Eres el estratega, el vendedor y el representante de atención al cliente. A la hora de cobrar, también eres el contable. 

Por eso, la mejora continua no consiste sólo en aumentar sus competencias básicas. Se trata de crear sistemas sólidos en todas las áreas de la empresa, incluidos los pagos. 

En este artículo, explicaremos las diferencias entre factura y recibo. 

A continuación, veremos cuándo utilizar una factura y cómo redactarla. Haremos lo mismo con los recibos. 

A continuación, le explicaremos por qué utilizar tanto facturas como recibos es la mejor opción para las empresas. También te facilitaremos las cosas con algunos consejos para ahorrar tiempo. 

Por último, terminaremos con algunas medidas prácticas que puede tomar hoy mismo. Empecemos. 

Diferencia entre una factura y un recibo 

Factura y recibo: ¿en qué se diferencian? 

Empecemos por lo básico. 

Una factura es como un recibo. En ella se solicita el pago. Además del importe a pagar, incluye datos como el número de horas trabajadas y los materiales utilizados. 

En cambio, un recibo es un registro de una transacción. Se emite después del pago, no antes. Incluye datos como el importe pagado y la fecha de pago. 

Veamos ahora más de cerca las diferencias y similitudes entre estos dos importantes documentos. 

Característica	Factura	Recibo
Propósito	Solicita el pago de bienes o servicios	Confirma que se ha recibido el pago
Cronometraje	Enviado antes del pago	Se expide una vez efectuado el pago
Incluye	Importe adeudado, desglose, fecha de vencimiento, condiciones de pago	Importe pagado, método de pago, fecha de la transacción
Emitido por	Vendedor o proveedor de servicios	Vendedor o proveedor de servicios
Emitido a	Comprador o cliente	Comprador o cliente
Utilice	Una solicitud de pago y puede utilizarse con fines contables o fiscales	Justificante de compra o registro de gastos

Cuándo utilizar una factura 

Cobrar puede ser una parte complicada de dirigir tu propio negocio o trabajar como autónomo. Depende de ti solicitar el pago a tus clientes. La mayoría de las veces, utilizarás una factura para hacerlo. 

Recuerde que una factura es un documento que pide a sus clientes que le paguen. Así que, con esto en mente, he aquí un par de situaciones en las que enviar una factura tiene sentido desde el punto de vista empresarial: 

Situación 1: Ha finalizado un proyecto 

Has terminado el trabajo y entregado todo según lo prometido. Ahora es el momento de cobrar. 

Esta es la razón más común para enviar una factura. Ya seas autónomo o proveedor de servicios, una factura lo hace oficial. Indica lo que has hecho, cuánto se debe y cuándo hay que pagar. 

Sin ella, los clientes podrían olvidar o (en el peor de los casos) "pasar por alto" convenientemente lo que le deben. 

Escenario 2: Solicita un depósito 

Algunos proyectos exigen costes iniciales, y no querrás salirte del presupuesto. 

Si va a realizar un gran trabajo y necesita encargar materiales, una factura de depósito le garantiza que está cubierto. Garantiza tu compromiso y establece expectativas. También filtra a los clientes poco serios. 

Escenario 3: Cobra por etapas 

No todos los trabajos se acaban en un par de horas. Algunos proyectos duran semanas o meses. Esperar hasta el final para facturar puede suponer una carga financiera para tu empresa. 

Si trabajas de forma continuada -por ejemplo, asesorando en un proyecto a largo plazo o prestando servicios por fases-, el envío de facturas en los momentos clave mantiene el flujo de efectivo. Además, os asegura a ti y a tu cliente que todo avanza según lo previsto. 

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS: Cómo facturar en línea en 5 sencillos pasos 

Cómo redactar una factura 

Ahora que ya sabes lo que es una factura, vamos a aprender a crear una. 

1. Empiece con la información de su empresa 

Pon el nombre de tu empresa, dirección, teléfono y correo electrónico en la parte superior de la factura. Si tiene un logotipo, inclúyalo también. 

Esto ayuda a establecer su marca y facilita que el cliente identifique de quién procede la factura. 

Consejo profesional: si envías facturas a menudo, utiliza un programa de facturación. Este programa rellenará automáticamente los datos de tu empresa. Ahorrar tiempo siempre es una gran ventaja. 

2. Añadir la información del cliente 

Debajo de los datos de tu empresa, escribe el nombre y los datos de contacto del cliente. Así te asegurarás de que envías la factura a la persona adecuada. 

Compruebe que toda la información es correcta para evitar confusiones o retrasos en los pagos. 

3. Asignar un número de factura único 

Asigne a cada factura un número único para que sea más fácil organizarlas y consultarlas más adelante si es necesario. Puede ser tan sencillo como "Factura #001" y contar a partir de ahí. 

Consejo profesional: utilice un sistema de numeración de facturas coherente que incluya la fecha o el código del proyecto. 

4. Incluir fechas 

Anote la fecha en que creó la factura y la fecha de pago. Esto te ayudará a ti y al cliente a respetar los plazos de pago. 

Consejo profesional: envíe la factura lo antes posible tras finalizar el trabajo. Retrasar las facturas conlleva retrasos en los pagos. 

5. Enumere los bienes o servicios prestados 

Haga una lista clara y detallada de lo que el cliente está pagando. Incluya una breve descripción de cada artículo, la cantidad y el precio. Este desglose ayuda al cliente a entender los cargos, lo que puede reducir las disputas o preguntas posteriores. 

6. Calcular el importe total adeudado 

Sume el coste de todos los artículos, incluidos impuestos y tasas. Indica claramente el importe total adeudado en la parte inferior de la factura. Comprueba dos veces tus cálculos 

7. Aclarar las condiciones de pago 

Explique cómo quiere que le paguen (en efectivo, cheque, tarjeta de crédito, etc.). Indique dónde debe enviar el pago y explique las comisiones por demora o los intereses que pueden aplicarse. 

Las instrucciones de pago detalladas le ayudan a cobrar más rápido y a evitar malentendidos. 

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS: Los 9 elementos esenciales de una factura para pequeñas empresas 

Cuándo utilizar un recibo 

Cobrar está muy bien. ¿Llevar la cuenta? Menos emocionante, pero absolutamente necesario. 

Tendrá que emitir un recibo siempre: 

• Un cliente realiza un pago total o parcial por un producto o servicio 
• Un cliente solicita un justificante de pago para su archivo 

Entregar un recibo no es sólo cerrar una transacción. También: 

• Genera confianza al confirmar que se ha recibido el pago 
• Ayuda a cumplir las obligaciones fiscales documentando los ingresos 
• Facilita el seguimiento de los gastos tanto para usted como para sus clientes 

Hablando de seguimiento de gastos, los recibos son imprescindibles para las pequeñas empresas cuando se trata de gestionar el flujo de caja. 

Sirven como prueba de lo que se gastó, dónde y cuándo, algo crucial para conciliar las cuentas. Esto también ayuda con las deducciones fiscales. 

Cómo redactar un recibo 

Los recibos pueden ser pequeños, pero desempeñan un papel importante en el buen funcionamiento de su empresa. 

Aquí tienes una guía paso a paso para redactar un recibo completo: 

1. Incluya los datos de su empresa 

Empiece poniendo el nombre de su empresa y sus datos de contacto en la parte superior del recibo. Esto ayuda al cliente a recordar dónde hizo la compra y cómo ponerse en contacto con usted si lo necesita. 

Consejo profesional: puede que necesites incluir en los recibos tu EIN (Número de Identificación Fiscal) o el NIF (Número de Identificación Fiscal) emitido por el estado. Si no estás seguro, ponte en contacto con las autoridades fiscales locales. 

2. Añada la fecha y la hora 

Anote la fecha y hora de la transacción. Esto es importante para llevar un registro y puede ayudar a resolver cualquier problema que pueda surgir más adelante. 

3. Asignar un número de recibo único 

Asigne a cada recibo un número único, igual que a las facturas. Los números de factura organizan tus ventas y facilitan la búsqueda de transacciones concretas. 

Consejo profesional: Utilice un sistema de numeración sencillo como "R-1001" y aumente a partir de ahí. 

4. Enumere los artículos o servicios vendidos 

Anota lo que compró el cliente, incluyendo una breve descripción y la cantidad de cada artículo. Si vendiste servicios, describe lo que hiciste y cuánto tiempo dedicaste a cada tarea. 

5. Incluir los precios 

Escriba el precio de cada artículo o servicio. Asegúrate de incluir los impuestos sobre las ventas. 

6. Calcule el total 

Suma todos los precios para obtener el importe total que ha pagado el cliente. Comprueba dos veces que todo es correcto. 

7. Anote la forma de pago 

Anote cómo pagó el cliente, ya sea en efectivo, con tarjeta de crédito u otro método. 

Consejo profesional: si un cliente paga con tarjeta, no almacene todos los datos de la tarjeta de crédito: indique los cuatro últimos dígitos y el identificador de la transacción de su procesador de pagos. De este modo, podrás hacer un seguimiento de los pagos y cumplir con la normativa PCI. 

8. Firmar y entregar al cliente 

Por último, firma el recibo y entrégalo al cliente. 

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Ventajas de utilizar tanto facturas como recibos 

¿Qué debe utilizar: facturas o recibos? La respuesta correcta es ambos. 

Las facturas y los recibos desempeñan papeles esenciales pero muy diferentes. Una solicita el pago. El otro confirma que se ha recibido. 

La combinación de ambos hace que su registro de transacciones sea sencillo y fácil de navegar. He aquí cómo: 

• Controla lo que se debe frente a lo que se paga:Unafactura indica el dinero que se recibe. Un recibo confirma lo que realmente se ha recibido. Juntos, te ayudan a detectar los pagos pendientes antes de que se conviertan en un problema. 
• Facilita la declaración de la renta:al disponer de facturas y recibos, tienes todo lo que necesitas para declarar los ingresos y reclamar las deducciones. 
• Simplifica las disputas y las devoluciones de cargos:Supongamos que un cliente olvida que ha pagado (o afirma que no lo ha hecho). Puedes consultar rápidamente la factura y el recibo para aclarar cualquier confusión. 
• Le da un toque profesional:El uso de ambos métodos demuestra a los clientes que eres organizado y te tomas en serio tu negocio. Una documentación clara y profesional genera confianza y te hace parecer el profesional que eres. 

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Consejos para agilizar la facturación y los cobros 

La facturación y el cobro son tareas imprescindibles para cualquier empresa, pero pueden consumir un tiempo precioso. Cuanto más rápido los gestiones, más tiempo tendrás para crecer y aprovechar oportunidades interesantes. 

¿La solución? Software de facturación y recibos como Invoice Simple. 

Estas herramientas automatizan los cálculos y comprueban su exactitud. También mantienen los registros organizados, para que usted no tenga que hacerlo. ¿Cuáles son las ventajas? 

• Genere facturas al instante utilizando plantillas en lugar de crearlas desde cero 
• Mantenga todo en un mismo lugar para controlar los pagos y hacer un seguimiento cuando sea necesario 
• Convierta las facturas en recibos automáticamente, ahorrando tiempo y reduciendo errores 
• Simplificar los cálculos fiscales y el mantenimiento de registros, lo que facilita enormemente la contabilidad. 

Además, programas como Invoice Simple Simple facilitan más que nunca el seguimiento de los gastos de la empresa. En lugar de guardar montones de recibos, puedes escanearlos y almacenarlos digitalmente. Esto significa que se pueden buscar fácilmente. 

Conclusiones sobre facturas y recibos 

Aproveche al máximo sus documentos de pago con estos consejos rápidos: 

• Piense en cómo utiliza actualmente las facturas y los recibos. ¿Podría enviar las facturas más rápidamente? ¿Y automatizar la generación de recibos? 
• Comprueba que incluyes toda la información importante en tus facturas y recibos. Si no es así, toma nota para añadirla. 
• Busque software de facturación y cobro. Piensa cuánto tiempo podrías ahorrar y qué podrías hacer en su lugar.