A medida que su empresa crece, también lo hace el tamaño de sus proyectos. En lugar de concluirse en unos pocos días, los proyectos pueden llevar semanas, meses o incluso años.  

Cuando estos proyectos de mayor envergadura empiezan a convertirse en su norma, es probable que su empresa haya superado el sistema de facturación sobre la marcha. De hecho, cobrar por proyectos de mayor envergadura y duración puede ser más difícil y confuso de lo que estás acostumbrado. 

Entonces, ¿cómo gestionar el proceso de facturación a medida que sus proyectos de contratación siguen creciendo?  

Facturación progresiva. 

Si eres nuevo en el concepto de facturación progresiva -a veces llamada facturación progresiva-, podemos ponerte al día sobre todo lo que necesitas saber.  

En este artículo, repasaremos qué es la facturación progresiva, cuándo puede ser la solución de facturación adecuada para su empresa y cómo puede utilizarla para mejorar su flujo de caja. 

Empecemos. 

¿Qué es una factura provisional? 

Una factura de progreso es un método de facturación que divide los honorarios de un proyecto en incrementos más pequeños. En determinados hitos del proyecto, el cliente paga una parte de los honorarios totales. De hecho, realiza varios pagos parciales. 

¿Cómo se identifican estos hitos? Depende de su empresa y del proyecto.  

Por ejemplo, si realiza la remodelación de un cuarto de baño, los hitos podrían ser la demolición, el enmarcado, los paneles de yeso y el aislamiento, y la finalización de otros componentes principales hasta el acabado.  

O supongamos que su empresa ha sido contratada para un proyecto de construcción de una nueva vivienda con un plazo de seis meses. Los hitos de este proyecto podrían basarse en ese plazo, con una parte de la factura pagadera al inicio del trabajo, a los tres meses y al final. 

Usted y su cliente acordarán un calendario del proyecto, los hitos y cuánto pagarán en cada incremento. Muchos proveedores de servicios también piden un depósito a los clientes antes de empezar el trabajo.  

Para la remodelación de un cuarto de baño con un coste total del proyecto de 35.000 $, podría acordar seis plazos estructurados de la siguiente manera:  

La facturación progresiva le permite pagar los materiales, la mano de obra y los subcontratistas a medida que avanza.  

Los clientes también se benefician de este proceso porque no tienen que pagar todo el coste del proyecto de una vez y no se les exige que paguen hasta que se alcanzan los hitos.  

¿En qué se diferencia la facturación progresiva de otros métodos de facturación? 

La facturación progresiva es una solución intermedia entre facturar todo por adelantado y esperar a finalizar el proyecto.  

Facturación anticipada significa que el cliente paga por adelantado. En algunos casos, la facturación por adelantado es útil, como cuando trabajas con alguien que no conoces o que no tiene crédito.  

Facturar a la finalización de un proyecto significa que usted asume todos los costes hasta que se paga la factura.  

Para proyectos a corto plazo o que no requieren la compra de materiales y suministros, es habitual facturar al finalizar. Sin embargo, en los grandes proyectos de varias fases, la facturación progresiva ayuda a mantener una tesorería saneada.  

¿Cuándo utilizar la facturación progresiva? 

La facturación progresiva es ideal para proyectos largos o que requieren la compra de materiales caros.  

Además de proporcionar un marco para mantener la entrada de efectivo a intervalos planificados de antemano, la facturación progresiva ayuda a mejorar la comunicación con los clientes.  

Si fijan juntos los hitos y el calendario de pagos, ambos sabrán a qué atenerse. Esto ayuda a generar confianza y a evitar malentendidos. 

¿Qué sectores utilizan habitualmente la facturación progresiva? 

Los contratistas del sector de la construcción -contratistas generales, enmarcadores, instaladores de paneles de yeso, fontaneros, electricistas, pintores, albañiles, soldadores y carpinteros de acabado- utilizan con frecuencia la facturación progresiva.  

Los profesionales de la construcción no son los únicos que se benefician de la facturación progresiva. Cualquiera que preste servicios de alto valor, como desarrollo web, diseño de interiores o servicios freelance (como redacción, fotografía y diseño artístico) haría bien en utilizar este tipo de facturación.  

Las facturas parciales múltiples también son utilizadas por los contratistas de defensa y fabricación aeroespacial. 

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Ventajas de la facturación progresiva 

Ahora que ya sabe cómo funciona la facturación progresiva y quién la utiliza, veamos las ventajas de este sistema de facturación. 

Mejor gestión de la tesorería 

Si te dedicas a grandes proyectos y tienes problemas de liquidez, la facturación progresiva puede ayudarte a mejorar tus finanzas de tres formas fundamentales.  

En primer lugar, obtener un depósito por adelantado ayuda a pagar los materiales. 

La segunda forma en que la facturación de proyectos te ayuda a gestionar la tesorería es que sabes cuándo llegarán los pagos incrementales. De este modo, puedes planificar el trabajo y pedir suministros en función de la tesorería.  

Por último, recibirás una alerta si un cliente tiene problemas financieros. Si en algún momento no efectúa un pago según lo acordado, puedes interrumpir el trabajo hasta que su cuenta esté al día. 

Mejor gestión de proyectos y seguimiento de gastos 

Cualquiera que haya participado en un proyecto que se haya salido de plazo y presupuesto conoce el valor de una gestión eficaz de proyectos.  

Con los hitos integrados de la facturación progresiva, usted y su equipo saben lo que hay que hacer para cobrar. Esto funciona como incentivo para que el trabajo siga avanzando y se termine a tiempo. 

Los hitos también te ayudan a controlar los gastos.  

Los proyectos complejos suelen implicar a muchos trabajadores y muchas tareas. Es más fácil seguir y controlar los gastos en cada fase del proyecto que esperar a contabilizarlo todo al final.  

Si el proyecto empieza a exceder el plazo o el presupuesto previstos, lo sabrá antes. 

Mayor transparencia y responsabilidad 

Redactar tu propuesta con hitos y un calendario de facturación progresiva te ayuda a identificar claramente el alcance del proyecto cuando se realiza el trabajo.  

También ayuda a sus clientes a supervisar el progreso y les muestra cómo usted será responsable de cumplir lo que promete. 

Mayor satisfacción del cliente  

He aquí varias formas en que la facturación progresiva puede ayudar a aumentar la satisfacción del cliente: 

• Los pagos múltiples definidos ofrecen a los clientes flexibilidad financiera y evitan la facturación sorpresa. 

• Pagar de forma incremental reduce el riesgo financiero para los clientes. Solo pagan cuando se alcanzan hitos. 

• Unos hitos claramente definidos pueden reducir o minimizar las disputas porque los clientes saben qué esperar. 

Pasos para utilizar la facturación progresiva 

Cuando utilice la facturación progresiva por primera vez, tendrá que hacer algo de trabajo por adelantado. Pero una vez que lo hayas configurado para un cliente, tendrás un modelo que podrás seguir para futuros proyectos.  

He aquí cómo empezar: 

• Identifique los hitos del proyecto. Varían según el sector y el proyecto. Crear una estimación del proyecto puede ayudar a identificar los hitos. 

• Determine cuántos pagos necesitará. El número correcto de pagos por hitos dependerá del coste y la duración del proyecto. Empiece por considerar el coste total del proyecto y, a continuación, determine qué hitos darán lugar a una factura. A partir de ahí, puedes decidir cómo quieres dividir los pagos en cantidades fijas o porcentajes del total. 

¿Necesita una forma más fácil de cobrar? Invoice Simple puede ayudarle.

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• Revisa tu propuesta con el cliente. O bien estará de acuerdo con los hitos y el calendario de pagos, o bien negociará cambios. Modifica la propuesta si es necesario. Haz que el cliente firme la propuesta final. 

• Facture según el calendario de pagos. Un generador de facturas en línea como Invoice Simple puede agilizar y automatizar este proceso.  

¿Qué incluye una factura provisional? 

Las facturas de progreso incluyen todo lo que encontraría en una factura estándar, además de los detalles de facturación incremental que corresponden al acuerdo con su cliente.  

Aunque puede crear una factura desde cero, es más sencillo si utiliza una plantilla de factura. 

Esto es lo que hay que incluir en una factura de progreso: 

• Información básica 

• Nombre, dirección e información de contacto del contratista o empresa 

• Nombre del cliente e información de contacto  
• Fecha de la factura 
• Número de factura 

• Trabajo realizado/Bienes entregados 

• Descripción y precios de los productos o materiales utilizados 
• Cualquier servicio o trabajo que se haya realizado 
• Enumere cada artículo en una línea separada 

• El total 

• La suma de todas las partidas 
• Impuestos de venta aplicables (estatales y, en su caso, locales) 

• Detalles de la facturación de progreso  

• Importe original del contrato  

• Total de la facturación parcial hasta la fecha 
• Saldo pagado hasta la fecha 
• Porcentaje de trabajo realizado 
• Saldo restante del total del proyecto 

• Información de pago 

• Fecha de vencimiento del pago 
• Condiciones de pago 
• Métodos de pago (efectivo, cheque, tarjeta de crédito) 

Mejores prácticas para la facturación progresiva 

Para maximizar la eficacia de la facturación progresiva, siga estas buenas prácticas. 

Desglosar el proyecto en etapas 

La clave para configurar la facturación progresiva es desglosar cada proyecto en etapas. La finalización de cada etapa es el hito que desencadena una factura en el pago.    

Observa las etapas en relación con el proyecto global. Esto te ayudará a determinar qué porcentaje de los honorarios del proyecto debes facturar en cada etapa. 

Fijar las condiciones de pago 

Cuando comparta el calendario de pagos con los clientes, hágales saber sus condiciones de pago.  

Esto incluye cuántos días tienen para pagar, si hay descuento por pago rápido y cómo se calculan los recargos por demora. 

Establecer una comunicación clara y coherente 

Sea siempre claro con los clientes sobre lo que va a entregar y lo que va a costar. Comunícate periódicamente con los clientes para informarles del progreso del proyecto y de los próximos pagos. 

Si los pagos se retrasan, póngase en contacto con el cliente de inmediato. Utiliza nuestras plantillas gratuitas de correo electrónico para cuentas morosas.  

Automatizar facturas 

Los programas informáticos o las aplicaciones son herramientas valiosas para automatizar las facturas.  

Una de las mejores características de Invoice Simple es que puede convertir presupuestos en facturas con un solo clic, simplificando el proceso de facturación y ahorrando tiempo.   

Utilice una pasarela de pago sencilla 

Un procesador de pagos es un servicio de terceros que hace posibles las transacciones digitales. Dependiendo del proveedor, los clientes pueden pagar desde su cuenta corriente o de ahorros o con tarjeta de débito o crédito.  

(Más información sobre aceptar pagos en línea o por teléfono.) 

Seguimiento 

El seguimiento de los clientes es una forma que a menudo se pasa por alto de construir su reputación y hacer crecer su negocio.  

Hablando con los clientes, descubrirá qué tipo de experiencia han tenido con su empresa, por qué se retrasan en los pagos, qué puede mejorar y qué les gusta de lo que hace.  

Las conversaciones de seguimiento también sirven para que usted y su cliente estén en sintonía. Puedes hablar del proceso del proyecto y evaluar la satisfacción del cliente.  

Si la conversación de seguimiento revela algún problema, puede abordarlo antes de que se convierta en un problema grave. También puede utilizar las conversaciones de seguimiento para mencionar cuándo deben esperar los clientes la siguiente factura de progreso.  

A veces, el único momento en que las empresas hacen un seguimiento es cuando no se ha efectuado un pago. Sin embargo, hay muchas otras razones para ponerse en contacto con los clientes una vez finalizado el trabajo, por ejemplo para 

• Muestre su aprecio y agradezca a los clientes su confianza. 
• Averigüe si están satisfechos y, en caso contrario, aproveche la ocasión para darle la vuelta a la situación. 
• Pida opiniones en Internet. 
• Solicitar referencias. 

¿Está listo para empezar a facturar progresivamente? 

Si su trabajo consiste en proyectos largos y de gran valor, la facturación progresiva puede ayudarle a gestionar los plazos de los proyectos, las expectativas de los clientes, los gastos y la tesorería. 

Y la buena noticia es que Invoice Simple lo hace fácil. 

Con nuestra sencilla aplicación de facturación, puede crear facturas de progreso en casa, en la oficina, en el lugar de trabajo y sobre la marcha.