Una factura proforma, también conocida como factura proforma, es un borrador de factura que los empresarios y autónomos pueden enviar a los clientes antes de empezar un proyecto o solicitar el pago. Una factura proforma no es una factura; es simplemente una forma de calcular y notificar al cliente el coste del pedido antes de realizar ningún trabajo.

En este artículo analizaremos qué es una factura proforma, por qué puede utilizarla y cómo crear una utilizando una plantilla.

¿Qué es una factura pro forma?

Pro forma significa en latín "fpor la forma". Puede pensar en una factura pro forma como una factura preliminar.

Es un documento que empresarios y clientes utilizan para establecer y acordar las condiciones de un pedido. La factura pro forma describe el trabajo que se va a realizar y detalla el coste de un pedido, así como cualquier cargo adicional, incluidos los impuestos y tasas aplicables.

La factura proforma proporcionará a su cliente una estimación de lo que puede esperar pagar y cuándo debe hacerlo.pago.

¿Para qué sirve una factura pro forma?

Una factura proforma es una valiosa herramienta parapara establecer el alcance del trabajo y las expectativas entre usted y sus clientes. Tiene muchas ventajas, entre ellas:

• Claridad: Una factura pro forma establece lo que se está vendiendo y ayuda a evitar cualquier confusión o malentendido sobre costes y plazos entre el vendedor y el comprador.
• Precisión: Una factura pro forma dará a todos la oportunidad de revisar y acordar todos los aspectos del pedido antes de realizar ningún trabajo.
• Racionalización: Puedes ahorrar tiempo y convertir tu factura pro forma en una factura final una vez finalizado el proyecto. Y una vez que tengas una plantilla configurada, puedes reutilizarla para múltiples pedidos.
• Profesionalidad: Enviar una factura pro forma demuestra que te preocupas por asegurarte de que tus clientes se sienten cómodos y están de acuerdo con las condiciones del trabajo antes de que empiece.
• Transacciones más fluidas: Dado que ya se han acordado las condiciones, una factura proforma le facilita y agiliza el proceso de pago una vez finalizado el pedido. Y para los pedidos internacionales, una factura proforma puede ayudar a adelantar el proceso aduanero. También puede permitir a los clientes iniciar cualquier proceso de autorización o pago que necesiten para ejecutar el acuerdo final.

Una factura proforma sirve en última instancia como presupuesto. Al no ser una factura final, una factura proforma no puede utilizarse a efectos fiscales o contables.

El importe adeudado no se registra en las cuentas por pagar del cliente ni en tus cuentas por cobrar. Esta parte del proceso no tiene lugar hasta que presentas una factura final una vez terminado el trabajo.

¿Quién prepara una factura pro forma?

Después de discutir el pedido y acordar los detalles, la persona que suministra los bienes o servicios -ya sea un empresario o un autónomo- prepara la factura pro forma para compartirla con sus clientes.

A continuación, el cliente revisa la factura pro forma y acepta las condiciones o negocia otras nuevas. Una vez acordadas las condiciones por todas las partes, puede empezar el trabajo.

Si eres empresario o autónomo, puedes crear tu propia factura pro forma desde cero o utilizar una plantilla de factura de muestra. Más adelante hablaremos de ello.

¿Cuándo debe presentarse una factura pro forma? Bemitirse?

Una factura pro forma debe emitirse después de que un cliente se comprometa a hacerle un pedido. Se han acordado los detalles de la venta, pero aún no se ha trabajado en el pedido. De este modo, todas las partes conocen de antemano los costes y los plazos.

He aquí algunos ejemplos de cuándo debe expedirse una factura proforma:

• Si las mercancías se envían al extranjerouna factura proforma puede ayudar al comprador a solicitar una licencia de importación o a organizar una inspección previa al envío.

• Si hay que pagar por adelantado por bienes o servicios, puede utilizarse una factura pro forma para negociar los detalles de la transacción.
• Si todavía hay que confirmar los detalles finales de un pedidouna factura pro forma puede mantener el proceso en marcha.
• Si un cliente desea confirmar que todos los cargos son exactosse puede crear una factura pro forma para asegurarse de que todos los gastos de sus pedidos se han calculado correctamente.

Sectores que utilizan facturas pro forma

Las facturas proforma se utilizan ampliamente en diversos sectores, como la fabricación, la construcción, el comercio minorista y el comercio internacional, entre otros. Las empresas de estos sectores utilizan las facturas proforma para proporcionar a los clientes una estimación del coste antes de que completen su pedido.

Para comprender por qué las facturas proforma pueden ser útiles en determinados sectores, hemos reunido estos ejemplos concretos:

• Construcción: Puede utilizarse una factura pro forma para esbozar los costes de material y mano de obra. De este modo, todos los implicados en el proyecto conocen los costes de antemano.
• Consultoría: Los consultores pueden utilizar facturas pro forma para estimar el alcance y el coste de su trabajo para los clientes con antelación, de modo que no haya sorpresas.
• Contratación: Al igual que en la construcción, los contratistas pueden utilizar facturas pro forma para proporcionar a sus clientes estimaciones de mano de obra, materiales y plazos antes de que comience cualquier trabajo.
• Trabajar por cuenta propia: Los autónomos pueden utilizar facturas pro forma para estimar los costes y los plazos para sus clientes con antelación y pueden transformar fácilmente el documento en una factura final cuando el proyecto esté terminado.

¿Es legalmente vinculante una factura pro forma?

Las facturas proforma son meras estimaciones de costes y no representan acuerdos jurídicamente vinculantes.

Aunque una factura proforma incluirá mucha o incluso toda la misma información que una factura normal, sigue siendo un presupuesto y, por tanto, no tiene peso legal.

¿Qué debe incluir una factura pro forma? ¿Qué es obligatorio?

No hay reglas fijas sobre lo que debe figurar en una factura pro forma, aunque cierta información es habitual y recomendable.

Por lo general, al crear una factura proforma, debe incluir la siguiente información:

• el término "factura pro forma" en algún lugar del documento
• la fecha de creación de la factura
• la fecha de vencimiento de la factura
• los datos del comprador, incluidas las direcciones de facturación y envío y el número de teléfono
• los datos del vendedor, incluidos el nombre de la empresa, la dirección y el número de teléfono
• las condiciones de pago
• el producto o servicio que se ofrece
• la cantidad
• fecha de entrega
• coste por artículo
• descuentos, si procede
• cualquier gasto adicional, como impuestos y gastos de envío
• el precio total

Para los envíos internacionales, la información de una factura pro forma que describa las mercancías (precio, peso, cantidad, tipo, etc.) permitirá a la aduana determinar los derechos necesarios.

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma Proforma y una factura normal?

La principal diferencia entre una factura proforma y una factura normal es que las facturas proforma no incluyen información sobre el pago.

Las facturas proforma se utilizan para proporcionar una estimación del coste antes de completar el pedido. Por lo tanto, no suelen incluir información sobre el pago, como los datos de la cuenta bancaria o la tarjeta de crédito.

En cambio, las facturas ordinarias se envían una vez finalizado el pedido y describen lo que se ha comprado y cuánto hay que pagar. Contienen toda la información necesaria para que los clientes puedan pagar sus pedidos.

Una factura normal puede utilizarse a efectos fiscales o contables, mientras que una factura proforma no.

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Cómo redactar una factura proforma

Puede crear (o redactar) una factura proforma desde cero con los detalles de nuestra sección "Qué debe incluir" más arriba para ayudarle a empezar. Or ys posible que desee utilizar uno de los Invoice Simple's existentes en plantillas de facturas pro forma.

Utilizar una plantilla de factura proforma es una forma estupenda de agilizar el proceso, garantizar la precisión y mostrar profesionalidad.

Puede facilitar aún más las cosas utilizando nuestro creador de presupuestos en línea y modificando su presupuesto para que imite una factura pro forma. Sus funciones de autogeneración agilizarán sus cálculos.