Cómo redactar un correo electrónico con una factura vencida (y hacer frente al efecto fantasma)

Como autónomo o empresario, lo más probable es que haya tenido que enviar al menos un correo electrónico de factura vencida o recordatorio de pago. De hecho, el 54% de las empresas están experimentando actualmente retrasos en los pagos debido a problemas relacionados con la pandemia.

Puede resultar complicado redactarlo correctamente, pero con un poco de ayuda podrá elaborar fácilmente un mensaje que consiga que sus clientes paguen.

En este artículo, te daremos algunos consejos sobre cómo redactar un correo electrónico de factura vencida que te ayudará a cobrar más rápido. Incluso te daremos ejemplos para que tu comunicación sea clara y eficaz.

¿Qué es un correo electrónico de factura vencida?

Un correo electrónico de factura vencida es un mensaje recordatorio que se envía a un cliente que no ha pagado su factura en el plazo acordado. Este tipo de correo electrónico también se denomina a veces aviso de pago atrasado o correo electrónico de factura vencida.

Enviar un correo electrónico con una factura vencida puede llamar la atención de su cliente de forma eficaz e incitarle a tomar medidas.

El mejor momento para enviar un correo electrónico de factura vencida variará en función de su situación individual y de las condiciones de pago que haya acordado con su cliente. Siempre es mejor pecar por exceso de rapidez. Así te asegurarás de que tu factura no se pierda en la confusión y de que puedas cobrar a tiempo.

SEGUIR LEYENDO: Factura frente a recibo: ¿es lo mismo una factura que un recibo?

Cómo redactar un correo electrónico de factura vencida (con ejemplos)

Pedir dinero (aunque te lo deban) puede ser un tema complicado. Pero has hecho tu trabajo y mereces que te paguen. El 49% de las facturas terminan en mora, por lo que el seguimiento de los clientes es crucial para mantener el negocio a flote.

El primer paso es enviar un correo electrónico de seguimiento en cuanto el pago se retrase. Lo mejor es hacerlo como parte del correo electrónico inicial, para que todo esté en el mismo sitio. Si no funciona responder a la cadena de correos electrónicos existente, es el momento de hacer un seguimiento con un correo electrónico independiente.

Cuanto antes te pongas en contacto con nosotros, más posibilidades tendrás de cobrar rápidamente. Si no sabe qué decir, no se preocupe: nosotros le ayudamos.

Etiqueta del correo electrónico vencido

Antes de empezar a redactar el correo electrónico con ejemplos de facturas vencidas, es importante comprender algunas reglas de etiqueta:

• Mantén la profesionalidad. No es el momento de exaltarse o enfadarse, eso sólo empeorará la situación.
• Sea claro sobre lo que se debe y cuándo hay que pagar. Incluye el número de factura y la fecha, para que no haya confusión sobre lo que se les pide que paguen.
• Sea directo. Vaya al grano y evite andarse con rodeos.
• Ofrezca una solución. Si tienen problemas para pagar, ofréceles una alternativa, como fraccionar los pagos o ampliar la fecha de vencimiento.

Sea creativo con la línea de asunto

Con tantos correos electrónicos inundando nuestras bandejas de entrada cada día, puede ser difícil que tu mensaje llame la atención. Por eso es importante tener un asunto claro y que llame la atención para tu correo electrónico de facturas vencidas.

He aquí algunos ejemplos de líneas de asunto de correo electrónico eficaces para facturas vencidas:

• "Factura #12345 - Pago atrasado"
• "Urgente: Factura #12345 Vencida"
• "Recordatorio - La factura #12345 necesita su atención"

SIGA LEYENDO: ¿Qué es la conciliación de facturas?

Ejemplos de correo electrónico de facturas vencidas

Para hacer un seguimiento de una factura vencida, se pueden adoptar varios enfoques, en función de las condiciones de pago y/o del retraso en el pago.

Si estás escribiendo un correo electrónico de mora como seguimiento general después de que haya pasado la fecha de vencimiento de la factura, bastará con un correo simple y directo.

Plantilla de correo electrónico de vencimiento reciente

Asunto: Factura #12345 - Pago atrasado

Hola [Nombre del cliente],

Espero que le vaya bien. Sólo quería hacer un seguimiento con usted acerca de la factura #12345 por [$Amount]. El pago vencía el [Fecha] y ahora está vencido. He adjuntado la factura para tu comodidad.

Cuando tenga la oportunidad, le agradecería una respuesta confirmando el pago y verificando que ha recibido la factura. Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con las opciones de pago, por favor hágamelo saber.

Gracias por su tiempo,

[Su nombre]

Plantilla de correo electrónico para pagos atrasados

Si la factura se ha retrasado mucho, es posible que desee ser más directo en su lenguaje para incitar a una respuesta y/o al pago.

Asunto: Urgente: Factura #12345 vencida

Hola [Nombre del cliente],

Espero que le vaya bien. Le escribo para hacer un seguimiento de la factura nº 12345 de [importe]. El pago vencía el [fecha] y ahora se ha retrasado [plazo]. He adjuntado su factura como referencia.

Entiendo que a veces surgen cosas y los pagos pueden retrasarse. Si necesitas ayuda con el pago o necesitas más tiempo, házmelo saber para que podamos encontrar una solución.

¿Puede enviar una respuesta confirmando el pago y verificando que ha recibido la factura?

Gracias por su tiempo,

[Su nombre]

Plantilla de correo electrónico de notificación final

Si no ha recibido ninguna respuesta a los intentos previos de cobrar un pago, puede ser necesario enviar un aviso de cobro. Este tipo de correo electrónico de factura vencida debe reservarse para casos extremos en los que los múltiples intentos de cobro hayan sido infructuosos.

Asunto: Recordatorio - La factura #12345 necesita su atención

Hola [Nombre del cliente],

Este es un mensaje urgente relativo a la factura #12345 de [$Amount]. El pago vencía el [fecha] y se ha retrasado [plazo].

He intentado ponerme en contacto con ustedes varias veces en relación con esta factura, pero no he recibido respuesta.

Según nuestro acuerdo original, tenga en cuenta que pueden aplicarse cargos adicionales por demora de [importe] por cada día adicional de demora en el pago. Si no recibo el pago completo antes de [fecha], me reservo el derecho de remitir esta cuenta a cobranzas.

Póngase en contacto conmigo lo antes posible.

[Su nombre]

[Bonificación: vea nuestro modelo de factura].

Cómo gestionar el silencio de radio de las facturas

Si has enviado un correo electrónico con una factura vencida y el cliente aún no te ha contestado, puedes tomar algunas medidas para que te responda.

Llámelos (y sea humano)

En primer lugar, intente llamarles. Si no te contestan o te dejan el buzón de voz, déjales un breve mensaje para decirles que estás haciendo el seguimiento de una factura y que por favor te devuelvan la llamada. Este toque personal puede ser justo lo que necesitan para recordar que te deben dinero.

Es importante ser humano en tus interacciones. Este correo electrónico con una factura vencida es probablemente sólo una pequeña parte de tu relación con el cliente. Si quieres mantener una buena relación de trabajo con ellos, es importante manejar esta situación de una manera que no dañe esa relación.

Enviar una carta certificada (u otro tipo de notificación formal)

Si ha intentado llamar y sigue sin recibir respuesta, el siguiente paso es enviar una carta certificada. Esta notificación formal suele provocar una respuesta del cliente, aunque solo sea para informarte de que la ha recibido.

También puede contratar a una agencia de cobros. Si decide seguir este camino, investigue y trabaje solo con una agencia de confianza.

Qué hacer si te engañan por completo

Desgraciadamente, a veces lo haces todo bien y aun así un cliente te deja tirado. Si esto ocurre, no te lo tomes como algo personal: es habitual que empresas de todos los tamaños tengan problemas con los retrasos en los pagos.

Tomar medidas legales

Si un cliente ignora oficialmente sus peticiones de pago, puede emprender acciones legales. Un abogado puede enviar una carta formal en su nombre. Si eso no funciona, puede presentar una demanda. Sin embargo, esto debe considerarse el último recurso, ya que probablemente dañará su relación con el cliente (y probablemente le saldrá caro).

Afiliarse a una asociación profesional

Si tiene problemas con los pagos atrasados, considere la posibilidad de unirse a una asociación comercial. Una asociación profesional es una organización que representa los intereses de un sector o grupo de empresas concreto. Estas organizaciones suelen tener recursos útiles para las empresas que se enfrentan a problemas como la morosidad.

Por ejemplo, la Asociación Nacional de Agentes Inmobiliarios (NAR) es una asociación comercial que representa a los agentes y corredores inmobiliarios de Estados Unidos. La organización ofrece a sus miembros recursos como formación, apoyo comercial y defensa de sus intereses.

SIGA LEYENDO: ¿Qué es un número de apartado de correos en una factura?

Consulte las opciones de factoring de facturas

Si tiene problemas para llegar a fin de mes, quizá le interese el factoring de facturas. Es cuando una empresa vende sus facturas a un tercero a un tipo de descuento para obtener el dinero inmediatamente.

Aunque esta opción puede ser útil en algunas situaciones, es importante recordar que conlleva algunos riesgos. Asegúrate de entender todas las condiciones antes de seguir adelante.

Navegar por los correos electrónicos de facturas vencidas

Independientemente del camino que decida tomar, recuerde que tiene opciones cuando se trata de facturas vencidas. Si sigues estos sencillos consejos y utilizas como guía nuestros ejemplos de correos electrónicos de facturas vencidas, podrás estar seguro de que estás haciendo todo lo posible para cobrar de forma rápida y eficaz.

Para conocer más formas de hacer frente a las facturas impagadas, consulta nuestro blog con consejos sobre facturas impagadas para autónomos y pymes.

SEGUIR LEYENDO: Consejos de facturación: ¿Puede condonar facturas impagadas?