Guía paso a paso para la tramitación eficaz de facturas

Las facturas se acumulan y su escritorio empieza a parecerse a la Torre de Pisa. Convierta todos esos papeles en progreso con un mejor procesamiento de facturas.

El procesamiento de facturas consiste en tomar medidas organizadas para gestionar los pagos recibidos. Comienza cuando se recibe una factura y termina cuando se paga. Por lo general, todo ocurre dentro de un sistema en línea que agiliza y documenta todo en un solo lugar.

He aquí cómo escalar esa torre de facturas y procesarlas con confianza.

¿Qué es el tratamiento de facturas?

El procesamiento de facturas consiste en gestionar las facturas que su empresa recibe de los proveedores. Se asegura de que no te saltas ningún paso importante.

El primer paso es verificar la exactitud de una factura. Compruebe que coincide con los bienes o servicios que ha recibido y que el importe es correcto. Si todo parece correcto, puede enviarla para su aprobación.

Una vez aprobada, la factura pasa al proceso de pago. Aquí es donde usted paga al proveedor de acuerdo con los términos. Después de enviar el dinero, el último paso es registrar la transacción para llevar una contabilidad precisa.

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¿Por qué es importante la tramitación de facturas?

Si procesa los extractos con rapidez, mantendrá contentos a los proveedores y mantendrá un flujo constante de mercancías en su empresa. Además, evita los recargos por demora y mantiene una buena reputación entre los proveedores. 

Pero las ventajas del procesamiento de facturas van más allá de las relaciones con los proveedores. Un sistema sólido le ayuda a controlar su propia tesorería. Sabrá exactamente lo que debe y cuándo vence. De este modo, puede planificar con antelación y evitar sorpresas que podrían vaciar su cuenta bancaria.

Un procesamiento eficaz también ahorra tiempo y reduce los errores. En lugar de pasar horas buscando facturas o intentando descifrar una letra desordenada, puede centrarse en hacer crecer su negocio. Además, cuando tienes un sistema claro, es menos probable que cometas errores. No pagará dos veces la misma factura ni olvidará registrar un pago en sus libros.

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5 ventajas del procesamiento de facturas

Veamos otras ventajas del procesamiento de facturas:

1. Mejor mantenimiento de registros. Un sistema bien organizado facilita el seguimiento de los gastos y la búsqueda de información importante cuando se necesita. Esto es especialmente útil durante la temporada de impuestos o si alguna vez se enfrenta a una auditoría.
2. Escalabilidad. A medida que su empresa crece, también lo hace el número de facturas que necesita procesar. Un sistema eficaz le ayuda a gestionar este aumento de volumen sin perder el ritmo.
3. Pagos puntuales. Si procesa los documentos con rapidez y eficacia, pagará sus facturas siempre a tiempo. Esto le ayuda a evitar recargos por demora y problemas con los proveedores.
4. Ahorro de tiempo. Cuando no pasa horas persiguiendo pagos o corrigiendo errores, tiene más tiempo para centrarse en otras tareas críticas. 
5. Reducción de costes. Los retrasos, los pagos incorrectos y otros errores se acumulan con el tiempo. Al procesar las facturas con un sistema eficiente, se evitan estos costes innecesarios y se mantiene más dinero en el bolsillo.

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Tramitación de facturas en 6 pasos

Tramitar una factura es sencillo si se siguen los pasos adecuados. Aquí tienes un desglose de lo que hay que hacer:

1. Recibir la factura

El primer paso es obtener la declaración de su proveedor. Puede hacerlo de varias maneras. Algunos proveedores pueden enviarle una copia física por correo, mientras que otros le enviarán por correo electrónico una versión digital. En cualquier caso, la clave es tener un lugar designado para todos los documentos entrantes para que nada se pierda.

2. Comprobación de la exactitud

Una vez que tenga la factura en la mano, examínela a fondo. Asegúrate de que contiene todos los datos esenciales. Por ejemplo, el nombre y los datos de contacto del proveedor, la fecha y una descripción de los bienes o servicios. Comprueba que el importe cobrado coincide con lo que esperabas según la orden de compra o el contrato.

3. Obtener la aprobación

Antes de pagar una factura, debe ser aprobada por alguien con autoridad para gastar en su empresa. Puede ser un jefe de departamento, un director financiero o incluso el propietario, según la estructura de la empresa. Lo importante es contar con un proceso de aprobación claro para que nada se quede en el limbo.

4. 4. Calendario de pagos

Una vez que la factura tiene el visto bueno, es hora de programar el pago. Aquí es donde resulta útil tener una idea clara de tu flujo de caja. Asegúrate de que tienes suficiente efectivo para cubrir la factura. También tienes que decidir cuál es el mejor método de pago, como cheque, transferencia bancaria o tarjeta de crédito. La empresa que recibe el dinero debería decirte cuál prefiere.

5. Pagar al vendedor

Ejecute el pago a través de su banco o programa de contabilidad. Asegúrate de incluir cualquier número de referencia relevante, como el número de factura, para que el proveedor sepa qué factura estás pagando.

6. Registrar el pago

El último paso consiste en registrar el pago en su sistema contable. Esto suele implicar la creación de un nuevo asiento en el libro mayor. Este asiento muestra el dinero que sale de su cuenta bancaria y va a la cuenta del proveedor correspondiente. No se salte este paso. Le ayudará a mantener registros financieros precisos y evitará confusiones en el futuro.

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Comprender el procesamiento automatizado de facturas y sus ventajas

A medida que su empresa crece, puede darse cuenta de que el procesamiento manual le lleva demasiado tiempo. Y los errores humanos pueden provocar fallos difíciles de detectar de inmediato. Ahí es donde entra en juego la automatización.

El procesamiento automatizado de facturas utiliza un software especial para gestionar todos los aspectos de la facturación. Esto incluye:

• Escaneado de facturas y extracción de detalles clave
• Correspondencia entre extractos y pedidos
• Envío de documentos para su aprobación
• Envío automático de pagos a proveedores

Cuando automatiza estas tareas, puede procesar las facturas más rápidamente y a un coste menor. Además, tendrás más tiempo para centrarte en hacer crecer tu negocio y mantener contentos a tus clientes.

4 retos del procesamiento de facturas que hay que tener en cuenta

Aprender a automatizar el procesamiento de facturas puede ayudarle a evitar muchos problemas potenciales. De hecho, es posible que nunca se encuentre con problemas si utiliza una plataforma eficaz de procesamiento de pagos de facturas en línea. Pero conocer de antemano los posibles problemas te permitirá afrontarlos sin problemas, por si acaso.

Estos retos incluyen:

1. Datos inexactos. Los errores se producen cuando a los documentos les faltan detalles importantes, tienen totales incorrectos o no coinciden con las órdenes de compra. Estas imprecisiones pueden provocar retrasos en la tramitación y el pago.
2. Facturas perdidas o desaparecidas. Incluso cuando automatiza su sistema, sigue teniendo que lidiar con facturas en papel. Y es fácil perderlas. Una página perdida puede causar grandes retrasos y dolores de cabeza para usted y sus proveedores.
3. Aprobaciones lentas. Las idas y venidas o la espera de firmas pueden ralentizar el proceso. Esto puede provocar retrasos en los pagos y tensiones en las relaciones con los proveedores.
4. Falta de visibilidad. Cuando se automatiza el procesamiento de facturas, es posible que no se preste mucha atención a cada documento. Puede resultar difícil hacer un seguimiento de la situación. Esta falta de visibilidad dificulta la planificación de los próximos pagos o la detección de posibles problemas antes de que se conviertan en problemas graves.

Utilice Invoice Simple para procesar sus facturas

Hacer un seguimiento de las facturas recibidas es una cosa. Pero a la hora de enviarlas a clientes y consumidores, el uso de una plataforma de procesamiento de facturas es una de las formas más eficaces de evitar errores comunes y ahorrar tiempo y dinero. Por eso debería probar Invoice Simple. 

Invoice Simplefactura a los clientes con rapidez, hace un seguimiento de los recibos y le notifica todas las fechas de vencimiento y acciones pendientes. También mantiene un registro de todos los destinatarios de las facturas y realiza un seguimiento de las transacciones mensuales con informes integrados que puede compartir fácilmente con su contable. Facilitará el procesamiento de facturas a las personas con las que trabaja para que vuelvan una y otra vez.