Comment remplir une quittance de loyer (avec exemple)

Si vous recevez des loyers pour les biens que vous possédez, vous devez intégrer les quittances de loyer dans votre processus de paiement. Une quittance de loyer est une "preuve de paiement" qui indique le prix de location payé, les éventuels frais supplémentaires et la date à laquelle le loyer a été payé.

Les quittances de loyer vous permettent d'enregistrer les paiements en cas de litige avec un locataire. Mais au-delà de cela, les quittances de loyer sont importantes pour suivre vos revenus, remplir vos déclarations d'impôts et protéger votre investissement.

Voici tout ce qu'il faut savoir, y compris comment remplir une quittance de loyer.

Étapes à suivre pour remplir une quittance de loyer

Il est essentiel de remplir une quittance de loyer pour enregistrer avec précision les informations dont vous aurez besoin ultérieurement. Des champs tels que la date de paiement, le numéro de la quittance, les informations sur le locataire et le total des paiements vous seront utiles pour résoudre les conflits ou déclarer vos impôts.

Voici la marche à suivre pour remplir une quittance de loyer :

• Remplir le formulaire Date de paiement pour enregistrer la date de réception du paiement.

• Ajouter le Numéro de reçu pour enregistrer les paiements continus effectués par le locataire.

• Inclure vos Informations sur le propriétaire dans le coin supérieur gauche. Ces informations permettent au locataire de vous contacter s'il a des questions.

• Dans le Facturer à complétez les informations relatives au locataire, telles que son nom, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique.

• Dans le Expédier à inclure toute information qui diffère des informations de facturation. Il peut s'agir d'indiquer le service spécifique chargé de traiter les paiements de loyers pour les locataires commerciaux.

• Complétez ensuite le formulaire Champs de paiement détaillé. Il s'agit notamment des champs suivants

• Description : Enregistrez ici chacun des postes individuels de la redevance totale, par exemple "loyer de base" ou "frais de retard".

• QTÉ : Notez la quantité de chaque article. Dans la plupart des cas, la quantité ne sera que de "1". Cependant, un poste tel que les "frais de nettoyage" peut être encouru plusieurs fois au cours d'un même mois.

• Prix unitaire : Attribuer le taux de base par poste.

• Total : Multiplier le prix unitaire par la QTÉ.

Enfin, enregistrez le montant du paiement. Ces champs sont les suivants :

• Sous-total : Additionner tous les Total de tous les champs.

• Remise : Notez toute réduction offerte.

• Sous-total moins la remise : Soustraire le Remise du montant du Sous-total.

• Taux d'imposition : Saisissez le taux d'imposition de votre région.

• Taxe totale : Multiplier le taux d'imposition par le montant du sous-total moins la remise.

• Expédition/manutention : Ajouter les frais d'expédition et de manutention, le cas échéant.

• Paid $ : Le montant final de la facture que le locataire a payé.

Remarque : De nombreux modèles de quittance de loyer calculent automatiquement les totaux en fonction des montants que vous saisissez. Cela simplifie le processus et vous permet de faire moins de calculs, ce qui n'est pas pour déplaire à tout le monde.

Exemple de quittance de loyer

Alors, à quoi ressemble à quoi ressemble une quittance de loyer ? L'exemple ci-dessous montre d'une quittance qui comprend toutes les informations importantes dont vous et vos locataires avez besoin.

Vous pouvez trouver d'autres quittances de loyer qui contiennent moins d'informations. Toutefois, il est préférable d'utiliser une quittance de loyer détaillée, comme dans l'exemple ci-dessus. En décomposant chaque élément du coût de la location, vous évitez les enregistrements vagues qui peuvent donner lieu à des litiges ultérieurs.

N'oubliez pas que les quittances de loyer ne vous sont pas réservées. En fait, de nombreux États exigent des propriétaires qu'ils fournissent des quittances de loyer à leurs locataires. D'autres États précisent que seuls les locataires payant en espèces doivent recevoir une quittance.

Il est préférable de vérifier les règlements de l'État et de la ville pour confirmer les règles en matière de quittance de loyer.

Modèle de quittance de loyer

Vous n'avez pas besoin de partir de zéro. Vous pouvez utiliser un modèle de quittance de loyer pour créer rapidement des quittances professionnelles et précises pour vos locataires.

Un bon modèle de quittance de loyer comprendra des champs pour toutes les informations essentielles que vous devez enregistrer avec la quittance. Il est préférable d'utiliser un modèle de quittance détaillée pour indiquer tous les coûts contribuant au montant total du loyer payé.

Recherchez un modèle de quittance de loyer qui vous permette de télécharger votre logo. Cela personnalise la quittance et lui donne un aspect plus professionnel.

Enfin, choisissez un modèle de quittance de loyer qui fait les calculs pour vous ! De nombreux modèles intègrent des formules pour calculer automatiquement le coût total, ce qui vous permet de gagner du temps.

 

Pourquoi la quittance de loyer est-elle importante ?

En tant que propriétaire (ou gestionnaire immobilier), vous êtes déjà suffisamment occupé. Il n'est donc pas forcément intéressant d'ajouter une nouvelle tâche à votre emploi du temps. Mais fournir à votre locataire une quittance de loyer à chaque fois qu'il paie vous offre deux avantages.

Voici pourquoi les quittances de loyer sont importantes :

Création d'un registre des paiements

Les quittances de loyer constituent un registre complet des revenus perçus sur le bien immobilier. Il ne suffit pas de supposer que votre locataire paie son loyer fixe chaque mois. Les retards de paiement peuvent modifier la date de paiement et augmenter le solde avec les frais de retard encourus.

Les quittances de loyer comprennent un champ relatif à la date de paiement et une ventilation détaillée des coûts par poste. Vous pouvez ainsi facilement comprendre quand un paiement a été effectué et toute augmentation ou diminution par rapport au taux mensuel standard.

À la saison des impôts, vous apprécierez de disposer d'un registre complet des paiements, auquel vous pourrez vous référer pour votre annexe E de l'annexe E.

Résoudre les litiges locatifs

Les litiges locatifs sont une réalité courante pour les propriétaires. Malheureusement, ce problème ne fait que s'aggraver en raison des tensions économiques liées au COVID.

Dans le seul comté de Los Angeles, les litiges locatifs ont presque doublé par rapport aux chiffres d'avant la pandémie. Entre-temps, 54 % des propriétaires interrogés ont signalé une augmentation des impayés, des retards de paiement ou des paiements partiels dans les commerces, les bureaux et les locaux industriels.

Les quittances de loyer constituent un document factuel et impartial auquel on peut se référer pour résoudre les litiges. En disposant d'une trace écrite, vous pouvez vous assurer que vous êtes protégé contre les poursuites frivoles des locataires.

Elle permet d'éviter la confusion entre propriétaires et locataires

Nous ne sommes que des êtres humains. Des erreurs peuvent être commises un jour ou l'autre. Vous ou votre locataire pouvez oublier qu'un paiement a été effectué avec succès dans le passé ou un chèque peut se perdre dans le courrier.

La confusion ne fera que s'accroître avec le temps. Les quittances de loyer vous permettent de vérifier que chaque paiement mensuel a été effectué à temps.

Comment conserver une trace des paiements de loyer ?

Maintenant que nous comprenons l'importance du suivi des loyers, voyons comment stocker ces paiements. Il existe des outils manuels et numériques pour suivre les paiements de loyer. Pour choisir celui qui vous convient le mieux, vous devez évaluer la méthode qui correspond à votre flux de travail actuel et qui simplifiera vos tâches quotidiennes.

Voici deux méthodes standard pour conserver des traces des paiements de loyer.

Utiliser un carnet de reçus

Les carnets de quittances de loyer sont un bon moyen, bien que manuel, de garder une trace des paiements de loyer. Chaque fois qu'un loyer est payé, notez la date, le montant et le mode de paiement dans le carnet de quittances de loyer. Vous disposerez ainsi d'un registre concis de tous les paiements de loyer effectués.

L'inconvénient des carnets de reçus est qu'il s'agit d'un processus manuel. Si vous gérez plusieurs propriétés, vous n'avez peut-être pas envie de vous charger d'une autre tâche répétitive.

Ajouter un logiciel de gestion des loyers et des factures à votre entreprise

Un logiciel de gestion des loyers et des factures est un outil numérique qui vous aide à suivre les paiements de vos loyers et les coordonnées de vos clients. Invoice Simple-est un outil numérique qui vous aide à suivre le paiement de vos loyers et les coordonnées de vos clients.

Ce logiciel vous permet d'automatiser des tâches, d'être informé de la réception ou de la lecture de factures et de contrôler vos revenus mensuels et annuels. De plus, en un seul clic, vous pouvez exporter et envoyer des rapports à votre comptable ou à d'autres membres de l'équipe pour faciliter la tenue de votre comptabilité.

Combien de temps dois-je conserver les quittances de loyer ?

Les réglementations relatives aux quittances de loyer et à leur durée de conservation varient d'un État à l'autre. En général, il est conseillé de conserver les quittances de loyer pendant au moins trois ans. Ce délai correspond à la recommandation de l'IRS concernant la conservation des documents fiscaux.

Toutefois, l'IRS peut contrôler une déclaration d'impôt jusqu'à sept ans après l'avoir remplie. Conserver les quittances de loyer pendant plus de trois ans peut donc s'avérer utile dans l'éventualité peu probable d'un contrôle.

Vous devriez vérifier auprès de votre office local du logement s'il existe une réglementation dans votre ville concernant les quittances de loyer. En outre, vérifiez le délai de prescription dans votre État pour les actions en justice intentées par les locataires contre leurs propriétaires. Cela déterminera la durée de conservation des quittances de loyer pour les anciens locataires.