La contabilidad es algo más que anotar entradas y salidas de dinero. Lo abarca todo, desde las nóminas hasta los impuestos y la facturación. Y cuando lo haces bien, preparas el resto de tu negocio para el éxito.

¿Qué es la contabilidad? ¿Y cómo utilizarla eficazmente? Aquí tienes una guía básica. 

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el proceso de registrar y organizar las transacciones financieras. Toma nota de las ventas, los gastos y los pagos. Y utiliza esa información para otros fines, como crear facturas y redactar documentos.

La contabilidad es la base de los estados financieros de una empresa. Te muestra al mismo tiempo los dólares que entran y los que salen. Puedes utilizar esa información para evaluar tu presupuesto, fijar objetivos y planificar el futuro.

La mayoría de las empresas tienen contables que realizan estas tareas. Estos profesionales registran las transacciones en programas informáticos o libros de contabilidad. 

Tipos de contabilidad

Los métodos de contabilidad varían según el tipo y el tamaño de la empresa. He aquí dos métodos que conviene conocer:

Contabilidad de entrada única

Este tipo de contabilidad implica un libro mayor sencillo. Cada transacción se registra una sola vez. Las pequeñas empresas suelen utilizar este tipo porque es más sencillo y utiliza menos recursos.

Contabilidad de doble entrada

¿Qué es la contabilidad por partida doble? Es más minuciosa. Consiste en registrar las transacciones financieras dos veces: una en el debe y otra en el haber. Este sistema garantiza que la ecuación contable se mantenga siempre en equilibrio: Pasivo + patrimonio = activo.

Las grandes empresas suelen preferir este método. Crea estados financieros e informes más precisos.

¿Qué hacen los contables?

He aquí un resumen de las principales tareas de un contable:

1. Registrar transacciones 

Los contables registran todas las transacciones financieras. Suelen utilizar programas de contabilidad y hojas de cálculo para hacer un seguimiento de todo.

2. Generar facturas y recibir pagos 

Los contables envían facturas a los clientes por bienes o servicios. También gestionan los pagos recibidos. Su trabajo consiste en asegurarse de que las transacciones sean correctas y puntuales.

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3. Seguimiento de débitos y créditos

Una de las principales tareas de un contable es controlar los cargos y abonos. Los débitos son el dinero que sale de una cuenta, mientras que los créditos son el dinero que entra. Así se mantiene el equilibrio entre el activo, el pasivo y el patrimonio neto.

4. Gestionar el proceso de nóminas

Los contables suelen calcular salarios y declarar impuestos. Se aseguran de que todas las actividades se ajusten a las normas.

5. Organizar los documentos financieros

Los contables se aseguran de que los registros sean precisos y de fácil acceso. Estos registros incluyen:

• Extractos bancarios
• Extractos de tarjetas de crédito
• Recibos
• Facturas 
• Nóminas
• Declaraciones fiscales

6. Errores puntuales

Los contables revisan los registros e informes para comprobar su exactitud. Detectan y corrigen errores. Así se aseguran de que la información es correcta y usted puede tomar decisiones con conocimiento de causa.

7. Crear estados financieros esenciales

Los contables elaboran balances y cuentas de resultados. Estas muestran la situación financiera de la empresa y proporcionan la información necesaria para tomar decisiones presupuestarias.

8. Ayudar a preparar y presentar las declaraciones fiscales

Los contables ayudan a las empresas a cumplir las leyes fiscales. Conocen la normativa pertinente y saben cómo recuperar dinero con devoluciones de impuestos. 

¿Cuál es la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros?

Teneduría de libros, contabilidad... ¿a qué vienen esos términos separados? 

Tanto los contables como los tenedores de libros ayudan a gestionar el dinero. Cada uno trabaja para garantizar la exactitud de los registros financieros y el cumplimiento de las normas. Solo difieren en su ámbito y sus conocimientos.

Un contable es un profesional de las finanzas. Suelen tener títulos superiores y ser contables públicos certificados (CPA). La mayoría analiza datos y da consejos sobre dinero e impuestos. 

Un contable se centra en las tareas diarias. Entre ellas, mantener y organizar los registros. Los contables entienden los fundamentos de la contabilidad. Pero puede que no tengan conocimientos de contabilidad.

Por regla general, los contables se centran en registrar y organizar datos. Los contables realizan análisis financieros de alto nivel. Dependiendo de su tamaño y complejidad, una empresa puede necesitar uno o ambos.

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5 buenas prácticas de contabilidad

He aquí algunas buenas prácticas para una buena contabilidad:

1. Cíñase a un límite de tiempo

Establece sesiones periódicas de contabilidad. Asigna horas concretas para actualizar los registros. La constancia es la clave de la organización, porque evita que se acumulen los atrasos.

2. Mantener al día el Libro Mayor

Su libro mayor es la columna vertebral de sus registros financieros. Documenta todas las transacciones en orden. Actualícelo a menudo. Debe reflejar todas tus actividades financieras más recientes para que puedas tomar decisiones con conocimiento de causa.

3. Planificar los impuestos a lo largo del año

Evite las prisas de última hora planificando los impuestos con tiempo. Lleve un registro detallado de los gastos deducibles. Esto le ayudará a reducir sus obligaciones fiscales.

4. Utilizar software de contabilidad

Invierta en un programa de contabilidad o facturación como Invoice Simple. Puede ayudarte a organizar las transacciones y reducir la posibilidad de errores.

5. Mirar las cuentas a menudo

Compare los extractos bancarios y otras cuentas financieras. Esto le ayuda a detectar rápidamente cualquier error o fraude. También muestra si sus registros coinciden con los saldos de las cuentas. Cuanto antes detecte las discrepancias, antes podrá solucionarlas y evitar problemas mayores.

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Preguntas frecuentes

He aquí algunas preguntas frecuentes sobre contabilidad:

1. ¿Cuáles son los principales componentes de la contabilidad?

Los contables registran las transacciones. Organizan los datos y preparan extractos. También concilian cuentas, gestionan nóminas y ayudan con los impuestos.

2. ¿Qué es un trabajo de contabilidad y cómo se llega a ser contable?

Los trabajos de teneduría de libros implican organización, elaboración de informes e introducción de datos. Para ser contable, hay que estudiar contabilidad o teneduría de libros. También ayuda adquirir experiencia. Puede ser a través de prácticas o trabajos de nivel inicial. 

Certificarse puede ayudarle a encontrar trabajo. Conviértase en contable certificado (CB) o contable público certificado (CPB). Esto indica a los posibles empleadores que tienes todas las habilidades que necesitas para hacer el trabajo.

3. ¿Cómo puedo encontrar un contable de confianza?

He aquí algunas formas de encontrar un contable sólido en su zona:

• Buscar referencias
• Pregunte a otros empresarios
• Buscar en directorios en línea
• Buscar en directorios locales
• Pruebe las plataformas de autónomos
• Recurrir a una empresa de contabilidad

4. ¿Cómo se comunican los contables?

La mayoría de los contables utilizan el correo electrónico, las llamadas telefónicas y la mensajería en línea. Si trabajas con una empresa de contabilidad, es posible que utilice un portal de clientes. 

5 consejos rápidos sobre contabilidad 

Si no es contable pero tiene que hacer un seguimiento de sus finanzas, aquí tiene algunos consejos rápidos que le ayudarán:

1. Separar las finanzas personales de las empresariales

Abra cuentas bancarias y tarjetas de crédito separadas para sus gastos empresariales y personales. Así, todos los gastos de la empresa estarán en el mismo sitio. Es más fácil hacer un seguimiento del dinero y preparar los impuestos.

2. Seguimiento de todos los gastos

Registra y clasifica los gastos empresariales en función de su tipo y finalidad. Esto le ayudará a ver cómo gasta su dinero. Puede encontrar oportunidades para ahorrar y maximizar las deducciones fiscales.

El seguimiento de los gastos le permite tener una idea clara de los costes de su negocio. Esto le permite tomar decisiones financieras con conocimiento de causa. También puede presupuestar mejor los costes futuros.

3. Conciliaciones periódicas

Compruebe a menudo los extractos bancarios y de las tarjetas de crédito de su empresa. Compare sus registros financieros con los de su banco. El objetivo es encontrar y corregir cualquier error o incoherencia. Esto también se conoce como conciliación.

La conciliación le ayuda a controlar el dinero y evitar errores. Te da una imagen fiable de la salud de tu negocio. 

4. Organízate

Organice todos los documentos financieros y facilite el acceso a ellos. Utiliza carpetas, archivadores digitales o programas de contabilidad. Elige el sistema que más te convenga.

Esta organización es clave para una contabilidad eficiente. Te permite encontrar rápidamente los documentos que necesitas. También le ayuda a mantener y producir registros para impuestos e informes.

5. Busque ayuda profesional cuando la necesite

Puedes encargarte tú mismo de las tareas básicas de contabilidad. Pero pida ayuda para las finanzas complejas. 

Contratar a un contable puede ser muy útil. Libera recursos para que pueda centrarse en hacer crecer su negocio. También garantiza que sus registros financieros sean precisos y conformes.

Para un seguimiento sencillo de los gastos, utilice el escáner de recibos integrado en la aplicación de Invoice Simple. 

No siempre se necesita un contable para controlar los gastos. Invoice Simple facilita la documentación de las transacciones. El escáner de recibos integrado en la aplicación te permite registrar gastos con solo pulsar un botón.