Cobrar es más que importante. Es una parte fundamental del funcionamiento de una empresa. 

Sin pagos de los clientes no hay crecimiento. Significa no invertir en tus habilidades ni comprar equipos que te ayuden a competir. 

Los pagos rocosos e impredecibles pueden hacer inviable su negocio. Podría acabar teniendo que cerrar el negocio. Pero si consigues hacer bien los pagos, tu salud financiera florecerá. 

Los presupuestos y las facturas son dos partes integrantes de este proceso. No solo garantizan el pago íntegro y puntual, sino que también te hacen parecer el profesional que eres. 

Factura frente a presupuesto: ¿cuál es la diferencia? En esta guía encontrará las respuestas. 

Analizaremos qué es un presupuesto, cuándo debe utilizarse y cuáles son sus ventajas. Luego haremos lo mismo con las facturas. 

A continuación, compartiremos consejos profesionales para crear facturas y presupuestos antes de terminar con algunas estrategias para mejorar el proceso de pago. 

Empecemos. 

¿Qué es una cotización? 

En primer lugar, tenemos las cotizaciones, también llamadas presupuestos o cotizaciones de precios. 

Un presupuesto es una oferta oficial. Es un documento que describe el coste de los bienes o servicios y las condiciones del trabajo. Lo crean empresas como la suya y se lo entregan a los clientes potenciales para mostrarles cuánto costará un trabajo. 

El objetivo de un presupuesto es fijar el precio y las condiciones antes de que empiece el trabajo. Por eso a veces se denomina presupuesto a precio fijo. 

Un presupuesto a tanto alzado es distinto de un presupuesto: 

• Una estimación es una predicción aproximada del precio. Es una suposición basada en la información de que dispones ahora. No es inamovible: el precio final puede ser superior o inferior. 
• Un presupuesto es definitivo. Es el precio exacto del proyecto. Una vez que un cliente acepta tu presupuesto, no puedes cambiar el coste (a menos que tengas condiciones especiales). 

También puede encontrarse condocumentos de solicitud de presupuesto (RFQ). Las empresas que buscan servicios o productos envían peticiones de oferta a distintos proveedores. 

A continuación, los proveedores utilizan las directrices de formato de la empresa o las plantillas de presupuesto para responder. Esto es lo que hace únicos a este tipo de presupuestos. 

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¿Cuándo se utilizan las cotizaciones de servicio? 

Los presupuestos de servicios se utilizan antes de que empiece el trabajo. Ayudan a los clientes a tomar decisiones informadas, como si deben gastar más en una mejora o buscar una oferta mejor. 

He aquí un ejemplo. 

Supongamos que un propietario de una vivienda pide presupuesto a una empresa de tejados para sustituir sus tejas. Quiere saber el coste de unas tejas de asfalto básicas frente a un tejado metálico de primera calidad. 

La empresa de tejados envía un presupuesto detallado con las dos opciones. 

Con el presupuesto en la mano, el propietario puede comparar precios. Puede decidir si prefiere la durabilidad o ceñirse a su presupuesto. 

Un consejo rápido: cuando un cliente potencial solicite un presupuesto, intente hacérselo llegar en 24 horas. Están interesados en tus servicios y dispuestos a saber más. Aprovéchalo al máximo. 

Ventajas de facilitar un presupuesto 

Enviar un presupuesto lleva un poco de trabajo, pero es tiempo bien empleado. Estas son las ventajas: 

• Evita que se desvíe el tema. Un presupuesto claro pone límites. Indica exactamente lo que está incluido y lo que no. Los clientes no añadirán "una cosa más" gratis. 
• Muestra el coste total. Un presupuesto establece claramente el importe en dólares del trabajo, para que tanto tú como el cliente sepáis lo que os espera. 
• Enumera todo lo necesario para el trabajo. Un presupuesto detalla los materiales, la mano de obra y el tiempo estimado. Esto facilita la planificación y la asignación de recursos. 
• Pone a todo el mundo de acuerdo. Sin confusiones, sin sorpresas de última hora, sin discusiones sobre lo prometido. 
• Le ayuda a planificar su tesorería. Cuando conoces el valor del trabajo y los plazos, puedes predecir los ingresos y presupuestar los gastos. 
• Le protege de impagos. Un presupuesto firmado sirve de prueba del acuerdo. Si un cliente intenta eludir el pago, tienes una confirmación por escrito de lo que acordó. 
• Le hace parecer más profesional. Los clientes confían en las empresas que ofrecen presupuestos claros y estructurados. Demuestra que eres organizado y transparente. Según Forbes, "Los consumidores modernos esperan algo más que precios competitivos: exigen conocer las decisiones sobre precios... La transparencia se ha vuelto tan crucial como el propio precio". 

¿Qué es una factura? 

Una factura es como un recibo. En ella se solicita a un cliente el pago de un producto o servicio. También le indica cómo pagar y fija la fecha de vencimiento. 

Las facturas enumeran lo que se ha proporcionado (o se proporcionará) y el coste total. En ellas se puede solicitar el pago del importe total o parcial. 

Las empresas pueden enviar facturas electrónicamente. Por ejemplo, el cliente puede recibir un correo electrónico con una factura adjunta en formato PDF. 

Otras empresas pueden entregar a sus clientes facturas tradicionales en papel. Podrían entregárselas en persona o enviarlas por correo. 

Sea cual sea el método utilizado, el objetivo de una factura es cobrar. Y no hace falta decir que cobrar es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de tu empresa. 

DE UNO DE NUESTROS SOCIOS: Los 9 elementos esenciales de una factura para pequeñas empresas 

¿Cuándo se utilizan las facturas? 

A la hora de analizar la diferencia entre factura y presupuesto, es importante distinguir cuándo se utilizan. 

Los presupuestos siempre llegan antes de una compra. La factura, en cambio, puede enviarse antes, durante o después. Incluso pueden enviarse una y otra vez a intervalos de tiempo determinados. 

• Puedes enviar una factura antes de que empiece el trabajo o se suministre un producto. Así te aseguras de que el cliente se compromete económicamente antes de que inviertas tiempo o recursos. Es una buena opción para trabajos a medida, grandes proyectos o cualquier cosa que requiera costes por adelantado. 
• Es posible que envíe una factura durante el trabajo, por lo general una factura que solicite un pago parcial una vez alcanzado un determinado hito. Por ejemplo, un contratista que trabaja en la reforma de una casa puede enviar una factura una vez finalizada la demolición, pero antes de pasar a la reconstrucción. 
• Es posible que envíes una factura una vez terminado el trabajo o suministrado el producto. Usted ha hecho el trabajo; ahora es el momento de cobrar. Este proceso es el mejor para servicios puntuales y proyectos pequeños. 
• Puede enviar una factura periódica. Esta opción es ideal si ofreces servicios continuos o de suscripción o retenciones. 

Después de enviar una factura, es posible que vuelva a utilizarla. ¿Por qué? Porque las facturas registran transacciones financieras. 

Puede utilizar las facturas para saber quién le ha pagado y quién no. Después, puedes hacer un seguimiento de los saldos pendientes. 

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Consejos profesionales para elaborar facturas y presupuestos perfectos 

Perfeccione sus facturas y presupuestos, y empezará a cobrar más rápido. Es una gran ventaja, sobre todo en un momento en el que casi el 30% de las pequeñas empresas se sienten incómodas con su tesorería. 

Nuestro consejo: asegúrese de que sus documentos son claros y completos. Que no falte ningún detalle importante. 

Elementos que debe incluir un presupuesto 

Un presupuesto completo es eficaz. Asegúrate de que el tuyo incluya lo siguiente: 

• Datos de su empresa. Añada el nombre de su empresa, logotipo, información de contacto y cualquier número de licencia o de identificación fiscal. 
• Un saludo profesional. Un simple "Estimado [nombre del cliente]" hace que su presupuesto parezca más personal y pulido. 
• Un desglose detallado de los costes. Incluya materiales, mano de obra, tasas adicionales, descuentos y posibles deducciones. 
• Una lista clara de productos o servicios. Especifique qué incluye para que el cliente sepa por qué paga. 
• Condiciones de pago y fecha de vencimiento. Indique al cliente cuándo vence el pago y durante cuánto tiempo es válido el presupuesto. 
• Notas sobre cargos adicionales o condiciones. Si determinados factores pueden modificar el precio final (por ejemplo, peticiones personalizadas o complicaciones inesperadas), menciónelos por adelantado. 

Asegúrate de que no se te olvida nada. 

Aquí tienes una biblioteca de plantillas que te ayudarán a crear presupuestos profesionales. Puedes descargar, modificar y utilizar las que quieras. 

Elementos que deben incluirse en una factura de ventas 

Cuando redacte sus facturas de venta, añada esta información: 

• Un número de factura. Cada factura debe tener un número único. De este modo, podrá localizarla más adelante. 
• Los datos de su empresa. Incluya el nombre de su empresa, logotipo, dirección e información de contacto. 
• Información sobre el cliente. Indique el nombre del cliente, su dirección y sus datos de contacto. 
• Fechas importantes. Incluya la fecha de emisión de la factura y la fecha de vencimiento (puede ser una fecha real, como el 11 de marzo, o un plazo, como "El pago debe efectuarse en los 14 días siguientes a la recepción"). 
• Un desglose de los productos o servicios. Enumere todo lo suministrado, junto con cantidades, horas trabajadas, precios unitarios y costes totales. 
• Cualquier añadido, crédito o deducción. Si hay impuestos, descuentos o tasas adicionales, asegúrate de detallarlos. 
• Importe total a pagar. Sume todo para que el cliente sepa exactamente lo que tiene que pagar. 
• Condiciones y métodos de pago. Indique cómo y dónde debe enviar el pago el cliente: transferencia bancaria, tarjeta de crédito o PayPal, por ejemplo. 
• Política de morosidad. Si cobra recargos o intereses de demora por pagos atrasados, menciónelo aquí. 

¿Busca la plantilla de factura adecuada? Descargue una de nuestras plantillas de factura gratuitas y fáciles de usar para empezar. 

Si necesita una factura más personalizada para su empresa, consulte nuestro generador de facturas en línea para crear de forma sencilla facturas profesionales personalizadas. 

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Mejore sus procesos de pago 

Ahora ya conoce los pormenores de la comparación entre factura y presupuesto. Es hora de actualizar su proceso de pagos: 

• Audite su método actual de oferta y facturación. ¿Funciona? ¿Existen cuellos de botella? ¿Le pagan a tiempo? ¿Se confunden a menudo los clientes? 
• Encuentra soluciones a tus mayores problemas. Por ejemplo, si la facturación se ha convertido en una tarea que le lleva tanto tiempo que la pospone, considere la posibilidad de utilizar un software como Invoice Simple. Con él, puedes agilizar la creación y gestión de presupuestos y facturas.  
• Añada marca a sus presupuestos y facturas. Un pequeño logotipo y unos pocos cambios de color dan para mucho.