Un plan de trabajo es como la receta de un proyecto. Enumera todos los ingredientes (o tareas) y pasos necesarios para completar el trabajo, indicando a todos los implicados qué hacer y cuándo hacerlo. Es la base para el éxito del producto final.

Pero, al igual que una receta, un pliego de condiciones bueno o malo puede hacer o deshacer un proyecto. Sin instrucciones claras, plazos e hitos, la gente puede sentirse perdida o empezar a sobrepasar el alcance original. 

A continuación te explicamos cómo redactar un pliego de condiciones claro y eficaz como contratista independiente. 

¿Qué es un pliego de condiciones?

En el ámbito empresarial, SOW es un documento en el que se describen los detalles de un proyecto, incluidas las tareas, los plazos y los entregables. Este documento ayuda a todos los implicados a comprender los detalles y el alcance. Mientras que el contrato describe el acuerdo legal en el que se basa el proyecto, el SOW profundiza en los detalles.

Antes de crear un pliego de condiciones, hay que reunir toda la información necesaria. Esto incluye las necesidades del cliente, el alcance del trabajo y cualquier requisito específico. También debe esbozar los entregables o hitos previstos para comprobar si el proyecto avanza según lo planeado. 

El SOW también define los criterios de aceptación de esos entregables. Por ejemplo, si estás construyendo un sitio web para un cliente, el SOW puede decir que el sitio web tiene que tener cinco páginas. Con esos detalles por escrito, tanto tú como el cliente podéis aseguraros de que el trabajo cumple las normas acordadas.

Un SOW garantiza que todos, desde los miembros del equipo hasta las partes interesadas, estén de acuerdo durante todo el proceso. Reduce los malentendidos y los conflictos. Y ayuda a que los proyectos terminen a tiempo y dentro del presupuesto, lo que se traduce en mejores resultados.

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Enunciado del trabajo frente a alcance del trabajo

El alcance del trabajo forma parte del pliego de condiciones. Describe las tareas y actividades específicas necesarias para completar el proyecto. El objetivo es asegurarse de que el cliente no pida más de lo acordado.

La principal diferencia entre un pliego de condiciones y un alcance del trabajo es su nivel de detalle. El SOW lo incluye todo, desde los objetivos hasta los detalles administrativos, como las condiciones de pago y las obligaciones legales. Pero el alcance del trabajo se centra más en el "qué" del proyecto que en el "cómo". 

Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de un sitio web, el alcance del trabajo incluiría tareas como el diseño de la interfaz y la creación de las páginas. Si el cliente te pide que instales también un sistema de comercio electrónico, puedes señalar el alcance y hacerle saber que no forma parte del plan. A partir de ahí, puedes rechazar las tareas adicionales o aceptar cambiar el SOW para incluir una mayor compensación. 

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Cómo redactar una declaración de trabajo 

Aquí tienes todo lo que debes incluir en un SOW:

1. Presentar el proyecto

Empieza por presentar el proyecto. Haz un resumen rápido de las expectativas básicas y de quién participa. Esto muestra su alcance y objetivos de un vistazo.

2. Definir la visión

A continuación, defina la visión del proyecto. ¿Cuál es el objetivo? ¿A quién beneficia? Asegúrate de que todo el mundo entiende el propósito y los resultados esperados.

3. Establecer los requisitos del proyecto

Enumera todos los requisitos del proyecto, incluidos los entregables o productos finales y el aspecto que deben tener. Si hay que entregar muchas cosas, es útil detallarlas.

4. Definir el ámbito

Defina claramente el alcance del proyecto. ¿Qué incluye y qué no? Así se evita que el proyecto se desborde y se mantiene el rumbo.

5. Establezca el plazo 

Fija un plazo claro para el proyecto. ¿Cuándo hay que terminar el proyecto? Contar con un calendario ayuda a mantener la atención de todos y garantiza que el proyecto se ajuste al calendario previsto.

6. Asignar recursos clave

Identifique y asigne los recursos clave necesarios para el proyecto. ¿Va a realizar el proyecto usted solo o necesita personal? ¿Qué herramientas y materiales se necesitan? ¿Los tiene ya o el cliente tiene que sufragar una compra? Conseguir los recursos adecuados es crucial para el éxito del proyecto.

7. Crear el calendario

Elabora un calendario detallado del proyecto. Divide el trabajo en tareas más pequeñas y fija plazos para cada una. También ayuda crear un plan por si algo se retrasa.

8. Especifique las condiciones de pago y las fechas de vencimiento

Defina claramente las condiciones de pago y las fechas de vencimiento. ¿Cómo y cuándo le pagará el cliente? Así se mantiene la transparencia y se evitan disputas sobre los pagos.

9. Incluir requisitos especiales

Incluya los requisitos especiales del proyecto. Puede tratarse de normas, certificaciones o medidas de seguridad específicas que deban cumplirse. 

10. Aceptar y firmar

Por último, haz que todas las partes firmen el acuerdo. Esto hace que el SOW sea legalmente vinculante y confirma que todos están de acuerdo con los términos y condiciones.

Ejemplo de declaración de trabajo 

He aquí un ejemplo de un breve pliego de condiciones para un proyecto de desarrollo web. Utiliza este ejemplo como plantilla de declaración de trabajo para tu propia empresa. 

Desarrollo del sitio web de la panadería ABC

ABC Bakery necesita un nuevo sitio web para mostrar sus productos, aceptar pedidos en línea y compartir su historia. La promotora Natalie Berkeley diseñará y pondrá en marcha un sitio web fácil de usar. La promotora no se hará cargo del mantenimiento tras el lanzamiento.

El objetivo de este proyecto es crear un sitio web moderno y adaptable para la panadería ABC, que mejore su presencia en línea y sus ventas. El objetivo es crear un sitio web visualmente atractivo, fácil de navegar y que se integre con los sistemas de inventario y pedidos existentes.

Los requisitos incluyen: 

• Una página de inicio
• 12 páginas de productos
• Un sistema de pedidos en línea con pagos seguros
• Una sección de blog
• Una página de contacto
• Capacidades móviles
• Cumplimiento de las normas de accesibilidad de la ADA 

El proyecto comenzará el 1 de junio y deberá estar terminado el 31 de agosto antes de las 17.00 horas EST. 

El calendario incluye hitos como: 

• Aprobación del wireframe (15 de junio)
• Finalización del diseño (15 de julio)
• Finalización del desarrollo (15 de agosto)
• Pruebas finales y lanzamiento (31 de agosto)

El promotor no aceptará más de dos revisiones por hito.

El pago se dividirá en tres plazos: 30% por adelantado, 40% tras la finalización del diseño y 30% al término del proyecto.

Firma y fecha del cliente: 

Firma y fecha del autónomo: 

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7 consejos para hacer una buena declaración de trabajo

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a redactar un pliego de condiciones claro y completo.

1. Sea claro y minucioso. Explique todos los detalles, por pequeños que sean, para evitar confusiones. Utilice un lenguaje directo para que el SOW sea comprensible tanto para lectores técnicos como no técnicos.
2. Presente a los principales interesados y el proyecto. Indique claramente quién participa y cuáles son sus funciones. Así se establece la responsabilidad desde el principio, ya que cada parte interesada sabe de qué tareas es responsable. 
3. Incluya ejemplos y consejos prácticos para mayor claridad. Aportar ejemplos concretos puede ilustrar las expectativas y los resultados, facilitando a todas las partes la comprensión de los objetivos.
4. Prepare el pliego de condiciones con antelación. Empiece pronto para disponer de tiempo suficiente para una preparación minuciosa. Los documentos apresurados pueden dar lugar a descuidos y malentendidos. 
5. Sea coherente. Utilice una terminología coherente en todo el documento. La repetición es mejor que la confusión en el lenguaje contractual.
6. Incluir procedimientos. Describa procesos para tomar decisiones y gestionar cambios durante el proyecto. Por ejemplo, si estás creando joyas personalizadas y al cliente no le gusta el diseño original, puedes ofrecerle una segunda opción como parte del alcance. Después, tendrán que pagar por los cambios adicionales.
7. Incluya todos los documentos de referencia pertinentes. Asegúrate de que todos los materiales de referencia se entienden y son accesibles para todos. Si el cliente incluye un enlace a sus directrices de marca, asegúrate de que puedes acceder a él antes de firmar el SOW.

Establezca una norma de trabajo con Invoice Simple

Un pliego de condiciones bien elaborado sienta las bases para una ejecución satisfactoria del proyecto. Esto reduce el riesgo de disputas y garantiza la finalización del proyecto. Pero incluso después de suavizar el proceso de su proyecto, los gastos generales pueden seguir siendo difíciles de rastrear.Con Invoice Simple, el seguimiento de los gastos nunca ha sido tan fácil. El rastreador de gastos y recibos le permite escanear cualquier recibo y capturar la información clave en un abrir y cerrar de ojos. Todos sus datos de gastos están listos para exportarlos a un informe resumido siempre que lo necesite.