Facturar para los arquitectos es como diseñar un edificio. Requiere precisión, claridad y unos cimientos sólidos.

Las facturas correctas le ayudan a cobrar a tiempo. En cambio, las facturas incorrectas retrasan los pagos, dañan su reputación y le hacen perder proyectos.

Si eres nuevo en este negocio, no te preocupes. Esta guía tiene todas las respuestas para ayudarte a entender cómo cobran los arquitectos.

Aprenderá qué debe incluir en sus facturas, cómo cobrar por sus servicios y cómo crear facturas. También le proporcionaremos un modelo de factura para arquitectos para que pueda empezar.

3 formas de facturar servicios de arquitectura

La facturación para arquitectos funciona como la de cualquier otro contratista o pequeña empresa. Una vez finalizados los servicios, las facturas indican a los clientes cuánto cuestan los servicios, cuándo deben pagar y cómo deben hacerlo. Estos documentos le ayudan a usted y a sus clientes a organizarse y a llevar un registro financiero detallado. 

Las facturas limpias y precisas también demuestran profesionalidad y ofrecen transparencia sobre el desglose de costes. 

Los proyectos de arquitectura pueden variar, por lo que la forma de facturar debe ajustarse al proyecto. Elige la mejor forma de facturar en función de lo acordado con tu cliente y del trabajo que necesite realizar. 

Estos son los principales métodos que utilizan los arquitectos para facturar a sus clientes:

1. Una tarifa fija

Los honorarios fijos funcionan bien en trabajos con un alcance claro. Es fácil de entender para los clientes y fácil de gestionar para ti. Envías la factura en cuanto terminas el trabajo. 

Dependiendo de la envergadura del proyecto, puedes pedir algo de dinero por adelantado y el resto cuando lo termines. Esto ayuda a cubrir los costes de finalización del proyecto antes de terminarlo. 

2. Factura por fase del proyecto

Los proyectos se desarrollan en fases. La primera fase es la lluvia de ideas y el esbozo del proyecto. Después, llega el momento de redactar los planos y esquemas de construcción. Para facturar por fases, divide el proyecto en etapas claras, como planificación, diseño y construcción, y envía una factura una vez finalizada cada una de ellas. 

Decide cuánto vas a cobrar por cada fase. Puede ser un porcentaje del importe total que debería costar o por horas.

Facturar de esta forma garantiza pagos regulares durante el proyecto para mantener tu trabajo. También ayuda a los clientes a planificar, ya que saben cuándo tienen que pagar.

3. Cobro por horas

Para algunos proyectos, lo más fácil es facturar por horas. Fija una tarifa por hora y dale a tu cliente un número estimado de horas para el proyecto. Puede ser útil hacerlo en forma de intervalo, como 15-20 horas, para que sepan que existe la posibilidad de que el proyecto lleve más tiempo. Registra el tiempo que dedicas al proyecto.

Tenga en cuenta que algunos arquitectos alternan entre distintos tipos de facturación. Pueden cobrar distintas tarifas por hora para la planificación, el diseño y la construcción, en función de la intensidad de cada tarea.

En el caso de los particulares, es mejor hacer una lista por tareas. Puede que dediques 20 horas a reuniones y 80 a dibujar, lo que da un total de 100 horas. Si tu tarifa por hora es la misma, 80 $/hora, facturarías 8.000 $. 

Si trabajas con otros miembros del equipo o diriges una pequeña empresa, es posible que distintos empleados trabajen en un proyecto. Anotar las horas de cada persona con su tarifa horaria ayuda a pagar el tiempo de todos. También desglosa cómo se completó el trabajo para el cliente. 

Por ejemplo, un arquitecto superior puede realizar 50 horas de trabajo a 100 $/hora. Su becario podría contribuir con 20 horas de redacción a 25 $/hora. Sumemos ambas cantidades. Serían 5.000 $ por el tiempo del arquitecto sénior y 500 $ por el tiempo del becario. Eso significa que la factura total sería de 5.500 dólares. 

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Qué incluir en las facturas de arquitectura

Una buena factura de arquitectura es sencilla, directa y profesional. Incluye todo lo que tu cliente necesita para pagarte a tiempo.

Incluya lo siguiente en su factura:

• Su nombre e información de contacto. Añade tu nombre, dirección, teléfono y correo electrónico para que los clientes sepan quién ha enviado la factura. También sabrán cómo ponerse en contacto contigo si tienen preguntas. 
• Nombre del cliente e información de contacto. Indique el nombre y la dirección del cliente para evitar confusiones. Las facturas precisas ayudan a evitar retrasos.
• Número de factura y fecha. Utilice un único número de factura y la fecha para realizar el seguimiento y hacer coincidir la factura con el pago. Si surgen preguntas o problemas, el número de factura le ayuda a usted o a su cliente a referirse a facturas concretas. 
• Descripción de los servicios o trabajos realizados. Desglose sus honorarios. Indique si se trata de honorarios por proyecto, por hora o por fase del proyecto. Describa claramente los servicios o trabajos realizados. Esto ayudará a tus clientes a entender por qué están pagando, reduciendo confusiones o disputas. 
• Condiciones de pago y fecha de vencimiento. Indique en la factura las condiciones de pago y la fecha de vencimiento. Las condiciones ayudan a los clientes a entender que los retrasos en los pagos pueden dar lugar a comisiones o intereses adicionales. Además, fijar una fecha de vencimiento le permite a usted y a su cliente ponerse de acuerdo, lo que ayuda a gestionar el flujo de caja y evita confusiones.
• Importe total adeudado. Resalte el importe total que debe el cliente utilizando negrita o un texto más grande para que destaque. Un total resaltado ayuda a evitar errores o retrasos, agilizando el proceso de pago.

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Ejemplo de factura de arquitectura

Una factura de arquitecto profesional ayuda a consolidar su marca y su reputación. Combina un aspecto pulido con tu estilo único, reflejando tu visión creativa.

Aquí tienes un sencillo ejemplo de factura de arquitectura que te servirá de guía:

Estudio de arquitectura XYZ [Dirección] [Número de teléfono] | [email protected]

Factura #2024101 Fecha: 1 de noviembre

Facturar a: [Cliente]

Descripción de los servicios:

• Consulta inicial y análisis del emplazamiento
  • Inspección del emplazamiento para confirmar que los planos actuales son viables, teniendo en cuenta el terreno y los puntos de acceso.
    • Tarifa: 150 $/hora
    • 10 horas
      • Total adeudado: $1,500
• Desarrollo del diseño conceptual
  • Tarifa: 150 $/hora
  • 23,3 horas
    • Total adeudado: $3,500
• Redacción de documentos de construcción
  • Tarifa: 400 $ por documento
  • 10 documentos
    • Total adeudado: $4,000

IMPORTE TOTAL ADEUDADO: 9.000 DÓLARES

Condiciones de pago: Neto 30. El pago debe efectuarse antes del 1 de diciembre mediante [incluya los métodos de pago aceptados, como efectivo, tarjeta de crédito, cheque o transferencia bancaria].

Ventajas de la facturación para arquitectos

La facturación es algo más que una forma de cobrar: es una herramienta para gestionar su negocio de arquitectura.

En primer lugar, un sistema de facturación mantiene organizada su empresa. Realiza un seguimiento de los proyectos terminados, los pagos recibidos y los saldos pendientes de pago. También hace más llevadera la temporada de impuestos y te ofrece una visión clara de tus ingresos.

La facturación también le ayuda a mantener un flujo de caja constante. Unas condiciones de pago y unas fechas de vencimiento claras animan a los clientes a pagar a tiempo. Así se reducen los retrasos que pueden ralentizar sus proyectos o alterar sus planes. 

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4 consejos de facturación para arquitectos

Utilice estos consejos de facturación para simplificar el proceso y asegurarse de cobrar a tiempo. Te ayudarán a organizarte y a mantener una imagen profesional:

1. Controle el tiempo y los costes. Si factura por horas, utilice una herramienta de control del tiempo para llevar un registro preciso. Unos registros precisos te ayudarán a la hora de crear tu factura. 
2. Utilice una plantilla de factura de arquitectura. Una plantilla de factura ahorra tiempo y garantiza la coherencia. Da a tus facturas un aspecto pulido y profesional y te ayuda a incluir todos los detalles que necesita tu cliente. 
3. Cree y envíe facturas inmediatamente. Enviar facturas inmediatamente después de terminar el trabajo significa cobrar más rápido. Las aplicaciones y herramientas de facturación facilitan esta tarea. Puedes crear y enviar facturas con unos pocos clics.
4. Controle los pagos atrasados. Disponga de un plan de seguimiento de los pagos atrasados. Establezca recordatorios para las facturas vencidas o utilice herramientas que envíen automáticamente suaves avisos a sus clientes. Los recordatorios le ahorrarán tiempo y le ayudarán a mantener un flujo de caja constante.

Cree presupuestos y facturas al instante

La facturación para arquitectos no tiene por qué ser complicada. Y con el software adecuado, puede hacerlo en minutos en lugar de horas. Utilice Invoice Simple para crear rápidamente presupuestos y facturas desde su escritorio o desde una obra. A continuación, convierta sus presupuestos en facturas con un solo clic.

Empiece hoy mismo a utilizar presupuestos y facturas rápidos y profesionales. Simplifica tu facturación y cobra más rápido.