L'émission d'une facture est simple en personne. Il suffit d'écrire les détails et de les remettre au client. 

Lorsque l'on est habitué au papier, les factures électroniques - également appelées factures électroniques - peuvent sembler compliquées. Pourquoi les remplir en ligne alors que les factures physiques font parfaitement l'affaire ? En réalité, les factures électroniques facilitent le processus de facturation. Vous pouvez mieux personnaliser vos factures, rappeler aux clients les délais de paiement et les intégrer à votre système comptable.

Voici comment partager des factures en un seul clic.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

Nombreux sont ceux qui pensent que toute facture envoyée en ligne est une facture électronique. Mais il y a plus que cela.

Les factures électroniques sont produites à l'aide d'un logiciel spécialisé qui offre davantage de possibilités, comme des rapports de données et des automatismes. Bien que ces documents soient des factures numériques, ils doivent répondre à certains critères pour être de véritables factures électroniques. Ces critères permettent de s'assurer que la facture répond aux normes légales et qu'elle est sécurisée pour les entreprises du monde entier. 

Pour être une facture électronique, un document doit.. :

• être dans un format numérique, comme EDIFACT, XML, PDF ou X12
• Voyager électroniquement d'un ordinateur à l'autre
• Ne pas subir d'altération ni d'édition, afin d'être précis et digne de confiance.
• contenir toutes les informations essentielles, telles que la date et le montant dus

ARTICLE CONNEXE - Comment envoyer une facture?

Comprendre les mécanismes de la facturation électronique

Les factures électroniques contiennent les mêmes informations nécessaires que les factures papier :

• La date
• Numéro de facture
• Nom et logo de l'entreprise
• Informations commerciales sur les clients
• Description des biens ou services rendus
• Le montant dû
• Méthodes et conditions de paiement

L'inclusion de toutes ces informations vous permet, à vous et à vos clients, d'être sur la même longueur d'onde. En cas de litige, vous pouvez tous deux vous référer à la facture comme source de vérité.

Mais le processus de facturation électronique va au-delà de l'envoi de la facture elle-même. Les logiciels modernes, tels que Invoice Simplepeuvent suivre les détails pour vous et même automatiser certaines parties du processus. Par exemple, il envoie automatiquement un message au client quelques jours avant la date d'échéance de son paiement. Cela vous permet de gagner du temps et de réduire les retards de paiement.

Vous pouvez également personnaliser vos factures à l'aide de modèles qui donnent à votre entreprise un aspect plus professionnel. Il vous suffit d'insérer vos informations de paiement, les dates d'échéance et même votre signature. De plus, des logiciels tels que Invoice Simple vous permettent d'enregistrer les informations relatives aux clients réguliers pour les consulter ultérieurement.

Un système numérique de gestion des factures vous permet de vous concentrer davantage sur le développement de votre entreprise et moins sur la gestion de la paperasserie.

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES - Avantages de la facturation électronique

Comparaison entre les factures électroniques et les factures numériques : Quelle est la différence ?

La facture électronique est un type de facture numérique plus spécifique. Voici comment fonctionne chacune d'entre elles.

Factures numériques

• Une plus grande variété de formats. Les factures numériques peuvent se présenter sous différents formats, tels que des PDF ou des factures papier numérisées.
• Commodité. Ces formats sont faciles à créer et à partager par courrier électronique ou par d'autres moyens numériques.
• Caractéristiques de base. Les factures numériques ont des fonctions de base. Souvent, elles ne peuvent pas être connectées à un logiciel de comptabilité et manquent d'options avancées, comme le suivi en temps réel.
• Travail manuel. La gestion des factures numériques demande beaucoup plus de temps et d'efforts. Vous devez vous occuper personnellement du suivi, de la saisie des données et du suivi des clients.

Factures électroniques

• Logiciel spécialisé. Les factures électroniques utilisent un logiciel spécifique pour créer, envoyer et recevoir des factures.
• L'automatisation. Pour faciliter le paiement et les autres processus, les logiciels de facturation électronique automatisent les tâches.
• Intégration transparente. Les factures électroniques peuvent généralement être connectées à vos systèmes comptables existants. Cela signifie qu'il est beaucoup plus facile d'effectuer des calculs et de suivre les transactions de manière globale.
• Fonctionnalités avancées. Les systèmes de facturation électronique offrent davantage de fonctionnalités, comme le suivi en temps réel, les rappels automatisés et les rapports détaillés.

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES - Qu'est-ce que le traitement des paiements ? 

11 Types de factures : Vue d'ensemble

Les systèmes de facturation numérique peuvent créer différents types de factures en fonction de vos besoins. Voici un aperçu des types de factures les plus courants et de leur utilisation :

1. Facture de vente

La facture de vente est le type de facture électronique le plus répandu. Elle est utilisée pour demander le paiement de biens ou de services vendus. Elle contient des informations telles que

• Informations sur les fournisseurs et les clients
• Numéro de facture
• Description des biens ou services
• Montant dû
• Délai de paiement
• Modes de paiement acceptés

2. Facture pro forma

Vous établissez une facture pro forma avant de livrer des biens ou des services. Elle est plus formelle et plus détaillée qu'un devis et fait office d'énoncé des travaux. Vous et le client l'utilisez pour vous mettre d'accord sur le paiement et les produits à livrer. Elle comprend :

• Ventilation détaillée des coûts
• Description du travail
• Conditions avant la vente ou l'accord final
• Toute autre information nécessaire pour informer le client avant l'accord final

3. Facture échue

Envoyez une facture de retard aux clients qui n'ont pas payé à la date prévue. Ces factures peuvent inclure des pénalités de retard et doivent être envoyées le plus rapidement possible. Elles doivent également contenir tous les détails de la facture de vente originale.

4. Note de crédit

Une note de crédit, ou facture de crédit, est utilisée pour accorder une remise ou un remboursement. Cela est souvent dû à des marchandises endommagées ou à des erreurs de facturation. 

5. Note de débit

Une note de débit, également appelée facture de débit, indique une augmentation du montant dû par le client. Si votre entreprise utilise plus de temps et de ressources que prévu, vous envoyez une note de débit.

6. Facture mixte

Ce type de facture combine les nouveaux frais de crédit et de débit en une seule facture, le montant net reflétant ce que le client doit. 

7. Facture commerciale

Si vous faites des affaires avec des clients dans un autre pays, vous utilisez une facture commerciale. Ce type de facture vous permet d'envoyer des marchandises partout dans le monde sans problème. Cette facture comprend

• Classification douanière
• Quantité
• Poids
• Volume
• Description
• Prix des marchandises

8. Feuille de temps Facture

Une facture de temps passé permet de suivre les heures travaillées. Les avocats, les consultants et les autres professionnels qui facturent à l'heure ou à la journée utilisent ce type de facture. Elle indique le nombre d'heures travaillées et le taux horaire.

9. Facture provisoire

Les factures intermédiaires sont destinées aux grands projets qui se déroulent par étapes. Vous envoyez ces factures pour des paiements partiels lorsque vous atteignez des étapes déterminées. Cela permet de gérer les flux de trésorerie pour les projets à long terme.

10. Facture finale

À la fin d'un grand projet, vous envoyez une facture finale. Celle-ci indique le montant total dû après soustraction des paiements effectués au cours du projet. Elle permet de s'assurer que tous les soldes restants sont payés. Elle comprend généralement

• Une ventilation détaillée du coût total du projet
• Tout paiement intermédiaire antérieur
• Le montant final dû

11. Facture récurrente

Vous utilisez des factures récurrentes pour des services continus. Ces factures sont émises mensuellement ou à d'autres intervalles réguliers. 

ARTICLE CONNEXE - 10 erreurs de facturation courantes et comment les éviter

4 étapes pour créer des factures électroniques

Suivez ces quatre étapes simples pour passer à la facturation électronique et profiter de ses avantages pour votre entreprise.

1. Notifier les clients

Informez vos clients de votre passage des factures physiques ou numériques à un système électronique. Indiquez-leur la date à laquelle ils peuvent s'attendre à recevoir le nouveau format.

La plupart des nouveaux processus se dérouleront en coulisses, mais si quelque chose change pour eux, faites-le leur savoir. Par exemple, les factures électroniques peuvent être envoyées par courrier électronique plutôt que par courrier postal. Invoice Simple permet aux clients de payer à partir de la facture elle-même, ce qui facilite les choses tant pour les clients que pour vous.

2. Mise en œuvre du système

Choisissez un système de facturation électronique qui s'intègre aux services dont vous bénéficiez déjà, comme PayPal et Stripe. Cela facilite la mise en place de l'ensemble. Veillez à former votre équipe à l'utilisation du nouveau système.

3. Créer la facture

Utilisez votre nouveau système pour commencer à créer des factures. De nombreux services proposent des modèles professionnels et personnalisables qui accélèrent considérablement le processus.

Saisissez tous les détails nécessaires, y compris :

• La date
• Numéro de facture
• Informations sur les clients
• Description des biens ou services
• Montant dû
• Conditions de paiement

Assurez-vous que les informations sont exactes avant de les envoyer. 

4. Envoyer la facture

Une fois la facture créée, envoyez-la à votre client par le biais du système de facturation électronique. Ce système sécurisé garantit que la facture parvient au client en toute sécurité. Vous devez être en mesure de suivre l'état de la facture afin de vérifier sa réception et d'assurer un suivi si nécessaire.

ARTICLE CONNEXE - Créer un système de numérotation des factures efficace : Meilleures pratiques

Comment la facturation électronique rationalise les opérations financières

Si vous n'êtes pas convaincu, voici les avantages de l'utilisation d'un système de gestion des factures. Vous pouvez :

• Réduire les coûts. L'envoi de documents en ligne réduit les besoins en papier, en impression et en affranchissement. Cela permet de réaliser d'importantes économies.
• Améliorer les temps de réponse. Les factures électroniques sont délivrées instantanément. Vous pouvez ainsi accélérer le cycle de paiement et améliorer votre trésorerie.
• Faites confiance aux communications sécurisées. Les systèmes de facturation utilisent des canaux sécurisés pour envoyer les factures, ce qui protège les informations financières sensibles.
• Maintenir l'intégrité du document. Les factures électroniques ne peuvent être ni modifiées ni éditées. Vous n'avez pas à vous soucier des modifications non autorisées ou de la corruption des données.
• S'intégrer à la plupart des systèmes de gestion. La plupart des solutions de facturation électronique s'intègrent aux logiciels financiers et comptables existants. Cette fonctionnalité vous aide à gérer vos factures et vos paiements.
• Passez moins de temps sur les tâches administratives. L'utilisation d'un système de facturation électronique réduit le temps que vous consacrez à la paperasserie. Vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte le plus, à savoir la gestion de votre entreprise. 

ARTICLE CONNEXE - Créer un système de numérotation des factures efficace : Meilleures pratiques

5 conseils pour choisir un logiciel de facturation électronique

Connaître les avantages des factures électroniques est une bonne première étape. L'étape suivante consiste à trouver un logiciel de facturation qui réponde à vos besoins spécifiques.

Voici quelques conseils précieux pour choisir le meilleur système de facturation électronique pour votre entreprise :

1. Suivi financier centralisé

Choisissez un système qui permet de suivre les finances de votre petite entreprise en un seul endroit pratique. Tous les détails concernant vos clients sont ainsi à portée de main, ce qui vous évite de passer d'un logiciel à l'autre.

2. Notifications en temps réel

Assurez-vous que le logiciel envoie des notifications lorsque les factures sont livrées et lues. Cette fonction vous évite de vous préoccuper des courriels non livrés ou manqués.

3. Suivi des factures impayées

Choisissez un logiciel qui vous indique les factures impayées. Il doit également assurer le suivi des échéances et rappeler aux clients quand et comment ils peuvent payer.

4. Rapports de revenus automatisés

Recherchez un logiciel qui crée automatiquement des rapports sur vos revenus mensuels et annuels. Vous pouvez identifier les meilleurs clients et les mois les plus rentables, ce qui vous donne les informations dont vous avez besoin pour établir des priorités en conséquence.

5. Exportation de rapports accessibles 

Vous devez pouvoir exporter et envoyer des rapports à votre comptable ou aux membres de votre équipe en un seul clic. Cela simplifie la tenue de la comptabilité et la préparation des impôts, et rend l'ensemble du processus plus facile.

ARTICLE CONNEXE -Les bases de la facture et du reçu : Tout ce que les propriétaires d'entreprise doivent savoir

Utiliser Invoice Simple pour une facturation électronique rationalisée

Si vous n'utilisez pas encore les factures électroniques, vous êtes à la traîne. Commencez par Invoice Simplele logiciel de facturation dont la configuration est facile et les automatismes fluides. 

Invoice Simple envoie des alertes lorsque vos factures sont lues et vous permet de suivre facilement les dates d'échéance. Vous pouvez facilement conserver une liste de clients et contrôler vos revenus mensuels grâce aux rapports intégrés. Enfin, vous aurez accès à des modèles uniques qui vous aideront à créer de beaux documents professionnels.