Pour de nombreux secteurs d'activité, la réussite d'une entreprise passe par la mise en place d'un processus d'approvisionnement. La passation de marchés implique l'obtention ou l'achat de biens pour permettre à une entreprise de fonctionner. Il comprend l'approvisionnement, l'achat, la réception et l'inspection de ces biens.

Un service ou un processus d'approvisionnement bien géré permet d'économiser de l'argent et d'améliorer les relations avec les fournisseurs. Il peut également prévoir les perturbations de la chaîne d'approvisionnement en utilisant la technologie pour identifier quand et où les marchandises risquent de ne pas être disponibles à l'avenir. Cela permet de gérer le flux de marchandises entrant dans l'entreprise et de minimiser le risque de pénurie.

L'utilisation d'un bordereau de réception des marchandises constitue un élément important de cette démarche. Dans cet article, nous aborderons la définition du bon de réception, les informations qu'il doit contenir, etc.

Qu'est-ce qu'un bon de réception ?

Un bon de réception est un document qui atteste qu'une entreprise a reçu en bon état les marchandises commandées à un fournisseur. Cela signifie que votre fournisseur vous a envoyé tout ce que vous avez demandé, en bon état, à temps et au bon endroit.

Ces notes peuvent être rédigées sur papier ou sauvegardées numériquement. Quel que soit le type de notes que vous décidez d'utiliser, assurez-vous d'avoir d'excellentes pratiques en matière d'archivage. L'archivage de vos bons de réception est important pour : 

• Gestion des stocks
• Conformité et gestion des risques
• Précision financière
• Résolution des litiges
• Contrôle de la qualité
• Comptabilité, en particulier pendant la période des impôts
• Responsabilité en matière de marchés publics

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Marchandises reçues Note Utilisations

Le bordereau de réception des marchandises a de nombreuses utilités pour une petite entreprise, toutes visant à tenir des registres corrects et à comptabiliser les fournitures.

• Valider les marchandises reçues. L'objectif premier d'un bon de réception est de vérifier que vous avez reçu toutes les fournitures que vous avez commandées et qu'elles sont de bonne qualité.
• Gestion des stocks. Les bons de réception vous aident à suivre vos stocks de manière à ce que vous puissiez tenir un inventaire précis de ce que vous avez en stock. Ils prouvent que vous avez reçu ce que vous avez commandé, ce qui se reflète dans les niveaux de stock. 
• Aide à la comptabilité. Les comptables ont besoin des bons de réception pour vérifier les soldes des stocks. Ils les utilisent également pour tenir à jour le registre des stocks par rapport aux écritures d'achat.
• Gestion des problèmes. Supposons que vous receviez 75 % du stock que vous avez commandé. Lorsque vous le déballez, vous émettez un bon de réception à l'intention de votre fournisseur, indiquant que vous avez reçu une expédition partielle. Cela permet d'éviter les litiges sur ce que vous avez reçu, dans quel état et en quelle quantité. 

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Comment une note de réception de marchandises s'intègre-t-elle dans le processus de passation de marchés ?

Le processus de passation de marchés de votre entreprise peut suivre différentes étapes. Mais d'une manière générale, la plupart des entreprises s'en tiennent plus ou moins à ces étapes :

1. Identifier un besoin.
2. Soumettre une demande d'achat.
3. Choisir ou intégrer un fournisseur.
4. Négocier le prix.
5. Créer une commande d'achat (PO).
6. Obtenir une facture.
7. Réceptionner les marchandises.
8. Confirmer un match à trois.

Une fois que vous avez reçu la facture du fournisseur et les marchandises commandées aux étapes 6 et 7, vous établissez le bon de réception indiquant la quantité et la qualité des marchandises qui vous ont été livrées. Si tout arrive comme prévu, vous l'indiquez dans ce document. 

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Pourquoi un bon de réception est-il essentiel ?

Une note sur les marchandises reçues est importante pour plusieurs raisons. Nous allons les examiner ci-dessous.

• Vérifier les factures. Lorsqu'il effectue des paiements, le service financier a besoin de savoir que l'entreprise a reçu toutes les fournitures qu'elle a commandées. Si vous gérez seul vos opérations, vous devez vérifier toutes les livraisons que vous recevez. Un bordereau de réception des marchandises peut également vous faire gagner du temps en cas de divergences. Comme la date de la facture et la date de la livraison ne sont souvent pas les mêmes (votre fournisseur peut mettre quelques jours à vous livrer les marchandises après vous avoir envoyé une facture), ce document fait le lien entre les deux. Il permet de vérifier que ce qui figure sur la facture correspond à ce qui a été reçu. En outre, il contribue à prévenir la fraude sur les factures et les erreurs de paiement en confirmant ce qui est arrivé.
• La sécurité pour tous. Le bon de réception couvre à la fois le fournisseur et l'acheteur. Il permet aux deux parties de vérifier la commande avant et après la livraison.
• Gagner du temps. La comptabilité fournisseurs n'a pas besoin de se déplacer ou d'envoyer des courriels pour déterminer si l'entreprise a reçu ses marchandises. Il lui suffit de comparer les marchandises reçues à la facture.

Quelles informations doit contenir un bon de réception ?

Le format d'un bon de réception est important pour tenir des registres précis et s'assurer que vous avez conclu un accord contraignant avec votre fournisseur. Voici les informations qu'ils doivent contenir :

• Nom du fournisseur
• Détails du produit
• Quantité de produits
• Date de livraison
• Numéro de commande
• Nom du destinataire

5 conseils pour gérer les bons de réception avec succès

Le traitement d'une note de réception de marchandises est facile lorsque l'on sait comment s'y prendre. Voici quelques conseils pour vous assurer que votre processus est précis et correct : 

1. Effectuez un contrôle lors de la réception. Vérifiez que tout ce que vous avez commandé est arrivé à temps et au bon endroit. Vous ne voulez pas que votre magasin soit surstocké parce que le fournisseur a livré à la mauvaise adresse.
2. Assurez-vous que la qualité et la quantité correspondent. Vérifiez l'état dans lequel votre commande est arrivée. Vous pouvez même effectuer des tests sur certains articles en fonction de votre secteur d'activité. Par exemple, si vous avez commandé du papier d'imprimante pour le bureau, ouvrez une rame et imprimez une page d'essai. Cette précaution est particulièrement importante si vous faites appel à un nouveau fournisseur en qui vous n'avez pas encore confiance.
3. Conservez correctement le bon de réception. Conservez un enregistrement physique ou numérique de vos bons de réception afin de disposer d'une preuve de réception en cas de problème ultérieur. Cela permet également de s'assurer que le stock figurant dans le grand livre correspond à ce qui se trouve dans votre inventaire. Que vous disposiez d'un service comptable et d'un entrepôt ou que vous soyez seul à travailler dans votre chambre d'amis, vous avez besoin de ces documents pour vos archives.
4. Informer le fournisseur des problèmes. En cas de problème avec les marchandises reçues, il est important d'en informer immédiatement le fournisseur. Il est essentiel de vérifier les fournitures dès leur arrivée. De cette façon, vous pourrez faire valoir vos droits si le fournisseur conteste la livraison.
5. Délivrer des copies du bon de réception. Plusieurs personnes ont besoin d'une copie du bon. Si vous êtes un entrepreneur individuel, seul vous et le fournisseur avez besoin d'une copie. Votre fournisseur a besoin d'un bon de réception pour se protéger contre d'éventuels litiges et s'assurer que la commande a été envoyée correctement. Si vous avez une équipe plus importante, les équipes chargées de la comptabilité ou de l'approvisionnement ont également besoin d'une copie pour la tenue des dossiers. 

FAQ

Quelle est la différence entre un bon de livraison et un bon de réception ?

Le bon de livraison provient du fournisseur. Il s'agit de son propre document d'enregistrement délivré à l'acheteur, qui atteste que quelqu'un a livré les marchandises demandées. Il est également connu sous le nom de bordereau d'expédition ou de récépissé de marchandises.

En revanche, un avis de réception indique la réception des marchandises au nom de l'acheteur. C'est la preuve que l'acheteur déclare avoir reçu toutes les fournitures qu'il a commandées en bon état. Et au bon moment et au bon endroit. 

Dans tous les cas, le fournisseur et l'acheteur ont tous deux besoin d'une copie de la note.

Qui génère un bon de réception ?

Le service de réception génère une note de réception des marchandises. Il peut s'agir d'employés de l'entrepôt, de réceptionnaires ou d'autres personnes autorisées à réceptionner les livraisons.

Qui signe le bon de réception ?

L'acheteur et le fournisseur doivent signer un bordereau de réception des marchandises. Le représentant du fournisseur signe pour confirmer qu'il a livré les articles en bon état. L'acheteur signe pour confirmer qu'il a reçu les marchandises.

Quelle est la différence entre une note de réception de marchandises et une note de réception de services ?

Le bon de réception est la preuve et la confirmation de la réception des marchandises au moment et à l'endroit demandés, en bon état.

Une note de réception de service confirme que le fournisseur a fourni et achevé les services demandés par l'acheteur.

Ces deux documents sont produits par l'acheteur pour se couvrir en cas de problème ultérieur et pour conserver de bonnes archives.

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