Trabaja hasta tarde, a contrarreloj, para procesar las nóminas. Mientras trabaja, sueña con dirigir una empresa en la que las nóminas de sus empleados aparezcan siempre a tiempo por arte de magia.

No es un sueño: es parte de lo que ofrece la externalización de nóminas. Desde organizar los registros de los empleados hasta garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, la externalización ahorra tiempo y dinero a muchas empresas, sea cual sea su tamaño.

En este artículo analizaremos cómo externalizar las nóminas y sus ventajas e inconvenientes. También analizaremos los costes que conlleva, qué esperar de los proveedores y algunos consejos profesionales para sacar el máximo partido a este servicio.

Externalización de nóminas Definición

Empecemos por desglosar qué es exactamente la externalización de nóminas. 

En primer lugar, piense en lo que supone pagar una nómina. No se trata sólo de extender cheques. La nómina implica calcular cuánto debe cobrar cada empleado y asegurarse de que todos cobran a tiempo. También implica deducir exactamente la cantidad correcta en concepto de impuestos y otras deducciones. Y la externalización es cuando una empresa contrata a otra para que le haga un trabajo específico. 

Si unimos estas dos ideas, obtenemos la externalización de nóminas. Se trata sencillamente de cuando una empresa contrata a otra para que se encargue de todas o parte de sus tareas relacionadas con las nóminas. Estos servicios suelen encargarse de calcular los salarios, procesar los pagos, gestionar las retenciones fiscales y crear informes de nóminas. También pueden ayudar con cosas como la gestión de las prestaciones de los empleados y el control del tiempo libre.

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¿Cómo funciona la externalización de nóminas?

El proceso suele empezar con una evaluación. La empresa de externalización estudiará cómo gestiona actualmente las nóminas su empresa. Querrán conocer sus calendarios salariales, los tipos de empleados que tiene y cualquier norma o prestación especial que ofrezca.

Tras esta revisión inicial, tendrá que decidir qué parte de su trabajo de nóminas desea externalizar. Algunas empresas optan por externalizarlo todo, lo que se conoce como externalización total. Otras prefieren mantener algunas tareas en la empresa y externalizar el resto, lo que se conoce como co-contratación.

El siguiente gran paso es prepararse para traspasar las funciones de nómina. Esto implica recopilar toda la información sobre las nóminas y asegurarse de que es exacta y está actualizada. Tendrá que dar muchos detalles sobre sus empleados. Esto incluye sus tarifas salariales, información fiscal y cualquier deducción o beneficio especial.

A la hora de elegir un proveedor de servicios de nóminas, es fundamental escoger uno que cumpla todas las normas y reglamentos sobre nóminas de su zona. Asegúrate de que tienen un buen historial de confidencialidad y seguridad de la información de los empleados.

Una vez que haya elegido un proveedor, trabajen juntos para crear un plan de gestión de las nóminas de su empresa. Estas son sus "condiciones de contratación". Este acuerdo describe exactamente lo que el proveedor hará por ti, cuándo lo hará y cómo y cuándo le pagarás.

Por último, entregue toda la información necesaria a su nuevo socio de nóminas. Ellos la utilizarán para empezar a gestionar las nóminas por ti, liberando tu tiempo para centrarte en otras partes de tu negocio.

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7 ventajas de externalizar las nóminas

Desgranemos las ventajas que hacen que cada vez más empresas se lancen a aprovechar la tendencia de la externalización de nóminas:

1. Ahorro de tiempo. La externalización de las nóminas libera mucho tiempo. En lugar de hacer números y rellenar formularios, puede centrarse en lo que mejor sabe hacer: dirigir su empresa. Esto es especialmente valioso si usted es propietario de una pequeña empresa que puede no tener a nadie para hacerlo en casa. O puede que simplemente no disponga del ancho de banda necesario. No pasa nada, es como tener a otra persona que te corte el césped para que puedas dedicar más tiempo a la jardinería.
2. Seguridad para los datos de los empleados. Las buenas empresas de nóminas tienen sistemas sólidos para mantener a salvo la información personal de sus empleados. Pero recuerde que esto no está garantizado. Es importante elegir un proveedor que se tome en serio la seguridad de los datos.
3. Reducir los errores. Los profesionales de las nóminas hacen este trabajo todo el día, todos los días. Es menos probable que cometan errores que alguien que sólo hace nóminas de vez en cuando. Esto significa menos dolores de cabeza para usted y sus empleados.
4. Ahorro de costes. Lo crea o no, la externalización puede ahorrarle dinero. No tendrá que comprar un costoso software de nóminas ni formar al personal para que lo utilice. Además, es menos probable que cometa costosos errores que podrían acarrearle multas y sanciones que una empresa de nóminas.
5. Mejor cumplimiento de la normativa. Las leyes sobre nóminas pueden ser complicadas y están sujetas a cambios. La subcontratación de expertos significa que es más probable que se mantenga en el lado correcto de estas normas sin tener que convertirse usted mismo en un experto en legislación sobre nóminas.
6. Acceso a conocimientos especializados. Los proveedores de nóminas se mantienen al día de las últimas leyes y mejores prácticas. Pueden ofrecer asesoramiento y conocimientos valiosos a los que quizá no tenga acceso internamente.
7. Escalabilidad. A medida que su empresa crece, un buen servicio de nóminas puede gestionar fácilmente más empleados sin que usted tenga que contratar más personal o pagar costosas actualizaciones de software.

7 inconvenientes de la externalización de nóminas

Aunque la externalización de las nóminas tiene muchas ventajas, no todo son facilidades. Veamos algunos posibles inconvenientes que hay que tener en cuenta antes de tomar una decisión:

1. Reducción de la supervisión. Cuando subcontrata, está confiando a otra persona la gestión de una parte importante de su negocio. Tiene menos control sobre el proceso diario. Si algo va mal, es posible que no lo detecte de inmediato o que no pueda abordarlo como le gustaría.
2. Sigue siendo responsable de los errores. Aunque el proveedor se encargue del trabajo, usted sigue siendo responsable de los errores en la gestión de las nóminas. Tendrás que trabajar con el proveedor para solucionar cualquier problema.
3. Potencial para reducir la seguridad de los datos. Una vez que entrega sus datos a un proveedor, no tiene control directo sobre cómo se protegen. Si eliges un proveedor con prácticas de seguridad deficientes, la información de tus empleados podría estar en peligro.
4. Pérdida de conocimientos institucionales. Cuando las nóminas se gestionan internamente, su equipo conoce sus necesidades y peculiaridades específicas. La externalización significa que este conocimiento lo tiene una empresa externa.
5. Problemas de comunicación. Puede encontrarse con retrasos o malentendidos al intentar hacer cambios u obtener información sobre su nómina. No es tan sencillo como acercarse al mostrador de nóminas de tu oficina.
6. Dependencia del proveedor. Si su servicio de nóminas tiene problemas técnicos o quiebra, su empresa podría sufrir graves trastornos. Asegúrese de contar con un plan de respaldo.
7. Posibles aumentos de costes. Aunque la externalización puede ahorrar dinero, algunos proveedores pueden aumentar sus precios con el tiempo. Asegúrese de entender cómo funcionan los precios antes de contratar a un proveedor. Esto es especialmente cierto si diriges una pequeña empresa con un flujo de caja limitado.

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El coste de la externalización de las nóminas

El precio de la externalización de nóminas depende de las necesidades de su empresa y de su tamaño. Cada proveedor cobra una tarifa diferente por sus servicios.

Aunque pueda parecer caro al principio, la externalización puede resultar a menudo más barata que tener su propio equipo de nóminas en plantilla. No tiene que pagar salarios, prestaciones ni programas informáticos caros.

¿Cuál es el balance final? En general, puede esperar pagar entre 30 y 100 dólares por empleado al mes por los servicios de externalización de nóminas.

Qué esperar de los proveedores de externalización de nóminas

Cuando se asocia con un proveedor de externalización de nóminas, obtiene algo más que alguien que haga números. He aquí un resumen de las ofertas más habituales:

• Embargos salariales. El proveedor gestiona las retenciones exigidas de la nómina de los empleados.
• Informes personalizados. Obtenga información detallada sobre sus nóminas siempre que lo necesite.
• Mantenimiento de registros. El proveedor mantiene actualizados los registros de los empleados.
• Informes de nuevas contrataciones. El proveedor informa de los nuevos empleados a las agencias correspondientes.
• Asistencia al cliente. Obtenga ayuda cuando la necesite.
• Integración del sistema. El proveedor puede vincular la nómina con su sistema contable.
• Deducción de impuestos. El proveedor se encarga de los impuestos sobre las nóminas en su nombre.
• Acceso de los empleados. Los trabajadores pueden consultar su información salarial en línea en cualquier momento.
• Tareas de fin de año. El proveedor gestiona los formularios W-2 y otros trámites de fin de año.

Consejos profesionales para la externalización de nóminas

¿Está listo para dar el salto a la externalización de nóminas? Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a sacarle el máximo partido:

• Planifique con antelación. Dése tiempo suficiente para prepararse.
• Compruebe referencias y reseñas. Elija un proveedor con un buen historial.
• Comuníquese con claridad. Asegúrese de que su proveedor está al corriente de cualquier situación salarial especial.
• Revise con regularidad. Revise sus informes de nóminas para detectar problemas a tiempo.
• Forme a su equipo. Forme a fondo a su personal para trabajar con el nuevo sistema.

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