Papier, plastique ou numérique : quel est le meilleur moyen d'être payé ? 

Pour certains, le paiement en espèces est une évidence, une méthode de paiement qui a fait ses preuves. L'échange de biens et de services contre de l'argent liquide a toujours fonctionné. 

Cependant, l'argent liquide n'est pas toujours la meilleure option de paiement pour une petite entreprise. En fait, les paiements par carte ont dépassé les paiements en espèces dans de nombreuses entreprises. Par ailleurs, les méthodes de paiement en ligne sophistiquées sont de plus en plus populaires auprès des consommateurs. 

Le fait est que le choix d'un mode de paiement pour une petite entreprise n'est pas si simple. Il y a beaucoup de choses à prendre en compte, et pas seulement la simplicité ou la popularité du paiement. 

Cet article explore les différents modes de paiement pour les petites entreprises. Vous pouvez également consulter notre page d'accueil pour savoir comment choisir le mode de paiement idéal pour votre entreprise. 

Comprendre les besoins de paiement des petites entreprises 

Le mode de rémunération est-il vraiment important ? 

Se faire payer ne se limite pas à accepter de l'argent de la part des clients. La façon dont vous recevez les paiements a un impact direct sur des aspects cruciaux de votre entreprise, tels que : 

• Flux de trésorerie 

• Volume des ventes 

• Tenue de livres et comptabilité 

• Efficacité opérationnelle 

• Réputation de la marque 

• Conformité 

• Expérience client 

• Planification de la croissance 

• Performances financières 

À bien des égards, la manière dont vous êtes payé est aussi importante que le fait d'être payé. 

Cela dit, les petites entreprises sont confrontées à des défis uniques en matière de paiements. Certains de ces défis vous sont probablement familiers : 

Mélanger les finances de l'entreprise et les finances personnelles 

Les propriétaires de petites entreprises ont l'habitude de mélanger leurs fonds professionnels et personnels. C'est ce qu'on appelle la confusion des fonds et c'est une pratique commerciale très risquée. Cette pratique entraîne des inexactitudes dans les documents financiers, des erreurs fiscales et une responsabilité juridique accrue (en particulier dans les entreprises à responsabilité limitée). 

La bonne nouvelle, c'est qu'il est tout à fait possible d'éviter cette confusion. Il vous suffit de séparer vos comptes professionnels et personnels. Mais le choix de la méthode de paiement peut compliquer les choses. Certaines solutions de paiement sont liées à des comptes bancaires personnels ou à des portefeuilles numériques, ce qui mélange inévitablement l'argent professionnel et l'argent personnel. 

Questions relatives à l'intégration des paiements 

Pour garantir la fluidité des transactions, le système de paiement doit s'intégrer de manière transparente aux logiciels, applications ou sites web existants. Par exemple, la méthode de paiement doit être liée à votre système de comptabilité. Ainsi, chaque paiement est automatiquement enregistré. 

L'intégration complète réduit les frictions et rationalise les paiements. Cependant, l'intégration d'un système de paiement au reste de l'entreprise peut être un casse-tête. Une intégration, même partielle, implique souvent une expertise technique et des coûts supplémentaires. 

ARTICLE CONNEXE: Comment accepter les paiements par carte de crédit sur votre téléphone ou votre tablette ? 

Retard de paiement 

Le choix du mode de paiement peut entraîner des retards de paiement. 

Certaines méthodes de paiement sont intrinsèquement lentes. Les chèques bancaires, par exemple, peuvent prendre des jours, voire des semaines, pour être compensés. D'autres sont tout simplement frustrants pour les clients, provoquant des litiges et des retards de paiement. 

Les retards de paiement sont un problème courant et handicapant pour les petites entreprises. Les retards de paiement entravent les flux de trésorerie, font échouer les plans de croissance et augmentent les risques pour les entreprises. 

Préoccupations en matière de sécurité et de conformité 

Les systèmes de paiement sont exposés à une myriade de menaces pour la sécurité. Par exemple, un tiers des petites entreprises ont été victimes d'une fraude à la carte de crédit. C'est ce qui ressort d'un sondage réalisé par Forbes Advisor. 

La fraude n'est pas le seul risque de sécurité auquel sont confrontés les paiements des entreprises. Certains systèmes de paiement exposent les informations sensibles des clients à un risque de vol. C'est là que la conformité entre en jeu. Les entreprises sont légalement tenues de protéger les données de paiement en se conformant à diverses normes et cadres de sécurité : 

• Normes de sécurité des données des cartes de paiement (PCI DSS) 

• Règles de lutte contre le blanchiment d'argent (AML) 

• Directive révisée sur les services de paiement (DSP2) 

• Contrôles des systèmes et de l'organisation (SOC 2) 

Coûts de transaction élevés 

Parfois, il faut payer pour être payé. C'est le cas de la plupart des services de traitement des paiements par des tiers. Les sociétés de traitement des paiements facturent généralement des frais variables ou forfaitaires par transaction. Le coût total dépend du montant de la transaction, du volume, de la source et de la destination. 

Ces coûts varient en fonction du fournisseur de services et de la nature des transactions. 

Paiements en espèces 

Il n'y a rien de plus facile que de payer. Le client vous remet simplement des billets ou des pièces de monnaie en guise de paiement. Vous n'avez plus qu'à compter l'argent et éventuellement à rendre la monnaie. 

L'argent liquide est une méthode de paiement universellement acceptée, presque aussi ancienne que le commerce lui-même. L'utilisation de jetons physiques pour payer des biens et des services remonte à au moins 5 000 ans. Il s'agit d'un progrès considérable par rapport au système de troc. 

Le paiement en espèces a dominé le commerce pendant la majeure partie de l'histoire de l'humanité. 

Bien que cela puisse sembler archaïque, de nombreuses petites entreprises acceptent encore les paiements en espèces. En fait, l'argent liquide reste le roi des paiements de détail. Près de 70 % des Américains préfèrent payer en espèces leurs achats en magasin. 

Les pros 

• Tout le monde connaît les paiements en espèces 

• Pas d'échange d'informations entre l'acheteur et le vendeur 

• Pas de frais de transaction 

• Risque nul de rétrofacturation 

• Pas de dépendance à l'égard de la technologie 

Les inconvénients 

• Risque élevé de perte, de vol et de réception de fausse monnaie 

• Manque de traçabilité 

• Complication des paiements à distance et internationaux 

• Implique un déplacement à la banque pour effectuer un dépôt 

• Peu pratique pour les paiements importants 

Paiements par chèque 

Un chèque est essentiellement un ordre écrit ordonnant à une banque de verser une somme d'argent spécifique. 

Voici le principe de base du fonctionnement des chèques : Le client vous fait un chèque. Vous présentez ensuite ce chèque à la banque. Une fois le chèque compensé, le paiement est déposé sur votre compte. 

Il existe également des versions numériques des chèques papier, appelées chèques électroniques. Ces chèques sont rédigés, émis, soumis et traités par voie électronique. 

Il n'y a pas si longtemps, les chèques étaient le moyen le plus pratique de transférer des fonds d'un compte bancaire à un autre. Mais ils ne sont plus aussi populaires qu'avant. Près de la moitié des Américains n'ont jamais émis de chèque en 2023. 

Et selon les dernières données de la Réserve fédérale, les chèques n'ont représenté que 7 % des paiements des consommateurs en 2017 et 2018. 

Pourtant, les chèques sont parfaits pour effectuer des paiements importants. Ils sont particulièrement populaires dans les secteurs de la sous-traitance et des relations B2B. Les constructeurs, les rénovateurs, les plombiers, etc., ne voient généralement pas d'inconvénient à être payés par chèque, en particulier pour les gros travaux. 

Les pros 

• Largement accepté 

• Pas de dépendance à l'égard de la technologie 

• Pratique pour recevoir des paiements importants 

• Produire des documents traçables 

Les inconvénients 

• Retards de paiement, car les chèques prennent du temps à être compensés 

• Les frais de traitement peuvent s'accumuler 

• Risque de chèque sans provision 

• La collecte, l'enregistrement et l'encaissement des chèques prennent du temps 

• Les chèques peuvent être perdus ou endommagés 

Paiements par carte 

Les paiements par carte de crédit et de débit sont la principale raison pour laquelle les chèques et l'argent liquide semblent démodés. Les cartes de crédit et de débit ont largement gagné en popularité. Dans une enquête récente, 70 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles utilisaient le plus souvent les paiements par carte. Et environ deux tiers d'entre elles ont déclaré préférer les entreprises qui acceptent les paiements par carte. 

Il existe plusieurs types de cartes de paiement. Les principales sont les suivantes : 

• Cartes de débit :Également appelées cartes bancaires ou cartes de chèque, les cartes de débit permettent d'effectuer des paiements en prélevant de l'argent sur le compte courant de l'utilisateur. 

• Cartes de crédit :Une carte de crédit permet à son détenteur de payer des biens et des services à crédit. 

• Cartes prépayées :Il s'agit de cartes de débit ou de cartes de magasin préchargées avec de l'argent liquide. 

• Cartes virtuelles :Les cartes numériques ou virtuelles sont des versions électroniques allégées des cartes ordinaires. 

• Cartes sans contact :Ces cartes sont équipées d'une puce de communication en champ proche (NFC) pour les paiements sans contact. 

Les cartes répondent à tous les besoins en matière de paiement. Elles sont idéales pour les petits et les gros paiements, les paiements à distance et en personne, ainsi que les paiements en magasin et en ligne. 

Les pros 

• Intégration facile avec les logiciels existants 

• Accélérer les paiements 

• Très inclusif et accessible  

• Promouvoir la satisfaction des clients 

• Automatisation de la comptabilité et de la tenue des comptes 

• Sécurité renforcée 

Les inconvénients 

• Les sociétés de traitement des cartes facturent des frais de service et de traitement 

• Susceptible de faire l'objet d'une rétrofacturation 

• L'intégration complète peut nécessiter une expertise technique et des investissements supplémentaires 

• Exigences strictes en matière de conformité 

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES: 5 façons simples d'accepter les cartes de crédit 

Choisir les bons modes de paiement pour votre petite entreprise 

Il existe des dizaines de méthodes de paiement pour les petites entreprises. Et toutes ces options diffèrent largement en termes de cas d'utilisation, de sophistication, d'avantages et d'inconvénients. De toute évidence, il peut être difficile de choisir la bonne solution de paiement. 

L'astuce pour trouver le meilleur mode de paiement pour votre entreprise consiste à aborder le problème comme un entrepreneur. Commencez par examiner attentivement les sept facteurs suivants : 

Compatibilité avec les entreprises 

Dans quelle mesure le système de paiement est-il adapté à votre activité ? 

Assurez-vous que la méthode de paiement est compatible avec l'infrastructure existante. Plus important encore, vérifiez qu'elle s'aligne sur les opérations de votre entreprise et qu'elle résout vos problèmes de paiement. Tout cela commence par une compréhension approfondie des besoins de votre entreprise. 

Commodité et facilité d'utilisation 

Une bonne méthode de paiement doit être facile à utiliser. Tout d'abord, les clients doivent pouvoir effectuer leurs paiements sans effort. Ensuite, il faut veiller à ce qu'il ne soit pas une source de frustration pour vos caissiers ou vos comptables. Le paiement transparent fonctionne dans les deux sens. 

Vitesse 

Optez pour une solution de paiement qui vous permet d'être payé plus rapidement. Plus vous êtes payé rapidement pour des biens ou des services, mieux c'est. Des paiements rapides contribuent à maintenir votre trésorerie, vos opérations commerciales et votre trajectoire de croissance. 

Vous ne voulez pas non plus d'un système qui fasse attendre les clients pour l'autorisation ou l'approbation du paiement. 

Coût et frais 

Le coût est un facteur important à prendre en considération. Vérifiez combien la mise en œuvre et le fonctionnement du système de paiement coûteront. De plus, qui paie : le client ou l'entreprise ? 

Certains systèmes de paiement, comme les espèces, ne coûtent rien. Mais d'autres, comme les paiements en ligne et par carte de crédit, facturent un pourcentage pour chaque transaction. Vous pouvez également être amené à payer des abonnements à divers services financiers. 

DE L'UN DE NOS PARTENAIRES: Qu'est-ce que les frais de transaction par carte de crédit ? Les différents types expliqués 

Évolutivité 

Le mode de paiement est-il suffisamment souple pour s'adapter à l'activité de l'entreprise ? 

Vous voulez un système capable de gérer un nombre illimité de transactions et d'utilisateurs. Un système rigide pourrait limiter le moment, la fréquence et le montant de vos paiements. Ce n'est tout simplement pas acceptable dans une entreprise en pleine croissance. 

Sécurité et conformité 

Évaluez la fiabilité et la sécurité de la méthode de paiement. Là encore, la sécurité fonctionne dans les deux sens : elle protège les clients et l'entreprise. Dans le cas des paiements numériques, en particulier, recherchez des dispositifs de lutte contre la fraude et de sécurité des données. 

Dans le même ordre d'idées, vérifiez les exigences de conformité. Vous devez respecter les normes de sécurité pour recevoir la plupart des paiements virtuels et par carte. 

Préférence du client 

Comment vos clients veulent-ils payer ? 

Gardez à l'esprit que tous les clients ne préfèrent pas la même méthode de paiement. Pour satisfaire tous les clients, vous devez donc proposer plusieurs options de paiement. Offrez à vos clients autant de choix que possible. Laissez-les choisir eux-mêmes leur mode de paiement. 

En proposant plusieurs modes de paiement, vous vous assurez que personne n'est laissé de côté. 

Pour en savoir plus sur les préférences des clients, consultez le rapport EverCommerce sur l'état de l'économie des services. Nous avons demandé aux propriétaires de petites entreprises de services comment leurs clients paient habituellement leurs services. Le tableau ci-joint en donne la répartition.  

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Conseils pour un traitement sécurisé et efficace des paiements 

• Découvrez les modes de paiement préférés de vos clients et intégrez-les dans votre activité. 

• Automatisez autant que possible le processus de paiement. 

• Sensibilisez vos clients et vos employés aux différentes méthodes de paiement. 

• Vérifier la sécurité et la conformité de vos systèmes de paiement. 

• Engagez un prestataire de services de traitement des paiements réputé.