Las facturas son el billete de oro para cobrar, tanto para usted como para sus proveedores. Pero dedicar su valioso tiempo a revisar un mar de facturas puede distraerle de su trabajo real. Y lo peor de todo es que puede sufrir retrasos en los pagos, lo que le acarrearía cargos por demora. 

Comprender las facturas de los proveedores puede evitar estos problemas. De este modo, siempre realizarás los pagos a tiempo y evitarás costes adicionales para tu empresa.

¿Qué es una factura de proveedor?

Una factura de proveedor, o factura de vendedor, es una factura de un proveedor después de que éste suministre bienes o preste servicios. Todas las facturas incluyen el coste total, los impuestos incluidos y los artículos que no necesitan impuestos. 

Una factura de proveedor lleva la cuenta de cuánto dinero debe el cliente. Esto significa que si ha pagado por un bien o servicio, puede consultar la factura, lo que evita pagos atrasados o incorrectos. Además, puedes planificar tu flujo de caja en consecuencia para que no se te pase el pago. 

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Factura de proveedor frente a factura de compra

Una factura de proveedor procede del vendedor o proveedor. En ella se enumeran los bienes o servicios que el proveedor le ha suministrado y cuánto tiene que pagar. Esto ayuda al proveedor a hacer un seguimiento de lo que ha vendido y a usted a saber cuánto debe.

Una factura de compra la hace el cliente, es decir, la crea usted. Confirma lo que ha pedido y comprueba que lo ha recibido todo correctamente. La fecha de esta factura debe ser la misma que la del día en que recibió el pedido. También indica cuándo tiene previsto pagarlo. Debe coincidir con la información de la factura del proveedor para evitar errores en el pago.

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Ejemplo de factura de proveedor

He aquí un modelo de factura de proveedor que muestra cómo puede estructurarse una factura:

Número de factura: 

Fecha de la factura: 

Información comercial

• Nombre de la empresa: Nombre de su empresa
• Dirección: Ciudad, Estado, Condado, Código postal
• Información de contacto: Número de teléfono, correo electrónico

Información para proveedores

• Nombre del proveedor Nombre de la empresa proveedora
• Dirección del proveedor: 789 Supply Road, Colorville, CV 98765
• Información de contacto: Número de teléfono, correo electrónico

Productos/servicios prestados

1. Descripción:

Cantidad: 

Precio unitario: 

Total:

2. Descripción:

Cantidad: 

Precio unitario: 

3. Descripción:

Cantidad: 

Precio unitario: 

Total:

Total:
Subtotal:
Impuesto sobre ventas:
Total a pagar:

Condiciones de pago: Incluya la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados (cheque, tarjeta de crédito, transferencia bancaria, etc.) 

Si eres proveedor, utiliza una plantilla de factura gratuita. Utilizar siempre la misma plantilla garantiza que todas las facturas que envíes sean claras y detalladas. Además, añade un toque de profesionalidad que presenta a tu empresa como digna de confianza y seria. Es una forma estupenda de generar confianza entre tus clientes. 

Gestión de facturas de proveedores: 4 mejores prácticas para la eficiencia

Manejar las facturas de los proveedores manualmente puede dar lugar a algunos baches en el camino. Puedes perderlas o cometer un error al introducir los datos a mano. 

Utilizar un programa de contabilidad para automatizar la facturación cambia las reglas del juego. He aquí por qué:

1. Mejor flujo de trabajo. La automatización acelera el proceso de gestión de facturas eliminando pasos innecesarios. Los documentos se mueven más rápidamente a través de su sistema. Y los pasos importantes, como la obtención de aprobaciones, pueden realizarse con unos pocos clics.
2. Pagos puntuales. El impago puede dañar la reputación de su empresa y sus relaciones con los proveedores. Un sistema automatizado realiza un seguimiento de todas sus facturas, mostrándole cuándo vence cada una para que pueda pagar a tiempo. Incluso puede obtener descuentos por pagar antes, en función de sus condiciones netas.
3. Reducción de costes. Automatizar su proceso puede ahorrar dinero en costes de gestión de facturas. Gran parte de los costes proceden del trabajo adicional necesario para organizar, introducir datos y corregir errores. La automatización reduce el tiempo que su equipo dedica a estas tareas, disminuyendo los gastos y ahorrando tiempo.
4. Preparados para las auditorías. Prepararse para las auditorías es mucho más fácil con sistemas automatizados. Puede crear rápidamente informes precisos y acceder a cualquier documento que necesite, lo que facilita la respuesta a las solicitudes de los auditores. 

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4 consejos para la tramitación de facturas de proveedores

El procesamiento de facturas mejora cuando se gestionan eficazmente las facturas de los proveedores. Aquí tienes cuatro consejos que te ayudarán:

1. Utilice herramientas de facturación automatizada. Cambie a un software que gestione las facturas automáticamente, como Invoice Simple. Estas herramientas te ayudan a cargar facturas rápidamente, comprobarlas y enviarlas para su aprobación. Esto significa menos trabajo manual y menos errores.
2. Evite errores en los pagos. Asegúrese de que cada factura coincide con su pedido de compra para evitar pagar dos veces por lo mismo o por artículos incorrectos. Los sistemas automatizados ayudan a detectar estos errores antes de que resulten costosos.
3. Agilice las aprobaciones. Utilice un software que permita a su gestor presupuestario aprobar los pagos rápidamente, incluso cuando no esté en la oficina. Esto ayuda a evitar retrasos en los pagos.
4. Control del gasto. Un buen software que te muestre cuánto gastas y en qué. Esto facilita la gestión del dinero y la respuesta a las preguntas de los proveedores sobre los pagos.

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Simplifique la facturación con Invoice Simple

La gestión de las facturas de los proveedores es vital para las operaciones y la salud financiera de su empresa. Invoice Simple puede ayudarle. Esta plataforma fácil de usar y la aplicación móvil le permiten gestionar las facturas de forma eficiente, ya sea en la oficina o en movimiento. 

No deje que la gestión de facturas le frene. Con Invoice Simple, puede agilizar sus procesos y hacer que su negocio siga avanzando.