El aviso de pago es la pieza del rompecabezas de la facturación que mantiene a proveedores y clientes en la misma página. 

Este sencillo documento realiza un seguimiento de los pagos y se asegura de que todo concuerda tanto para los clientes como para los proveedores. Incluye información clave sobre el historial de pagos para demostrar que se han efectuado.

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los avisos de remesas: qué son, por qué son importantes y cómo crearlos y enviarlos.

¿Qué es el asesoramiento sobre remesas?

El aviso de pago es un documento que un cliente envía a un proveedor para confirmar que ha pagado una factura. Actúa como comprobante de pago. Esto ayuda al proveedor a conciliar sus cuentas y hacer un seguimiento de las facturas que ha pagado.

Cuando usted hace una compra en una tienda, recibe un recibo en el que se detalla lo que ha comprado y el importe. El aviso de remesa actúa como un recibo para las empresas, mostrando que la factura ha sido pagada.

Un aviso de remesa suele incluir la siguiente información clave:

• Número de factura
• Importe del pago
• Fecha de pago
• Forma de pago

Al proporcionar estos detalles, el aviso de remesa ayuda a los proveedores a actualizar sus registros y asegurarse de que son exactos. Si usted es propietario de una pequeña empresa, también le ayuda a mantener una imagen clara de su flujo de caja. Podrá hacer un seguimiento de las facturas pagadas con facilidad.

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¿Cuál es el valor del asesoramiento sobre remesas?

El aviso de remesa puede parecer un papeleo más. Pero en realidad es una herramienta eficaz para mantener una buena relación entre proveedores y clientes. He aquí algunas razones clave por las que benefician a autónomos, empresarios y a cualquier persona que envíe facturas:

• Aclara los detalles del pago. El aviso de pago muestra de un vistazo los detalles más importantes de un pago. Estos detalles permiten a los vendedores ver rápidamente qué factura se ha pagado y el importe. Disponer de esta información reduce el riesgo de confusiones y desacuerdos.
• Permite llevar registros precisos. Estos documentos ayudan a los vendedores a mantener sus finanzas en orden al proporcionar una prueba escrita del pago. Crean un registro claro de todas las transacciones. Esto es especialmente útil cuando llega la temporada de impuestos.
• Mejora la comunicación. Cuando los clientes envían avisos de pago, demuestran que valoran la relación y desean mantener informado al proveedor sobre el estado del pago. Esto genera confianza y transparencia.
• Agiliza la correspondencia de pagos. Con la información del aviso de remesa, los proveedores pueden cotejar rápidamente los pagos con las facturas correctas. Esto ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores.
• Ayuda a planificar la tesorería. Los avisos de pago permiten a los proveedores saber cuándo se reciben los pagos. Esto es fundamental para gestionar la tesorería. Al saber cuándo esperar los pagos, los vendedores pueden tomar decisiones financieras mejor informadas.

El aviso de remesa es una herramienta valiosa. Mejora la comunicación, la precisión y la relación comercial entre proveedores y clientes. 

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¿Qué debe incluir el aviso de remesa?

Una vez entendido qué hace que el aviso de remesa sea útil, hablemos de los detalles que debe incluir. El aviso de remesa, por definición, debe incluir toda la información crítica que los vendedores necesitan para hacer coincidir los pagos con las facturas y mantener los registros actualizados.

Si usted es un cliente que crea un aviso de remesa, asegúrese de incluirlo:

• Nombre de su empresa e información de contacto. Esto permite que el vendedor o la empresa sepan de quién procede el pago y cómo ponerse en contacto con usted si tienen alguna pregunta.
• Nombre y dirección del vendedor. Asegúrese de que esta información es correcta para que el aviso de remesa llegue a la persona adecuada.
• El número de factura. Es el dato más importante del albarán. Permite al proveedor cotejar el pago con la factura correcta en sus registros.
• El importe del pago. Indique claramente el importe que se va a pagar. Si va a pagar varias facturas con un solo pago, indique el número de cada factura y su importe correspondiente.
• La fecha de pago. Incluya la fecha de pago para facilitar la presentación.
• El método de pago. Especifique cómo se ha efectuado el pago: por cheque, tarjeta de crédito o transferencia bancaria. Si paga con cheque, incluya el número de cheque como referencia.

Aquí tiene una plantilla básica para un aviso de remesa:

[Nombre de la empresa]

[Dirección de la empresa]

[Ciudad, Estado, Código postal]

[Número de teléfono]

[Dirección de correo electrónico]

[Fecha]

[Nombre del proveedor]

[Dirección del vendedor]

[Ciudad, Estado, Código postal]

Número de factura: [Número de factura]

Importe del pago: [Importe del pago]

Fecha de pago: [Fecha de pago]

Forma de pago: [Forma de pago]

Incluir toda esta información en un albarán de remesa facilita a los vendedores la aplicación de los pagos a las facturas correctas y la organización de sus libros. Esto mejora la confianza entre los vendedores y el cliente.

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¿Cuáles son los distintos tipos de aviso de remesa?

Las empresas utilizan tres tipos principales de aviso de remesa: básico, extraíble y escaneable. Cada tipo tiene características y ventajas únicas.

1. Aviso básico de remesa. Es el tipo de aviso de remesa más sencillo. Es un documento sencillo que incluye todos los detalles esenciales del pago, como el número de factura, el importe del pago y la fecha. El aviso de remesa básico es fácil de crear y puede enviarse por correo postal o electrónico.
2. Aviso de remesa extraíble. Este tipo de aviso de remesa está diseñado para separarse de la factura. El aviso suele estar perforado o impreso en una hoja de papel separada que puede retirarse fácilmente y devolverse con el pago. La pieza extraíble facilita a los proveedores la correspondencia entre los pagos y las facturas.
3. Aviso de remesa escaneable. El aviso de remesa escaneable está diseñado para facilitar su escaneado y procesamiento electrónico. Este tipo de aviso incluye un código de barras u otros elementos legibles por máquina para una introducción de datos rápida y precisa. Suelen utilizarlo las grandes empresas que procesan muchos pagos.

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Cómo crear y enviar avisos de pago

Enviar un aviso de remesa no es complicado. Pero aquí tienes algunos pasos clave que debes seguir para que todo vaya sobre ruedas:

1. Recopilar la información necesaria

Antes de empezar a crear su aviso de remesa, asegúrese de tener a mano todos los detalles esenciales. Esto incluye el número de factura, el importe del pago, la fecha de pago y el método de pago. También necesitarás la información de contacto de tu empresa y el nombre y la dirección del proveedor.

2. Elija su formato

Decida qué tipo de aviso de remesa desea utilizar: básico, extraíble o escaneable. Si no está seguro de qué formato prefiere su proveedor, no dude en preguntar.

3. Crear el aviso de pago

Con la información recopilada en el paso 1, rellene una plantilla como la que se proporciona más arriba. Asegúrese de que todos los datos son correctos y fáciles de leer. En el caso de los avisos de remesa escaneables, asegúrese de incluir todos los elementos necesarios legibles por máquina, como un código de barras. Antes de enviar la remesa, compruebe que no haya errores.

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4. Enviar el aviso de pago

Una vez completado el aviso de remesa, es hora de enviarlo al proveedor. Puede utilizar varios métodos diferentes:

• Enviar como resguardo. Si utiliza un aviso de remesa en papel, puede incluirlo como comprobante junto con el pago. Es una forma sencilla y directa de asegurarse de que su proveedor recibe la información necesaria.
• Enviar por correo. Otra opción para el aviso de remesa en papel es enviarlo por separado por correo. Puede ser una buena opción si no va a incluir un pago físico o si desea proporcionar información más detallada en formato de carta.
• Enviar por correo electrónico. En el caso de los avisos de remesa electrónicos, el correo electrónico es una forma rápida y sencilla de hacer llegar la información a su proveedor. Simplemente adjunte el archivo de aviso de remesa a su correo electrónico y envíelo al contacto correspondiente.
• Enviar por software. Si utiliza un programa de contabilidad o de pagos, es posible que disponga de opciones integradas de aviso de remesa. Estas herramientas automatizan el proceso. Esto garantiza que toda la información necesaria acompañe a sus pagos electrónicos.

5. Seguimiento en caso necesario

Una vez enviado el aviso de remesa, conviene ponerse en contacto con el proveedor para confirmar que lo ha recibido. Esto es especialmente importante si envía la remesa en papel, ya que siempre existe el riesgo de que los documentos se pierdan en el correo. Si no recibe respuesta del proveedor en un plazo razonable, no dude en ponerse en contacto con él.

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