¿Alguna vez ha deseado disponer de una forma sencilla de gestionar todas las transacciones de sus clientes en un solo lugar? Si es así, un estado de cuentas (SOA) puede ser la solución que está buscando. 

Un SOA es un documento que muestra todas las transacciones financieras entre su empresa y un cliente. Te ayuda a ver qué facturas se han pagado y cuáles están pendientes de pago. Te explicamos cómo las SOA pueden simplificar tus finanzas, mejorar la tesorería y reforzar las relaciones con los clientes.

¿Qué es un estado de cuentas?

Piense en una SOA como un extracto bancario detallado. Al igual que un extracto bancario muestra todos los depósitos y retiradas, una SOA muestra todas las transacciones entre una empresa y un cliente. Ayuda tanto al cliente como a la empresa a realizar un seguimiento de los pagos efectuados y los importes adeudados. 

Un SOA es diferente de una factura. Una factura es el recibo de una única transacción. Un SOA detalla todas las transacciones financieras entre una empresa y un cliente durante un periodo de tiempo determinado. 

¿Para qué sirve un estado de cuentas?

Una SOA pretende documentar el historial completo de transacciones entre una empresa y su cliente. Muestra la siguiente información: 

• Compras
• Pagos efectuados
• Saldo pendiente de pago

Además, un SOA puede mostrar las fechas de las transacciones, los números de referencia y los créditos o ajustes aplicados. Esta visión detallada minimiza los errores y elimina cualquier incertidumbre sobre las transacciones financieras.

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Usos de los estados contables

Las SOA son herramientas valiosas tanto para las empresas como para los clientes. He aquí para qué suelen utilizarse:

• Planificación financiera. Los extractos ofrecen información valiosa sobre la salud financiera y las pautas de gasto. Esto, a su vez, permite mejorar la planificación financiera y la toma de decisiones.
• Comprobación de la exactitud. Estos extractos permiten a los clientes detectar posibles pagos dobles o errores. Así se evitan los pagos en exceso y se garantiza la exactitud de los registros financieros.
• Recordatorios de pago. Los vendedores utilizan los extractos para recordar a los clientes los saldos impagados. Hacen que los clientes sean conscientes de sus deudas pendientes.
• Presupuestos. Un SOA muestra patrones de gasto y ayuda a predecir gastos futuros. Puede utilizarlo para la elaboración de presupuestos y la planificación financiera. 
• Mejora de la tesorería. Los pagos puntuales de los clientes aumentan la tesorería de las empresas. La mejora de la tesorería proporciona al propietario los recursos necesarios para que la empresa funcione como un reloj.
• Evitar los recargos por demora. Los clientes pueden evitar los recargos por demora manteniéndose al corriente de los pagos atrasados. 

Cuándo emitir un estado de cuentas

Las SOA se emiten por varias razones, cada una de ellas con una finalidad específica. He aquí una lista de casos comunes en los que las empresas pueden emitir SOA:

• Compras a crédito. Las empresas facilitan periódicamente extractos que muestran los saldos vencidos de las compras a crédito.
• A petición del cliente. Cuando un cliente lo solicita, una SOA proporciona una vista detallada de las transacciones y los saldos.
• Recordatorio de saldos pendientes. Un extracto de cuentas recuerda a los clientes que deben pagar los saldos pendientes. Esto ayuda a realizar los pagos a tiempo, mejorando el flujo de caja.
• Seguimiento interno. Las empresas utilizan las SOA internamente para hacer un seguimiento de la actividad de los clientes y de su situación financiera. Puede que ni siquiera se envíen a los clientes.

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Ejemplos de extractos de cuenta

Conocer los distintos tipos de extractos de cuenta puede ayudarle a controlar su salud financiera. He aquí algunos ejemplos de SOA, cada uno de los cuales cumple una función específica en la gestión financiera:

• Estado de flujo de caja. Un estado de flujo de caja muestra el dinero que entra y sale durante un periodo de tiempo. Te ayuda a entender lo bien que estás gestionando el efectivo.
• Balance. Un balance muestra la situación financiera de una empresa en un momento determinado. Enumera lo que la empresa posee (activo), debe (pasivo) y su valor (patrimonio neto).
• Cuenta de resultados. Una cuenta de resultados muestra el dinero ganado por la empresa (ingresos) y el dinero gastado (gastos) durante un periodo determinado. Muestra los beneficios o las pérdidas.
• Extracto mensual. Un extracto mensual resume todas las transacciones financieras entre una empresa y un cliente en un mes. Ayuda a ambas partes a hacer un seguimiento de las ventas, los pagos y los saldos pendientes.

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5 consejos para emitir un estado de cuentas

La creación de una declaración de intenciones requiere un trabajo minucioso. Aquí tienes cinco consejos que te ayudarán a crear y distribuir declaraciones eficaces:

1. Recopilar toda la información financiera importante

Recopilar todos los datos financieros pertinentes, incluidos:

• Facturas de venta 
• Recibos
• Extractos bancarios
• Informes financieros 
• Abonos

También puede utilizar herramientas informáticas para escanear y automatizar la introducción de los datos de las transacciones y reducir así los errores manuales.

2. Clasificar y organizar los datos

Clasificar y archivar los datos en categorías de ingresos, gastos, activos y pasivos. El uso de software de contabilidad puede ayudar a categorizar los datos financieros. Esto garantiza que no se pierda nada ni se informe mal. Mantenerse organizado facilitará el seguimiento y el análisis de los resultados financieros.

3. Crear un borrador inicial de los estados financieros

Preparar estados financieros, incluidos los estados de ingresos, saldos y flujos de caja. Enumera todas las transacciones con las fechas correspondientes y los importes mensuales, incluidas las ventas, los pagos y los reembolsos. Incluya números de referencia para facilitar el seguimiento y la verificación. 

4. Revisar y conciliar los datos

Revisar la exactitud de cada entrada. Concilie los datos con los extractos bancarios y otros documentos externos para asegurarse de que todas las transacciones están contabilizadas. Compruebe dos veces los cálculos del beneficio bruto, los ingresos registrados y las deudas para asegurarse de que todas las cifras coinciden.

5. Completar y preparar el informe

Finalice las declaraciones para los informes. Asegúrese de que cumplen las normas y reglamentos pertinentes. Considera la posibilidad de que los contables o profesionales financieros revisen los estados financieros para comprobar su exactitud. Prepare el informe en un formato claro y organizado, que facilite su comprensión a los clientes. 

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