¿La morosidad de los clientes crea problemas de tesorería a su pequeña empresa?

Este problema común puede limitar su capacidad para gestionar los gastos cotidianos. Por suerte, existe una forma de obtener rápidamente el dinero que te deben a través del factoring de facturas. 

El factoring de facturas comerciales convierte un obstáculo financiero en un trampolín para el crecimiento. He aquí cómo. 

¿Qué es el factoring de facturas?

El factoring de facturas consiste en que las pequeñas empresas venden sus facturas impagadas a una empresa de factoring de facturas para obtener dinero rápido. La empresa paga a la empresa una parte del valor de la factura por adelantado, normalmente entre el 70% y el 96%, y recibe el resto cuando el cliente paga la factura (menos una comisión). 

Este acuerdo ayuda a las empresas a mantener un flujo de caja constante para sus necesidades empresariales diarias. También es posible que el factoring de facturas se denomine factoring de cuentas por cobrar o factoring de deudas.

¿Cómo funciona el factoring de facturas?

A continuación le explicamos cómo funciona el factoring de facturas:

• En primer lugar, nada cambia en la forma de gestionar su pequeña empresa. Seguirá ofreciendo productos o servicios a sus clientes como lo hace habitualmente.
• Después de entregar los productos o servicios, envía facturas a sus clientes por el dinero que deben. Estas facturas se conocen como cuentas por cobrar y se consideran un activo porque representan efectivo futuro.
• A continuación, usted vende estas facturas impagadas a una empresa de factoring. Esta empresa compra tus facturas y te da un anticipo de tesorería.
• En lugar de cobrar usted los pagos de sus clientes, la empresa de factoring se encarga de esta tarea. Sus clientes pagarán a la empresa de factoring.
• Después de que la empresa de factoring cobre los pagos de sus clientes, le enviará el resto del dinero menos sus comisiones de servicio.

Antes de empezar, acordará unas condiciones específicas con la empresa de factoring, incluidas las comisiones y la cantidad de dinero que recibirá por adelantado. Lea y comprenda estas condiciones en el contrato de factoring para evitar sorpresas.

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15 errores de factoring de facturas que toda empresa debe evitar

Los problemas de tesorería encabezan la lista de retos a los que se enfrentan los empresarios. Los clientes que se retrasan en los pagos, o no pagan, merman los resultados. 

El factoring de facturas puede combatir este problema y simplificar la gestión de la financiación de su empresa. Y conocer estos errores comunes a los que se enfrentan las empresas al utilizar el factoring de facturas puede ayudarte a evitarlos.

Error nº 1: Factorización de facturas antes de la prestación de servicios

Solicite anticipos de efectivo a las empresas de factoring de facturas sólo después de haber prestado los servicios. Las empresas de factoring comprueban cada factura para ver si se han completado los servicios. Si no lo están, no recibirás ningún anticipo. 

Error nº 2: No entender las condiciones de pago

Asegúrese de comprender cada parte del contrato con la empresa de factoring. Si se salta algún detalle, puede enfrentarse a costes ocultos o problemas más adelante. Pida a su prestamista toda la información sobre el factoring de facturas y tómese su tiempo para leer la letra pequeña. Comprenda todos los términos relacionados con las comisiones, los calendarios de pago y la duración del contrato. Debe saber exactamente a qué se compromete. 

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Error nº 3: Utilizar el factoring para proyectos a largo plazo 

El factoring es útil para necesidades de liquidez rápida o facturas que sabes que no se pagarán a tiempo. Pero no es ideal para proyectos a largo plazo. La financiación a largo plazo suele tener tipos de interés más bajos que el factoring para pequeñas empresas. Es mejor explorar opciones como un préstamo comercial o una línea de crédito, que suelen ofrecer condiciones favorables.

Error nº 4: Configuración tardía de los procesos contables

Establezca sus prácticas contables en cuanto ponga en marcha su empresa. Una contabilidad eficaz le ayuda a gestionar las facturas y el flujo de caja. También facilita la colaboración con una empresa de factoring, ya que sus registros financieros están en orden. Retrasar esta configuración puede generar confusión y problemas financieros más adelante.

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Error nº 5: No entregar los documentos necesarios 

Facilite inmediatamente a su empresa de factoring todos los documentos necesarios. Estos documentos demuestran que sus facturas son válidas y que los servicios están completos. La falta de documentos retrasa el proceso de factoraje de la pequeña empresa, lo que retrasa su acceso al efectivo.

Error nº 6: Enviar los pagos al lugar equivocado 

Asegúrese siempre de que los pagos de los clientes se envían a la dirección o cuenta correcta. Los errores pueden provocar la pérdida de fondos o problemas de privacidad. En las grandes empresas, el departamento equivocado podría incluso recibir la factura, así que comprueba dos veces los datos de contacto.

Error nº 7: dejarse engañar por comisiones ocultas

Lea toda la letra pequeña del contrato de factoring para conocer la tasa de descuento, que es la comisión que usted paga por el servicio. Tenga en cuenta otros posibles costes ocultos, como los cargos por verificación de crédito, el servicio mensual o el reembolso anticipado. Asegúrese de que comprende todas las condiciones de pago y de que está obteniendo la mejor relación calidad-precio.

Error nº 8: No mantener informados a los clientes

Hable con sus clientes sobre el uso de una empresa de factoring de facturas. Dígales por qué ha decidido trabajar con una, qué significa para ellos y el nombre de la empresa. Comuníqueselo antes de que la empresa de factoring se ponga en contacto con ellos. Ser abierto de este modo ayuda a evitar confusiones y mantiene la solidez de sus relaciones, incluso en caso de impago.

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Error nº 9: No preguntar por los anticipos de caja 

Como empresario, necesita saber cuánto dinero recibirá por adelantado de la empresa de factoring. Compruebe si es suficiente para sus necesidades inmediatas. Si no lo es, podría quedarse sin dinero para las operaciones diarias de su empresa.

Error nº 10: Enviar las facturas con retraso

Envíe las facturas en cuanto haya entregado el producto o prestado el servicio. Tardar demasiado en realizar esta tarea puede alterar su flujo de caja. Los clientes suelen tener sus propios ciclos de pago, y si tu factura llega tarde, puede que no se ajuste al ciclo actual, retrasando tu pago.

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Error nº 11: Pasar por alto la necesidad de un plan de respaldo

Confiar únicamente en el factoring de facturas puede ser arriesgado para una empresa. Esto es especialmente cierto si la empresa de factoring cambia sus condiciones de pago o si hay problemas con la aprobación de las facturas. Disponga de un plan de respaldo (como un préstamo o una línea de crédito) para gestionar la tesorería si el factoring deja de satisfacer sus necesidades.

Error nº 12: Ignorar el impacto en las relaciones con los clientes

Algunas empresas no piensan en cómo puede afectar el factoring a sus relaciones con los clientes. Sea honesto sobre el uso de una empresa de financiación, ya que los clientes pueden estar preocupados o confundidos cuando un tercero se pone en contacto con ellos para el pago.

Error nº 13: No planificar la finalización del contrato de factoring 

Sepa qué ocurre cuando finaliza el acuerdo de factoring. ¿Hay costes de cierre? ¿Qué ocurre con las facturas impagadas? Tener todas las respuestas a estas preguntas puede ayudarle a tener una estrategia de salida que le impida endeudarse.

Error nº 14: No utilizar un sistema de facturación

No utilizar un sistema de facturación puede dar lugar a registros financieros desorganizados y retrasos en los pagos. Un sistema de facturación de confianza, como Invoice Simple, le ayuda a gestionar las facturas para que se envíen a tiempo y se realice un seguimiento preciso. Este proceso es útil cuando se trabaja con una empresa de factoring para evitar complicaciones en la tramitación de los pagos.

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Factorización de facturas: Qué hacer y qué no hacer

El factoring de facturas le permite obtener la mayor parte de su capital circulante ahora, en lugar de esperar a que los clientes paguen sus facturas. Pero hay mucho que considerar antes de decidir si es adecuado para su empresa. A continuación le explicamos lo que debe y no debe hacer cuando se plantee el factoring para pequeñas empresas.

Hazlo:

• Reponga suministros. Utilice el efectivo rápido del factoraje de facturas para mantener su inventario abastecido de modo que nunca se quede sin lo que necesita para mantener su negocio en funcionamiento.
• Pague a sus empleados. Los fondos inmediatos del factoring pueden ayudarle a pagar las nóminas a tiempo. Esto, a su vez, mantiene contento a su equipo y conserva una plantilla fiable.
• Reparación de equipos. Si el equipo necesita reparaciones, puede utilizar los fondos del factoring para cubrir estos costes, evitando tiempos de inactividad en sus operaciones.
• Haga crecer su empresa. El factoring puede proporcionarle el capital empresarial que necesita para invertir en la expansión de su negocio. Utilícelo para entrar en nuevos mercados o aumentar sus esfuerzos de marketing.

No lo hagas:

• No utilice el factoring si no tiene muchos clientes. Enviar facturas sólo a unos pocos clientes es más arriesgado para la empresa de factoring.
• No ignore cómo afecta a sus relaciones con los clientes. La empresa que elija cobrará a sus clientes. Si son demasiado severos, los clientes podrían quedar descontentos.
• No pase por alto posibles costes adicionales. Si un cliente no paga, es posible que tenga que abonar el dinero usted mismo, sobre todo si no ha optado por el factoring sin recurso. (En este caso, la empresa de factoring cubre las pérdidas si no se paga la factura). Los clientes de alto riesgo, como los que tienen una puntuación crediticia baja, también pueden dar lugar a comisiones más elevadas.
• No pierda el control sobre la facturación. Dado que la empresa de factoring se encarga de cobrar las facturas, usted no controla esta parte de su negocio. Asegúrate de que la empresa de factoring trata a los clientes de forma justa para mantener buenas relaciones.

Utilizar el factoring de facturas de forma inteligente puede ayudar realmente a su pequeña empresa a gestionar mejor su dinero. Solo tienes que asegurarte de que entiendes tanto las ventajas como los inconvenientes antes de decidirte.

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