Des notes de frais bien gérées sont des atouts précieux, en particulier pour les entreprises qui remboursent leurs employés. 

Les rapports de dépenses enregistrent les coûts de l'entreprise au fil du temps, que ce soit sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Elles documentent tout, des paiements aux impôts et aux dettes. Elles sont essentielles pour vous permettre de vous rembourser ou de rembourser vos employés correctement. 

Voici comment créer une note de frais dans les règles de l'art. Découvrez ce que vous devez inclure et comment votre entreprise peut en bénéficier. 

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Un rapport de dépenses permet de suivre les dépenses de votre entreprise au cours d'une période donnée en dressant une liste détaillée des coûts. Vous pouvez le remplir à la main dans un carnet ou un journal. Mais il est généralement plus facile de créer un rapport numérique dans une feuille de calcul ou un tableau. Il vous suffit de laisser des espaces pour les montants, les catégories et d'autres données et de remplir les cellules au fur et à mesure. 

Qu'il s'agisse d'achats ou de remboursements, les notes de frais indiquent chaque centime dépensé par votre entreprise. Elles comprennent également des informations complémentaires, telles que les dates et les catégories. Cela vous permet de contrôler vos dépenses, de suivre les régularisations et d'établir un budget précis et réaliste. 

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L'importance des notes de frais

Le suivi des dépenses est un excellent moyen de planifier les dépenses futures. Mais il est également utile à d'autres égards. La liste suivante illustre l'importance de cette technique comptable courante. 

Des notes de frais bien tenues peuvent :

• Vous aider avec les remboursements des employés. Les employés qui utilisent leur propre argent pour des dépenses professionnelles doivent être remboursés rapidement. Une note de frais énumère les détails de chacune de ces dépenses. Ces informations peuvent vous aider à rembourser les employés de manière efficace.
• Contrôlez les performances de votre entreprise. Les rapports de dépenses mettent en évidence la relation entre les dépenses et les comptes clients. Vous disposez ainsi des informations nécessaires pour équilibrer votre budget et prévoir la croissance future.
• Suivez vos dépenses pour votre déclaration d'impôts annuelle. Toute entreprise doit payer des impôts. Heureusement, certaines de vos dépenses peuvent en fait réduire votre impôt à payer. Vos notes de frais permettent de classer les frais professionnels déductibles et de contrôler votre charge fiscale annuelle. 

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Que doit contenir une note de frais ?

Une note de frais doit contenir le plus d'informations possible. Plus vous documentez vos dépenses, mieux vous serez informé sur vos finances. La liste suivante précise certains détails que vous pourriez vouloir inclure : 

• Informations sur le fournisseur. Indiquez les informations d'identification des entreprises auprès desquelles vous effectuez des achats. Si vous achetez régulièrement des services, vous pouvez utiliser votre formulaire de rapport de dépenses pour estimer une allocation pour le prochain cycle budgétaire.
• Informations sur l'employé. Si un employé a payé une dépense et doit être remboursé, indiquez ici les informations le concernant. Votre modèle de rapport doit comporter des sections pour son nom et d'autres éléments d'identification.
• Type de dépenses. Séparez les dépenses par catégorie. Que vous teniez un journal manuscrit de vos dépenses ou que vous utilisiez un logiciel de notes de frais, le fait de classer les dépenses par type est un excellent moyen de suivre rapidement les informations. 
• Date. Indiquez une date pour chaque dépense figurant dans le rapport. En indiquant les jours, les mois et les années de vos dépenses, vous pouvez vous faire une idée plus précise des changements financiers qui se produisent au fil du temps.
• Sous-total et montant total. Alors que le montant total d'une dépense indique l'ensemble du coût, les sous-totaux le divisent en parties pertinentes. Le sous-total d'une facture peut indiquer le prix hors taxes d'un article, ce qui est utile pour la visibilité. En revanche, le total inclut tous les éléments du coût de l'article, ce qui donne une image complète de ce que vous avez payé. Dans la plupart des cas, vous n'avez besoin que du total, à moins que vous ne préfériez calculer les taxes séparément.

Explication des types de notes de frais

Vous pouvez créer plusieurs types de notes de frais. Ceux que vous choisissez dépendent de vos délais d'établissement de rapports. Mais vous utiliserez généralement chacun de ces types à un moment ou à un autre de l'année. Voici quelques exemples courants :

• Unique. Les notes de frais uniques sont les plus simples. Elles documentent des dépenses qui n'ont lieu qu'une seule fois. Elles sont particulièrement utiles lorsque votre entreprise engage une dépense qui ne fait pas partie de vos activités régulières. Il peut s'agir d'un nouvel équipement ou d'une dépense urgente. 
• À long terme. Les rapports de dépenses à long terme permettent de suivre toutes les dépenses de l'entreprise au cours d'un trimestre ou d'une année. La gestion de vos flux de trésorerie sur une période plus longue vous permet de connaître l'évolution de vos dépenses tout au long de l'année.
• Récurrentes. Les notes de frais récurrentes concernent les achats effectués chaque semaine, chaque mois ou chaque année. Il peut s'agir d'abonnements ou de commandes régulières de fournitures. La plupart des modèles récurrents combinent les dépenses répétées sur une seule ligne, ce qui vous permet d'anticiper les coûts et de gagner du temps pour remplir votre rapport.

Comment créer une note de frais étape par étape

Il y a deux façons de créer une note de frais. Vous pouvez soit la faire à la main, soit utiliser un logiciel de notes de frais. Voici un guide pour chacune d'entre elles :

Manuellement

Faire une note de frais à la main vous permet de la personnaliser à votre guise. Cette méthode peut également vous permettre d'économiser de l'argent, puisque vous n'avez pas besoin d'acheter un logiciel. Mais cela prend du temps. Elle crée également des possibilités d'erreurs humaines. Suivez les étapes suivantes pour créer manuellement une note de frais :

1. Créer une note de frais à partir d'un modèle 

Si vous ne savez pas par où commencer, utilisez un modèle. Ils sont souvent disponibles en ligne et dans les logiciels de comptabilité. Si vous avez des employés, recherchez un modèle facile à utiliser que vous pouvez distribuer au sein de votre entreprise afin qu'ils puissent compléter les dépenses lorsqu'elles se présentent.

2. Remplir les dépenses, les détails et les commentaires

Ajoutez les dépenses au fur et à mesure. Le rapport doit comporter des sections claires pour les détails de chaque achat afin d'éviter toute confusion ultérieure. Les sections peuvent inclure la date à laquelle la dépense a été effectuée ou d'autres commentaires explicatifs.

3. Vérifier l'exactitude des données

Lorsqu'un employé remplit un rapport, il l'envoie généralement à un responsable ou au service comptable pour évaluation. Cela vous permet de vérifier l'exactitude et l'exhaustivité du rapport. 

Si nécessaire, c'est à ce stade que vous ou votre comptable remboursez les personnes concernées. La note de frais finale doit confirmer que le remboursement a bien eu lieu, afin d'éviter toute erreur de communication.  

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Utilisation d'un logiciel de notes de frais

L'utilisation d'un logiciel de notes de frais en vaut souvent la peine, surtout lorsque vos employés souhaitent être remboursés en temps voulu. Suivez les étapes suivantes pour assurer le suivi de vos coûts à l'aide d'un logiciel de notes de frais : 

1. Envoyer toutes les factures et tous les reçus à une adresse électronique

Le meilleur moyen de recevoir des informations pour les notes de frais est le courrier électronique. Vous et vos employés pouvez envoyer les reçus et les montants à un seul endroit. Vous ou votre comptable pouvez recevoir les informations et saisir les dépenses dans votre logiciel.

2. Attendre que le logiciel traite et catégorise les dépenses

Le logiciel de notes de frais organise vos dépenses en fonction des règles que vous avez définies. Il crée ensuite une note de frais pour vous.

3. Recevoir le rapport

Une fois le rapport prêt, relisez-le. Bien que la plupart des logiciels soient efficaces, il est possible qu'une erreur humaine se soit glissée dans les données initiales. Lorsque vous êtes certain que tout est correct, conservez le rapport pour vos archives et remboursez le personnel en conséquence. 

4 avantages du choix d'un logiciel de notes de frais

Un logiciel adapté simplifie la gestion des notes de frais. Voici les tâches qu'il peut couvrir pour vous :

1. Prise en charge de plusieurs politiques de dépenses de l'entreprise. Le logiciel de notes de frais peut prendre en charge et organiser chacune de vos politiques pour vous, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous épargner des maux de tête potentiels en gardant une trace de tout cela.
2. Automatiser le processus de génération et de soumission des rapports. Il suffit de cliquer sur un bouton pour générer et soumettre des rapports. Vous pouvez trouver des modèles qui correspondent aux besoins de votre entreprise et traiter les rapports en cours de route.
3. Repérer les dépenses frauduleuses. Les logiciels peuvent repérer les fraudes encore mieux que les humains. Il signale les activités suspectes afin que vous puissiez vérifier les choses et prévenir d'autres problèmes.
4. Visualisez les dépenses de votre entreprise. Ce logiciel présente toutes les dépenses dans un format digeste. Cette vue d'ensemble de vos finances vous permet de repérer d'éventuels dépassements de budget et d'ajuster les budgets de manière globale. 

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