Decidir enviar a un cliente a cobranza nunca es fácil. Es una decisión que suele tomarse después de meses de esperar una solución, normalmente entre 90 y 120 días después de la fecha de vencimiento original. 

Las empresas deben hacer todo lo posible por recuperar el dinero antes de dar este paso. Eso incluye enviar recordatorios, hacer planes de pago y hablar con el cliente. Aquí aprenderá cómo enviar a alguien a cobranza evitando obstáculos en el camino. 

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¿Qué significa enviar a alguien a cobranza?

Si tiene un cliente que no ha pagado lo que debe, puede plantearse enviarlo a cobranza. Enviar a alguien al cobro es pedir a un cobrador que le ayude a conseguir el dinero que no ha pagado. 

Se trata de una acción grave que puede tener consecuencias importantes para su cliente. Hágalo sólo si ha intentado todas las demás formas de recuperar el dinero sin suerte. Contratar a una agencia de cobros para recaudar los fondos es el siguiente paso. 

También es importante pensar en cuánto dinero deben exactamente. Si la cantidad es pequeña, puede que el esfuerzo y los costes no merezcan la pena. 

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¿Cuáles son los pasos para evitar enviar a alguien a cobranza?

Tomar la decisión de enviar una cuenta al cobro es difícil. He aquí una guía paso a paso que describe las medidas que debe tomar una empresa antes de ponerse en contacto con una agencia de cobros.

1. Contactar con el deudor

Empiece por comunicarse directamente con el deudor (el cliente que le debe dinero). Una llamada telefónica y un correo electrónico pueden aclarar cualquier malentendido y dar una idea de por qué se ha retrasado el pago. 

Tener pruebas de que ha llegado a un acuerdo por escrito es una buena idea para poder demostrar que se ha completado este paso. Puede haber motivos por los que el cliente no pueda pagar y llegar a un acuerdo que no implique el cobro. 

Si te has puesto en contacto con el cliente y no te ha respondido o te ha dicho que no va a pagar, pasa al siguiente paso. 

2. Enviar una carta de reclamación

Si el contacto inicial no soluciona el problema, el siguiente paso es enviar una carta de reclamación formal. Esta carta debe exponer los detalles de la deuda y las consecuencias del impago. Las cartas de reclamación suelen ser eficaces porque indican al deudor la gravedad de su situación.

Puede redactarlas usted mismo. No necesita el apoyo de un abogado. 

3. Considerar la negociación

Antes de escalar el asunto, considera la posibilidad de negociar un posible plan de pagos. Este enfoque no solo demuestra que estás dispuesto a ser flexible, sino que también puede ahorrarte mucha energía. Si se muestra comprensivo, podría asegurarse futuros tratos con el cliente cuando mejore su situación financiera.

4. Contratar una agencia de cobros

Si ha seguido los pasos anteriores y no ha encontrado ninguna solución, puede que haya llegado el momento de contratar a una agencia de cobros. Asegúrese de elegir una agencia de confianza que siga prácticas de cobro legales. Este paso suele incitar a los deudores a liquidar sus cuentas para evitar dañar su puntuación crediticia.

5. Documentación

Cuando trabaje con una agencia de cobros, entréguele todos los documentos relacionados con la deuda. Incluya todos los registros de comunicación, facturas, acuerdos firmados y pruebas de intentos de resolución. Esto ayuda a la agencia a trabajar en su favor.

6. Supervisar los progresos

Manténgase regularmente en contacto con la agencia. Sigue los progresos de la agencia para estar preparado para los siguientes pasos.

7. Considerar acciones legales

Como último recurso, si la agencia de cobros no puede recuperar la deuda, considere la posibilidad de emprender acciones legales. Consulte con un abogado para conocer sus opciones. A menudo, interponer una demanda puede motivar al deudor a llegar a un acuerdo para evitar el procedimiento judicial. Además, el tribunal puede fallar a su favor para que le paguen.

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¿Cuáles son las normas para enviar a alguien a recaudación?

Si usted es una pequeña empresa que envía a un cliente a cobro, asegúrese de seguir las normas. No hacerlo podría perjudicar sus relaciones comerciales y su reputación. Estas son algunas normas que le ayudarán a enviar a alguien al cobro: 

• Verificar la deuda. Confirme que la deuda refleja lo que debe el cliente.
• Notificación por escrito. Envíe al deudor una notificación por escrito de la deuda. En ella debe indicarse la cantidad adeudada y la posibilidad de que pase a cobro si no se salda.
• Siga las leyes estatales. Investigue y siga las leyes y normativas de cobro específicas de su estado sobre cómo enviar una factura a cobranza.
• Respete los derechos del consumidor. Sea respetuoso y evite cualquier forma de acoso o engaño en el proceso de cobro.
• Utilice prácticas éticas. Trate a los clientes con equidad durante todo el proceso de cobro. 

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¿Cuáles son los pros y los contras de enviar a un cliente a cobranza?

¿Qué significa ser enviado a cobranza? Cuando una empresa no puede obtener pagos de los clientes, puede recurrir a una agencia de cobros. Es importante analizar los pros y los contras antes de optar por esta vía.

Pros

• Recupere el dinero impagado. Los cobros pueden ayudar a su empresa a recuperar el dinero que los clientes no han pagado.
• Evite futuros retrasos en los pagos. Si otros clientes saben que has llevado a un cliente a cobranza, puede que se lo piensen dos veces antes de pagar con retraso.
• Mejor flujo de caja. Más dinero entrando significa que el negocio funciona mejor.

Contras

• Perjudica la relación con el cliente. Llevar a un cliente a cobranza hace que sea menos probable que vuelva.
• Malas críticas y reputación. Los clientes descontentos pueden dejar reseñas negativas que perjudiquen al negocio.
• Costes legales. Recurrir a los cobros puede dar lugar a problemas legales que pueden costar más dinero.

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¿Cuánto cuesta enviar a alguien a cobranza?

¿Qué hace Cobros para recuperar su dinero? Mucho. Y debido al trabajo que realizan, usted tendrá que pagar honorarios. Estos honorarios pueden ser una parte de lo que cobran en su nombre o una cantidad fija. Es importante que las empresas tengan en cuenta estos costes cuando intenten recuperar deudas.

Recurrir a una agencia de cobros puede merecer la pena porque ayuda a recuperar el dinero adeudado. Pero si contratar a la agencia le va a costar más que la cantidad que intenta cobrar, probablemente no merezca la pena. 

4 consejos para contratar a la mejor agencia de cobros

Cuando ha hecho todo lo posible y sigue sin obtener resultados, ha llegado el momento de recurrir a una agencia de cobros. Aquí tienes cuatro consejos que te ayudarán a elegir la agencia de cobros que mejor se adapte a tus necesidades.

• Compruebe las cualificaciones y certificaciones. Asegúrese de que la agencia está certificada y autorizada. Busque miembros de asociaciones de renombre como la Commercial Collection Agency Association o certificaciones de la Commercial Law League of America.
• Entender sus tácticas. Hable de los métodos que utiliza la agencia para cobrar deudas. Es importante que sus tácticas se ajusten a los valores y normas legales de su empresa. Asegúrese también de que tienen un plan para mantenerle informado.
• Revise detenidamente los contratos. Entiende las condiciones del contrato antes de firmarlo. Comprueba hasta qué punto es vinculante el acuerdo y qué opciones tienes si necesitas rescindir el contrato antes de tiempo.
• Evalúe los costes. Considere el coste de contratar a la agencia en relación con el importe de la deuda que pretende recuperar. Recuerde que el objetivo es mejorar su situación financiera, no empeorarla. Si los costes superan a los beneficios, puede que sea mejor buscar otros métodos de recuperación de deudas o cancelar el importe.

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