A todo el mundo le ha pasado alguna vez que tiene que buscar en el último minuto los ingredientes que se le han olvidado para la cena. Pero en la empresa, esa carrera improvisada en busca de material de oficina puede necesitar más aprobaciones que los pasos de tu receta, y por una buena razón.

Una solicitud de compra es una petición formal para adquirir bienes o servicios. Ayuda a las empresas a seguir y controlar el gasto, asegurándose de que cada compra es necesaria y se ajusta al presupuesto.

He aquí una guía sobre cómo funcionan las solicitudes de compra, por qué son importantes para las empresas y los pasos clave para crearlas. 

¿Qué es una solicitud de pedido?

Una solicitud de compra es un documento formal que pide la aprobación para comprar bienes o servicios en nombre de una empresa. 

Cuando un empleado necesita hacer una compra relacionada con el trabajo, empieza por rellenar este formulario. Puede tratarse de cualquier cosa, desde material de oficina hasta servicios profesionales o equipos costosos. La solicitud incluye detalles sobre los artículos necesarios, su coste y el motivo de la compra.

Es importante entender que una solicitud de compra no es una orden para comprar algo a un proveedor. Es más bien una solicitud de permiso para realizar una compra. Eso es lo que la diferencia de una orden de compra.

La diferencia clave entre una solicitud de compra y una orden de compra es que una orden de compra es el documento oficial que se envía a un proveedor para comprar realmente los artículos. Sólo se emite una vez aprobada la solicitud de compra. Considere la solicitud como la fase de planificación y la orden de compra como la acción.

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Por qué las solicitudes de pedido son esenciales para su empresa

Desde el ahorro de dinero hasta la prevención de errores, las solicitudes de compra desempeñan un papel fundamental para mantener saneadas las finanzas de una empresa. He aquí varias razones clave para utilizar las solicitudes de compra:

• Acelera las adquisiciones. Con un sistema automatizado, las solicitudes de compra agilizan y facilitan las compras. En lugar de perseguir a los gerentes para obtener su aprobación o lidiar con montones de papeleo, todo se mueve a través de un proceso digital racionalizado. Esto significa menos tiempo de espera y más tiempo para conseguir lo que su empresa necesita para prosperar.
• Protege contra el fraude. Al requerir información detallada y múltiples aprobaciones, las solicitudes de compra hacen mucho más difícil que alguien realice compras no autorizadas o juegue con el sistema. Esta capa adicional de seguridad mantiene a salvo el dinero de su empresa.
• Aumenta la transparencia. Cuando se utilizan solicitudes de compra, es fácil saber quién compra qué y por qué. Esta transparencia ayuda a todos a entender cómo se gasta el dinero. También facilita a los gestores la toma de decisiones presupuestarias con conocimiento de causa.
• Evita los pedidos duplicados. ¿Alguna vez ha comprado algo dos veces por error? Con las solicitudes de compra, es mucho menos probable que eso ocurra. El sistema hace un seguimiento de lo que ha pedido para que no acabe con dos envíos del mismo artículo ocupando un valioso espacio en su almacén.
• Formaliza el proceso de compra. Mediante el uso de solicitudes de compra, se crea una forma estándar de pedir las cosas que su empresa necesita. Esto significa que todo el mundo sigue los mismos pasos, lo que hace que el proceso de adquisición sea más organizado y eficiente.
• Controla el gasto. Las solicitudes de compra controlan el bolsillo de su empresa. Al exigir la aprobación de cada compra, es más fácil ajustarse a los presupuestos y evitar gastos innecesarios. 
• Deja un rastro de auditoría. Las solicitudes de compra crean un registro de cada solicitud, aprobación y pedido de compra. Esto es útil para el seguimiento de los gastos, la planificación de presupuestos y la gestión de posibles auditorías.

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¿Qué debe incluir un formulario de solicitud de compra?

Un formulario de solicitud de compra bien diseñado reúne toda la información necesaria en un solo lugar. Esto ayuda a todos los implicados en el proceso de compra a entender exactamente qué se solicita y por qué. 

Estos son los elementos clave que debe incluir un formulario de solicitud de compra:

• Fecha de la solicitud. Fecha de cumplimentación del formulario
• Número de solicitud. Un identificador único para la solicitud
• Datos del empleado. Nombre y departamento de la persona que solicita la compra.
• Productos o servicios solicitados. Una descripción clara de lo que se solicita.
• Cantidad. Cuántos artículos o qué cantidad de un servicio se necesita.
• Precio unitario. El coste de cada artículo individual o unidad de servicio.
• Precio total. El coste global de todo lo que se solicita
• Motivo de la compra. Por qué se necesitan los artículos o servicios.
• Información del proveedor. Nombre de la empresa a la que desea comprar
• Detalles de la aprobación. Nombres y firmas de los miembros del equipo que deben aprobar la compra.

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Las 9 etapas del proceso de solicitud de compra

Cada compra en una empresa que utiliza solicitudes de compra pasa por una serie de pasos. Recorramos el trayecto de una solicitud de compra de principio a fin:

1. Identificar una necesidad

Todo empieza cuando un empleado o departamento de la empresa determina que necesita comprar algo por motivos de trabajo.

2. Envíe el formulario

El empleado o un miembro del departamento que necesita el artículo o servicio presenta un formulario de solicitud de compra. En él se incluyen todos los detalles importantes, como qué necesitan, cuánto cuesta y por qué lo necesitan. 

3. Obtener la aprobación del director

A continuación, el jefe de departamento revisa la solicitud. Es el primero de varios aprobadores que deben dar el visto bueno a la solicitud de compra antes de pasar a la orden de compra. El director comprueba si es realmente necesario y si hay dinero suficiente en el presupuesto. 

Si todo parece correcto, lo aprueban y lo envían al siguiente paso. En una empresa más pequeña sin directores de departamento, esta aprobación puede venir del propietario de la empresa o de la persona encargada de las finanzas.

4. Comprobar los suministros actuales

Antes de comprar algo nuevo, hay que asegurarse de que no se tiene ya. En una gran empresa, el responsable de inventario comprobará las existencias actuales. En una empresa más pequeña, el propietario o la persona encargada de los suministros comprobará si el artículo solicitado ya está disponible.

5. Revisión por expertos en compras

Si el artículo no está en stock, la solicitud va al departamento de compras o a la persona responsable de la compra de suministros. Estos expertos examinan detenidamente la solicitud. Puede que comprueben si pueden conseguir una oferta mejor de otro proveedor o si hay una alternativa más rentable.

6. Obtener luz verde

Tras la revisión, el departamento de compras (o el responsable de compras) decide si aprueba la compra. Si dan el visto bueno, la compra puede seguir adelante. Si no, pueden pedir más información o sugerir una solución diferente.

7. Crear la orden de compra

Una vez aprobada, el departamento de compras, el director de la oficina o el propietario generan una orden de compra formal. Se trata de un documento oficial que se envía al proveedor indicándole exactamente lo que la empresa quiere comprar. Incluye detalles como la cantidad, el precio y la información de entrega.

8. Recibir los bienes o servicios

Cuando el proveedor entrega los artículos, la persona o equipo responsable de recibir los envíos se asegura de que todo ha llegado en buen estado. En el caso de los servicios, confirman que el trabajo se ha realizado según lo solicitado.

También es entonces cuando tiene lugar el proceso de comparación a tres bandas. La empresa compara tres elementos: el pedido original (lo que se solicitó), el informe de recepción (lo que realmente llegó) y la factura del proveedor (lo que se le pide que pague). Esta triple comparación ayuda a detectar errores y discrepancias.

9. Pagar la factura

Si todo coincide, la empresa paga la factura. Este es el último paso del proceso. El dinero sale de la cuenta de la empresa y va a parar al proveedor. En una gran empresa, el departamento de cuentas por pagar suele encargarse de ello. En una empresa más pequeña, puede ser el propietario o la persona que gestiona las finanzas de la empresa.

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4 consejos para utilizar el software de solicitudes de compra

El software de solicitudes de compra agiliza y facilita el proceso de compra. Reduce el papeleo y los errores, y le ofrece una visión clara del gasto de su empresa. Estos son algunos consejos para empezar:

1. Comprenda su proceso actual. Analice detenidamente cómo gestiona las compras en la actualidad. Esto le ayudará a encontrar áreas en las que el software puede mejorar las cosas.
2. Compare sus opciones. Hay muchas opciones de software disponibles. Echa un vistazo a los principales competidores para encontrar uno que se adapte a tus necesidades y presupuesto.
3. Póngalo en marcha. Una vez que haya elegido, es hora de hacer que funcione para usted. Seleccione y personalice las plantillas y los flujos de trabajo que mejor se adapten a su empresa.
4. Implemente la solución. Empiece a utilizar el software en sus operaciones diarias. Forme a su equipo sobre cómo utilizarlo y esté preparado para responder preguntas mientras todos se acostumbran al nuevo sistema.

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