Dirigir una empresa requiere mucho papeleo. Y las órdenes de compra y las facturas son algunos de los documentos que puede necesitar. 

Aunque son vitales para comprar y vender bienes, tienen finalidades distintas. He aquí una guía sobre las órdenes de compra y las facturas. Aprende cuándo y cómo redactarlas para poder crear y enviar estos documentos con éxito. 

¿Qué es una orden de compra?

Las órdenes de compra, a veces conocidas como O.P., son solicitudes oficiales de compra de bienes o servicios. Como empresa, puede solicitar una cuando un cliente quiere comprarle algo. La orden de compra incluye los artículos que necesitan, cuántos y para qué fecha. También debe incluir información sobre el precio y la entrega.

Una vez que apruebe una orden de compra, se convierte en un contrato legalmente vinculante. El comprador debe pagar el precio acordado, siempre y cuando usted entregue los artículos solicitados. La orden de compra proporciona un rastro documental tanto para ti como para el comprador, aportando claridad en caso de que las cosas vayan mal y sirviendo de registro de la compra. 

Una orden de compra eficaz debe incluir estos detalles:

• Fecha de compra. Es la fecha en la que se realizó el pedido. 
• Número P.O. Cada factura necesita un número único. El P.O. facilita la referencia y el seguimiento del pedido.
• Información sobre el pedido. El comprador debe explicar exactamente lo que solicita. Debe incluir una descripción del producto y los servicios, la cantidad que desea y el precio unitario.
• Datos del comprador y del vendedor. El comprador debe anotar sus datos de contacto, así como los tuyos.
• Condiciones de pago. Especifique cuánto, cuándo y cómo pagará el comprador.
• Dirección de entrega. Explique dónde debe enviar sus artículos. 

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¿Qué es una factura de pedido?

Las facturas son solicitudes de pago. Como vendedor, usted envía una factura después de que se haya producido la venta. Cuando entregas bienes que un comprador ha pedido, facturas los artículos y pides al comprador que pague la cantidad acordada. 

Tanto los compradores como los vendedores necesitan facturas con fines contables. Ayudan a los compradores a controlar los gastos y documentar las compras deducibles de impuestos. Para los vendedores, las facturas son una prueba de cuánto ha cobrado para sus registros. Las facturas también recuerdan a los compradores qué deben pagar y cuándo.

Si estás redactando una factura, aquí tienes algunos detalles clave que debes incluir:  

• Número de factura. Cada factura necesita un número único. Un sistema eficaz de numeración de facturas le ayuda a seguir y registrar la compra. 
• Número de pedido. Si la factura es el resultado de un pedido de compra, incluya el número aquí. Esto confirma que el vendedor cumplió con el pedido según lo prometido.
• Fecha de la factura. Es la fecha en que emitió la factura. Necesita esta información para calcular cuánto tiempo tiene el comprador para pagar. 
• Importe total adeudado. Especifique el importe adeudado. Incluya cualquier impuesto o descuento. 
• Condiciones de pago. Explique cuándo y cómo debe pagar el comprador. Por ejemplo, puede exigir el pago con tarjeta de crédito o en efectivo. Su factura también puede ser neta a 30, lo que significa que el comprador tiene 30 días para pagar. 
• Detalles de la compra. Incluya una lista detallada de los artículos comprados que cubre la factura. Esto evita confusiones sobre pagos pendientes y mercancías entregadas. 
• Información sobre el comprador y el vendedor. Escriba el nombre y los datos de contacto tanto suyos como del comprador.

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Diferencias entre una orden de compra y una factura 

La principal diferencia entre estos dos documentos es que los compradores envían órdenes de compra y los vendedores facturas. Pero ambos son importantes para el proceso de compra porque proporcionan los detalles del pedido para ambas partes, ofreciendo la documentación necesaria para un proceso fluido. 

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Orden de compra frente a factura: similitudes 

Lo más útil para entender estos documentos es considerar en qué se parecen. A continuación se ofrece información que suele figurar tanto en las órdenes de compra como en las facturas:

• Información sobre el comprador y el vendedor. Ambos formularios indican quién participa en una operación de compraventa.
• La dirección de envío. Indica el lugar al que el comprador desea que el vendedor envíe los artículos adquiridos. Esto es importante en caso de que un pedido acabe en un lugar equivocado y el transportista tenga que volver a comprobar la ubicación.
• Información sobre los artículos vendidos. Tanto las órdenes de compra como las facturas proporcionan detalles específicos sobre lo que pidió un comprador. 
• Impuesto sobre las ventas. Deben incluir información sobre si se debe pagar el impuesto sobre las ventas y a cuánto asciende. 
• Números secuenciales. Las órdenes de compra y las facturas incluyen números a efectos de seguimiento. Los números pueden no ser los mismos, pero ambos deben coincidir con los sistemas contables del comprador o del vendedor. 

3 razones por las que las órdenes de compra son importantes para su empresa

Para entender realmente cómo funcionan las órdenes de compra y las facturas, hay que saber por qué son importantes. Aquí tienes tres razones por las que las órdenes de compra deben formar parte de tu proceso:

• Son un acuerdo oficial. Una vez que acepta una orden de compra, el acuerdo entre comprador y vendedor pasa a ser legalmente vinculante. Usted debe suministrar los bienes o servicios deseados, y el comprador debe pagarlos. Si alguno de los dos no lo hace, existe una prueba del acuerdo, lo que mantiene las posibles resoluciones lo más claras y justas posible.
• Le ayudan a hacer un seguimiento de los pedidos. Los compradores pueden utilizar las órdenes de compra para hacer un seguimiento de lo que han recibido de usted. Así no se equivocarán y no pedirán más de la cuenta porque se olvidaron de que ya habían comprado algo. Y como vendedor, puede hacer un seguimiento de los próximos pedidos y planificar su programa de producción en consecuencia. 
• Simplifican la facturación. Las órdenes de compra facilitan la facturación. Puede ver exactamente lo que ha comprado un cliente y cuánto le ha costado. También puedes incluir el número de pedido en la factura para encontrar fácilmente el pedido original en caso necesario. 

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Facilite aún más la facturación

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