Si vous avez déjà utilisé une carte de crédit, vous connaissez la définition d'un cycle de facturation, même si vous ne vous en rendez pas compte. 

Un cycle de facturation est la période qui s'écoule entre deux relevés. Par exemple, si vous recevez ou envoyez une facture le premier de chaque mois, vous êtes dans un cycle mensuel. 

Comprendre le fonctionnement de ces cycles vous aide à suivre les échéances. Cela vous permet également d'établir vos propres cycles de facturation si votre activité repose sur des abonnements ou des frais récurrents. 

Voici comment fonctionnent les périodes de facturation et comment choisir la durée du cycle.

Qu'est-ce qu'une période de facturation ?

Les entreprises qui fournissent des services récurrents ou par abonnement ne facturent pas leurs clients pour chaque utilisation. Les propriétaires ne perçoivent pas de loyer tous les jours. Netflix ne facture pas chaque fois que vous regardez un programme. 

La plupart des entreprises facturent plutôt leurs clients à intervalles fixes, par exemple une fois par mois ou par trimestre. Certaines entreprises facturent également par utilisation ou par nombre d'utilisations, mais c'est moins courant. La période qui s'écoule entre chaque facture est appelée cycle de facturation ou période de facturation. 

Ces cycles permettent aux clients d'être prévisibles. Ils aident toutes les personnes concernées à comprendre les échéances passées, présentes et futures. En outre, les cycles de facturation sont plus pratiques pour les services récurrents, car les clients savent quand ils doivent s'attendre à payer. Et les entreprises savent quand elles recevront l'argent. 

Exemples de cycles de facturation 

Voici quelques exemples d'entreprises qui utilisent des cycles de facturation : 

• Sociétés de téléphonie mobile. Les fournisseurs de services cellulaires facturent souvent lorsque le service commence. Si une personne a commencé à utiliser le service le 13, elle recevra une facture chaque mois le 13. Ainsi, les clients savent toujours quand payer et l'entreprise reçoit des liquidités régulières parce que les gens paient à des jours différents.
• Propriétaires. La plupart des baux commencent le 1er de chaque mois, de sorte que les propriétaires facturent mensuellement pendant toute la durée du bail. Cette durée de cycle offre une certaine cohérence à toutes les parties concernées. Et comme de nombreuses personnes ont un budget mensuel, elles peuvent facilement planifier le paiement de leur loyer. 
• Les assureurs. Les assureurs donnent souvent à leurs clients le choix entre des primes mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Cette possibilité de personnalisation permet aux clients de décider plus facilement ce qui est le plus important pour eux : payer une fois et ne pas s'en soucier, ou payer des sommes moins élevées de manière plus régulière. 

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Différents types de cycles de facturation

Les cycles de facturation ne sont pas toujours mensuels. Certains ne sont même pas basés sur le temps. Voici les trois façons les plus courantes de déterminer les périodes de facturation : 

• L'utilisation. Les cycles de facturation basés sur l'utilisation fonctionnent bien pour les services incohérents ou variables. Les clients ne paient que pour les services qu'ils utilisent, quel que soit le moment où ils les utilisent. Les entreprises en profitent parce qu'elles peuvent facturer sur la base du travail réel. Par exemple, un service de taxi peut accepter de facturer toutes les 10 courses. Les clients sont facturés après la dernière course, qui peut avoir lieu au bout d'une semaine ou d'un mois.
• Temps passé à utiliser un service. Les entreprises facturent sur la base des heures ou des jours de prestation d'un service. Par exemple, un avocat peut envoyer une facture à un client toutes les 10 heures de travail. Cette approche est idéale lorsque l'étendue des besoins d'un client n'est pas immédiatement claire ou peut évoluer au fil du temps. L'entreprise peut travailler autant que nécessaire pour atteindre les objectifs du client, même si elle dépasse le cadre initial. 
• Périodes fixes. Certaines factures sont envoyées chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre. C'est l'approche que la plupart des entreprises utilisent. Elle est la plus prévisible, car les entreprises et les clients savent quand ils doivent s'attendre à être payés. 

Les mécanismes d'un cycle de facturation

Voici comment fonctionne un cycle de facturation et comment en choisir un pour votre entreprise :

• Décidez du calendrier. Les cycles de facturation mensuels sont courants, mais les entreprises peuvent choisir un autre calendrier. Décidez de ce qui convient le mieux au service que vous offrez. 
• Choisissez une date de début. Parfois, le cycle commence le jour où le client commence à recevoir un service. Mais la date de début peut être uniforme pour chaque personne. Par exemple, un propriétaire ou un prêteur hypothécaire peut toujours envoyer des relevés le 1er de chaque mois.
• Fournir des biens ou des services. Il peut s'agir d'un mois de logement, de l'accès à un service de streaming ou d'une licence de logiciel. Il peut également s'agir d'un travail à l'heure ou par projet effectué par un travailleur indépendant.
• Envoyer une déclaration. Ces relevés sont envoyés à à la fin du cycle. Elles comprennent une description des services offerts et de leur coût. 
• Donner une date limite. Les clients disposent d'un délai de quelques jours ou d'une semaine pour effectuer leurs paiements. C'est ce qu'on appelle le délai de grâce. Les retardataires peuvent être redevables d'une pénalité. 
• Attendre le paiement. Les clients peuvent envoyer leurs fonds par n'importe quelle méthode de paiement acceptée par l'entreprise. Les méthodes de paiement les plus courantes sont les chèques, les virements ACH et les cartes de débit.

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Qu'est-ce qui détermine la durée d'un cycle de facturation ?

Il n'existe pas de réponse uniforme à la question de savoir quelle est la durée d'un cycle de facturation. Les entreprises peuvent fixer des durées différentes en fonction de leurs besoins. Mais voici quelques-unes des options les plus courantes :

• Hebdomadaire. Les cycles de facturation hebdomadaires permettent un accès rapide aux paiements. Ils peuvent être moins pratiques car les entreprises doivent envoyer et rapprocher les factures plus souvent. Et les clients doivent envoyer leurs paiements plus fréquemment. 
• Bihebdomadaire. La facturation bihebdomadaire offre un accès relativement rapide aux liquidités, mais avec moins d'implication administrative que la facturation hebdomadaire. De nombreuses entreprises paient leurs employés à l'heure toutes les deux semaines. 
• Mensuelle. La facturation mensuelle est courante pour les propriétaires, les fournisseurs de téléphonie mobile et les services de streaming.
• Trimestrielle. Les entreprises peuvent facturer leurs clients tous les trois mois. Cette pratique est plus courante pour les entreprises proposant des services à long terme. Par exemple, les entreprises de lutte contre les parasites qui travaillent sur la base d'un contrat annuel peuvent facturer les services d'entretien tous les trois mois pour obtenir des revenus plus réguliers. 
• Annuellement. De nombreuses entreprises ne facturent qu'une fois par an. C'est le cas lorsqu'elles fournissent des services continus pendant de nombreuses années. Les compagnies d'assurance automobile et habitation facturent souvent des primes annuelles. 

Si vous êtes une entreprise et que vous vous demandez quelle période de facturation utiliser, voici quelques conseils :

• Pensez à vos clients. Préfèrent-ils payer moins souvent de grosses sommes ou plus souvent de petites sommes ? Compte tenu du service que vous proposez, est-il plus logique de facturer à l'utilisation, à la semaine ou au mois ? Si vous n'êtes pas sûr de vous, il n'est jamais inutile de sonder vos clients pour savoir ce qu'ils préfèrent.
• Tenez compte de vos besoins de trésorerie. Il se peut que vous ayez besoin de fonds réguliers pour faire fonctionner l'entreprise, et certains cycles de facturation n'ont lieu que quelques fois par an. Réfléchissez à vos systèmes financiers actuels et au type de cycle qui leur convient le mieux. Par exemple, vous préférerez peut-être recevoir une somme importante lors d'une facturation annuelle plutôt que des sommes plus modestes chaque mois.
• Tenir compte des normes du secteur. Quelle est la fréquence de facturation de la plupart des entreprises ? Les clients peuvent s'attendre à un certain cycle de facturation, il peut donc être préférable de suivre les pratiques d'entreprises similaires.
• Voyez ce que votre logiciel de facturation prend en charge. Certains programmes proposent par défaut une facturation mensuelle ou hebdomadaire. D'autres ne prennent même pas en charge les factures annuelles ou à l'utilisation. Prenez note de ce que votre logiciel de facturation peut faire et assurez-vous que le cycle que vous avez choisi est disponible. 

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3 conseils d'experts pour gérer votre cycle de facturation

La gestion efficace d'un cycle de facturation nécessite de la planification et de l'organisation. Voici quelques conseils rapides pour que le processus se déroule sans heurts :

1. Automatiser le processus de facturation. L'automatisation vous fait gagner du temps, quel que soit le type de cycle que vous utilisez. Un logiciel de facturation comme Invoice Simple peut envoyer des rappels, traiter les paiements et émettre des reçus. Tout ce que vous avez à faire, c'est de le configurer et de vérifier son fonctionnement. 
2. Proposez plusieurs modes de paiement. Les clients peuvent payer plus rapidement s'ils ont plus d'options. Mettez en place autant de méthodes de paiement que possible, comme les cartes de crédit, les chèques et les virements bancaires.
3. Envoyez des factures simples. Lesfactures doivent être concises et faciles à comprendre. Veillez à ce que les sections soient claires et contiennent toutes les informations pertinentes. Les clients n'auront pas besoin d'autant d'explications, ce qui permettra aux deux parties de gagner du temps. 

Gérer les cycles de facturation avec Invoice Simple

Invoice Simple fait de la facturation un jeu d'enfant, que vous facturiez vos clients ou que vous perceviez vos propres paiements. Son outil de suivi des dépenses et des reçus vous permet de scanner n'importe quel reçu et de capturer automatiquement les informations clés. Et lorsque vous facturez vos clients, Invoice Simple propose des factures claires, accepte plusieurs modes de paiement et donne à votre entreprise un aspect professionnel tout au long du processus.