Il est essentiel de savoir comment suivre et gérer les comptes clients. C'est particulièrement vrai si votre entreprise fournit des produits ou des services sans frais initiaux. Vous protégez ainsi votre trésorerie et vous vous assurez que vous ne perdez pas de vue les dettes de vos clients.

Voici tout ce qu'il faut savoir sur les comptes clients.

Qu'est-ce que la comptabilité clients ?

La comptabilité est complexe, mais la définition des comptes clients ne l'est pas. Il s'agit du solde dû à une entreprise pour des biens ou des services fournis mais non payés. 

Les créances constituent-elles un actif ? La réponse est oui. Ces soldes sont des dettes à court terme facilement convertibles en liquidités. Ils doivent donc figurer dans la colonne des actifs de votre livre comptable.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles la comptabilité clients ?

Permettre aux clients de payer plus tard pour des biens et des services simplifie les transactions. C'est particulièrement vrai lorsque la collecte des paiements à chaque fois représente une charge de travail trop importante. Par exemple, votre compagnie d'électricité vous facture à la fin du mois. Collecter un paiement chaque fois que vous allumez une lumière serait difficile.

Les comptes clients vous aident à suivre les rentrées d'argent en reliant les ventes aux reçus. Cela vous permet d'avoir une vision précise de votre situation financière. Les registres des recettes ne sont mis à jour que lorsque l'argent est en caisse, ce qui les rend moins précis.

Comptes clients et comptes fournisseurs : Différences essentielles

La comptabilité fournisseurs est l'inverse de la comptabilité clients. Il est tout aussi important, surtout lorsqu'il s'agit de suivre les dépenses. Les comptes créditeurs correspondent à tout solde dû par l'entreprise pour des factures impayées. Cela signifie que des biens ou des services ont été reçus mais n'ont pas été payés. Ils permettent de gérer votre argent en suivant ce que vous devez.

Lorsque vous établissez un bilan, vous inscrivez les comptes débiteurs à l'actif. En revanche, les dettes sont inscrites au passif.

Si vous engagez quelqu'un pour travailler mais que vous ne le payez pas tout de suite, comme c'est le cas pour un freelance ou une agence, cela s'ajoute à vos comptes créditeurs. Et ces coûts deviennent des créances pour la personne à qui vous devez de l'argent.

Vous pouvez également considérer ces chiffres en termes de flux de trésorerie. Les comptes débiteurs indiquent les entrées d'argent et les comptes créditeurs indiquent les sorties d'argent.

ARTICLE CONNEXE - Comment suivre les dépenses de l'entreprise 

Exemples de comptes clients

Voici quelques applications concrètes : 

• Location de biens immobiliers. Les loyers impayés par les locataires augmentent vos créances immobilières. 
• Hébergement web. Avec l'hébergement web, un service qui fournit de l'espace de stockage pour les sites web, les frais s'accumulent sur une période de paiement déterminée. Ils sont réglés à la fin. 
• Services juridiques. Les avocats facturent généralement leurs clients périodiquement plutôt qu'après chaque service ou consultation. Le solde dû pour les services rendus devient une créance. Il le reste jusqu'à ce que vous receviez et payiez la facture.

ARTICLE CONNEXE - Comment remplir une quittance de loyer

Comment assurer le suivi des comptes clients ?

Les indépendants et les propriétaires de petites entreprises peuvent suivre leurs comptes clients. La plupart des logiciels de comptabilité modernes proposent des outils pour les gérer.

La comptabilité d'exercice permet d'enregistrer les recettes et les dépenses au moment où elles se produisent, et non pas au moment où vous êtes payé. Elle diffère de la comptabilité de caisse, qui n'enregistre que les transactions donnant lieu à un échange d'argent. Elle vous offre une vision plus claire de vos ressources.

Utilisez ces indicateurs pour déterminer dans quelle mesure votre entreprise suit l'argent qui lui est dû et l'argent qu'elle doit :

• Ratio de rotation des comptes clients. Ce ratio mesure l'efficacité avec laquelle une entreprise recouvre les paiements dus au cours d'une période donnée. Pour le calculer, il suffit de diviser le total des ventes à crédit nettes par la moyenne des comptes clients.
• Le nombre de jours d'impayés (DSO). Cela donne une idée plus précise de l'efficacité d'une entreprise en matière de recouvrement des paiements. Le DSO est calculé en divisant le solde des comptes clients par la moyenne des ventes à crédit quotidiennes.

Un taux de rotation des créances élevé et un faible délai de recouvrement sont le signe d'une bonne gestion. Cela signifie que le recouvrement des créances est rapide et fréquent. Un ratio de rotation des créances faible et un DSO élevé indiquent le contraire. Vous avez des soldes impayés prolongés, ce qui entrave le flux de trésorerie.

Avantages de la comptabilité clients

La comptabilité clients est un outil qui aide les entreprises à suivre les sommes qui leur sont dues. Il facilite la gestion des finances et contribue au bon fonctionnement de l'entreprise.

Proposer des achats à crédit donne à votre entreprise un avantage sur les concurrents qui exigent un paiement à l'avance. En gérant correctement le crédit, vous pouvez offrir cet avantage sans nuire à votre trésorerie en raison de retards de paiement.

Les comptes clients contribuent également à l'analyse financière. Ils permettent aux entreprises d'enregistrer les recettes lorsqu'elles réalisent une vente. Il n'est pas nécessaire d'attendre l'encaissement. Cela permet de connaître les ventes au fur et à mesure qu'elles se produisent, quel que soit le moment où les clients paient.

Le fait de disposer d'un flux régulier de comptes clients contribue à la stabilité de la trésorerie. Les entreprises savent ainsi exactement de quel fonds de roulement elles disposent à tout moment.

Risques liés aux soldes impayés des comptes clients

L'offre de produits et de services à crédit comporte quelques risques :

• Les créances irrécouvrables. L'inconvénient majeur est la possibilité que les clients ne puissent pas vous payer. Dans ce cas, les soldes deviennent des créances irrécouvrables, convertissant l'actif en passif.
• Déficits de trésorerie. Bien que les comptes clients soient considérés comme des actifs liquides, il ne s'agit pas de liquidités. Des problèmes surviennent si un trop grand nombre de clients paient en retard ou n'honorent pas leurs dettes.
• Augmentation des coûts administratifs. La vente à crédit complique la comptabilité. Le suivi des créances, la gestion des litiges et le recouvrement des paiements prennent plus de temps. Cela peut entraîner une augmentation du nombre d'heures facturables pour votre comptable. Mais les avantages valent souvent les coûts supplémentaires.

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Comment prévenir les retards de paiement et les paiements manqués ?

Heureusement, il existe des moyens de se faire payer et d'éviter de passer trop de comptes clients en créances irrécouvrables. Voici comment :

• Envoi de rappels. L'envoi d'un rappel permet d'informer facilement les clients des échéances à venir. De nombreux outils de marketing par courriel, de gestion de la relation client et de facturation automatisent ces rappels.
• Encourager les paiements rapides. Offrir de petites réductions pour les paiements anticipés permet de réduire les retards de paiement. Tout le monde aime les réductions et personne n'aime payer un supplément. Les pénalités de retard peuvent également prévenir les retards de paiement.
• Utilisation d'un logiciel de facturation. Les outils de facturation vous permettent d'importer des données de paiement, en particulier pour les paiements en ligne. Cela facilite la gestion des comptes clients.
• Embaucher un professionnel. Si votre entreprise a des besoins complexes en matière de comptabilité, faites appel à un professionnel expérimenté, comme un expert-comptable. Il pourra s'assurer que vos livres sont toujours en ordre.

Proposez à vos clients des moyens de paiement simples

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