Si envía mercancías a otro país, necesita crear una factura comercial. Este documento es imprescindible para los envíos internacionales. Incluye detalles clave que los funcionarios de aduanas comprobarán antes de permitir que tus productos salgan de un país y entren en otro. 

Piense en su factura comercial como un billete de oro para sus exportaciones. Sin ella, sus mercancías no pueden salir del país. Pero con facturas comerciales precisas, puede enviar productos a compradores de cualquier parte del mundo. Y, en el mejor de los casos, hacer crecer su negocio en el proceso. 

En esta guía le explicamos todo lo que necesita saber sobre las facturas comerciales. Sigue leyendo para saber cuándo emitir una, cómo rellenarla y consejos para generar facturas precisas que harán que tu aventura en el comercio internacional no te suponga un quebradero de cabeza. 

¿Cuál es la diferencia entre una factura comercial y una factura? 

Una factura es un documento por el que se solicita el pago de bienes o servicios. 

Una factura comercial es más que eso. Abarca los aspectos básicos de una factura estándar, incluidos los siguientes:

• Información sobre el comprador y el vendedor 
• Número de factura 
• Fecha de vencimiento del pago 
• Coste de los productos adquiridos 

Sin embargo, una factura comercial también contiene detalles relacionados con el comercio internacional, como el país de origen y el código del Sistema Armonizado (SA). 

Una factura básica es similar a un efecto. Una factura comercial actúa como un efecto, pero también es un documento de exportación que garantiza que un envío de mercancías pueda comercializarse internacionalmente sin causar problemas legales al vendedor o al comprador. 

Y lo que es más importante, todo el mundo quiere que las aduanas aprueben sus envíos. Las aduanas tienen autoridad para controlar el flujo de mercancías que entran y salen de un país. Y exigen una factura comercial para aprobarlo. 

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¿Cuándo se emite una factura comercial? 

Cada vez que envía sus productos al extranjero, usted (como exportador) tiene que crear una factura comercial. En realidad, necesitas tres. Una copia es para el país desde el que exportas. La segunda es para el país receptor. Y la tercera es para el comprador. 

No necesita este documento si hace envíos dentro de Estados Unidos. Tampoco es necesario si realiza envíos entre países de la UE. Sin embargo, si envía mercancías de Alabama a Argelia o de Francia a Perú, prevea generar una factura comercial. 

Los funcionarios de aduanas utilizan este documento para: 

• Determinar qué aranceles hay que pagar 
• Verificar la venta: la factura se considera prueba de venta 
• Liquidar el comercio para que los artículos puedan enviarse 

Cuando genera una factura comercial precisa e incluye todos los detalles correctamente, su paquete se envía de inmediato. Por otro lado, los problemas con su factura provocarán retrasos en el envío. 

Por eso es esencial entender qué es una factura comercial y qué debe incluir.
 

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¿Qué debe incluir una factura comercial? 

No existe un formato estándar para las facturas comerciales. Sin embargo, hay detalles que tendrás que incluir. Aquí tienes una lista de los elementos esenciales de una factura comercial: 

Información para el comprador y el vendedor 

Lo primero es lo primero: incluya datos básicos sobre el exportador (su empresa) y el importador (su cliente). 

• Nombres comerciales 
• Direcciones, incluida la calle, la ciudad, el código postal y el país 
• CIF (lo incluirá para su comprador si vende a otra empresa) 

Detalles de la transacción 

Cada factura tiene un número de factura. Siempre es el número que sigue secuencialmente a la última factura. Por ejemplo, su primera factura tendría el número 001. La siguiente sería la 002. 

Este número identifica el documento y le ayuda tanto a usted como al comprador a hacer un seguimiento del importe de la transacción a efectos fiscales y contables. 

También incluirá otros detalles de la transacción. Las autoridades aduaneras utilizan estos datos para determinar los derechos e impuestos adeudados, así que asegúrese de que todo es correcto. 

Esto es lo que necesitas: 

• Número de pedido o de compra 
• Importe total de la venta 
• Moneda de pago 
• Fecha de vencimiento del pago 
• Condiciones de pago 

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Incoterms y condiciones de pago 

Un elemento diferenciador clave en una factura comercial son las condiciones de venta. Es lo que ayuda a los vendedores a negociar con los compradores. Por lo tanto, querrán firmar la factura comercial que usted les envíe. Negociar las condiciones de pago y los detalles de quién pagará qué puede hacer que el flujo de caja de la empresa sea más o menos fluido. 

En el comercio internacional, estos detalles se conocen como Incoterms. Definen: 

• Quién paga los gastos de envío, seguro y aduanas 
• Quién organiza el transporte 
• Quién es responsable de las mercancías 

Puede obtener más información sobre cómo detallar los Incoterms en su factura en la Administración de Comercio Internacional. 

Número de clasificación de control de exportaciones (ECCN) 

¿Envía equipos electrónicos o aeroespaciales? Puede que necesite una licencia y un código ECCN. 

Ciertas categorías de productos están incluidas en la Lista de Control del Comercio. Si sus productos están en esta lista, necesitará una licencia antes de poder enviar un paquete fuera de Estados Unidos. También deberá introducir el código ECCN correcto en su factura comercial. 

Puede visitar la página del Departamento de Comercio de EE.UU. para averiguar si necesita un código ECCN. Todos los productos que no entran en ninguna de las categorías de la Lista de Control de Comercio se designan como EAR99. 

Código del Sistema Armonizado (SA) 

El código del SA identifica el tipo de mercancía. Es un código de seis dígitos que las autoridades aduaneras utilizan para evaluar los derechos. También lo utilizan para recopilar datos sobre exportaciones e importaciones. 

¿No está seguro de cuál es su código HS? 

Si exporta desde EE.UU., empiece por encontrar el número Schedule B. Puede buscar este número utilizando el motor de búsqueda de la Oficina del Censo. Puede consultar este número utilizando el motor de búsqueda Schedule B de la Oficina del Censo. 

La Lista B es un código de 10 dígitos que Estados Unidos utiliza para clasificar los productos exportados. Los seis primeros dígitos son el código del SA. 

Por ejemplo, el número de la Lista B para el calzado deportivo es 6404.11.0000. Por lo tanto, el número del SA es 6404.11. 

Información sobre el producto 

El código del SA sirve de identificador universal. Pero también tendrá que incluir una descripción más detallada de las mercancías que desea enviar. Su factura comercial debe incluir: 

• Nombre y descripción del producto 
• Código del artículo (número SKU) 
• Pesos netos y brutos
• Precio unitario 
• Precio total de cada tipo de producto 
• Subtotal, que es la suma de todos los totales 

En general, necesitará mucha más información en su factura comercial que en una factura normal. La precisión también es más importante. Si hay un error en una factura que envías a un cliente local, todo lo que tienes que hacer es corregir el error y volver a enviar la factura. Con el comercio internacional, hay más en juego. 

Utilizar un generador de facturas en línea como Invoice Simple puede agilizar el proceso, ayudarle a ahorrar tiempo y evitar costosos errores. 

Con esta herramienta, puede utilizar una plantilla de factura de muestra prefabricada o crear una plantilla personalizada para sus facturas comerciales. Después, sólo tienes que rellenar los datos y enviar el documento. También puedes imprimir las copias que necesites para la aduana. 

Riesgos de no cumplimentar correctamente una factura comercial 

¿Qué ocurre si no rellena la factura correctamente? 

Los problemas en las facturas comerciales pueden convertirse en grandes quebraderos de cabeza, sobre todo si eres el propietario de una pequeña empresa muy ocupada. Si no rellenas este documento correctamente, podrías enfrentarte a: 

• Multas o sanciones 
• Retraso en los envíos de sus productos 
• Incautación de sus artículos por los funcionarios de aduanas 

4 consejos para generar facturas comerciales profesionales y precisas 

Éste es su objetivo: crear rápidamente facturas precisas y de aspecto profesional. Cuando domine las facturas comerciales, dedicará menos tiempo al papeleo y a la resolución de problemas. Y tendrá más tiempo para vender. 

Utiliza estos cuatro consejos para facturar como un profesional: 

1. Almacene los datos en un solo lugar. Guarde los datos de los clientes, los códigos HS y otra información en un único sistema de fácil acceso. 
2. Personalice su factura comercial. Empiece con una buena plantilla. Después, adáptela a sus necesidades. Eso le ayudará a crear facturas precisas más rápidamente.  
3. Envíe primero una factura pro forma. Esta factura es similar a un presupuesto. Utilízala para asegurarte de que tú y tu comprador estáis de acuerdo en cuanto a costes y cantidad de producto. 
4. Utilice un generador de facturas. Ahorre tiempo con una herramienta en línea como Invoice Simple. Esta aplicación móvil y web te permite crear, enviar y gestionar tus facturas sobre la marcha.