Navegar por las finanzas de su empresa puede ser como explorar una ciudad desconocida. Un plan contable bien diseñado es el mapa que le guía por las sinuosas calles del paisaje financiero de su empresa. 

Un plan contable enumera todas las cuentas financieras que utiliza su empresa. Te ayuda a dar sentido a cada dólar que entra y sale.

He aquí un ejemplo de plan contable y las razones por las que es esencial para su empresa.

¿Qué es un Plan General de Contabilidad?

Un plan contable es una lista de todas las cuentas financieras de su empresa, incluidos gastos, ingresos y activos. Le ayuda a organizar y controlar el dinero que entra y sale de su empresa. Suele presentarse en forma de hoja de cálculo, en la que se detallan partidas como las comisiones bancarias y las cuentas por cobrar.

Su plan de cuentas proporciona una estructura lógica para clasificar y resumir todos los fondos de su empresa. Esto crea un mapa detallado de sus actividades financieras. Puedes ver todo en el mismo sitio, lo que te ayuda a detectar posibles problemas y solucionarlos antes de que afecten a tus finanzas.

Los planes de cuentas pueden variar según el sector y la estructura empresarial. Pero el objetivo es siempre crear una instantánea exacta de las finanzas de la empresa que sea fácil de entender de un vistazo. Si lo haces bien desde el principio, podrás llevar los registros y los informes sin problemas.

¿Cómo funciona un Plan General de Contabilidad?

Muchos programas de contabilidad se basan en el plan de cuentas para automatizar los libros. Cuando sincronizas tus datos bancarios o envías un recibo, el programa te sugiere una cuenta en la que contabilizarlo. Estas cuentas no son literalmente cuentas bancarias, sino categorías en las que se incluyen los gastos y los ingresos. El proceso organiza sus finanzas y se asegura de que cada elemento tenga un lugar.

Cada cuenta tiene un número único. Piense en este número como una dirección que muestra la ubicación de una cuenta dentro del sistema de archivo más amplio. Te permite encontrar y consultar fácilmente cada elemento cuando sea necesario.

La mayoría de los planes contables incluyen cinco tipos principales de cuentas:

• Los activos son recursos que posee su empresa y que tienen valor monetario, como dinero en efectivo, existencias y equipos.
• El pasivo son tus deudas y obligaciones, como préstamos, cuentas por pagar e impuestos.
• Los fondos propios son la inversión del propietario y los beneficios no distribuidos, que representan su participación en la empresa.
• Los ingresos son el dinero que ganas vendiendo productos o servicios. En otras palabras, son sus ingresos.
• Los gastos registran los costes de funcionamiento de su empresa. Las categorías de gastos del plan contable incluyen salarios, alquileres y suministros.

Con el tiempo, los saldos de cada cuenta se acumulan. Esto le permite ver los totales y las tendencias de un vistazo. Los datos se convierten en la base para generar estados financieros e informes clave, como el balance y la cuenta de resultados. Mantiene organizados sus ciclos contables.

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La importancia de un Plan General de Contabilidad

Un plan contable bien organizado es la columna vertebral de todo su sistema contable. Con un plan correctamente estructurado, puede:

• Mantener registros precisos y organizados. Es menos probable que las transacciones se traspapelen o se introduzcan incorrectamente.
• Comprenda la salud financiera de su empresa. Los saldos de las cuentas y los cambios a lo largo del tiempo revelan tendencias y miden el rendimiento.
• Simplifique la preparación de impuestos. Las cuentas suelen coincidir con los requisitos de declaración de impuestos. Esto facilita la cumplimentación de las declaraciones y la solicitud de deducciones.
• Ayuda al análisis financiero y a la toma de decisiones. Los datos ordenados le ayudan a examinar su rentabilidad, crear presupuestos e identificar áreas en las que recortar gastos o invertir más fondos.
• Agilice la presentación de informes a inversores y prestamistas. Unas finanzas bien documentadas generan confianza y pueden ayudarle a conseguir financiación.

Comprender el diseño de un plan contable

A continuación se describen los principales componentes de la mayoría de los planes contables:

1. Cuentas de activos

Los activos son recursos que posee su empresa y que tienen valor monetario:

• El efectivo es el dinero en las cuentas bancarias de su empresa y en mano.
• Las cuentas por cobrar son lo que los clientes le deben por bienes y servicios.
• Las existencias incluyen materias primas, trabajos en curso y productos acabados.
• El inmovilizado material son los terrenos, vehículos y maquinaria.
• Los gastos anticipados son pagos por adelantado de servicios futuros, como las primas anuales de seguros.

2. Cuentas de pasivo

Los pasivos son deudas y obligaciones que su empresa tiene con otros:

• Las cuentas a pagar son el dinero que debe a los proveedores por los bienes o servicios recibidos.
• Los préstamos para empresas son fondos prestados por bancos, tarjetas de crédito y otros prestamistas.
• Los impuestos a pagar incluyen los impuestos sobre la renta, las ventas y otros impuestos.
• Los gastos devengados son los incurridos pero aún no pagados, como salarios o intereses.
• Los ingresos no devengados son pagos anticipados de clientes por bienes o servicios que aún no ha entregado.

3. Cuentas de capital

Si es propietario de su empresa, el patrimonio neto representa su participación en ella. Es la cantidad que queda después de restar el pasivo del activo. Las cuentas de capital pueden incluir:

• El capital propio es la inversión del propietario en la empresa.
• Los beneficios no distribuidos son beneficios reinvertidos en la empresa a lo largo del tiempo.
• Las acciones ordinarias incluyen las acciones que van a los propietarios de una sociedad anónima.
• Las acciones preferentes incluyen las acciones con derechos exclusivos sobre los activos y los beneficios.

4. Cuentas de ingresos

• Los ingresos por ventas son los procedentes de las actividades principales de su empresa.
• Los ingresos por servicios son los procedentes de la prestación de servicios.
• Los ingresos por intereses son el dinero ganado en cuentas bancarias, préstamos o inversiones.

Los ingresos son el dinero que gana su empresa por la venta de productos o servicios:

5. 5. Cuentas de gastos

Los gastos son costes que tienes que pagar para gestionar tu empresa:

• El coste de los bienes vendidos incluye los costes directos de producción de bienes o prestación de servicios.
• Los sueldos y salarios son la remuneración de los empleados.
• El alquiler incluye los costes de arrendamiento de oficinas, locales comerciales o almacenes.
• Los servicios públicos son los gastos de electricidad, gas e internet.
• La depreciación se refiere a la disminución del valor de un activo con el paso del tiempo. Puede deberse al desgaste o a las actualizaciones del sector.
• El marketing y la publicidad incluyen los costes de promoción de sus productos o servicios.
• Los suministros de oficina son materiales consumibles como papel, bolígrafos y tinta de impresora.
• Los gastos de viaje son los costes de los viajes de negocios, como el billete de avión, el alojamiento y las comidas.
• Los honorarios profesionales son los pagos a abogados, contables y otros expertos.

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Ejemplo de plan contable

Un ejemplo de plan contable es una buena forma de ver cómo funciona y cómo debería ser el suyo. Aquí tienes un ejemplo para una pequeña empresa de jardinería:

Número de cuenta	Nombre de la cuenta	Tipo	Estado financiero	Saldo
1000	Efectivo	Activo	Balance	$15,000
1100	Cuentas por cobrar	Activo	Balance	$7,500
1200	Equipamiento	Activo	Balance	$45,000
1300	Vehículos	Activo	Balance	$30,000
2000	Cuentas por pagar	Responsabilidad	Balance	$4,000
2100	Préstamos para equipos	Responsabilidad	Balance	$25,000
2200	Préstamos para vehículos	Responsabilidad	Balance	$20,000
3000	Capital propio	Equidad	Balance	$48,500
4000	Ingresos por servicios de jardinería	Ingresos	Cuenta de resultados	$60,000
4100	Ingresos por mantenimiento de jardines	Ingresos	Cuenta de resultados	$18,000
5000	Salarios de los empleados	Gastos	Cuenta de resultados	$32,000
5100	Mantenimiento de equipos	Gastos	Cuenta de resultados	$3,500
5200	Combustible del vehículo	Gastos	Cuenta de resultados	$2,200
5300	Publicidad y marketing	Gastos	Cuenta de resultados	$1,800
5400	Material de oficina	Gastos	Cuenta de resultados	$600
5500	Servicios	Gastos	Cuenta de resultados	$950

Cada cuenta tiene un número de cuatro cifras. El primer dígito representa el tipo de cuenta: 1 para los activos, 2 para los pasivos, 3 para los fondos propios, 4 para los ingresos y 5 para los gastos.

Este sistema de numeración facilita la localización de cuentas concretas. También mantiene el cuadro organizado a medida que la empresa crece y añade más cuentas con el tiempo.

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5 mejores prácticas para configurar su plan contable

No existe una fórmula única para elaborar un plan contable. Pero si se siguen algunos principios clave, se crea un sistema lógico y eficaz adaptado a su empresa. He aquí algunos consejos:

1. Mantén la coherencia. Establezca una estructura clara y coherente desde el principio, y cíñase a ella. Los nombres, números y categorías coherentes harán que sus cuentas sean más fáciles de seguir.
2. Consiga un equilibrio. Cree suficientes cuentas para capturar detalles financieros significativos. Pero no tantas que desordenen el gráfico. Intenta que la cantidad se ajuste a tus necesidades de información y toma de decisiones.
3. Piense en el futuro. Prevea las necesidades futuras de su empresa y deje margen para el crecimiento. Piense en las nuevas cuentas que podría necesitar a medida que amplíe, diversifique o cambie de actividad. Un poco de previsión ahora puede ahorrarle grandes quebraderos de cabeza más adelante.
4. Adáptese a su sector. Aunque la mayoría de los planes de cuentas comparten elementos básicos, el suyo debe reflejar los aspectos únicos de su sector. Investiga los flujos de ingresos específicos, los tipos de gastos y las normas de información de tu sector.
5. Revise periódicamente. Establezca una cadencia, trimestral o anual, para evaluar su plan de cuentas. Busque secciones infrautilizadas, duplicadas y obsoletas. A continuación, consolídelas o elimínelas para mantener su estructura ágil y actualizada.

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Seguimiento de gastos empresariales

Los gastos son una categoría fundamental en cualquier plan contable, independientemente del tamaño o el sector de su empresa.

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