplissent plusieurs fonctions importantes à la fois. Elles précisent exactement le travail que vous avez effectué et le montant que vous facturez. Elles donnent également aux clients tous les détails dont ils ont besoin pour vous payer, qu'il s'agisse des conditions de paiement ou des dates d'échéance. Enfin, elles créent une trace écrite qui permet d'éviter le stress de la saison des impôts et vous protège en cas de questions relatives au paiement.

Une facture typique tient sur une page, votre travail étant décomposé en une liste claire et détaillée. Elle comprend quelques éléments fondamentaux, notamment

• Coordonnées et détails de l'entreprise
• Les coordonnées du client
• Ce que vous facturez
• Comment voulez-vous être payé ?
• Quelles sont les options de paiement que vous acceptez ?

Compte tenu de leur importance, il est compréhensible que certains free-lances soient en proie à des sueurs froides lorsqu'ils sont confrontés à cette tâche professionnelle. 

Heureusement, l'époque où il fallait rédiger chaque facture à la main est révolue. L'utilisation de modèles de facturation pour les freelances rend le processus de facturation beaucoup plus rapide, plus facile et plus précis.

ARTICLE CONNEXE - Guide des types de factures et de devis les plus courants

Comment créer une facture pour un travail en free-lance à l'aide de modèles

Vous êtes prêt à établir votre première facture (ou votre première facture nouvelle et améliorée) ? La première chose à faire est de choisir le modèle idéal.

Tout d'abord, voici une compilation d'excellents modèles de factures pour freelances. N'hésitez pas à les télécharger, à les modifier et à les utiliser. Pour plus de modèles, consultez la page principale des modèles de factures pour freelances sur Invoice Simple.

Avec un modèle en main, voici comment envoyer une facture en tant que freelance, étape par étape :

1. Faites ressortir votre en-tête

Mettez le nom de votre entreprise en évidence en haut de votre modèle de facture. Ajoutez également votre logo professionnel. Cela donne à votre facture un aspect soigné et aide les clients à se souvenir de vous. Votre modèle doit comporter un espace réservé à cet effet dans le coin supérieur gauche ou droit, comme pour les autres documents commerciaux.

2. Ajouter vos informations

Indiquez le nom complet de votre entreprise et l'adresse à laquelle vous travaillez. Indiquez plusieurs moyens pour les clients de vous joindre, comme votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre site web, si vous en avez un. 

Si vous possédez des licences professionnelles ou des certifications en rapport avec votre travail, ajoutez-les également. Plus il sera facile pour les clients de vous contacter, plus vous serez payé rapidement.

3. Obtenir des informations exactes sur le client

Inscrivez la raison sociale complète et l'adresse de facturation de votre client. Indiquez également le nom de la personne qui s'occupe des factures. Il se peut que cette personne soit différente de votre contact habituel ; vérifiez donc à nouveau. 

Pour les grandes entreprises, ajoutez leur département ou leur division. Examinez attentivement ces détails, car des informations incorrectes peuvent retarder votre paiement.

4. Tout numéroter correctement

Chaque facture a besoin d'un numéro de facture unique. Vous pouvez utiliser le système de numérotation de factures qui vous convient le mieux. Il peut s'agir d'un simple système séquentiel commençant par 1 et allant en augmentant. Vous pouvez également ajouter des fonctions qui facilitent le suivi, comme des chiffres de départ différents pour chaque client afin de faciliter le suivi de l'identité de chacun au moment de la déclaration d'impôts. Ce qui compte, c'est que votre système ait du sens pour vous.

N'oubliez pas d'indiquer la date d'envoi de la facture et la date d'échéance du paiement. Si votre client vous a donné un numéro de bon de commande ou de projet, indiquez-le également.

5. Décomposez votre travail

Dressez la liste de tout ce que vous avez fait en termes clairs et simples. Dites exactement combien d'heures vous avez travaillé ou quels éléments vous avez livrés. Indiquez votre tarif pour chaque élément, par exemple 50 $ par heure ou 500 $ par conception de logo. 

Soyez précis. Des descriptions vagues comme "travail de conception" ne sont pas aussi utiles que des descriptions concrètes comme "refonte de la page d'atterrissage". Ensuite, faites le décompte de chaque ligne pour que les clients puissent voir comment vous êtes arrivé au total.

6. Inclure les coûts supplémentaires

Dressez la liste de toutes les dépenses que vous avez couvertes pour votre client séparément de votre travail principal. Il peut s'agir de noms de domaine, de photos d'archives ou de frais de déplacement. 

Vous pouvez conserver ces extras dans une section distincte afin que les clients puissent facilement voir la différence entre votre travail et les autres coûts. Vérifiez que tout correspond à ce que vous avez convenu dans votre contrat.

7. Additionner le tout

Indiquez votre sous-total avant toute taxe ou frais. Dressez ensuite la liste des taxes que vous devez facturer. Si vous proposez des réductions, ajoutez-les également. Inscrivez le total général à l'endroit prévu à cet effet sur votre modèle de facture pour freelance. Sur un bon modèle, il sera clairement distingué du reste de la facture.

Vérifiez vos calculs avant d'envoyer une facture. Même des erreurs mineures vous font paraître peu professionnel et peuvent entraîner des retards de paiement.

8. Expliquer comment payer

Dressez la liste de toutes les options de paiement que vous acceptez, comme les virements bancaires ou les cartes de crédit. Donnez tous les détails dont vos clients ont besoin pour régler la facture. Si vous acceptez les paiements en ligne, indiquez les liens directs.

Rédigez clairement vos conditions de paiement, y compris la date à laquelle le paiement est dû et les éventuelles pénalités de retard ou remises prévues dans votre contrat.

9. Polir et finaliser

L'attention portée aux détails laisse une impression positive à vos clients. Voici quelques touches finales qui vous permettront d'aller plus loin :

• Ajoutez une note amicale mais professionnelle du type "Merci de votre confiance".
• Enregistrez votre facture dans un format qui préserve la mise en forme, comme un PDF.
• Utilisez une ligne d'objet d'e-mail claire avec le numéro de votre facture et le nom de votre entreprise pour aider les clients à suivre votre facture.
• Conservez toujours une copie de toutes les factures pour vos impôts.

ARTICLE CONNEXE - Créer un système de numérotation des factures efficace : Meilleures pratiques

Quand envoyer une facture en tant que freelance ?

Le fait d'établir vos factures au bon moment peut vous aider à être payé à temps. Pour les projets ponctuels, envoyez votre facture dès que vous avez terminé le travail. De nombreux clients s'attendent à ce que vous le fassiez, et cela leur permet de garder le projet à l'esprit, de sorte qu'ils sont moins susceptibles de retarder ou d'oublier le paiement.

Pour les projets plus importants, répartissez la facturation. Vous pouvez envoyer des factures après avoir terminé des parties importantes du travail ou facturer la moitié à l'avance et l'autre moitié lorsque vous avez terminé. Assurez-vous simplement que votre client est d'accord avec ce plan avant de commencer.

Si vous travaillez régulièrement avec les mêmes clients, établissez un calendrier de facturation cohérent. Il peut s'agir d'envoyer des factures toutes les semaines, toutes les deux semaines ou une fois par mois. Choisissez un calendrier qui convienne à la fois à vos besoins et à ceux de votre client. N'oubliez pas de tenir compte des jours fériés ou des périodes de fermeture des bureaux de votre client.

Quel que soit le moment choisi, tenez toujours vos clients au courant. Faites-leur savoir quand ils peuvent s'attendre à recevoir leurs factures. Envoyez de gentils rappels lorsque la date d'échéance du paiement approche.

ARTICLE CONNEXE - Qu'est-ce que la relation client ? Tout ce que vous devez savoir pour votre entreprise

3 meilleures astuces de facturation pour les freelances

Les bons outils et les bonnes habitudes facilitent le processus de facturation. Voici comment rédiger une facture pour un travail en freelance qui soit efficace :

1. Organisez-vous. Créez des dossiers pour les factures de chaque client. Lorsque vous établissez une facture, placez-la dans le bon dossier et sauvegardez-la à deux endroits au moins. Nommez clairement vos fichiers. Quelque chose comme "Nom du client_Numéro de la facture_Date" permet de les retrouver facilement par la suite.
2. Offrir des choix de paiement. Plus vous facilitez le paiement, plus vous recevez votre argent rapidement. Les options de paiement les plus courantes sont les virements bancaires, les cartes de crédit et les applications de paiement. Grâce à la technologie actuelle, il est facile de les mettre en place, en particulier avec des outils comme Invoice Simple qui font le travail pour vous.
3. Utilisez un logiciel de facturation. Les logiciels de facturation peuvent vous faire gagner des heures de travail sans que vous ayez à dépenser une fortune. Vous pouvez utiliser un logiciel de facturation pour créer rapidement des factures, suivre les dépenses et même accepter les options de paiement courantes.

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES - Les 7 meilleurs logiciels de facturation pour les petites entreprises

Créer des devis et des factures instantanément avec Invoice Simple

Les modèles facilitent la facturation. Invoice SimpleLe logiciel d'EMC permet de le faire en toute simplicité.

La facturation se fait en quelques minutes et non en quelques heures. Créez des devis et des factures sur la route ou à la maison. Ajoutez rapidement des détails tels que des remises, des instructions de paiement, des dates d'échéance, des photos, des signatures, des détails d'expédition, etc. Transformez vos devis en factures en un seul clic.