Todas las empresas, desde una panadería de barrio hasta un gigante tecnológico, tienen un objetivo en común: maximizar los beneficios. Pero para conseguirlo, hay que dominar el arte de gestionar los costes operativos.

Estos gastos cotidianos hacen que su empresa funcione, pero también pueden mermar su cuenta de resultados si no se controlan. Entender qué son los gastos de explotación y cómo controlarlos es crucial para cualquier empresario que quiera aumentar la rentabilidad y asegurarse el éxito a largo plazo.

En esta guía aprenderá qué son los costes de explotación y cómo calcularlos. Descubrirás los distintos tipos que puede tener tu pequeña empresa y estrategias prácticas para reducirlos.

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Costes de explotación: Definición

Los gastos de explotación son los gastos diarios que mantienen en marcha su pequeña empresa. Incluyen todo, desde la reposición del material de oficina, el alquiler que paga por su espacio de trabajo y costes menos obvios como la depreciación. Aparecen en la cuenta de resultados, el informe financiero que recoge los ingresos y gastos de la empresa a lo largo de un periodo de tiempo.

¿Cuáles son los dos tipos principales de costes de explotación? En primer lugar, los costes directos, también denominados coste de los bienes vendidos (COGS), son los gastos vinculados directamente a la fabricación de su producto o a la prestación de su servicio. Esto incluye cosas como las materias primas o las horas de mano de obra directa. 

Los costes indirectos cubren gastos como el alquiler, los servicios públicos, las nóminas y el material de oficina. En otras palabras, son costes que cubren necesidades operativas. 

Un subconjunto de los costes indirectos denominado gastos de venta, generales y administrativos (GAyA) se ocupa de los costes relacionados con el funcionamiento de la empresa que no están directamente vinculados a la producción. Entre ellos se incluyen los salarios administrativos, el marketing y los gastos de gestión de oficina.

La combinación de costes de explotación puede variar en función del modelo de negocio. Una fábrica tendrá costes elevados de materias primas, servicios públicos y mano de obra directa. Pero una empresa de consultoría puede gastar más en nóminas y alquiler de oficinas.

Comprender sus costes de explotación es crucial porque repercuten directamente en su cuenta de resultados. Cuanto menores sean, más beneficios obtendrá. Por eso muchos empresarios hacen de la reducción de estos gastos una prioridad absoluta.

Pero ten cuidado: Reducir demasiado los costes puede ser contraproducente. Si escatimas en cosas importantes, como materiales de calidad y trabajadores cualificados, puedes perjudicar a tu empresa a largo plazo. La clave está en encontrar el equilibrio entre mantener los costes bajos y conservar la calidad que hace que los clientes vuelvan.

Tipos de costes de explotación

Los gastos de explotación abarcan una amplia gama de gastos, pero no lo incluyen todo. Cosas como el pago de intereses de préstamos y los costes de inversión se consideran gastos no operativos.

Estos costes se dividen en tres categorías principales: fijos, variables y semivariables. Vamos a desglosarlos.

Costes fijos

Los costes fijos son el núcleo constante de sus gastos de explotación. Son los mismos independientemente de lo que produzca o venda. Piensa en ellos como las facturas que tienes que pagar aunque no hagas ni una sola venta.

Los costes fijos más comunes son:

• Alquiler de oficinas o naves industriales
• Primas de seguro
• Impuestos sobre la propiedad
• Algunos costes de servicios como la recogida de basura
• Servicios de seguridad
• Salarios del personal fijo
• Amortización

Por ejemplo, si estás pagando 5.000 dólares al mes de alquiler, esa cantidad no cambia, vendas 10 productos o 1.000.

Costes variables

Los costes variables son los camaleones de los gastos de explotación. Cambian en función de lo que produzca o venda. Cuanto más vendes, más aumentan estos costes.

Algunos ejemplos de costes variables son:

• Materias primas para la producción
• Gastos de envío
• Mano de obra directa vinculada a la producción
• Facturas de servicios públicos que fluctúan con el uso (como la electricidad de una oficina)
• Materiales de embalaje

Supongamos que hace camisetas personalizadas. Cuantas más camisetas imprima, más tinta y camisetas en blanco tendrá que comprar. Estos son algunos de sus costes variables.

Costes semivariables

Los costes semivariables son una categoría híbrida. Tienen una parte fija que pagarás independientemente de tus niveles de producción. Pero también hay una parte variable que cambia con tu actividad empresarial o el tamaño de tu negocio.

Algunos ejemplos de costes semivariables son

• Gastos de viaje (puede que tenga algunos gastos de viaje fijos, pero más viajes significan mayores costes).
• Mantenimiento del equipo (el mantenimiento regular es fijo, pero más uso significa más reparaciones).
• Algunos costes de servicios públicos (es posible que tenga una tarifa básica más cargos por uso adicional).

Si su empresa emplea a otras personas, también tendrá que pagar las nóminas. Los costes variables de la nómina de los empleados incluyen:

• Comisiones por ventas (salario base más comisión por ventas)
• Pago de horas extraordinarias (el salario base es fijo, pero las horas extraordinarias fluctúan en función de la carga de trabajo).

Comprender los distintos tipos de costes de explotación es clave para gestionar las finanzas de su empresa. Los costes fijos le dan una base de referencia de lo que necesita ganar para mantener las luces encendidas. Los costes variables le ayudan a comprender cómo aumentarán sus gastos a medida que crezca. Y los costes semivariables combinan elementos de ambos, añadiendo complejidad pero también flexibilidad a su estructura de costes.

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Cómo calcular los costes de explotación con la fórmula de los costes de explotación

Saber calcular los costes de explotación es fundamental para conocer la salud financiera de una empresa. Por suerte, es un proceso sencillo que utiliza la información de la cuenta de resultados.

He aquí la fórmula básica para calcular los gastos de explotación:

Costes de explotación = Coste de las mercancías vendidas (COGS) + Gastos de explotación

A continuación te explicamos cómo calcular tus costes de explotación:

1. Busque el total de gastos de explotación en su cuenta de resultados. Incluye gastos de envío, materias primas y mano de obra directa.
2. Localice sus gastos de explotación más abajo en la cuenta de resultados. Esto incluye cosas como el alquiler, los servicios públicos, las nóminas y el material de oficina.
3. Suma estos dos números.

Este sencillo cálculo le da una idea clara de lo que cuesta gestionar su empresa. Es útil para fijar precios, planificar presupuestos y encontrar formas de reducir costes.

Veamos cómo se desarrollan los costes de explotación en empresas reales. Examinaremos dos ejemplos diferentes de costes de explotación para ver cómo se desglosan.

Ejemplo 1: Panadería de barrio

Imaginemos una pequeña panadería especializada en pan y pasteles artesanales. He aquí una instantánea de las finanzas mensuales del negocio:

• Coste de los productos vendidos (COGS). 3.000 $ para ingredientes y envases
• Gastos de explotación. 4.500 dólares para alquiler, servicios, nóminas y amortizaciones.
• Costes operativos totales. $7,500
• Ingresos mensuales. $12,000

Utilizando la fórmula de los costes de explotación, obtenemos:

Costes de explotación = COGS + Gastos de explotación = 3.000 + 4.500 = 7.500

Si restamos los gastos de explotación de los ingresos, podemos calcular los ingresos netos. En este ejemplo, con unos gastos de explotación totales de 7.500 $ y unos ingresos de 12.000 $, la panadería obtiene un beneficio neto de 4.500 $ antes de contabilizar el salario y los impuestos del propietario.

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Ejemplo 2: Fabricante de muebles a medida

A continuación, imaginemos un pequeño fabricante que produce muebles de madera a medida. He aquí sus cifras anuales:

• COGS: 180.000 dólares en madera, ferretería y mano de obra directa.
• Gastos de explotación. 210.000 dólares, incluidos alquiler, salarios, servicios públicos, seguros, marketing, material de oficina y amortización.
• Costes de explotación totales. $390,000
• Ingresos anuales. $450,000

Aplicando la fórmula, obtenemos:

Costes de explotación = COGS + Gastos de explotación = 180.000 $ + 210.000 $ = 390.000 $.

Si se restan los costes de explotación de los ingresos anuales totales, el fabricante de muebles obtiene 60.000 dólares de beneficio antes de impuestos.

Estos ejemplos muestran cómo los costes de explotación varían significativamente de un sector a otro. La panadería tiene mayores márgenes de beneficio pero menores ingresos totales, mientras que el fabricante de muebles tiene más ingresos y márgenes más ajustados. Pero ambas empresas necesitan controlar los costes de explotación para seguir siendo rentables.

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6 consejos para reducir los costes de explotación

Recortar los gastos de explotación puede mejorar los resultados, pero es fundamental hacerlo con cuidado. Recortar demasiado o en las áreas equivocadas podría perjudicar la productividad o las ventas a largo plazo.

He aquí algunas formas inteligentes de reducir sus gastos de explotación sin comprometer la salud de su empresa:

• Adopte soluciones digitales. La automatización de tareas puede ahorrar tiempo y costes laborales. Esto puede incluir la contabilidad, el cálculo de nóminas o la gestión de inventarios. Y el software moderno a menudo puede hacer el trabajo de varios empleados, reduciendo sus gastos de nómina. Además, permite a los empleados centrarse en tareas de alto impacto que no pueden automatizarse. 
• Asociarse con especialistas. Externalizar tareas como el soporte informático o el marketing a expertos puede resultar más rentable que contar con personal a tiempo completo. Este enfoque puede reducir sus gastos operativos y mejorar la calidad del servicio.
• Racionalice sus operaciones. Revise periódicamente sus procesos empresariales para detectar y corregir ineficiencias. Esto puede implicar actualizar la tecnología obsoleta, reorganizar el flujo de trabajo o abordar las tareas que pueden automatizarse.
• Realice revisiones periódicas de los gastos. Programe revisiones periódicas de sus gastos operativos. Este hábito le ayuda a detectar gastos innecesarios sin comprometer el crecimiento. También le ayuda a identificar oportunidades de ahorro.
• Aplique medidas de ahorro energético. Mejorar la eficiencia energética puede suponer un ahorro sustancial en los costes de los servicios públicos. Cambios sencillos como el uso de bombillas LED o termostatos programables pueden marcar una diferencia notable.
• Negocie con los proveedores. Revise y renegocie periódicamente los contratos con sus proveedores. Establecer relaciones sólidas y ser un cliente fiable suele dar lugar a mejores tarifas o condiciones.

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Seguimiento de gastos empresariales

La gestión de los costes operativos comienza con un seguimiento preciso de los gastos.

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