¿Cuánto dinero gana su empresa? Todas las empresas, independientemente de su tamaño, tienen que responder a esta pregunta a lo largo del año. Cuando eres rentable, sabes que estás teniendo éxito. 

Una cuenta de pérdidas y ganancias es un documento financiero sencillo que le ayuda a comprender mejor su situación financiera. A continuación te explicamos cómo funciona una cuenta de pérdidas y ganancias y qué opciones tienes para crearla.

¿Qué es una cuenta de pérdidas y ganancias? 

Las cuentas de pérdidas y ganancias, también denominadas cuentas de resultados o cuentas de pérdidas y ganancias, recogen los ingresos y gastos de un periodo determinado. Los ingresos incluyen el dinero ganado durante el periodo contable. Los gastos incluyen todo lo que ha gastado, desde el coste de las materias primas hasta el salario bruto de sus empleados. 

Una vez restados los gastos de los ingresos, el estado de cuentas muestra si estás operando con beneficios y ganando dinero o si estás operando con pérdidas y perdiéndolo. Esto te ayuda a planificar el futuro y a mostrar a las partes interesadas cómo lo estás haciendo.

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Tipos de cuentas de pérdidas y ganancias

Todos los estados de pérdidas y ganancias muestran los ingresos y los gastos. Pero hay diferentes maneras de mostrar esta información. Piensa en la complejidad de tu empresa y en los objetivos que persigues con este informe para decidir cuál puede ser la mejor para ti.

He aquí algunos posibles enfoques. 

Método de un solo paso

Si desea simplificar la redacción de su cuenta de pérdidas y ganancias, utilice el método de un solo paso. 

He aquí cómo:

1. Enumere todas las partidas de ingresos en la parte superior del documento. 
2. Resta los gastos.
3. Anota los ingresos o pérdidas que hayas calculado.

Sólo se realiza un cálculo, por lo que este método se denomina método de un solo paso. Tiene sentido utilizar este método si las finanzas de su empresa son sencillas. Pero aunque este método es fácil, carece de detalle. Adopte un enfoque diferente si desea examinar sus ingresos y gastos con mayor profundidad. 

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Método de pasos múltiples 

El método de varios pasos desglosa los ingresos y las ventas con más detalle. Por ejemplo, en lugar de limitarse a considerar los gastos totales, divide esta categoría en gastos de explotación y gastos no de explotación. 

Como su nombre indica, con este método hay que dar varios pasos o hacer varios cálculos. Estas son algunas de las categorías que hay que conocer:

• Beneficio bruto. Son las ventas netas (ventas totales) menos el coste de los productos vendidos. 
• Ingresos de explotación. Es el beneficio después de deducir los gastos de explotación. Calcúlalo tomando el beneficio bruto y deduciendo los gastos de explotación. 
• Ingresos netos. Es el dinero que queda después de restar gastos y deducciones. 

Este enfoque es el mejor si desea detectar áreas específicas de mejora o si las finanzas de su empresa son más complicadas.

Método de caja

El método de caja es otro método sencillo. A continuación te explicamos cómo hacer una cuenta de pérdidas y ganancias con este método:

• Sume las entradas de efectivo reales o el dinero que ha cobrado durante el periodo contable. 
• Suma las salidas o el dinero que has gastado.
• Restar los flujos de salida de los de entrada. 

Una de las ventajas de este enfoque es que reconoce los ingresos cuando los obtiene y registra los gastos sólo cuando los paga. Pero puede no ser tan útil para comprender el rendimiento global. No tiene en cuenta los ingresos obtenidos que aún no se han cobrado ni los gastos realizados que aún no se han pagado.

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Cómo crear una cuenta de pérdidas y ganancias 

No necesitas un título de contabilidad para crear una cuenta de resultados. Sólo tienes que seguir estos pasos:

• Decida qué periodo cubrir. La cuenta de resultados suele analizar los beneficios mensuales, trimestrales o anuales. Elige el periodo que más te convenga. 
• Sume sus ingresos brutos. Esto es puramente el dinero que genera tu empresa. En este punto, no quieres restar costes ni tener en cuenta activos como las cuentas por cobrar. Sólo tienes en cuenta los ingresos. 
• Calcule sus costes. Esto incluye el coste de los bienes vendidos, como la mano de obra y las materias primas. También incluye los gastos de explotación u otros costes de un negocio, como la electricidad y el alquiler del edificio. Por último, añada los gastos no operativos, como impuestos e intereses. 
• Restar los costes a los ingresos. Esto te da los ingresos netos, que se muestran en la línea inferior. Si es positivo, ha obtenido beneficios. Si es negativo, ha tenido pérdidas. 

Puede utilizar una plantilla de cuenta de pérdidas y ganancias para recordar lo que debe incluir.

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS - Cómo analizar una cuenta de pérdidas y ganancias 

Ejemplos de cuentas de pérdidas y ganancias 

He aquí un sencillo ejemplo de cuenta de resultados de una empresa de limpieza de cristales para mostrarle cómo debe ser. 

Pérdidas y ganancias en enero de 2024

Ventas e ingresos
Ingresos por limpieza de cristales	$20,000
Costes
Coste de los servicios prestados (mano de obra y materiales)	$13,000
Gastos de funcionamiento (marketing, seguros, gasolina y mantenimiento de la furgoneta)	$2,000
Gastos no operativos (impuestos)	$850
Gastos totales	$15,850
Beneficios/pérdidas	$4,150

Cómo leer una cuenta de pérdidas y ganancias 

Crear documentos contables es importante. Pero saber interpretarlos es aún más importante. Hay que saber leer una cuenta de resultados para analizar correctamente los datos y utilizarlos para tomar decisiones.

He aquí algunas técnicas:

• Análisis horizontal. También llamado análisis en serie, este método examina los cambios a lo largo del tiempo. Por ejemplo, puede comparar la evolución de los costes de materiales de 2022 a 2023. Esto le ayuda a identificar problemas como un aumento desproporcionado de los costes de mano de obra o materiales que podría afectar a su cuenta de resultados. 
• Análisis vertical. Este examina los gastos como porcentaje de los ingresos. Por ejemplo, puede ver cuánto gasta su empresa en mano de obra en comparación con sus ingresos totales. Esto le ayuda a ver si ha gastado demasiado.
• Margen de beneficio bruto. Calcule el margen de beneficio bruto dividiendo el beneficio bruto por los ingresos. Muestra cuánto gana después de restar los gastos operativos. 
• Margen de beneficio neto. Calcule esta métrica dividiendo los ingresos netos por los ingresos. Muestra el porcentaje de ingresos que te quedas después de contabilizar todos los costes. 

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Cuanto mejor sea su cuenta de resultados -y cuanto más profundo sea su análisis-, mejor le irá. Puedes tomar decisiones mucho más informadas si conoces los detalles sobre cuánto estás ganando después de los gastos. 

Para sacar el máximo partido a su declaración:

1. Revise regularmente su cuenta de resultados. Revisar los estados con frecuencia le ayuda a comprender cómo está funcionando su empresa. Y si no obtienes beneficios de forma sistemática, tienes que hacer cambios rápidamente. 
2. Sea detallado al categorizar. Cuanto más detalle, más útil será la cuenta de resultados. Por ejemplo, si desglosas los gastos en categorías, podrás detectar más fácilmente dónde estás gastando más de la cuenta. 
3. Identifique y controle los KPI. Decida qué indicadores clave de rendimiento (KPI) son importantes para usted y utilice la cuenta de resultados para realizar un seguimiento de los mismos. Por ejemplo, es posible que desee centrarse en fuentes de ingresos o gastos de funcionamiento específicos para ver lo bien que su empresa está haciendo en el cumplimiento de sus objetivos. 

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