El presupuesto de una empresa puede parecer un rompecabezas. Hay impuestos que pagar, seguros que cubrir y previsiones de ingresos que calcular. Y cuando no se tiene un plan para gastar el dinero, es posible que la cuenta bancaria esté vacía cuando haya que pagar una factura. 

Por eso el presupuesto de una pequeña empresa es crucial para cualquier empresario. Calcula tus gastos e ingresos futuros para ver si estás alcanzando tus objetivos. Estas estimaciones te ayudan a gastar el dinero con prudencia, dando a cada dólar una función y confirmando que tus gastos están cubiertos. 

La clave está en elaborar un plan financiero inteligente y luego comparar los gastos e ingresos reales con ese plan. He aquí cómo hacerlo. 

¿Qué es un presupuesto empresarial? 

Los presupuestos son un plan sobre cómo gastar el dinero. Suelen organizarse por categorías de gasto. Para una empresa, esas categorías pueden ser "Salarios de empleados", "Materiales" e "Impuestos". Algunos de estos gastos pueden ser fijos, como los pagos mensuales del alquiler o la hipoteca. Otros pueden ser variados, como los empleados a los que se paga por horas o las facturas de servicios públicos basadas en el uso. 

Las empresas pueden tener varios presupuestos, ya sea por departamentos o por distintos periodos de tiempo. Una pequeña empresa, por ejemplo, puede elaborar un presupuesto anual para toda la compañía. Pero una empresa más grande puede tener presupuestos trimestrales para cada departamento, que necesitan una revisión constante. 

Para utilizar un presupuesto de forma eficaz es necesario hacer un seguimiento de todo el dinero que gana y gasta, por lo que también debe planificar el dinero que entra. Serán los ingresos que esperas obtener y los pagos que sabes que vas a cobrar ese mes.  

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS - Cómo elaborar un presupuesto empresarial: 6 sencillos pasos  

¿Cómo se elabora un presupuesto empresarial?

Saber qué es un presupuesto en la empresa es sólo el primer paso para crearlo. Aquí tienes cuatro pasos que debes dar:

1. Calcule sus ingresos

El primer paso es determinar cuánto dinero va a ingresar. Para ello, tendrá que hacer una previsión de ingresos. Esto significa hacer conjeturas sobre cuánto dinero ganará tu empresa durante el periodo que abarca tu presupuesto.

Utiliza los resultados anteriores de tu empresa para calcular los ingresos que probablemente obtendrás. Si acabas de empezar, investiga cuánto ganan tus competidores para proyectar tus ingresos futuros. 

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2. Sume sus gastos fijos

A continuación, el presupuesto debe incluir los gastos. Para seguir siendo rentable, los gastos totales deben ser inferiores a los ingresos totales. 

Empieza sumando los costes fijos. Incluyen cosas como los pagos regulares por equipos o deudas. Asegúrate de incluir las comisiones que pagas regularmente, como las de procesamiento de tarjetas de crédito.

3. Determinar los costes variables

Calcule sus gastos variables. Son costes que cambian con regularidad, a menudo de una semana a otra o de un mes a otro. Algunos ejemplos son los servicios públicos, la mano de obra facturable o las comisiones que pagas a tus trabajadores.

Como varían, es útil encontrar la media. Si puedes, repasa varios pagos, como tus últimas 3-6 facturas de suministros. Así podrás hacer una estimación aproximada del coste final. 

4. Reste sus costes fijos y variables

Por último, resta los gastos de los ingresos. Si los gastos son superiores a los ingresos, estarás operando con pérdidas. 

Después de hacer este cálculo, puedes ver cuánto dinero te queda para invertir en el crecimiento de tu empresa. 

¿Cuáles son las ventajas de elaborar un presupuesto empresarial?

Una vez que hayas aprendido a crear un presupuesto empresarial, podrás empezar a cosechar los muchos beneficios de esta planificación financiera. He aquí algunas de las mayores ventajas:

• Maximizar la eficiencia. Un presupuesto le da una idea de cómo gasta realmente su dinero. Esto puede ayudarte a tomar mejores decisiones empresariales. Por ejemplo, cosas tan sencillas como cambiar de proveedor de Internet y cancelar las suscripciones que no se utilizan pueden ahorrar mucho dinero.
• Establezca un plan financiero. Si su empresa tiene objetivos a largo plazo, puede ahorrar para alcanzarlos añadiendo un gasto fijo a su presupuesto. 
• Reinvierte los fondos sobrantes. Tu presupuesto muestra lo que queda después de los gastos, para que tengas una idea más clara de cuánto dinero tienes para reinvertir o gastar en mejoras.
• Predecir los meses lentos. Cuando elabore su presupuesto, puede prever si sus ingresos serán más bajos durante determinados periodos. Esto te ayuda a planificar mejor con antelación para evitar endeudarte para seguir funcionando.   

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¿Cuáles son los distintos tipos de presupuestos empresariales?

Es una buena idea crear diferentes tipos de presupuestos para tu empresa para conocer mejor tus finanzas. He aquí algunos tipos de presupuesto habituales: 

1. Presupuesto general

Un presupuesto maestro tiene una visión de conjunto. Recoge información de diversas fuentes, como los estados financieros, las previsiones de ingresos, la misión de la empresa o los planes de negocio. 

Este presupuesto contendrá todos los detalles sobre su situación financiera necesarios para elaborar un plan claro para el éxito. 

2. 2. Presupuesto operativo

Haz un presupuesto operativo para ver cómo se comparan tus ingresos y gastos previstos. Funciona de forma similar a la cuenta de pérdidas y ganancias, con la salvedad de que se hacen proyecciones de futuro en lugar de analizar lo ocurrido en el pasado.

Incluya los costes fijos, variables y no operativos en su presupuesto de explotación. Comprueba cuánto dinero has previsto gastar y ganar, y asegúrate de que tus previsiones son realistas. Si no es así, modifica tu presupuesto. 

Al final del periodo, compara tus costes operativos reales con los del periodo anterior para ver si tus planes se ajustaban a lo previsto. Esto te ayudará a elaborar presupuestos más realistas en el futuro.

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3. 3. Presupuesto de capital

Haz un presupuesto de capital si estás ahorrando para un gran gasto empresarial, como un nuevo equipo. Incluir detalles sobre las grandes compras que planeas hacer ayuda a determinar cómo afectan esas compras al flujo de caja y si son realmente asequibles.

4. Presupuesto de tesorería

El objetivo de este presupuesto es calcular cuánto efectivo entrará y saldrá de tu empresa, de dónde vendrá y a dónde irá. Realiza estas proyecciones con información procedente de las previsiones de ventas y de la producción o los resultados anteriores. 

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5. Presupuesto laboral

Un presupuesto laboral es un plan sobre cuánto le costará contratar y pagar a los empleados. Incluye empleados fijos, temporeros y personal temporal o a tiempo parcial. 

8 consejos para gestionar las finanzas de su pequeña empresa

Una buena presupuestación empresarial le permite sacar el máximo partido del dinero que su empresa se esfuerza en ganar. 

He aquí otros ocho consejos para gestionar mejor las finanzas de su empresa: 

1. Separar las finanzas empresariales de las personales

Si eres un empresario individual o acabas de empezar a dirigir una pequeña empresa, es muy importante separar los gastos empresariales de los personales. Es vital a efectos fiscales.

Además, te permite ver cómo está funcionando realmente tu negocio. Si mezclas tu dinero y el de la empresa, es mucho más difícil saber cuántos ingresos se obtienen y si los gastos de tu negocio se ajustan al presupuesto. 

2. Páguese regularmente

Trátate como tratarías a cualquier empleado de tu empresa. Establece un calendario de pagos regulares para tener unos ingresos fiables. Sabrás llevar la cuenta de tu trabajo como un gasto de la empresa, y te ayudará a mantener un presupuesto personal. 

3. Comprender los documentos financieros de su empresa

Su empresa puede elaborar muchos estados financieros. Debe comprender estos importantes documentos, como la cuenta de pérdidas y ganancias o el informe de gastos. 

Si no está seguro de lo que representan algunos de estos documentos, considere la posibilidad de contratar a un profesional financiero. Reunirte unas pocas veces con un contable o asesor financiero puede enseñarte mucho sobre cómo llevar un negocio.

4. Elija un método contable

Elija entre un método contable de devengo o de caja. 

Si utiliza el método basado en el efectivo, controlará el dinero a medida que entra o sale, ya que este método controla la actividad de caja. Si opta por un método contable basado en el devengo, controlará los ingresos a medida que los obtenga y los gastos a medida que incurra en ellos, aunque no reciba ni gaste realmente el efectivo.

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5. Construya su puntuación de crédito empresarial

Las empresas tienen puntuaciones de crédito, igual que los particulares. Si su empresa obtiene una buena puntuación crediticia, puede pedir préstamos y obtener otras ventajas, como depósitos de servicios públicos más baratos. Pida prestado a nombre de su empresa y sea responsable con la deuda para obtener una buena puntuación de crédito empresarial. 

6. Planificar y pagar los impuestos de la empresa

Las empresas tienen obligaciones fiscales más complicadas que los particulares. Es posible que tenga que recaudar impuestos sobre las nóminas de los empleados e impuestos sobre las ventas, dependiendo de la estructura de su empresa. Estados Unidos es un sistema fiscal de pago según los ingresos, por lo que es posible que tenga que enviar dinero al IRS varias veces a lo largo del año. 

Si utilizas una plantilla de presupuesto para pequeñas empresas, debería tener una sección para impuestos para asegurarte de que estás deduciendo lo suficiente de cada pago. 

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7. Utilizar sabiamente la financiación de la pequeña empresa

Si pide un préstamo, utilícelo con prudencia. Lo ideal es que le ayuden a aumentar sus ingresos o reducir gastos. De lo contrario, es posible que no puedas hacer frente a los pagos de la deuda ni obtener beneficios después de pagar a los acreedores. Esto podría dificultar mucho el mantenimiento de la rentabilidad. 

8. Establecer prácticas de facturación saludables

Lleve un registro de facturas y pagos y cree un sistema de cobro eficaz. De este modo, su empresa dispondrá de liquidez suficiente para funcionar. 

Algunas formas de asegurarte de que cobras son hacer que los clientes firmen contratos, establecer condiciones de pago claras, incluidos los plazos, y cobrar recargos por demora si no pagan a tiempo. 

Facilitar el seguimiento de los gastos de la empresa

Una cuenta exacta de sus gastos es una parte clave del presupuesto de su empresa. Afortunadamente, el seguimiento de los gastos nunca ha sido tan fácil.
Invoice SimpleEl rastreador de gastos y recibos de la empresa le permite escanear cualquier recibo y capturar la información clave automáticamente. Todos sus datos de gastos están listos para exportarlos a un informe resumido siempre que lo necesite. Pruébelo hoy mismo para empezar a controlar los gastos de forma sencilla y simplificar la elaboración de presupuestos.