L'envoi d'une facture ne se limite pas à facturer à vos clients ce qu'ils doivent. 

Elle permet également d'enregistrer les transactions commerciales, les paiements reçus et les montants dus. Sans une connaissance pratique de la facturation, il est impossible de gérer les finances de votre petite entreprise. Et comme il existe de nombreux types de factures différents, vous devez savoir plus que ce qu'est une facture pour rester organisé. 

Comment fonctionne la facturation et pourquoi existe-t-il autant de types de factures ? Découvrons-le. 

ARTICLE CONNEXE - Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

Une facture commerciale est un document qui énumère les services ou les produits que vous avez vendus à un client. Elle indique le montant total que le client doit payer et la manière dont il peut vous régler. La plupart des factures comportent également un numéro de facture pour le suivi des transactions et une date limite de paiement. 

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Quels sont les différents types de factures ?

Chaque type de facture a une utilité différente et vous pouvez être amené à en émettre plusieurs à vos clients. Vous trouverez ci-dessous une liste des factures les plus courantes et de leur utilité :

• Proposition (ou offre). Il s'agit d'une estimation du coût avant de commencer un projet, ce qui est courant pour les entrepreneurs indépendants qui fournissent un service. Elle détaille les coûts prévus du travail afin d'aider les clients à décider de travailler avec vous ou votre entreprise.
• Les factures intermédiaires (ou factures de progrès). Elles sont envoyées au cours d'un grand projet pour demander le paiement des parties du travail qui ont déjà été réalisées. Le fait d'obtenir des paiements forfaitaires par étapes aide les entreprises à maintenir leur trésorerie tout au long du projet.
• Factures de temps de travail. Lorsque la facturation est basée sur le temps de travail, ces factures sont soumises. Elles sont couramment utilisées par les indépendants et les entrepreneurs qui facturent à l'heure.
• Factures pro forma. Une facture pro forma est un acte de vente préliminaire. C'est une sorte d'aperçu de ce que le client devra payer à la fin du travail. Elle est envoyée aux acheteurs avant le début d'un travail, à titre d'estimation du travail à effectuer.
• Factures finales. Une facture finale est envoyée une fois que tous les travaux d'un projet sont terminés. Elle demande le paiement du solde dû et indique que la transaction entre l'entreprise et le client est terminée.
• Factures en souffrance. Ces factures sont des rappels envoyés aux clients lorsque les paiements sont en retard. C'est une façon polie de rappeler aux clients qu'ils vous doivent encore quelque chose.

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Comment fonctionne le processus de facturation ?

Le processus de facturation est la façon dont vous êtes payé pour votre travail ou vos ventes. Sans un processus de facturation adéquat, vos clients risquent de ne pas comprendre ce qu'ils doivent ou combien ils doivent. 

Suivez ces étapes et votre processus de paiement fonctionnera comme une machine bien huilée : 

1. Offre de produits ou de services

Commencez par fournir à votre client les produits ou services convenus. 

Il est important de se mettre d'accord dès le départ sur le prix, les conditions et le mode de paiement de tout travail, afin d'éviter tout désaccord ultérieur. Par exemple, si vous n'acceptez pas les chèques, assurez-vous qu'ils le savent à l'avance. 

Il est utile d'avoir des contrats avec les clients qui comprennent une liste des services que vous fournirez. Il peut s'agir d'un cahier des charges qui précise ce que vous ferez et ne ferez pas. Pour un rédacteur indépendant, cela peut signifier que vous écrirez des articles de blog pour votre client, mais pas de textes pour des pages de renvoi. Cela vous permet à tous les deux de comprendre ce que l'on attend de votre relation de travail. 

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2. Générer une facture

Une fois votre travail terminé ou votre produit livré, il est temps d'établir une facture. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, il est essentiel d'apprendre à établir une facture correctement. Incluez des détails tels que les services, le coût et la date limite de paiement.

Ce processus est encore plus facile si vous utilisez un logiciel de facturation tel que Invoice Simple. Il vous invite à remplir tous les champs nécessaires pour vous assurer de ne rien oublier. De plus, vous pouvez personnaliser les factures pour y faire figurer les éléments de votre marque. Ainsi, toutes les factures que vous envoyez ont un aspect professionnel.

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3. Envoi de la facture

En règle générale, c'est le vendeur ou le prestataire de services qui envoie une facture à l'acheteur pour lui demander de payer les produits ou les services fournis. Si vous l'envoyez par la poste, il est conseillé de contacter votre client par courrier électronique ou par téléphone pour l'informer de la date à laquelle il peut s'attendre à recevoir sa facture.

Avec un logiciel de facturation, vous pouvez l'envoyer facilement par courrier électronique ou directement à partir de la plateforme. Cela vous facilite la tâche, ainsi qu'à votre client, et permet des paiements plus rapides. 

4. Confirmation de paiement

Une fois que le client a payé, confirmez toujours que le paiement a bien été reçu. Il peut y avoir des retards de traitement, en fonction du mode de paiement ou du montant du paiement. Les sommes plus importantes peuvent prendre plus de temps à traiter. 

La plupart des outils de facturation en ligne, comme Invoice Simple, vous avertissent automatiquement lorsqu'un paiement est effectué, de sorte que vous n'avez pas besoin de vérifier votre courrier électronique en permanence. Cela vous permet également de garder le contrôle de votre trésorerie et d'envoyer des messages de remerciement à vos clients pour leur travail.

5. Mise à jour des dossiers

Une fois le paiement confirmé, mettez à jour vos documents commerciaux. Une bonne tenue des registres est indispensable pour rester organisé, suivre les revenus et simplifier la paperasserie. 

C'est particulièrement vrai lorsque la saison des impôts arrive. Il est essentiel de comprendre ce que représente une facture en comptabilité, car cette connaissance vous permet de tenir des rapports financiers corrects. Limitez les erreurs en utilisant un logiciel qui fait tout automatiquement pour vous. 

6. Réception et accusé de réception

Envoyez un reçu à votre client comme preuve de paiement. Cela montre à votre client que son paiement a été reçu et traité. Il s'agit d'une étape modeste mais importante qui vous permet, à vous et à votre client, de conserver une trace de la transaction.

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7. Rapprochement

Examinez vos dossiers pour vérifier que le paiement correspond à la facture. Cette étape peut vous aider à corriger d'éventuelles erreurs et à maintenir vos comptes en règle. 

Grâce à Invoice Simple ou à des outils similaires, vous pouvez vérifier les paiements et les factures, ce qui rend le processus moins stressant.

8. Résolution des problèmes de paiement

Si le paiement est en retard, incorrect ou manquant, il est important d'agir rapidement. Contactez le client de manière professionnelle pour résoudre le problème. Il se peut que vous deviez envoyer un rappel, modifier la facture ou convenir d'un autre plan de paiement. 

Les logiciels de facturation peuvent envoyer des rappels automatiques en votre nom, ce qui facilite le suivi.

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Facturation en ligne et facturation sur papier

Les factures papier sont imprimées et envoyées par la poste, tandis que les factures en ligne sont envoyées électroniquement par courrier électronique ou par un logiciel spécial. De nombreuses entreprises préfèrent aujourd'hui la facturation en ligne (ou facturation électronique) parce qu'elle est plus rapide et plus facile à gérer. 

Voici quelques-uns des avantages de la facturation en ligne :

• Des paiements plus rapides. Les clients peuvent recevoir et payer leurs factures instantanément.
• Un meilleur flux de trésorerie. Vous êtes payé plus rapidement, ce qui contribue à la bonne marche de votre entreprise.
• Plus facile à suivre et à gérer. Vous pouvez conserver toutes vos factures en un seul endroit et voir ce qui a été payé.
• Moins de frais de matériel. L'envoi d'une facture électronique ne nécessite pas l'achat de papier, d'enveloppes ou de frais d'affranchissement.

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Les 8 meilleures pratiques de facturation

La facturation fait partie intégrante de la gestion d'une entreprise prospère, car elle vous aide à être payé pour le travail que vous effectuez. Pour que le processus soit plus fluide et plus rapide pour vous et vos clients, suivez ces bonnes pratiques lors de la création de vos factures :

1. Restez simple. Votre facture doit être claire et facile à comprendre. Par exemple, si vous êtes concepteur de sites web, ne surchargez pas la facture avec des termes propres à votre secteur d'activité. Énumérez vos services simplement, par exemple "conception d'un nouveau blog" ou "réparation de redirections défectueuses", afin que vos clients puissent rapidement voir ce pour quoi ils paient.
2. Ajoutez des éléments de marque. Votre facture fait partie de votre marque, elle doit donc correspondre à l'image de votre entreprise. Par exemple, si vous dirigez une entreprise de couverture, incluez votre logo et utilisez les mêmes couleurs que vos cartes de visite ou votre site web. Cela donne à votre facture un aspect professionnel et crée une identité de marque cohérente. 
3. Inclure les dates et les numéros de facture. Indiquez toujours la date et un numéro de référence unique. Si vous êtes un électricien qui jongle avec de nombreux travaux, le fait d'indiquer clairement la date et le numéro de référence vous aide, vous et votre client, à suivre les paiements.
4. Adressez-vous directement à la personne. Il est important d'indiquer la bonne adresse de facturation afin que la facture parvienne à la bonne personne. Et si vous effectuez des transactions interentreprises, n'envoyez pas la facture uniquement à l'entreprise, mais à la personne avec laquelle vous avez travaillé. Adressez-la à la personne avec laquelle vous avez travaillé. Par exemple, si vous avez réalisé un projet pour une agence de marketing, adressez votre facture au responsable du site qui vous a engagé. 
5. Incluez une note de remerciement. Un simple "Merci de votre confiance" peut faire beaucoup. Une petite note au bas de la facture, comme "Nous apprécions l'opportunité de travailler sur votre projet", rend la facture plus personnelle.
6. Décrivez les éléments de la facture. Soyez précis sur le travail que vous avez effectué. Au lieu d'écrire "Travail", décrivez la tâche.
7. Indiquez le montant total, la date d'échéance et les conditions de paiement. Indiquez toujours le montant total dû, la date d'échéance et les conditions de paiement. Par exemple, si vous êtes consultant, vous pouvez indiquer "Montant total : $500.00. Échéance : 30 jours à compter de la date de facturation. Conditions de paiement : Net 30." Cela permet à votre client de savoir exactement quand vous attendez le paiement et quel est le montant à payer.
8. Inclure des options de paiement. Faites en sorte que vos clients puissent vous payer le plus facilement possible. Proposez différentes options telles que le virement bancaire, la carte de crédit ou même le paiement par téléphone portable. Le fait de proposer plusieurs modes de paiement peut vous aider à recevoir votre argent plus rapidement. En outre, le fait de mentionner sur la facture les types de paiement que vous acceptez évite aux clients de se demander comment vous payer.

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Créer des devis et des factures instantanément

Simplifier au maximum la facturation peut vous faire gagner un temps précieux et vous aider à être payé plus rapidement. C'est ce que Invoice Simple sait faire de mieux.

Avec notre logiciel de facturation, vous pouvez créer des devis et des factures en quelques clics. Ajoutez des détails essentiels tels que des remises, des instructions de paiement, des photos et bien d'autres choses encore pour vous permettre d'être payé encore plus facilement.

Simplifiez le processus de facturation avec Invoice Simple.