Como contratista independiente o empresario autónomo, llevar un registro de sus ventas es esencial. Sin registros organizados, es difícil encontrar los detalles de los pedidos de forma rápida y sencilla en caso de problemas, una auditoría o a efectos fiscales. Un número de pedido es una forma útil de organizar el sistema de registro de su empresa.

En este artículo, definiremos qué es un número P.O., discutiremos por qué es útil y exploraremos cómo generar números únicos y sistematizados de la forma que mejor se adapte a sus necesidades.

¿Qué es un número postal?

Un número de pedido es una cadena de números y letras única e identificativa que se asigna a un pedido concreto. Garantiza que tanto el comprador como el proveedor puedan hacer un seguimiento de los pedidos que han enviado o recibido. Cuando un proveedor recibe un pedido de compra, se convierte en un documento legalmente vinculante.

Analicemos el significado del número de orden de compra en su contexto. Se trata de las órdenes de compra que los compradores envían a los proveedores para expresar su intención de adquirir bienes o servicios. Estos documentos describen los detalles del pedido, incluidos los siguientes:

• Número postal
• Fecha de pedido
• Descripción de los productos o servicios
• Cantidad de productos o servicios
• Condiciones de pago (formas de pago aceptadas, plazos de pago, etc.)
• Datos de contacto del comprador y del vendedor

Además de la importancia legal de la orden de compra, también ayuda a contratistas, autónomos y empresas a llevar un registro eficiente de todos los pedidos. Un sistema de numeración organizado permite un seguimiento rápido y sencillo de los pedidos y ofrece a los contables una forma rápida de referenciar las compras a efectos fiscales.

¿Por qué son importantes los números postales?

Los números de pedido son un elemento útil del documento de pedido, tanto para usted como para sus clientes. He aquí por qué:

• Los números de pedido únicos le permiten a usted y a sus clientes seguir el progreso del pedido con rapidez y precisión.
• Si un cliente tiene un problema con su pedido, puede hacer referencia a su número de pedido. Esto le permite a usted o a su equipo de atención al cliente encontrar rápidamente la información del pedido correspondiente, lo que agiliza y facilita la resolución de conflictos.
• Los números de apartado de correos evitan los pagos duplicados y otros errores contables. Si accidentalmente factura dos veces a un cliente por un mismo pedido, la reputación de su empresa puede verse afectada. Aunque el cliente perdone el error, resolver este tipo de errores cuesta tiempo y dinero.

¿Es lo mismo un número de apartado de correos que un número de factura?

No. Un número de apartado de correos no es lo mismo que un número de factura.

Tanto los números de pedido como los de factura son códigos de identificación únicos que permiten a vendedores y compradores identificar documentos específicos. Sin embargo, un número de pedido se asigna a una orden de compra, y un número de factura se asigna a la factura.

Rara vez aparece un número de factura en una orden de compra. Sin embargo, una factura puede incluir un número de pedido. Esta práctica garantiza que la factura corresponde al pedido correcto.

Ejemplos de números postales

¿Qué aspecto tiene un número P.O. y cómo se utiliza? No existe un sistema único para crear y utilizar números postales.

La comodidad es clave para sacar el máximo partido a su sistema de numeración de pedidos. Normalmente, los números de pedido se sitúan en la parte superior de los documentos de pedido. A menudo, se sitúan en la parte superior derecha de la página, encima o debajo de la fecha. Sin embargo, esto varía en función de la plantilla de pedido que utilice.

El código en sí puede contener números, letras y guiones. No hay una forma correcta o incorrecta de organizar los números postales, siempre que tenga sentido para usted y su equipo. Por ejemplo, muchas empresas utilizan un sistema de numeración secuencial:

• 0001
• 0002
• 0003

Para eliminar el riesgo de confusión, puede incluirse "P.O.":

• PO0001
• PO0002
• PO0003

Si para su empresa son importantes otros detalles, puede generar un sistema que los incluya en el número de pedido, organizados mediante guiones. Por ejemplo, puede incluir la fecha:

• Para una compra realizada el 12 de diciembre de 2021, el número de apartado de correos podría ser PO 121221-0001.
• Para una compra realizada el 29 de mayo de 2022, el número de apartado de correos podría ser PO 052922-0023.

Independientemente del sistema que elija, los números de apartado de correos pueden utilizarse en diversas situaciones. He aquí algunos ejemplos:

• Puede hacer referencia a los números de pedido a lo largo de todo el proceso de aprobación, si dispone de uno. Esto le permite a usted y a su equipo hacer un seguimiento del pedido en cada etapa y realizar modificaciones si la aprobación no se concede de inmediato.
• Si en el futuro se ve sometido a una auditoría, puede utilizar sus números de apartado de correos para seguir el rastro de un pedido y cotejar la información fiscal necesaria.
• Si un cliente cancela un pedido, puede utilizar el número de pedido para asegurarse de que el pedido se anula en todos los puntos de contacto. Esto evita que un proveedor le suministre un producto innecesario y garantiza que todos los miembros del equipo sepan que no deben facturar al cliente, enviar correos electrónicos de seguimiento ni prestar servicios posteriores a la compra.
• Los números P.O. ayudan a proteger la integridad de sus datos contables. Aunque la integridad de los datos es crucial a efectos fiscales, no es la única ventaja. Unos datos precisos le permiten formular perspectivas significativas, como el crecimiento del negocio y la concentración de clientes. Puede utilizar esta información para diseñar estrategias basadas en datos que impulsen su negocio al siguiente nivel.

Cómo crear un número de pedido

Puede crear un número de pedido de dos formas: manual o automáticamente.

Cómo crear manualmente un número de pedido

Las empresas más pequeñas, los autónomos y los contratistas con menos pedidos de compra pueden preferir la flexibilidad de crear manualmente números de pedido. Un enfoque práctico le permite crear un sistema que satisfaga las necesidades específicas de su empresa.

Como se ha comentado anteriormente, se puede generar un sistema de números P.O. de forma secuencial (por ejemplo, 0001, 0002, 0003, etc.), con la etiqueta 'P.O.' (por ejemplo, PO0001, PO0002, PO0003, etc.), o utilizando información identificativa, como la fecha (por ejemplo, PO 121221-0001 para una compra realizada el 12 de diciembre de 2021) o el nombre del cliente (por ejemplo, PO AB-0001 para una compra realizada por Alice Baker).

Sea cual sea el sistema manual por el que te decidas, sigue estas dos reglas:

• Manténgase fiel a su sistema. Un sistema de numeración de pedidos no es eficaz si no es coherente. Si decide incluir la fecha, siga haciéndolo en cada pedido posterior.
• Anote algo más que el número de apartado de correos. Debe anotar los datos del pedido y del comprador, ya que puede necesitar esta información para futuras consultas.

Cómo crear un número de pedido automáticamente

Las empresas más grandes o los autónomos y contratistas que manejan un número significativo de pedidos pueden beneficiarse de un sistema automático de números postales. Si la idea de asignar manualmente un código único y sistematizado a cada pedido suena tediosa o casi imposible, un generador automático puede ser la respuesta.

Muchos sistemas de contabilidad basados en la nube incluyen un generador de números de pedido que asigna un código único a cada pedido sin intervención manual.

Conclusión

Ahora que conoce mejor los números de pedido, es importante que los utilice para hacer un seguimiento de sus pedidos. Aunque pueda parecer un paso más en su flujo de trabajo, un sistema organizado de números de pedido resultará muy valioso en todos sus procesos contables. Reduce el riesgo de errores de datos y permite al comprador seguir el progreso de su compra, allanando en última instancia el camino para una experiencia excepcional del cliente.

SEGUIR LEYENDO: Cómo hacer frente a los impagos