Vous êtes un penseur innovant et indépendant. Comment le savons-nous ? Parce que vous dirigez votre propre entreprise avec succès, ce qui n'est pas une mince affaire. 

Vous avez plusieurs casquettes. Vous êtes un représentant du service clientèle et un magicien de l'administration. Vous êtes un gourou du marketing et le chef du service de facturation. 

Il est normal que vous ayez besoin d'acquérir quelques nouvelles compétences en cours de route. Et si l'une d'entre elles consiste à convertir un devis en facture, vous êtes au bon endroit ! 

Dans ce guide, nous vous aiderons à améliorer vos connaissances en matière de facturation. Tout d'abord, nous comparerons les différences entre les devis et les factures. Ensuite, nous examinerons l'intérêt de convertir correctement les devis en factures. 

Nous vous donnerons des instructions faciles à suivre qui expliquent exactement comment effectuer la conversion. Nous vous donnerons même un aperçu de l'utilisation des logiciels et de l'automatisation. 

Nous terminerons notre guide par quelques conseils rapides que vous pouvez mettre en pratique dès aujourd'hui. 

Se faire payer est sur le point de devenir plus facile. 

Devis et factures : Explication des principales différences 

Avant d'entrer dans le vif du sujet, il convient de préciser quelques définitions. 

Une estimation est un calcul approximatif du coût d'un projet ou d'un service. L'objectif ? Aider les clients à décider de vous engager ou non. 

Un devis comprend généralement 

• L'étendue des travaux, c'est-à-dire la description des services ou des produits que vous fournirez. 
• Une ventilation des coûts totaux prévus 
• Toute condition spécifique susceptible de s'appliquer au projet 
• Le cas échéant, une estimation du délai de livraison 

Une facture, en revanche, est un peu comme un projet de loi. C'est la façon dont vous demandez le paiement à votre client. 

Selon Investopedia: "En plus d'informer le client que le paiement est dû, [une facture] sert également de trace écrite à des fins comptables." 

Les principales caractéristiques sont les suivantes : 

• Un numéro de facture unique 
• Une description des services que vous avez fournis 
• Le montant total dû 
• Les conditions de paiement, comme le moment et la manière d'effectuer un paiement 
• La date d'échéance du paiement 

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES : Les 9 éléments essentiels d'une facture pour une petite entreprise 

Comparons maintenant les deux : 

	Estimation	Facture
Objectif	Fournit un coût approximatif pour les services ou les travaux	Demande de paiement pour des services ou des produits achevés
Calendrier	Envoyé avant le début des travaux	Envoyé après l'achèvement des travaux
Flexibilité	Peut être modifié en fonction de la portée du projet ou des coûts	Doit refléter le coût final convenu
Obligation légale	Non contraignant juridiquement	Légalement contraignant
Composants	Inclut le champ d'application, les coûts, le calendrier et les conditions.	Inclut le numéro de la facture, les services, le montant total dû et les conditions de paiement.

L'intérêt de convertir vos devis en factures

Lorsque vous convertissez un devis en facture, vous transformez votre estimation des coûts en une demande de paiement formalisée. C'est une étape incontournable de votre processus de facturation. 

Il s'assure que la facture finale correspond au coût convenu. Cela permet de garantir l'exactitude des données et d'éviter les litiges de paiement. 

Quels sont les avantages ? En voici trois. 

1. Rationalisation du processus de facturation 

Il faut plus de temps pour établir une facture à partir de zéro, plutôt que de se baser sur le devis existant. C'est également plus risqué : si vous essayez de vous souvenir de ce sur quoi vous et votre client vous êtes mis d'accord, vous risquez de commettre une erreur. 

En convertissant le devis en facture, vous gagnez du temps. Vous délivrez une facture qui correspond à ce que le client attendait. Et cela améliore son expérience. 

Attendez-vous à des commentaires élogieux et à une clientèle fidèle. 

2. Favorise un flux de trésorerie régulier 

Les clients ne peuvent pas vous payer avant d'avoir reçu votre facture. 

Mais il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez remettre la facturation à plus tard. Vous n'avez peut-être pas le temps. Ou vous trouvez peut-être le processus fastidieux et ennuyeux. 

Quelle que soit la raison, l'utilisation de vos estimations comme base de votre facture simplifie l'ensemble du processus. Vous pouvez facturer plus rapidement, ce qui signifie que vous avez plus de chances d'être payé à temps. 

Il en résulte un flux de trésorerie régulier. 

3. Établir des relations solides avec les clients 

En tant qu'indépendant ou propriétaire d'une petite entreprise, vous savez à quel point les relations avec les clients sont importantes. 

Les relations positives encouragent les achats répétés. Elles permettent également d'attirer de nouveaux clients, grâce à la puissance du marketing de bouche à oreille. 

Lorsque votre facture correspond au devis, vous répondez aux attentes de votre client. Il n'est pas surpris ou pris au dépourvu, ce qui peut briser la confiance. 

Guide étape par étape : Comment convertir un devis en facture 

Transformez vos devis en factures précises et professionnelles. Soyez payé plus rapidement et faites plaisir à vos clients. Voici comment procéder. 

Étape 1 : Examiner l'estimation approuvée 

Tout d'abord, examinez l'estimation originale approuvée. 

Est-il toujours exact ? Tous les détails sont-ils corrects ? Le client a-t-il accepté les services que vous avez proposés et leurs coûts ? 

Il est également utile de vérifier les coordonnées du client. Dans certains cas, vous avez envoyé le devis à une personne, mais vous le facturerez à une autre. Gardez ce type de divergences à l'esprit avant d'aller de l'avant. 

Complétez cette étape pour : 

• Prévenir les malentendus 
• Garantir l'exactitude 
• Éviter les problèmes ultérieurs 

Étape 2 : Transfert vers un format de facture 

Votre estimation est exacte. Il est maintenant temps de commencer la conversion. 

Transférez les détails sur une facture. Incluez tous les éléments importants, comme les services fournis et leurs frais. Ajoutez le montant total dû. 

Il peut arriver que vous envoyiez une seule facture couvrant plus d'un devis. Dans ce cas, assurez-vous que le total dû correspond bien à la somme de tous les devis. 

Facilitez la tâche : Envisagez d'utiliser un modèle de facture ou un logiciel de facturation. Ainsi, vous n'aurez pas à partir d'un document vierge à chaque fois. 

Complétez cette étape pour : 

• Assurer la cohérence du processus de facturation 
• S'assurer que la facture reflète ce qui a été convenu entre vous et votre client 

ARTICLE CONNEXE : 8 alternatives à QuickBooks : Gratuites et payantes 

Étape 3 : Vérifier les détails et procéder à des ajustements 

Les fautes de frappe et les erreurs de calcul peuvent, dans le meilleur des cas, entraîner des retards. Dans le pire des cas ? Entraîner des disputes ou des conflits avec vos clients. 

Prenez donc le temps de vérifier tous les détails. Recalculez le montant final dû, surtout si vous le faites manuellement. 

Avez-vous inclus les travaux supplémentaires que vous avez effectués et qui ne figuraient pas dans le devis initial ? Qu'en est-il des remises éventuelles ? 

Si vous rencontrez des erreurs ou des oublis, apportez les modifications nécessaires. 

Complétez cette étape pour : 

• Soyez sûrs à 100 % que vos factures sont exactes 
• Assurez-vous d'être payé pour tous les services fournis 
• Entretenir des relations fortes et positives avec vos clients 

Étape 4 : Ajouter des informations logistiques 

Les devis et les factures comportent des éléments différents. Veillez à ajouter les éléments propres aux factures. 

Il s'agit notamment du numéro de la facture, des conditions de paiement, de la date d'échéance et des pénalités de retard. 

Complétez cette étape pour : 

• Encourager les paiements rapides 
• Donner aux clients les informations dont ils ont besoin pour payer 
• Soyez transparent sur vos politiques de paiement afin d'éviter toute confusion 

Étape 5 : Générer la facture 

Tout est en place et à sa place. Prenez une dernière minute pour vérifier que la facture ne comporte pas d'erreurs ou d'informations manquantes. 

Enregistrez ensuite la facture. En général, les factures sont envoyées au format PDF. 

• Si vous utilisez Microsoft Word, vous pouvez convertir le document en PDF. 
• Si vous utilisez un logiciel de facturation, il est probable qu'il exporte automatiquement la facture au format PDF. Il peut aussi vous fournir un lien. Vous l'envoyez à votre client par SMS ou par courrier électronique. Il clique dessus et paie en ligne. 

Facilitez la tâche : Utilisez un logiciel de facturation. Comme nous l'avons mentionné, il facilite la création et l'envoi de votre facture. Cela signifie également que le paiement est plus pratique pour vos clients. 

Complétez cette étape pour : 

• Créer la facture finale qui sera envoyée à votre client 
• Veiller à ce que tout ait l'air professionnel 
• Veillez à ce que vos factures soient envoyées à temps 

Étape 6 : Envoi de la facture au client 

Envoyez maintenant la facture à votre client. 

Vous leur enverrez probablement un courrier électronique - vérifiez simplement que les informations de contact sont correctes. Ajoutez un message poli. Quelque chose comme : 

"Cher [NOM], 

Je vous remercie de votre confiance. J'ai joint à cet e-mail votre facture finale, qui comprend mes conditions et méthodes de paiement. 

N'hésitez pas à nous contacter pour toute question. 

Le meilleur, 

[VOTRE NOM]" 

Si vous disposez d'un lien vers la facture, vous pouvez l'ajouter à l'e-mail. Vous pouvez également l'envoyer par SMS à votre client si c'est son moyen de communication préféré. 

Complétez cette étape pour : 

• Remettre la facture à la bonne personne 
• Répondre aux préférences de vos clients 
• Entretenir les relations avec les clients 

Étape 7 : Suivi si nécessaire 

Si vous n'avez pas reçu de paiement à la date prévue, faites un suivi. Soyez aimable et bref. Votre client a peut-être simplement oublié. 

N'oubliez pas de joindre la facture originale à votre message. 

Facilitez les choses : Mettez en place des rappels automatiques si votre logiciel de facturation le permet. De cette façon, le processus de paiement reste sur la bonne voie sans trop de travail supplémentaire. 

Complétez cette étape pour : 

• Assurez-vous d'être payé pour tous les services 
• Maintenir votre flux de trésorerie 

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Utiliser un logiciel pour automatiser le processus 

Les propriétaires de petites entreprises comme vous perdent en moyenne 96 minutes de temps productif par jour. Au bout d'un an, cela équivaut à trois semaines entières. 

La bonne nouvelle ? La technologie peut vous aider à récupérer ce temps.  

Un logiciel de facturation peut vous aider à simplifier vos tâches financières. Il s'occupe de la facturation pour vous, ce qui vous permet de passer plus de temps à faire ce que vous faites le mieux. 

Voici comment les logiciels peuvent vous aider : 

• Le transfert de données est automatique. Vous pouvez transformer un devis en facture en quelques clics. 
• Vos factures reflètent automatiquement les modifications apportées aux services fournis en cours de route. Vous pouvez rapidement ajouter de nouveaux postes ou ajuster les coûts. 
• Vos clients peuvent vous payer en toute sécurité par l'intermédiaire du logiciel. Tout est intégré - votre logiciel de facturation et le traitement des paiements. Les paiements sont ainsi plus rapides et plus pratiques.

Quels sont les avantages pour votre entreprise de ce nouveau processus amélioré de facturation automatique ? Vous pouvez vous attendre à : 

• Moins d'erreurs et plus de cohérence 
• Des paiements plus rapides pour une meilleure santé financière 
• Un suivi des paiements plus facile et plus précis 
• Une apparence plus professionnelle qui inspire la confiance 

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4 conseils pour convertir les devis en factures de manière transparente 

Voici quatre conseils pour vous aider à convertir les devis en factures sans tracas : 

• Examinez le format de votre devis. Vérifiez que vos devis comportent tous les détails nécessaires. Le transfert des informations vers une facture est ainsi plus rapide et plus précis. 
• Utilisez un modèle de facture. Examinez votre système de facturation actuel. S'il est manuel, envisagez d'utiliser des modèles. Ils peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. 
• Identifiez les goulets d'étranglement dans votre processus. Lors de la facturation, où êtes-vous bloqué ? Utilisez ces informations pour améliorer votre flux de travail. 
• Recherchez un logiciel d'automatisation. Recherchez un logiciel de facturation qui automatise le processus de passage du devis à la facture.