Cuando se trata de atraer talento a su empresa, sabe que el tiempo libre remunerado (PTO) es importante. Pero puede que sea incluso más importante de lo que cree: casi dos de cada tres trabajadores en Estados Unidos dirían que no a un trabajo que no ofrezca esta prestación básica.

A pesar de ello, a más de la mitad de los estadounidenses les queda PTO sin utilizar al final del año. Ahí es donde entran en escena los pagos por PTO. Permiten a los empleados recibir dinero por sus días de vacaciones no utilizados, convirtiéndolos en una paga extra. No importa el tamaño de su empresa, ofrecer PTO y pagos de PTO demuestra a sus empleados -o incluso a los empleados- que usted valora su trabajo. 

En este artículo se explican los pagos por PTO, por qué son importantes para su empresa y cómo gestionarlos. Trataremos los pros y los contras, las cuestiones legales y los consejos para crear una política justa.

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¿Qué es el pago del PTO?

El PTO es una ventaja que muchas empresas ofrecen a sus empleados. Es el tiempo que los trabajadores pueden tomarse fuera de su puesto de trabajo sin dejar de percibir su salario habitual. Suele incluir días de vacaciones para descansar, días personales para hacer frente a los imprevistos de la vida y, a veces, incluso bajas por enfermedad. Las empresas de cualquier tamaño pueden ofrecer PTO, tanto si emplea a una persona como a docenas. 

Un pago de PTO se produce cuando un empleado recibe dinero por el PTO no utilizado, en lugar de tomar el tiempo libre real. Es como convertir esos días no utilizados en dinero.

El pago del PTO puede ser beneficioso tanto para los empleados como para las empresas. Para los trabajadores, significa dinero extra en sus bolsillos por el tiempo que no utilizaron o no pudieron utilizar. Para las empresas, el pago del PTO demuestra a los empleados que se valora su duro trabajo, incluso cuando no pueden tomarse todo el tiempo libre. Esto puede levantar la moral y hacer que los trabajadores se sientan más apreciados.

Pero, ¿están obligadas las empresas a pagar el PTO por ley? Como veremos más adelante, la respuesta depende en gran medida del estado en el que desarrolle su actividad.

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¿Cuándo se abona el PTO?

El factor más importante para determinar cuándo se paga el PTO es la legislación estatal. Los distintos estados tienen normas diferentes sobre cómo y cuándo las empresas deben gestionar el PTO no utilizado. Es importante que los empresarios conozcan las leyes de su estado para evitar sanciones y problemas legales.

El momento más habitual para el pago del PTO es cuando un empleado deja la empresa. Muchos estados obligan a las empresas a abonar el PTO no utilizado cuando finaliza la relación laboral. Esto puede ocurrir en diferentes situaciones:

• Abandono. Esto ocurre cuando un empleado decide dejar la empresa por un nuevo trabajo u otras razones. Pero, ¿tiene la empresa que pagar el PTO si renuncias? Una vez más, la respuesta depende de su estado.
• Despido. Se produce cuando la empresa tiene que despedir a un empleado por bajo rendimiento, recortes presupuestarios u otras razones.
• Jubilación. Se produce cuando un trabajador alcanza la edad de jubilación y deja de trabajar.

Pero dejar la empresa no es el único momento en el que puede pagarse el PTO. Algunas empresas lo gestionan de forma diferente:

• Fin de año. Algunas empresas optan por pagar el PTO no utilizado al final de cada año. Esto puede ayudar a evitar una gran acumulación de tiempo no utilizado. Un empleado no acabará con 50 días de vacaciones sin utilizar.
• Durante todo el año. Algunas empresas permiten a los empleados convertir el PTO en efectivo a lo largo del año. Esto da a los trabajadores más flexibilidad a la hora de utilizar sus prestaciones.

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Fiscalidad de los pagos por PTO

En lo que respecta a los impuestos, la mayoría de los estados consideran el PTO ganado como una forma de salario. Esto significa que cuando se paga el PTO, se trata como un salario normal a efectos fiscales. A los ojos de la ley, no es una bonificación especial ni un tipo de pago diferente.

Como empresario, esto significa que tiene algunas responsabilidades adicionales. Tiene que retener la cantidad correcta de impuestos de los pagos de PTO, al igual que lo hace con los cheques de pago regulares.

Es importante hacerlo bien. Si no retiene lo suficiente, sus empleados pueden acabar debiendo dinero cuando presenten la declaración de la renta. Si retiene demasiado, les está quitando más dinero del que debería. En cualquier caso, puede crear problemas y provocar el descontento de los empleados.

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Leyes estatales sobre el pago del PTO

Las leyes estatales sobre el pago de las vacaciones pueden variar significativamente. De hecho, muchos estados no tienen leyes sobre el pago de vacaciones. Pero incluso en estos estados, el empleador suele estar legalmente obligado por su política escrita o acuerdo con el empleado. Tenga en cuenta que el número de empleados que tenga no afecta a esta cuestión. 

¿Qué estados exigen el pago de las vacaciones y en qué condiciones? Esta tabla resume la información básica sobre la política de pago de vacaciones por estado, incluyendo si existen leyes sobre el pago de vacaciones, si hay normas sobre políticas de "usar o perder" y si el estado exige que se paguen las vacaciones cuando un empleado deja la empresa:

Estado	Pago de vacaciones Leyes especificadas	Política de usar o perder	Pago exigido en el momento de la separación
Alabama	No	No	No especificado
Alaska	No	No, pero la paga de vacaciones se considera un derecho adquirido.	No especificado
Arizona	No	No	No especificado
Arkansas	Sólo para funcionarios	No	No especificado
California	Sí	Prohibido	Las vacaciones ganadas y no disfrutadas deben pagarse
Colorado	Sí	Permitido con condiciones	Todas las pagas de vacaciones deben abonarse con exactitud
Connecticut	No	No	No especificado
Delaware	No	No	No especificado
Distrito de Columbia	Sí	No	No especificado
Florida	No	No	No
Georgia	No	No	No
Hawai	No	No	No especificado
Idaho	No	No	No especificado
Illinois	Sí	Permitido con condiciones	No especificado
Indiana	Sí	Precedente para ser admisible	No especificado
Iowa	No	No	No especificado
Kansas	No	Permitido	No especificado
Kentucky	No	No	No especificado
Luisiana	Sí	Permitido	Las vacaciones acumuladas y no utilizadas deben pagarse
Maine	Sí	No	Las empresas con más de 11 empleados deben pagar el tiempo libre no utilizado
Maryland	Sí	No	Sin una política escrita, las vacaciones ganadas y no utilizadas deben pagarse.
Massachusetts	Sí	Permitido	Las vacaciones ganadas y no disfrutadas deben pagarse
Michigan	No	No	No especificado
Minnesota	Sí	No	No especificado
Mississippi	No	No	No especificado
Missouri	No	No	No especificado
Montana	Sí	Prohibido	Las vacaciones ganadas y no disfrutadas deben pagarse si se han prometido
Nebraska	Sí	Prohibido	Las vacaciones ganadas y no disfrutadas deben pagarse
Nevada	No	No	No especificado
Nuevo Hampshire	No	Permitido	No especificado
Nueva Jersey	No	No	No especificado
Nuevo México	Sí	No	Las vacaciones ganadas y no disfrutadas se consideran salario
Nueva York	Sí	Permitido	No especificado
Carolina del Norte	Sí	Permitido	No especificado
Dakota del Norte	Sí	Permitido	No especificado
Ohio	Sí	Precedente para ser admisible	La paga de vacaciones se considera un pago diferido de las prestaciones devengadas
Oklahoma	No	Permitido	No especificado
Oregón	No	No	No especificado
Pensilvania	No	No	No especificado
Rhode Island	Sí	No	Las vacaciones acumuladas deben pagarse si se trabaja durante más de 1 año.
Carolina del Sur	No	No	No especificado
Dakota del Sur	No	No	No especificado
Tennessee	No	No	No especificado
Texas	No	Sí	No especificado
Utah	No	No	No especificado
Vermont	No	No	No especificado
Virginia	No	No	No especificado
Washington	No	No	No especificado
Virginia Occidental	Sí	No	No especificado
Wisconsin	No	No	No está obligado a pagar en el momento de la separación
Wyoming	Sí	No	No especificado

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Cómo calcular los pagos por PTO

La forma de calcular el PTO funciona de manera diferente, dependiendo de si un empleado es pagado por hora o asalariado. A continuación te explicamos con más detalle cómo hacerlo para cada tipo de trabajador.

Trabajadores por horas

En primer lugar, ¿cómo funciona el pago del PTO para los empleados por horas? He aquí el procedimiento:

1. Averigüe cuántas horas de PTO le quedan al empleado. Esto debe estar en su sistema de seguimiento de PTO.
2. Multiplica esa cifra por su tarifa horaria.

Ejemplo: Supongamos que Juan tiene 25 horas de PTO no utilizadas y gana 20 $ por hora. Su paga se calcularía así:

25 horas x 20 $ la hora = 500 $ de paga

Trabajadores asalariados

En el caso de los trabajadores asalariados es un poco más complejo, porque primero hay que calcular su salario por hora equivalente:

1. Calcule su tarifa diaria dividiendo su salario anual por el número de días laborables al año. La mayoría de las empresas utilizan 260 días (52 semanas x 5 días por semana).
2. Multiplique esa tarifa diaria por el número de días de PTO que le quedan.

Ejemplo: El salario de Sarah es de 52.000 $ y tiene 5 días de PTO sin utilizar. A continuación te explicamos cómo calcular su paga:

Tarifa diaria: 52.000 $ / 260 = 200 $ al día

Pago del PTO: 5 días x 200 $ por día = 1.000 $ de paga

Recuerde que estos cálculos le dan el importe bruto, que es el total antes de impuestos y otras deducciones. El importe real que percibe el trabajador será inferior después de impuestos.

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3 consejos para gestionar el tiempo libre no utilizado como propietario de una pequeña empresa

Gestionar el PTO puede ser complicado, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas. Aquí tienes algunos consejos sencillos que te ayudarán a gestionar eficazmente el PTO no utilizado:

• Redacte una política de PTO exhaustiva. Su política debe explicar claramente cómo se obtiene el PTO, cómo se puede utilizar y qué ocurre con el tiempo no utilizado. Asegúrese de que cubre aspectos como si el PTO se traslada al año siguiente, si hay un límite en la cantidad que se puede acumular y cómo se gestionan los pagos del PTO. Aunque dirija un equipo muy pequeño, se beneficiará de tener una política clara. 
• Utiliza un sistema de seguimiento del PTO. Puede ser una simple hoja de cálculo o un programa informático más avanzado. Elijas lo que elijas, asegúrate de que sea preciso y fácil de usar. Así sabrás quién ha utilizado su PTO y a quién le quedan días.
• Considere la posibilidad de un programa de donación de PTO. Este programa permite a los empleados donar su PTO no utilizado a compañeros que puedan necesitar tiempo libre adicional por enfermedad o emergencias familiares. Es una forma estupenda de fomentar un entorno de trabajo solidario.

Seguimiento de gastos empresariales

Llevar un registro del PTO puede ser de gran ayuda para mantenerse organizado y ayudar a los empleados a aprovechar al máximo sus beneficios. Pero, ¿qué ocurre con el seguimiento de los gastos?

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